Ordinanza sull'organizzazione, la direzione e il controllo dell'amministrazione cantonale (ordinanza d'organizzazione, OV) (Organisationsverordnung, OV) - Direzione del Dipartimento (OV)

1. La direzione del dipartimento svolge gli affari del dipartimento.

2. È composta dal capo dipartimento o dalla capo dipartimento e dal segretariato del dipartimento.

1. Uffici ai sensi dell'ordinamento giuridico sono

a. tutti gli organi amministrativi elencati nel regolamento relativo ai compiti dei dipartimenti e della Cancelleria di Stato, nonché la suddivisione dei dipartimenti in uffici,

b. la Cancelleria di Stato, a meno che non sia diversamente regolato.

1. Il Consiglio di Governo risolve i conflitti di competenza tra i dipartimenti.

2. I dipartimenti risolvono i conflitti di competenza tra i loro uffici.

1. Il Consiglio di Governo decide all'inizio della durata del mandato sulla assegnazione dei dipartimenti ai suoi membri e dispone la supplenza.

2. In caso di elezioni sostitutive nel Consiglio di Governo durante la durata del mandato, il Consiglio di Governo decide nuovamente sull'assegnazione dei dipartimenti e sulla supplenza.

1. Il capo del dipartimento o la capo del dipartimento rappresenta gli affari relativi all'ambito di competenza del suo dipartimento nel consiglio di governo e nel consiglio cantonale.

2. In caso di impedimento, il membro del consiglio di governo designato come supplente assume questo incarico.

1. La Conferenza delle segretarie e dei segretari dei Dipartimenti è un organo di supporto del Consiglio di Governo ed è diretta dal Cancelliere di Stato o dalla Cancelliera di Stato.

2. Il Consiglio di Governo disciplina i dettagli tramite regolamento.

1. I dipartimenti e gli uffici designano le collaboratrici e i collaboratori con diritto di firma.

2. I diritti di firma devono essere stabiliti nelle descrizioni delle mansioni. È necessario fornire informazioni sul diritto di firma su richiesta.

1. La firma collettiva avviene a due.

2. La firma collettiva non è richiesta

a. per autorizzazioni di spesa fino a 10.000 franchi,

b. per i contratti relativi all'attuazione di autorizzazioni di spesa fino a 10.000 franchi,

c. per i contratti e gli accordi conclusi all'interno dell'amministrazione.

3. Equivalente alla firma collettiva è, nell'ambito della sottoscrizione di documenti contabili, l'approvazione elettronica di un ordine di pagamento da parte di almeno due persone autorizzate nel sistema elettronico di contabilità e pagamento.

1. Il capo del dipartimento è autorizzato a firmare individualmente per l'intero ambito di competenze del dipartimento.

2. Egli o ella può concedere ai dipendenti del segretariato del dipartimento l'autorizzazione a firmare singolarmente o collettivamente per specifici ambiti di competenza.

3. Egli o ella può autorizzare i responsabili delle unità a firmare a nome del dipartimento in determinati ambiti di competenza.

1. Il segretario di dipartimento o la segretaria di dipartimento è autorizzato/a a firmare individualmente nell'ambito delle competenze della direzione del dipartimento, secondo le direttive del capo dipartimento o della capa dipartimento.

1. Il direttore o la direttrice dell'ufficio ha il diritto di firma individuale per l'intero ambito di competenza dell'ufficio, a meno che il capo del dipartimento non disponga altrimenti.

2. Egli o ella stabilisce il diritto di firma nell'ufficio e concede ai collaboratori la firma individuale o collettiva. A tal fine, tiene conto in modo orientato al rischio dell'importanza degli impegni e delle conseguenze legali e finanziarie.

1. Gli uffici collaborano con le altre unità organizzative dell'amministrazione e, ove necessario, con le autorità al di fuori dell'amministrazione cantonale nonché con terzi.

2. Se un affare ricade sotto la competenza di più dipartimenti, il dipartimento principale assicura il coinvolgimento tempestivo delle altre unità organizzative nella preparazione dell'affare. Al massimo due dipartimenti possono presentare congiuntamente una proposta al consiglio di governo.

1. L'amministrazione adotta i sistemi elettronici di informazione, gestione e documentazione idonei a rendere tracciabile la propria attività.

2. I dipartimenti e i servizi garantiscono la gestione sistematica e conforme delle pratiche e la registrazione delle informazioni rilevanti per l'attività nei sistemi elettronici, assicurando il controllo continuo delle operazioni.

3. Essi garantiscono un'attenta gestione delle informazioni registrate nei sistemi elettronici, tenendo conto in particolare della sicurezza delle informazioni e dei dati, nonché dei requisiti di archiviazione.

1. I dipendenti del servizio postale designati dalla Cancelleria di Stato sono autorizzati ad aprire gli invii che arrivano all'amministrazione attraverso la posta. Nella misura in cui i documenti in essi contenuti si prestano a tale trasformazione, vengono convertiti in un formato di file elettronico e immediatamente trasmessi al sistema di gestione degli affari dell'unità amministrativa.

