4. Éducation, science, culture, Chiesa » 44. Cultura » 441. Documentazione

La presente legge disciplina la raccolta, la classificazione, la conservazione dei documenti e la loro messa a disposizione del pubblico, al fine di

a) garantire la tracciabilità delle attività dello Stato;

b) permettere la costituzione regolare e organizzata del patrimonio archivistico del Giura e favorirne lo studio;

c) assicurare al pubblico l'accesso alle fonti d'informazione dello Stato.

La presente legge si applica alle autorità e alle persone seguenti nonché alle unità amministrative da esse dipendenti (di seguito: "le autorità")

a) il Parlamento;

b) il Governo;

c) le autorità giudiziarie;

d) i comuni e le comunità;

e) le persone fisiche e le persone giuridiche di diritto pubblico o privato alle quali una delle autorità citate alle lettere da a a d affida compiti pubblici.

I termini utilizzati nella presente legge per designare le persone si applicano indifferentemente alle donne e agli uomini.

Nella presente legge, si intende per

a) "archivi": l'insieme dei documenti, indipendentemente dalla loro data o natura, prodotti o ricevuti da una persona o un organismo per le proprie esigenze o l'esercizio delle sue attività e conservati per il loro valore informativo;

b) "documento": qualsiasi informazione conservata su un supporto, di qualsiasi tipo, compreso quello informatico, nonché tutti gli strumenti e tutti i dati complementari necessari per la comprensione e l'utilizzo di tale informazione;

c) "documento attivo": documento comunemente utilizzato per fini amministrativi o per motivi legali;

d) "documento semi-attivo": documento utilizzato occasionalmente per fini amministrativi o per motivi legali;

e) "documento inattivo": documento che non è più utilizzato per fini amministrativi o per motivi legali; destinato ad essere conservato definitivamente o eliminato;

f) "fondo": insieme dei documenti d'archivio ricevuti e prodotti da un'autorità, una persona fisica o una persona giuridica, di diritto pubblico o di diritto privato;

g) "piano di classificazione": ordine nel quale i documenti di un fondo sono classificati e ordinati;

h) "calendario di conservazione": strumento di gestione che, sotto forma di guida manuale o elettronica, raccoglie tutte le regole di conservazione e di eliminazione di un documento;

i) "elenco di versamento": resoconto dettagliato che elenca i documenti consegnati al servizio d'archivio da un'autorità;

j) "elenco di eliminazione": resoconto dettagliato che elenca i documenti eliminati da un'autorità in accordo con il servizio d'archivio.

Gli archivi sono beni del dominio pubblico la cui proprietà è inalienabile.

2 Non possono essere acquisiti per usucapione.

L'Ufficio della cultura assicura la gestione, la conservazione e la valorizzazione degli archivi delle autorità cantonali.

2 Comprende una sezione degli archivi denominata Archivi cantonali.

Le Arhivi cantonali assumono in particolare i seguenti compiti

a) definiscono i principi per l'elaborazione dei piani di classificazione dei fondi;

b) valutano, con la collaborazione delle autorità, i documenti che queste ultime producono per determinare la durata di conservazione in base alla loro importanza e al loro valore informativo;

c) forniscono consulenza alle autorità in materia di archiviazione;

d) si assicurano che i fondi siano conservati in sicurezza, che siano completi e in uno stato che consenta la consultazione;

e) redigono e pubblicano inventari e altri strumenti di ricerca;

f) garantiscono l'accesso del pubblico agli archivi in una sala di lettura;

g) effettuano le ispezioni necessarie presso le autorità;

h) possono assumere la custodia, conservare e mettere a disposizione del pubblico archivi provenienti da persone fisiche o giuridiche private e di valore significativo per la storia giurassiana;

i) organizzano una documentazione storica e professionale.

1 Una commissione degli archivi è istituita.

2 Essa emette pareri sugli oggetti che le sono sottoposti e che si riferiscono alla conservazione e alla valorizzazione degli archivi. Fa proposte al Governo relative all'organizzazione, alla gestione e alla promozione degli Archivi cantonali.

3 Il Governo disciplina mediante ordinanza la composizione e l'organizzazione della commissione.

1 Gli Archivi cantonali stabiliscono, con la collaborazione delle autorità, una politica di gestione dei loro documenti attivi e semi-attivi.

2 Essi sottopongono tale politica all'approvazione del Governo.

Le autorità sono responsabili della custodia dei loro documenti attivi e semi-attivi. Esse li gestiscono in conformità ai principi definiti nella presente legge e nelle sue disposizioni di attuazione.

2 Esse implementano procedure di gestione, sistemi di classificazione e modalità di conservazione dei documenti che garantiscono l'integrità, l'autenticità, l'accessibilità e la sicurezza degli stessi.

3 Le autorità cantonali sono tenute a proporre agli Archivi cantonali il versamento dei documenti inattivi destinati alla conservazione.

Le autorità elaborano, con l'assistenza degli Archivi cantonali, un piano di classificazione che consente loro di gestire i documenti attivi e semi-attivi.

Le autorità stabiliscono, con la collaborazione degli Archivi cantonali, un calendario di conservazione che determina i periodi di utilizzo e i supporti di conservazione dei documenti attivi e semi-attivi e che specifica quali documenti inattivi sono conservati e quali vengono eliminati. Mantengono tale calendario aggiornato.

Ogni versamento è accompagnato da una distinta di versamento e da una distinta di eliminazione dei documenti inattivi. Questi documenti sono consegnati agli Archivi cantonali.

Fatte salve le disposizioni del calendario di conservazione, nessuno può eliminare o alienare un documento attivo o semi-attivo.

