4. Éducation, science, culture, Chiesa » 44. Cultura » 441. Documentazione

1 Costituiscono documenti tutti i supporti dell'informazione, in particolare

a) gli atti ufficiali (convenzioni, accordi, atti notarili e ogni altro documento scritto tramite il quale una situazione di fatto acquista forza di legge);

b) i documenti scritti come la corrispondenza, i rapporti, i verbali, le note;

c) i documenti contabili e i documenti di supporto ai conti;

d) i supporti di dati elettronici;

e) il materiale visivo (mappe, piani, fotografie, film, manifesti, ecc.);

f) i documenti sonori (dischi, nastri magnetici);

g) le stampe (libri, giornali, riviste, ecc.);

h) gli strumenti di ricerca (piani di classificazione, registri, archivi).

2 Un fascicolo è un insieme di documenti riuniti per il trattamento di una questione determinata.

1 Gli archivi distrettuali fanno parte degli archivi pubblici della Repubblica e Cantone del Giura (di seguito "archivi").

2 Sono costituiti dai documenti e atti provenienti dal registro fondiario, dal Tribunale di distretto, dal registro di commercio, dal registro dei regimi patrimoniali, dall'Ufficio delle esecuzioni e fallimenti e dalla Ricevitoria e Amministrazione di distretto.

La conservazione dei documenti nei comuni è regolamentata dall'ordinanza del 6 dicembre 1978 relativa all'amministrazione degli archivi comunali.

I termini e le categorie di conservazione sono indicati negli elenchi dei documenti allegati al presente decreto.

I documenti sono conservati conformemente alla legge per un tempo limitato o illimitato, al fine del loro utilizzo da parte dell'amministrazione o della loro consultazione da parte di privati.

Le tre classi di conservazione sono le seguenti

- classe n. 1: conservazione in modo durevole;

- classe n. 2: conservazione limitata, con distruzione dopo selezione;

- classe n. 3: conservazione limitata, con distruzione automatica.

1 Come regola generale, si avrà cura di conservare l'originale del documento su un buon supporto.

2 Se ciò non è possibile, si utilizzerà una copia di qualità.

1 In conformità all'articolo 8, comma 1, della legge, si procederà alla completa distruzione dei documenti, attestata da verbale.

2 La consegna di atti a terzi, sia a titolo gratuito che oneroso, è vietata.

I fascicoli chiusi sotto la sovranità bernese sono posti sotto la responsabilità dell'Ufficio per il patrimonio storico.

I fascicoli chiusi da un servizio dell'amministrazione cantonale sono posti sotto la responsabilità del Servizio archivi e documentazione fino al loro trasferimento.

Il trasferimento degli archivi prescritto dall'articolo 7 della legge sarà effettuato, in via generale, una volta per legislatura.

1 Se dispongono di spazio sufficiente, i servizi e uffici decentrati possono conservare i loro archivi nei propri locali, con il consenso e sotto la responsabilità del Servizio degli archivi e della documentazione.

2 Le direttive per l'archiviazione sono applicabili ai depositi di archivi decentrati.

La commissione degli archivi visita i grandi depositi in linea di principio una volta per legislatura.

Ogni unità amministrativa costituisce i propri archivi.

Ogni unità amministrativa stabilisce un piano di classificazione dei suoi fascicoli, che trasmette al Servizio degli archivi e della documentazione.

1 In tutti i casi, gli atti ufficiali saranno conservati sul loro supporto originale.

2 La Cancelleria di Stato conserva tutti gli atti ufficiali e i messaggi provenienti dal Governo.

3 I dipartimenti e la Cancelleria di Stato detengono gli atti ufficiali che rientrano nella loro competenza.

4 Il Servizio degli archivi e della documentazione raccoglie i verbali originali del Governo.

Ogni unità amministrativa conserva le circolari che emette.

1 Ogni pubblicazione ufficiale dello Stato o dei suoi servizi è trasmessa, appena edita, in due esemplari al Servizio degli archivi e della documentazione e alla Biblioteca cantonale.

2 Quando le autorità cantonali contribuiscono all'elaborazione o al finanziamento di una pubblicazione, è prescritto di versarne tre esemplari al Servizio degli archivi e della documentazione.

3 Le stampe come giornali, riviste, ecc. non sono archiviate.

1 I documenti emessi dalle commissioni e dai gruppi di lavoro il cui segretariato è assunto dallo Stato sono versati agli archivi.

2 I rappresentanti dello Stato nelle commissioni, nei gruppi di lavoro o in vari organismi possono versare agli archivi i documenti che ricevono nell'ambito del loro mandato.

1 In linea generale, ogni persona ha la possibilità di depositare fondi di archivi privati negli archivi.

2 Questa possibilità è valida in particolare per le professioni soggette a una licenza statale.

1 In accordo con il Servizio degli archivi e della documentazione, le unità amministrative decidono il momento del versamento dei loro documenti agli archivi.

2 I documenti di valore permanente devono rimanere nei servizi solo per il tempo necessario a soddisfare le esigenze correnti dell'attività amministrativa. Oltre tale periodo, essi sono versati al Servizio degli archivi e della documentazione, in linea generale ogni dieci anni.

Ogni trasferimento di archivi è accompagnato da un elenco.

Il Servizio degli archivi e della documentazione elabora le linee guida per il versamento dei documenti agli archivi.

Le unità amministrative distruggono i documenti che ricevono a "titolo informativo" (duplicati, copie di verbali, rapporti, ecc.) se non li riguardano direttamente o se sono privi di interesse per loro.

L'Ufficio del patrimonio storico e il Servizio degli archivi e della documentazione elaborano inventari e forniscono la documentazione e i rapporti storici richiesti dalle autorità e dai privati.

L'Ufficio del patrimonio storico e il Servizio archivistico e documentale garantiscono che gli archivi siano conservati in locali adeguati, al riparo da elementi naturali come fuoco, acqua, luce o polvere.

Ogni unità amministrativa ha accesso in qualsiasi momento ai documenti che ha depositato negli archivi.

1 L'Ufficio del Patrimonio Storico emana un regolamento per l'utilizzo degli archivi da parte del pubblico.

2 L'utente che non rispetta il regolamento per l'utilizzo degli archivi può vedersi negato l'accesso agli stessi dal direttore dell'Ufficio del Patrimonio Storico.

In linea generale, la fotocopia dei documenti d'archivio è autorizzata se non vi è alcun rischio di deterioramento per l'originale.

1 L'Ufficio del patrimonio storico può effettuare prestiti esterni.

2 Nel Cantone, i documenti sono prestati solo ai servizi dello Stato, ai comuni e ai musei.

3 Fuori dal Cantone, i documenti sono prestati solo agli archivi e alle biblioteche svizzere ed estere che praticano la reciprocità nei confronti degli archivi giurassiani.

4 L'Ufficio del patrimonio storico tiene un registro dei prestiti e si fa rilasciare una ricevuta per i documenti prestati.

1 La consultazione dei documenti è in linea di principio gratuita.

2 L'Ufficio del patrimonio storico e il Servizio degli archivi e della documentazione percepiscono gli onorari previsti dal decreto che stabilisce gli onorari dell'amministrazione cantonale.

L'ordinanza del 6 dicembre 1978 relativa agli archivi distrettuali è abrogata.

La presente ordinanza entra in vigore il 1º maggio 1988.