2. Sono esclusi dall'apertura gli invii designati come personali o riservati nonché gli invii con annotazioni speciali.

3. Nel processo di conversione in formato di file elettronico, deve essere garantito, secondo lo stato dell'arte, che il documento elettronico corrisponda al documento cartaceo e che non possa essere modificato senza che ciò sia rilevabile. I dati del mittente raccolti durante la conversione e i documenti elettronici devono essere cancellati dalla Cancelleria di Stato al più tardi dopo sei mesi.

4. La Cancelleria di Stato conserva i documenti cartacei, che sono stati convertiti in formato elettronico e trasmessi, per almeno 20 giorni lavorativi dal ricevimento della posta, mettendoli a disposizione degli uffici.

5. Regola i dettagli relativi alla conversione completa in formato elettronico nonché alla conservazione temporanea e alla distruzione degli invii postali trasmessi elettronicamente tramite istruzione.

6. La Cancelleria di Stato può concludere accordi speciali con gli uffici.

1. Gli uffici valutano, all'atto della registrazione dei documenti nella gestione elettronica degli affari, se tali documenti devono essere conservati anche in formato cartaceo. Devono in particolare conservare fisicamente i documenti,

a. per i quali ciò è legalmente richiesto,

b. necessari per dimostrare un fatto giuridicamente rilevante, in particolare a causa di firme autografe,

c. la cui ulteriore utilizzazione in procedimenti secondo le disposizioni della legge sulla giurisdizione amministrativa del 3 luglio 1972 è necessaria,

d. che devono essere restituiti al mittente dell'invio postale o consegnati a un terzo, in particolare atti e simili certificazioni.

1. L'elaborazione dei dati personali e, in particolare, la fornitura di informazioni sui dati personali è disciplinata dalla Legge cantonale sulla protezione dei dati del 2 luglio 1990.

2. L'organo legittimato della persona giuridica e della società di persone di diritto commerciale può richiedere informazioni sull'esistenza di dati riguardanti la propria persona giuridica o società di persone presso l'amministrazione. L'articolo 15 della Legge cantonale sulla protezione dei dati si applica mutatis mutandis.

1. Il Capo del Dipartimento dirige il Dipartimento nell'ambito dell'ordinamento giuridico e degli obiettivi stabiliti dal Consiglio di Governo, in particolare mediante

a. mandati operativi,

b. istruzioni generali e istruzioni in casi specifici.

2. Egli o ella stabilisce, almeno in un regolamento interno, i processi aziendali superiori che si applicano a tutti gli uffici del Dipartimento, in particolare i rapporti periodici con i direttori degli uffici e l'informazione e la rendicontazione verso il Dipartimento. Le istruzioni e i risultati importanti devono essere documentati per iscritto.

1. Il Segretario del Dipartimento o la Segretaria del Dipartimento garantisce in particolare

a. la preparazione degli affari del Consiglio di Governo,

b. il coordinamento all'interno del Dipartimento, in particolare per quanto riguarda il personale, le finanze e la contabilità,

c. l'esame degli affari sottoposti dagli uffici,

d. l'esecuzione delle procedure di consultazione e di co-rapporto,

e. il trattamento delle iniziative parlamentari e di altri affari parlamentari,

f. la gestione del traffico d'affari con gli istituti assegnati al Dipartimento.

1. I capi dei dipartimenti informano il Consiglio di governo in tempo utile sulle questioni ai sensi del § 28 capoverso 3 lettera a e c della Legge sull'organizzazione (OG) del 13 marzo 1995 e informano sull'inizio e sullo svolgimento di importanti negoziati contrattuali e di importanti negoziati nell'ambito intercantonale.

2. Essi chiedono al Consiglio di governo

a. un mandato per negoziati sui contratti intercantonali importanti e sui contratti con contenuto normativo,

b. la sua opinione prima di decisioni importanti delle conferenze governative intercantonali e di altri organi.

1. Il direttore o la direttrice dell'ufficio stabilisce i principali processi aziendali e garantisce la definizione di aree di compiti, competenze e responsabilità adeguate.

2. Egli o ella determina le misure di pianificazione, organizzazione e controllo necessarie al raggiungimento degli obiettivi.

3. In particolare, nel quadro delle direttive del dipartimento, egli o ella garantisce l'uso appropriato dei mezzi finanziari disponibili per l'impiego del personale e delle risorse materiali.

4. Per il resto, si applicano i principi del diritto del personale e del diritto finanziario.

1. I direttori e le direttrici delle unità operative informano il capo o la capa del dipartimento, oppure conformemente alle sue direttive la segreteria del dipartimento, con sufficiente anticipo riguardo a

a. pianificazioni e concetti fondamentali,

b. progetti con sforzi o impatti significativi,

c. affari di particolare importanza o con rilevanza politica.

2. Tra le materie su cui deve essere fornita informazione rientrano in particolare

a. le nomine previste di sostituti nella direzione dell'unità operativa o di capi sezione (§ 35 comma 3 OG) nonché altre decisioni significative in materia di personale per posizioni chiave (come assunzioni, esoneri, licenziamenti),

b. questioni di sorveglianza.

