1. État, peuple, autorità » 18. Organizzazione giudiziaria, **avvocati e notai » 189. Notai**

I locali di uno studio devono, per la loro ubicazione, disposizione e installazione, permettere al notaio di esercitare la sua professione in maniera adeguata e senza alcun ostacolo. Non devono essere utilizzati per altri scopi.

In particolare, devono avere un ingresso indipendente e devono essere aperti al pubblico, di regola, dal lunedì al venerdì durante gli orari ordinari d'ufficio.

L'ufficio dove il notaio esegue gli atti propri della sua professione deve essere organizzato e installato in modo tale da non temere violazioni del segreto professionale.

Prima di rilasciare, riguardo all'installazione di uno studio, l'attestazione prevista all'articolo 8, comma 1, della legge sul notariato, la Conservatoria e Amministrazione distrettuale dovrà assicurarsi, mediante un'ispezione, che i locali soddisfino le condizioni richieste all'articolo primo. Nell'attestazione sarà fatta menzione espressa di questa ispezione e dei suoi risultati. Ogni trasferimento dello studio o qualsiasi cambiamento nei suoi locali sarà comunicato al Dipartimento della Giustizia e degli Interni.

Per la redazione dei verbali e delle spedizioni, può essere utilizzata solo carta di formato A4, solida e di buona qualità.

La carta per i documenti giustificativi del registro fondiario deve soddisfare i requisiti stabiliti dal Dipartimento della Giustizia e dell'Interno riguardo alla sua qualità, al suo formato e alla sua distribuzione.

Le minute saranno scritte a mano, in modo chiaro e leggibile. Possono anche essere redatte a macchina, ma con scrittura durevole e non trasferibile, o utilizzando un procedimento durevole di multicopia meccanica.

L'uso di moduli prestampati è consentito solo per redigere atti di fideiussione o preparare atti di protesto.

Per le legalizzazioni, può essere utilizzato anche un timbro che riporti il verbale di legalizzazione.

Le spedizioni saranno redatte a macchina, ma con scrittura durevole e non trasferibile, o secondo un procedimento durevole di multicopia meccanica, oppure sotto forma di fotocopia. In quest'ultimo caso, occorre attestare che la fotocopia corrisponde esattamente all'atto originale, ogni pagina della spedizione dovendo essere munita del sigillo notarile. Rimangono riservate le prescrizioni speciali che disciplinano la redazione delle pezze giustificative destinate al registro fondiario.

Il conservatore del registro fondiario rifiuterà di iscrivere gli atti che non soddisfano le prescrizioni degli articoli 3 e 4.

Il notaio numererà le sue minute secondo l'ordine cronologico. Tutti i documenti giustificativi relativi alla minuta porteranno il numero d'ordine di quest'ultima (art. 35 del decreto sul notariato).

Le minute saranno rilegati con i loro allegati nell'ordine della loro numerazione o riuniti in raccoglitori solidi a condizione che si utilizzi per le minute carta perforata in precedenza adatta a essere collocata in raccoglitore.

Le minute e gli allegati saranno conservati con cura in un luogo sicuro.

Tutti gli atti saranno registrati in ordine cronologico e con una numerazione continua, in registri che saranno forniti ai notai dalla Cancelleria di Stato al prezzo di costo (art. 53 del decreto sul notariato).

Il repertorio A annoterà gli atti in minuta e gli atti di trasferimento redatti secondo la procedura semplificata. Il repertorio B annoterà gli atti in brevetto (legalizzazione di firme e copie, attestazioni, fideiussioni, ecc.). Le disposizioni di ultima volontà, i patti successori e i verbali di apertura di tali patti saranno numerati e conservati separatamente; essi saranno riportati nel repertorio C (art. 39, co. 2, del decreto sul notariato).

Questi repertori conterranno

a) il numero dell'affare seguendo l'ordine cronologico;

b) i nomi, domicilio e luogo d’origine delle parti o delle persone che hanno richiesto l'atto;

c) una breve descrizione dell'oggetto dell'atto;

d) la data di redazione dell'atto;

e) la data di rilascio dell'atto ed eventualmente della cedola ipotecaria;

f) i nomi e domicilio della persona a cui è rilasciato l'atto o la cedola ipotecaria.

Per gli atti che riguardano contratti relativi a diritti reali sugli immobili, il repertorio A conterrà inoltre: la data di consegna dell'atto al registro fondiario, la data della sua iscrizione e quella della sua restituzione al notaio con la cedola ipotecaria. L'iscrizione annoterà inoltre le cedole ipotecarie stabilite in un contratto di trasferimento.

Le copie degli atti di protesto saranno trascritte in un registro speciale conformemente all'articolo 1040 del Codice delle obbligazioni.

Gli atti saranno repertoriati non appena redatti.

I repertori saranno dotati di un indice alfabetico delle parti.

Saranno conservati come le minute.

Il notaio ha l'obbligo di conservare separatamente dai propri fondi i capitali e i valori dei clienti o di terzi a lui affidati o che si trovano nelle sue mani a qualsiasi titolo per effetto della sua attività professionale. Non ha in alcuna circostanza, neanche a titolo temporaneo, il diritto di utilizzarli per fini personali o di mescolarli ai propri beni.

