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Ogni comune provvede ad allestire per i propri archivi un locale asciutto, luminoso, facile da aerare e ignifugo, che deve inoltre essere di facile accesso e dotato di serratura.

2. Tutte le aperture utilizzate per l'aerazione sono dotate di una griglia metallica.

La disposizione interna degli archivi deve essere progettata in modo da offrire la maggiore garanzia possibile in merito alla conservazione ben ordinata dei documenti depositati e alla loro protezione da qualsiasi danno o deterioramento.

2 Per quanto possibile, ci sarà un armadio in ferro, resistente al furto e al fuoco, destinato principalmente alla custodia dei titoli e di altri documenti importanti.

Gli archivi comunali servono a conservare i registri e altri libri del comune che non sono di uso corrente, così come i suoi verbali, i suoi titoli (nella misura in cui non sono depositati in una banca), la corrispondenza, ecc.

Vi si versano e si conservano in particolare

1. i titoli e altri documenti e pezzi importanti;

2. i vecchi registri dei borghesi o degli appartenenti;

3. i vecchi registri dei domicili;

4. i vecchi verbali di deliberazioni;

5. i vecchi rendiconti finanziari;

6. i vecchi registri fiscali e ruoli di riscossione;

7. i vecchi conti comunali, con i raccolti di documenti giustificativi;

8. tutti i vecchi documenti in materia di tutela e i vecchi raccolti dei conti di tutela;

9. i vecchi regolamenti comunali, se esistenti;

10. tutti gli altri documenti che presentano per il comune un valore o un interesse qualsiasi.

Gli articoli d'archivio sono classificati chiaramente in base alla materia che riguardano, in modo che anche le persone estranee all'amministrazione possano orientarsi rapidamente in qualsiasi momento.

2 I vari cassetti, scaffali, dorsi dei registri, scatole, ecc., sono muniti di un'etichetta appropriata o di numeri corrispondenti al repertorio degli archivi.

È istituito e mantenuto aggiornato, per l'intero contenuto degli archivi, un repertorio esatto, che indichi in modo chiaro, comprensibile per chiunque e con classificazione secondo la materia, tutti i documenti custoditi negli archivi. Si annota l'entrata e, se del caso, l'uscita di ogni documento, in modo tale che il luogo in cui si trova possa essere determinato in qualsiasi momento, anche se non è momentaneamente negli archivi.

2 Detto repertorio rimane sempre negli archivi.

Il preposto agli archivi comunali tiene altresì un registro speciale dei titoli e degli altri documenti o pezzi di valore conservati negli archivi. Questo registro, redatto in conformità con il repertorio, non deve mai essere depositato negli archivi, dovendo il preposto poterlo presentare in qualsiasi momento.

Il consiglio comunale determina almeno una volta all'anno ciò che deve essere versato agli archivi.

2 La corrispondenza delle autorità, delle commissioni e dei vari servizi (in particolare della segreteria) del comune è depositata negli archivi ogni anno senza decisione speciale, classificata in ordine cronologico e separatamente per ciascuno di questi organi.

Gli atti conservati negli archivi comunali non possono essere eliminati se non con il consenso dell'Ufficio del patrimonio storico, in collaborazione con il Servizio delle comuni. Quest'ultimo, nei casi dubbi, richiede istruzioni al Dipartimento della Giustizia e dell'Interno.

Il regolamento comunale designa l'organo del comune che amministra gli archivi.

2 Il responsabile risponde personalmente in prima linea del buon funzionamento e della corretta gestione degli archivi.

L'Ufficio del patrimonio storico ha in ogni momento la facoltà di ispezionare gli archivi dei comuni e delle corporazioni, in virtù della legge del 9 novembre 1978 sulla conservazione degli oggetti d'arte e dei monumenti storici, al fine di verificare se i documenti storici che contengono siano debitamente conservati.

2 Tali documenti possono del resto essere consegnati in custodia all'Ufficio del patrimonio storico.

Il Servizio dei comuni è tenuto a garantire la stretta osservanza delle disposizioni di cui sopra.

2 Nel caso in cui le autorità comunali violino le disposizioni della presente ordinanza, si applicano gli articoli 53 e seguenti della legge sui comuni.

Il Governo stabilisce la data di entrata in vigore della presente ordinanza.