Ordinanza d'esecuzione della legge sul notariato del Cantone di Basilea Città (Notariatsverordnung, NoVo) - Oggetto e Procedura dell'Esame (NoVo)

1. L'esame notarile si estende alle parti rilevanti del diritto privato e pubblico federale e cantonale che sono pertinenti all'attività notarile, nonché alla prassi notarile di Basilea Città. Esso consiste in una prova scritta e in una prova orale.

1. L'esame scritto si svolge sotto forma di prova scritta della durata di 12 ore e consiste essenzialmente nella redazione e spiegazione di atti notarili e di ulteriori documenti di registrazione per gli uffici di registro.

1. Alla prova orale è ammesso chi ha superato l'esame scritto.

2. L'esame orale comprende in una prima parte della durata di mezz'ora la materia d'esame descritta nel § 1 e in una seconda parte della durata di mezz'ora il diritto statale e amministrativo del cantone di Basilea Città.

3. Chi possiede un certificato di abilitazione forense del cantone di Basilea Città è esonerato dalla seconda parte dell'esame orale.

1. L'autorità d'esame stabilisce le date delle prove d'esame e designa i membri che formulano i quesiti d'esame, oltre agli strumenti ausiliari e ai testi normativi che possono essere utilizzati.

1. Prima dell'esame, i candidati versano al dipartimento competente la tassa d'esame di CHF 1'600 a favore dell'autorità d'esame.

2. Ai candidati che si ritirano prima dell'esame scritto, la tassa d'esame viene rimborsata.

3. Ai candidati che non superano l'esame scritto vengono rimborsati CHF 800; ai candidati che non superano l'esame orale vengono rimborsati CHF 400.

4. I membri dell'autorità d'esame sono remunerati secondo le disposizioni della direttiva del Consiglio di Governo del 5 febbraio 2002 relativa all'erogazione dei compensi per le sedute.

1. Il o la Presidente della commissione d'esame raccoglie la promessa dalle persone candidate di utilizzare, durante l'esame scritto (prova scritta), solo i mezzi ausiliari e i testi normativi consentiti.

2. La mancata osservanza della promessa comporta la non superazione dell'esame.

1. L'autorità d'esame decide a maggioranza dei voti se un esame è superato o meno.

2. Chi non ha superato l'esame orale può ripeterlo alla prossima sessione d'esame.

3. Chi non ha superato per tre volte la parte scritta o la parte orale dell'esame notarile non sarà più ammesso.

1. L'assunzione presso una notaria o un notaio è equiparata all'assunzione presso una società con o senza personalità giuridica, il cui scopo principale è la fornitura di servizi legali notarili e, eventualmente, legali ed è controllata da notarie e notai attivamente operanti, da soli o insieme ad avvocate e avvocati iscritti all'albo degli avvocati.

1. L'incompatibilità sussiste per le aziende il cui scopo principale statutario o la cui attività principale è il commercio di immobili. Il mero possesso o intermediazione di immobili non costituisce un'incompatibilità, così come un'attività commerciale limitata ad altri cantoni o all'estero.

2. Qualora la notaria o il notaio rilevi uno stato di incompatibilità, dovrà adottare le modifiche necessarie presso l'azienda in questione entro un termine ragionevole, oppure ritirarsi dalla funzione in questione.

3. La Commissione di vigilanza notarile verifica il rispetto di questa disposizione nell'ambito delle verifiche periodiche presso i notari e le notarie (§ 14 comma 3 Legge sul notariato), o quando viene a conoscenza di circostanze che indicano una violazione di questa disposizione. All'occorrenza, adotta misure disciplinari. La validità degli atti redatti non è compromessa dall'inosservanza della disposizione.

1. Il sigillo notarile e il timbro notarile devono contenere il nome e lo stemma di famiglia o un segno simile e indicare in parole tedesche o latine che l'attività viene esercitata come notaio o notaia di Basilea. Sia il sigillo che il timbro devono essere idonei all'individualizzazione del notaio o della notaia. Il loro diametro deve essere compreso tra 30 e 40 mm.

1. I piani e altre illustrazioni devono essere presentati agli intervenuti per l'esame.

2. Gli allegati all'atto possono essere certificati leggendo e approvando tali documenti durante il processo di autenticazione. Gli allegati certificati devono essere menzionati nelle dichiarazioni delle parti nella parte principale dell'atto.