Il notaio consegnerà al destinatario o depositerà in banca i fondi a lui affidati, a meno che non debbano essere tenuti a disposizione per pagamenti a breve scadenza, e nella misura richiesta da tali pagamenti.

I fondi appartenenti a diversi clienti possono essere depositati su un conto unico che riporti espressamente la dicitura "fondi di clienti". Se gli importi spettanti a un cliente superano la somma di 5.000 franchi, devono essere depositati in banca a nome dell'interessato.

Il notaio è tenuto a mantenere, in conformità con i principi commerciali, una contabilità delle sue crediti e debiti nei confronti di clienti o di terzi, nella misura in cui derivano dalla sua professione; terrà anche una contabilità ausiliaria riguardante i suoi onorari correnti e le spese da addebitare al conto del cliente.

I libri, inclusa la contabilità ausiliaria, devono permettere di determinare in ogni momento l'importo esatto delle somme appartenenti a terzi che il notaio detiene, nonché i suoi impegni professionali nei confronti di clienti o di terzi.

È accettato come sistema di contabilità qualsiasi sistema di contabilità a partita doppia approvato dal Dipartimento di Giustizia e dell'Interno. I vari conti saranno numerati in modo continuo secondo un registro cronologico; il notaio terrà contemporaneamente un registro alfabetico dei conti. Se i conti cassa e conto di assegni sono tenuti solo sommariamente in doppia scrittura, le trascrizioni devono essere effettuate sulla base di un libro di cassa e di conto di assegni rilegato.

Oltre ai libri necessari per la contabilità in partita doppia, sono prescritti i seguenti controlli

a) bilanci trimestrali e chiusure annuali, con giustificazione della capacità di pagamento;

b) uno stato dei titoli, in cui il notaio annoterà in ordine cronologico tutti i titoli, nonché le polizze di assicurazione sulla vita e rendita che gli sono affidate, con indicazione dell'entrata e dell'uscita; tale stato conterrà inoltre la ricevuta o il nome del destinatario, oltre a un registro alfabetico. I titoli ipotecari consegnati al notaio solo temporaneamente per le iscrizioni nel registro fondiario non devono essere inclusi nello stato dei titoli.

Negli inventari che redige, il notaio menzionerà da chi sono conservati i titoli, i fondi in contanti, le monete e le collezioni di cui si tratta (art. 26 del decreto del 6 dicembre 1978 sull'istituzione degli inventari).

Entro e non oltre trenta giorni dalla liquidazione di ciascuna questione, il notaio invierà al suo cliente un rendiconto delle operazioni finanziarie e gli verserà il saldo spettante, previa detrazione del suo credito in onorari e spese. In linea generale, giustificherà l'accettazione del rendiconto, la consegna del saldo e dei documenti accompagnatori tramite una conferma e una ricevuta per saldo. Richiederà ricevute per tutti i titoli consegnati, nonché quietanze o certificati separati per gli importi in contanti versati.

Nei casi di gestione patrimoniale, nonché di mandati la cui esecuzione richieda un certo tempo, il notaio invierà periodicamente al suo cliente, ma almeno una volta all'anno, un estratto conto che farà riconoscere dall'interessato.

**Il notaio deve essere in ogni momento in grado di restituire agli aventi diritto tutti i titoli di credito e fondi che gli sono stati affidati.**

Deve giustificare la sua capacità di pagamento nei seguenti modi

1. presentando i titoli di credito affidatigli;

2. tramite la presentazione dei libretti di risparmio o attestazioni bancarie riguardanti gli averi in conto corrente a nome dei suoi vari clienti;

3. tramite gli averi in banca (conto di risparmio o conto corrente) sul conto collettivo "fondi dei clienti";

4. tramite gli averi sul conto di assegni;

5. tramite le somme in contanti disponibili in cassa.

I crediti in anticipi e onorari secondo la contabilità ausiliaria, così come gli anticipi, possono essere addebitati solo al cliente cui si riferiscono.

Il notaio conserverà, classificati in maniera appropriata e separatamente, i documenti giustificativi dei conti, le ricevute di titoli di valore nella misura in cui non siano riportati nel loro controllo, gli avvisi di ben trovato e le quietanze per saldo.

Il Dipartimento della Giustizia e dell'Interno sorveglia il rispetto corretto delle prescrizioni riguardanti le operazioni finanziarie e la contabilità dei notai. Emana a tal proposito istruzioni speciali.

Le ispezioni saranno eseguite molto accuratamente e con la massima attenzione; avranno luogo, di norma, senza preavviso.

Gli organi incaricati di effettuare le ispezioni sono tenuti a osservare nei confronti di ciascuno la discrezione più assoluta riguardo alle constatazioni effettuate.

I membri della Camera dei notai sono retribuiti conformemente alle disposizioni applicabili all'amministrazione della giustizia e dei tribunali.

Il Governo stabilisce la data di entrata in vigore della presente ordinanza.