Ordinanza del 2 novembre 2016 concernente la legge federale relativa alla Convenzione internazionale per la protezione di tutte le persone dalla sparizione forzata (forzata) - Servizi di coordinamento

L’Ufficio federale di polizia (fedpol) è il servizio di coordinamento della Confederazione ai sensi dell’articolo 4 capoverso 2 della legge.

I Cantoni comunicano al servizio di coordinamento della Confederazione gli organi da essi designati come servizi di coordinamento a livello cantonale e lo informano in merito a qualsiasi cambiamento a questo riguardo.

La comunicazione tra il servizio di coordinamento della Confederazione e i servizi di coordinamento dei Cantoni nonché i servizi federali competenti in materia di esecuzione di ordini di privazione della libertà avviene in modo protetto.

Il Dipartimento federale di giustizia e polizia definisce i requisiti tecnici di questa comunicazione.

La richiesta di informazioni deve contenere le seguenti indicazioni: a. nome, cognome, data di nascita, nazionalità, indirizzo e numero telefonico del richiedente; b. nome, cognome, data di nascita e nazionalità della persona cercata, nonché stato civile e indirizzo se noti; c. indicazioni in merito al rapporto tra il richiedente e la persona cercata; d. indicazioni in merito all’ultimo contatto intercorso tra il richiedente e la persona ricercata; e. motivi su cui si fonda il sospetto di sparizione forzata.

Dopo aver ricevuto una richiesta di informazioni completa, il servizio di coordinamento della Confederazione avvia prontamente la ricerca nella rete.

Per ogni ricerca nella rete, esso fissa un termine di risposta conformemente all’articolo 6 capoversi 2 e 3 della legge.

Questo termine è di 6 giorni lavorativi. Può essere adeguatamente abbreviato se le circostanze rendono la richiesta particolarmente urgente. Può invece essere prolungato se la ricerca risulta particolarmente laboriosa.

Entro il termine fissato, i servizi di coordinamento dei Cantoni e i servizi federali competenti accertano se la persona cercata si trova in stato di privazione della libertà. La ricerca si limita alle istituzioni che eseguono ordini di privazione della libertà in spazi chiusi.

Oltre alle indicazioni menzionate nell’articolo 6 capoverso 3 della legge, al servizio di coordinamento della Confederazione vengono anche comunicate le modalità con cui la persona cercata può essere contattata per ottenere il suo consenso.

Se lo scopo dell’istruzione impone di rinunciare all’avviso secondo l’articolo 214 capoverso 2 del Codice di procedura penale , il servizio di coordinamento del Cantone o il servizio federale competente ne informa prontamente il servizio di coordinamento della Confederazione.

Il consenso della persona cercata secondo l’articolo 7 capoverso 2 della legge deve essere espresso per scritto o comprovato in un’altra forma.

Il servizio di coordinamento della Confederazione tratta i dati nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol. Tali dati vengono registrati separatamente da altri dati.

Devono essere memorizzati i seguenti dati: a. nome, cognome, data di nascita, nazionalità e stato civile della persona privata della libertà; b. giorno, inclusi ora e luogo, in cui la persona è stata privata della libertà, nonché autorità che ha privato la persona della libertà; c. autorità che ha ordinato la privazione della libertà e motivi di tale decisione; d. autorità competente per la vigilanza sulla privazione della libertà; e. luogo di detenzione, giorno e ora dell’ingresso in questo luogo e autorità responsabile di tale luogo; f. indicazioni relative allo stato di salute della persona privata della libertà; g. giorno e ora del rilascio o del trasferimento a un altro luogo di detenzione, destinazione e autorità competente del trasferimento; h. in caso di morte durante il periodo di privazione della libertà, circostanze e cause del decesso e luogo dove si trova la salma; i. indicazioni necessarie per prendere contatto con la persona cercata; j. nome, cognome, data di nascita e nazionalità del richiedente; k. indirizzo del richiedente; l. indicazioni in merito al rapporto tra il richiedente e la persona cercata; m. indicazioni in merito all’ultimo contatto intercorso tra il richiedente e la persona cercata; n. indicazioni in merito ai motivi su cui si fonda il sospetto di sparizione forzata; o. atti e corrispondenza in relazione alla richiesta di informazioni.

I collaboratori di fedpol responsabili della conduzione del servizio di coordinamento della Confederazione possono registrare, modificare e distruggere i dati nella misura in cui ciò sia necessario all’adempimento dei loro compiti legali.

I dati inseriti nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti sono distrutti 20 anni dopo la prima registrazione.

L’archiviazione dei dati si basa sull’articolo 38 della legge federale del 25 settembre 2020 sulla protezione dei dati e sulle disposizioni della legge federale del 26 giugno 1998 sull’archiviazione.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2017.