3. Per le autenticazioni destinate all'estero, su richiesta degli intervenuti, possono essere osservate le procedure semplificate dello Stato il cui diritto materiale richiede l'autenticazione dell'operazione.

1. Le assemblee, i cui partecipanti sono riuniti contemporaneamente in luoghi diversi e collegati tra loro tramite connessione audiovisiva, possono essere pubblicamente certificate a condizione che siano rispettati i requisiti di seguito indicati.

2. Deve esistere un motivo oggettivo per lo svolgimento in luoghi diversi. Tale motivo deve essere specificato nell'atto notarile.

3. La conduzione dell'assemblea deve avvenire in un luogo dell'assemblea situato all'interno del cantone.

4. Se i luoghi dell'assemblea si trovano in cantoni o stati che non consentono l'attività notarile di ufficiali notarili esteri, il notaio deve assicurarsi che non vengano violati i diritti di sovranità di tali altre giurisdizioni.

5. Il notaio accompagna l'assemblea al fianco della persona che conduce l'incontro. Le strutture tecniche devono essere tali da consentire al notaio di seguire tutte le percezioni della persona presiedente durante l'assemblea. Dal loro punto di vista, i partecipanti in tutti i luoghi dell'incontro devono poter essere controllati.

6. Il notaio deve vigilare affinché i partecipanti in tutti i luoghi dell'incontro possano vedere e ascoltare la persona che conduce l'assemblea, sia direttamente che tramite trasmissione audiovisiva.

1. Le notarisse e i notai sono autorizzati a redigere copie elettroniche degli atti pubblici da loro formati, nonché ad attestare l'accordanza delle copie elettroniche da loro create con i documenti originali su carta e l'autenticità delle firme in forma elettronica. A tale scopo, deve essere utilizzata una firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato di un fornitore di servizi di certificazione riconosciuto ai sensi della legge federale sui servizi di certificazione nel campo della firma elettronica (legge federale sulla firma elettronica, ZertES) del 19 dicembre 2003. Restano riservate le disposizioni del diritto federale che garantiscono l'interoperabilità dei sistemi informatici nonché l'integrità, l'autenticità e la sicurezza dei dati.

1. Nell'intestazione dell'atto devono essere riportate, come testimonianza del notaio o della notaia, le indicazioni necessarie relative alle parti e alle persone presenti; nel caso di verbalizzazione di assemblee e altri procedimenti, deve essere indicato anche il luogo di questi.

2. La descrizione precisa delle parti presenti al procedimento di autenticazione, insieme ai rappresentanti, interpreti e testimoni, deve includere almeno un nome, la data di nascita, il domicilio, il luogo d'origine svizzero o la nazionalità straniera, e, se del caso, le ulteriori indicazioni richieste da disposizioni federali.

3. Le stesse indicazioni devono essere fatte per quanto riguarda la persona che presiede durante la verbalizzazione di assemblee e altri procedimenti. Se questa è iscritta nel registro di commercio, sono sufficienti le informazioni lì contenute.

4. Per le persone non presenti, che sono rappresentate nel procedimento di autenticazione, devono essere indicati oltre il nome, il cognome e il domicilio anche gli ulteriori dati identificativi risultanti dalla procura autenticata.

5. Le persone giuridiche devono essere designate con il nome esatto o la ragione sociale, la sede e forma giuridica, nonché eventualmente con le ulteriori indicazioni richieste da disposizioni federali.

6. Deve essere altresì indicato il modo in cui il notaio o la notaia ha acquisito la convinzione sulla correttezza di queste indicazioni. L'identità delle persone presenti, non conosciute personalmente, deve essere verificata attraverso l'esame di un documento d'identità ufficiale.

7. L'identità delle persone che partecipano all'assemblea senza una funzione di direzione, così come la legittimità della loro partecipazione e la validità delle eventuali rappresentanze, non devono essere verificate dal notaio o dalla notaia. Ciò vale anche quando le persone partecipanti all'assemblea rendono dichiarazioni da verbalizzare. Analogamente, le dichiarazioni scritte, la cui esistenza è confermata dalla persona che presiede, non sono soggette a verifica da parte del notaio o della notaia.