1. Se un ufficio è soggetto esclusivamente alla sorveglianza amministrativa, questa comprende gli aspetti del personale e delle finanze, così come dell'organizzazione.

2. Per le istituzioni assegnate ai dipartimenti secondo l'ordinanza sull'assegnazione delle istituzioni ai dipartimenti del 4 dicembre 2012, si applica la legislazione speciale.

3. Il paragrafo 1 si applica mutatis mutandis anche alle unità organizzative che sono amministrativamente assegnate alla Cancelleria di Stato.

1. Il consulente legale o la consulente legale consiglia il Consiglio di Stato e i servizi legali dei dipartimenti e della cancelleria di Stato.

2. Egli o ella ha in particolare i seguenti compiti

a. Verificare i progetti di decisione e di regolamento che i dipartimenti e la cancelleria di Stato sottopongono al Consiglio di Stato per deliberazione, sotto il profilo del diritto statale e amministrativo generale,

b. Redigere pareri legali per il Consiglio di Stato,

c. Dirigere la conferenza di coordinamento dei dirigenti dei servizi legali.

3. Egli o ella può avvalersi dei servizi della cancelleria di Stato per il controllo redazionale e tecnico-legislativo secondo il paragrafo 2a.

4. Egli o ella può presentare al Consiglio di Stato rapporti supplementari sui progetti dei dipartimenti e della cancelleria di Stato.

1. Le decisioni sui ricorsi del Consiglio di governo sono istruite

a. dal dipartimento competente per materia, se il ricorso è rivolto contro un'istanza inferiore,

b. dal Dipartimento di giustizia e sicurezza, se il ricorso è rivolto contro un altro dipartimento o è stato presentato da un altro dipartimento o secondo un'ordinanza speciale del Consiglio di governo,

c. dal Dipartimento dell'edilizia, dell'ambiente e dell'economia, se il ricorso è rivolto contro il Dipartimento di giustizia e sicurezza o è stato presentato da quest'ultimo.

2. Nei procedimenti di ricorso dinanzi ai tribunali, il dipartimento competente per materia prende posizione, a meno che il Consiglio di governo non disponga altrimenti.

1. I dipendenti cantonali possono presentare segnalazione ai sensi del § 46a comma 1 della legge sul personale

a. ai loro superiori,

b. * all’organo di vigilanza sull’organo cui appartiene il dipendente,

c. * al punto di contatto per questioni amministrative per i dipendenti cantonali.

2. Il superiore, l'organo di vigilanza o il punto di contatto ricevono la segnalazione per l'esame. Per le segnalazioni non è necessario il dispenso dall'obbligo di segretezza.

3. Chi presenta una segnalazione non deve essere svantaggiato né direttamente né indirettamente.

1. Il Consiglio di Stato nomina un esperto esterno all'amministrazione come incaricato o incaricata quale punto di riferimento in questioni amministrative per i dipendenti cantonali.

2. L'incaricato o incaricata esercita la funzione in modo indipendente e autonomo sulla base di un accordo di diritto pubblico. La Cancelleria dello Stato regola i dettagli.

3. L'incaricato o incaricata non può avere un rapporto di lavoro di diritto pubblico con il Cantone di Lucerna e non può ricoprire funzioni di leadership in un partito politico o in un'associazione d'interesse.

4. Egli o ella presenta una relazione annuale al Consiglio di Stato.

1. Al mandatario o alla mandataria possono essere segnalati da parte degli impiegati cantonali disfunzioni, come violazioni di leggi o regolamenti, altre irregolarità nonché carenze e rischi nell'attività dei dipartimenti, della cancelleria di stato e degli uffici. Il mandatario o la mandataria non raccoglie segnalazioni dalla popolazione.

2. Le segnalazioni possono essere effettuate oralmente o per iscritto.

3. Il mandatario o la mandataria gestisce in modo riservato le segnalazioni ricevute e i dati delle persone segnalanti ed è vincolato/a al segreto professionale ai sensi del § 52 della legge sul personale. In particolare, non rivela i nomi delle persone segnalanti senza il loro consenso e garantisce che non possano essere effettuate deduzioni su queste persone.

4. Il mandatario o la mandataria può offrire alla persona segnalante consigli sul procedimento da seguire e chiarire i fatti segnalati in merito alla legalità, opportunità e rispetto degli altri principi ai sensi dei §§ 21, 21a e 21b della legge sull'organizzazione. Non sussiste però alcun diritto alla chiarificazione.

5. Il mandatario o la mandataria può fornire suggerimenti ai dipartimenti, alla cancelleria di stato e agli uffici e, se ritenuto necessario, emettere una raccomandazione scritta. Il dipartimento, la cancelleria di stato o l'ufficio devono esaminare i suggerimenti e le raccomandazioni e, di regola entro un mese, informare il mandatario o la mandataria sulla loro gestione.

6. Il mandatario o la mandataria può fornire alla persona segnalante informazioni sul trattamento della loro segnalazione.

1. La Cancelleria di Stato, in consultazione con i dipartimenti, redige tre volte l'anno un elenco dei regolamenti e delle modifiche ai regolamenti pianificati e lo pubblica su Internet.