Nessuno può eliminare, alienare o modificare documenti inattivi destinati ad essere conservati.

2 Tuttavia, gli Archivi cantonali possono autorizzare l’eliminazione di tali documenti se sono stati riprodotti su un altro supporto o se ritengono che siano irrimediabilmente deteriorati o che non sia più utile conservarli.

Le autorità devono garantire l'integrità, l'autenticità e la tracciabilità dei loro documenti informatici. I formati di creazione e conservazione devono essere conformi alle prescrizioni stabilite dagli Archivi cantonali.

2 Le autorità devono tenere conto dei requisiti di archiviazione nella scelta dei loro sistemi di gestione elettronica dei dati.

I documenti inattivi delle autorità cantonali destinati alla conservazione sono posti sotto la responsabilità degli Archivi cantonali.

Gli Archivi cantonali esercitano la sorveglianza sugli archivi comunali e borghigiani.

2 Le comuni e le borghesie si conformano al piano di classificazione e al calendario di conservazione elaborati dagli Archivi cantonali.

Gli Archivi cantonali esercitano la sorveglianza degli archivi delle persone indicate all'articolo 2, lettera e.

2 Queste persone possono conferire i loro archivi agli Archivi cantonali.

**Articolo 1: Archivi privati presso gli Archivi Cantonali**

Gli Archivi Cantonali possono accettare in donazione archivi privati. In casi eccezionali, possono ricevere tali archivi in deposito per un tempo determinato.

2 Un fondo di archivi privati donato agli Archivi Cantonali è inalienabile, salvo diversa convenzione espressa stipulata tra questi ultimi e il donatore.

3 La consultazione di un fondo di archivi privati è regolata dalla convenzione stipulata con il donatore o il depositante. In mancanza, si applicano le disposizioni della presente legge.

I documenti che, al momento della loro produzione o durante il loro utilizzo, erano destinati ad essere pubblicati o erano accessibili al pubblico ai sensi della legge sull'informazione e l'accesso agli atti ufficiali rimangono consultabili.

1. I documenti diversi da quelli indicati all'articolo 21, che non sono classificati secondo nomi di persone e nella misura in cui non contengono dati personali sensibili, sono accessibili al pubblico alla scadenza di un periodo di quindici anni a decorrere dalla chiusura del fascicolo, facendo fede la data del documento più recente.

2. I documenti classificati secondo nomi di persone e che contengono dati personali sensibili possono essere consultati solo dopo trenta anni dalla chiusura del fascicolo, facendo fede la data del documento più recente, e dieci anni dopo il decesso della persona interessata, purché non vi si opponga alcun interesse pubblico o privato. Se la data del decesso è sconosciuta, il periodo di protezione scade cento anni dopo la data di nascita. Se entrambe queste date sono sconosciute, il periodo di protezione scade dopo cento anni a partire dall’apertura del fascicolo.

Le autorità che hanno depositato documenti possono consultarli durante il periodo di protezione, previa richiesta all'archivista cantonale.

L'accesso anticipato ai documenti può essere eccezionalmente autorizzato quando un interesse pubblico o privato predominante lo giustifica, in particolare per facilitare ricerche di carattere scientifico o personale.

2 Sono competenti per autorizzare l'accesso anticipato, ciascuno nel proprio ambito

a) l'Ufficio del Parlamento;

b) il Governo;

c) il Tribunale cantonale;

d) l'Ufficio del Consiglio generale;

e) il Consiglio comunale;

f) il Consiglio di borgo;

g) le autorità citate sopra per le persone fisiche e le persone giuridiche di diritto pubblico o privato a cui è stato affidato il compito di svolgere compiti pubblici.

3 Prima di prendere una decisione, l'autorità competente consulta l'autorità o l'unità amministrativa detentrice del documento in questione.

4 La consultazione può essere accompagnata da obblighi e condizioni; può in particolare essere richiesto che i dati personali vengano resi anonimi.

L'accesso ai documenti può essere limitato se motivi relativi alla loro conservazione lo richiedono.

La legge sull'informazione e l'accesso ai documenti ufficiali, così come la legge sulla protezione dei dati personali sono per il resto applicabili.

In deroga all'articolo 37 della legge sulla protezione dei dati personali, il diritto di rettifica dei documenti inattivi si esercita unicamente mediante l'aggiunta di un'appendice contenente le informazioni personali modificate, aggiunte o da eliminare, senza modificare l'accessibilità del fascicolo.

2 Le persone interessate non possono esigere né la distruzione né la rettifica dei dati; possono solo far menzionare il carattere controverso o inesatto degli stessi aggiungendo un'appendice, senza modificare l'accessibilità del fascicolo.

1. Chiunque divulga intenzionalmente dati personali contenuti in archivi che non sono accessibili al pubblico ai sensi dell'articolo 22 è punibile con una multa, a meno che non siano soddisfatti gli elementi costitutivi di un reato più grave.

2. Chiunque, intenzionalmente, danneggia, occulta, aliena, distrugge o sottrae alla conservazione un documento avente valore archivistico è punibile conformemente alle disposizioni del Codice penale svizzero.

Il Governo può emanare disposizioni di esecuzione della presente legge.

2 Può delegare all'Ufficio della Cultura e agli Archivi Cantonali il diritto di emanare direttive.

La legge dell'11 ottobre 1984 sugli archivi pubblici della Repubblica e Cantone del Giura è abrogata.

Il decreto di organizzazione del Governo e dell'amministrazione cantonale del 25 ottobre 1990 è modificato come segue

Articolo 76, lettera h

...

La presente legge è soggetta a referendum facoltativo.

Il Governo stabilisce l'entrata in vigore della presente legge.