1. Durante l'autenticazione delle dichiarazioni di volontà o di conoscenza, il notaio o la notaressa nel verbale conclusivo attesta come i presenti abbiano preso conoscenza dell'atto, inoltre che abbiano approvato e firmato l'atto dopo averne preso conoscenza.

2. Devono essere indicate tutte le altre informazioni essenziali per valutare la regolarità del procedimento di autenticazione. Questo include in particolare

a) nelle disposizioni testamentarie, l'indicazione del fatto e durante quali fasi procedurali i testimoni erano presenti;

b) nei casi di partecipanti stranieri o disabili, il modo in cui essi hanno preso conoscenza del contenuto dell'atto e hanno espresso il loro consenso.

3. Per ogni allegato congiunto all'atto, deve essere indicato come è avvenuto l'allegamento congiunto.

1. Tutti gli atti notarili, ovvero tutti gli atti pubblici, le intimazioni di prestazione ai sensi dell'art. 350 paragrafo 1 ZPO, le certificazioni ai sensi dell'art. 57 paragrafo 4 LugÜ e le autenticazioni devono essere iscritti in uno dei seguenti registri cronologici

a) registro generale (per tutti gli atti che non rientrano in b. o c.);

b) * registro dei diritti successori e matrimoniali (per contratti di matrimonio e patrimoniali, disposizioni testamentarie pubbliche e mandati precauzionali, nonché contratti di eredità);

c) registro delle autentiche.

2. Su ogni atto deve essere indicata la sua appartenenza al registro pertinente e il numero di registro.

1. Immediatamente dopo la redazione, di ciascun atto da registrare conformemente al § 16 comma 1 lett. a. e b., viene prodotta una copia integrale, comprensiva degli allegati, su carta durevole e con inchiostro indelebile e tale copia viene archiviata in ordine cronologico sia nella collezione generale di atti sia nella raccolta di atti in materia di successioni e regime patrimoniale.

2. In deroga al comma 1, si procede con le annotazioni di passaggio di eredità su titoli di credito ai sensi del § 54 comma 2 della legge notarile. Delle autenticazioni non vengono prodotte copie.

3. Se un atto deve essere presentato a un'autorità per l'approvazione, alla copia dell'atto deve essere allegata una copia dell'autorizzazione concessa.

4. Per le richieste di esecuzione e le certificazioni, deve essere allegata una copia dell'atto pubblico esecutivo, salvo che tale copia non sia già presente nella raccolta degli atti per precedenti autenticazioni. Inoltre, per le richieste di esecuzione, deve essere allegata anche una copia della prova di notificazione (ricevuta di ritorno), nonché una copia della conferma dell'avvenuta notifica, se tale documento è stato consegnato alla parte legittimata.

5. Se su richiesta delle parti l'originale dell'atto viene conservato nella raccolta degli atti, si applicano, per analogia, le norme stabilite per le copie.

1. I registri cronologici contengono per ogni atto le seguenti indicazioni

a) Data dell'atto (anno, mese e giorno);

b) Un numero di registro, che include l'anno e un numero che inizia nuovamente da 1 il 1° gennaio o una numerazione che prosegue negli anni;

c) L'atto o gli atti autenticati (designazione in conformità alle posizioni tariffarie del vigente regolamento sulla tariffa notarile), negli atti secondo ZPO e LugÜ la dicitura «Richiesta di prestazione» o «Certificazione» con indicazione e data del documento a cui l'atto si riferisce, e per le richieste di prestazione anche la forma di notifica;

d) Le parti, per gli atti secondo ZPO e LugÜ la parte avente diritto e quella obbligata, indicando nome, cognome o ragione sociale insieme al domicilio o sede;

e) Eventualmente il o i beni immobili interessati.

2. Nei registri cronologici devono essere aggiunte eventuali annotazioni, come ad esempio la consegna a un archivio di custodia, la nullità di contratti matrimoniali e patrimoniali, contratti di eredità o revoca di disposizioni testamentarie, qualora la notaria o il notaio ne venga a conoscenza.

3. I registri cronologici sono gestiti separatamente in forma di libro o a fogli mobili.

4. Il registro cronologico delle autenticazioni (giornale delle autenticazioni), in deroga ai precedenti punti nella lett. c. fino alla lett. e. di cui sopra, contiene per ogni autenticazione le seguenti informazioni

a) Una breve descrizione del contenuto del documento a cui si riferisce la firma autenticata o (nel caso di copie, estratti, traduzioni ecc.) l'autenticazione;

b) Per le autenticazioni di firme: nome, cognome e domicilio della persona la cui firma è autenticata, nonché i fatti sulla base dei quali la notaria o il notaio si è convinto dell'identità della persona firmataria e dell’autenticità della firma; in caso di relazioni organiche, inoltre, l'ente rappresentato nonché la qualifica e il tipo di sottoscrizione della persona autorizzata a firmare.

1. Le raccolte di atti devono essere almeno ogni due anni rilegate in un volume insieme a un indice alfabetico oppure inserite in un raccoglitore ad anelli o a spine con un meccanismo a 4 anelli o 4 spine, e devono essere legate con il raccoglitore in modo tale da essere fissate con corda e sigillo, in modo che nulla possa essere rimosso; in ogni volume o raccoglitore il notaio deve certificare la completezza dello stesso indicando i numeri di registro contenuti.

2. L'indice alfabetico deve indicare per ogni parte i numeri di registro degli atti in cui la parte rilascia una dichiarazione o in cui essa o una questione che la riguarda è oggetto di attestazione. Per gli atti ai sensi del CPC e del Convenzione di Lugano, deve essere indicato il numero di registro corrispondente per ogni parte avente diritto e obbligata.

3. Le raccolte di atti insieme ai loro indici alfabetici e certificati di completezza, nonché i registri cronologici, devono essere custoditi nei locali del notaio o, nel caso dell’articolo 11, comma 3 della legge notarile, del notaio custodiante, fino alla consegna all'archivio di Stato.

4. Per la raccolta di atti e il registro degli atti di successione e di regime patrimoniale vige inoltre l'obbligo che la custodia avvenga in un luogo accessibile solo al notaio o, nel caso dell’articolo 11, comma 3 della legge notarile, al notaio custodiante.

1. L'archivio notarile è gestito dall'archivio di Stato.

2. Se l'autorità di certificazione è cessata, devono essere consegnati all'archivio di Stato

a) i volumi e i raccoglitori delle collezioni di documenti insieme ai registri alfabetici e ai certificati di completezza, nonché i registri cronologici,

b) i sigilli e

c) i timbri.

3. Se i volumi e i raccoglitori delle collezioni di documenti insieme ai registri alfabetici e ai certificati di completezza, nonché i registri cronologici, sono conservati secondo il § 11 comma 4 della legge notarile, una copia dell'inventario deve essere consegnata all'archivio di Stato e una al notaio o alla notaia che detiene la conservazione. Al più tardi 30 anni dopo la cessazione dell'autorità di certificazione, il materiale conservato deve essere consegnato all'archivio di Stato.

1. Le richieste scritte per l'uso di materiale d'archivio conservato nell'archivio notarile, che ha 100 anni o meno, sono decise dalla Direttrice o dal Direttore del Dipartimento di Giustizia e Sicurezza.

2. Per la realizzazione di una copia di un documento originale o di una copia di un documento dalle collezioni documentali archiviati, viene addebitata una tassa di CHF 100.

1. Le richieste di utilizzo di documenti d'archivio conservati nell'archivio notarile di oltre 100 anni sono decise dall'archivista statale o dall'archivista statale.

2. Le tasse sono riscosse in conformità con il regolamento concernente la riscossione delle tasse da parte dell'archivio di stato del 23 novembre 2004.

1. Il diritto al compenso spettante ai notai per i loro sforzi è disciplinato dal Regolamento sulle tariffe notarili del 19 giugno 2001.

1. Le tasse che la Commissione di Sorveglianza Notarile addebita per le valutazioni delle controversie relative a impegni tariffari e non tariffari, secondo il § 57 commi 3 e 4 della Legge Notarile, sono determinate dalle disposizioni del Regolamento del 20 giugno 1972 sulla Legge relative alle tasse amministrative.

1. Il Dipartimento di Giustizia e Sicurezza è il dipartimento competente ai sensi della legge notarile.