Regolamento sulla conservazione e l'archiviazione di documenti dei tribunali di Basilea Città (Archivierungsreglement) - Ambito di Applicazione

1. Questo regolamento disciplina la conservazione dei documenti dei tribunali del Cantone di Basilea, del Consiglio giudiziario, della commissione di vigilanza sugli avvocati e della commissione d'esame per avvocati, così come la loro durata di conservazione, la consegna all'archivio di Stato e la loro distruzione.

2. Per le procedure in corso è riservato il diritto processuale.

3. L'ufficio delle esecuzioni e fallimenti e l'ufficio successorio emanano proprie linee guida per la conservazione e l'archiviazione, che devono essere approvate dal tribunale civile.

1. Per la definizione dei termini utilizzati si rimanda al § 3 della legge sugli archivi nonché ai §§ 10-12 del regolamento sulle registrature e l'archiviazione (Regolamento sulle registrature e sull'archiviazione) del 13 ottobre 1998.

1. Ogni tribunale nomina una o più persone responsabili della gestione ordinata e della conservazione dei documenti.

1. Nei procedimenti giudiziari vengono conservati i seguenti documenti

a) gli atti giudiziari;

b) l'oggetto dell'impugnazione;

c) nei procedimenti penali, gli atti d'indagine e l'atto d'accusa o, rispettivamente, il decreto penale;

d) la corrispondenza intercorsa nell'ambito del procedimento giudiziario (compresi gli avvisi di ricevimento);

e) le ordinanze e i decreti emessi nell'ambito del procedimento giudiziario, corredati dal verbale del procedimento;

f) il verbale dell'udienza;

g) la sentenza o, rispettivamente, la decisione;

h) ulteriori documenti secondo la deliberazione del rispettivo tribunale.

2. Gli altri documenti derivanti dai procedimenti giudiziari, al termine del procedimento, vengono restituiti ai rispettivi mittenti o distrutti.

1. La documentazione viene conservata tenendo conto del § 8 nella forma in cui è stata creata. La documentazione generata esclusivamente in formato elettronico può essere conservata esclusivamente in formato elettronico.

1. Il termine di conservazione inizia generalmente dopo la conclusione definitiva del procedimento. Per giusta causa, in particolare qualora i documenti siano utilizzati in un altro procedimento ancora in corso, il termine di conservazione inizia al momento della conclusione di quest'ultimo procedimento.

1. Per i documenti derivanti da procedimenti giudiziari si applicano i seguenti termini minimi di conservazione

a) Tribunale civile

1. Casi di diritto civile sostanziale: 15 anni;

2. Casi di diritto di famiglia: 15 anni;

3. Casi di diritto del lavoro: 15 anni;

4. Casi di diritto locatizio: 15 anni;

5. Casi giudicati individualmente di ordinaria amministrazione: 15 anni;

6. Procedure di conciliazione: 10 anni;

7. Divieti giudiziari: Almeno per il periodo in cui il cartello di divieto è esposto;

8. Decisioni emesse sotto forma di sentenze in procedimenti di diritto di famiglia: 70 anni.

b) Tribunale penale

1. Casi di tribunale penale: 30 anni;

2. Casi di appello: 30 anni;

3. Casi di querela privata: 10 anni;

4. Casi di denuncia: 10 anni;

5. Casi di denuncia con detenzione: 10 anni;

6. Casi di misure coercitive: 10 anni.

c) Tribunale d'appello

1. Casi di appello civile sostanziale e di denunce dirette: 15 anni;

2. Casi di appello in materia di diritto di famiglia: 15 anni;

3. Casi di rimpatrio minorile secondo la Convenzione sugli aspetti civili della sottrazione internazionale di minori: 15 anni;

4. Ricorsi di protezione: 10 anni;

5. Casi di ricorso in materia di tutela dei minori e degli adulti: 30 anni;

6. Casi di ricorso civile: 15 anni;

7. Casi di appello penale: 30 anni;

8. Casi di ricorso penale del giudice unico: 10 anni;

9. Casi di ricorso penale del tribunale a collegio di tre: 30 anni;

10. Vari casi (DGZ, DGS, DGV): 10 anni;

11. Ricorsi di diritto amministrativo e ricorsi costituzionali: 20 anni.

d) Tribunale delle assicurazioni sociali: 20 anni;

e) Tribunale per collocamenti coattivi: 30 anni;

f) Tribunale dei minori: 30 anni;

g) Commissione di vigilanza sugli avvocati e avvocate: 10 anni;

h) Casi della commissione di ricorso per l'istituto penitenziario di Bostadel sotto la presidenza del Cantone di Basilea-Città: 10 anni.

2. Nella misura in cui i tribunali mantengono raccolte di sentenze (in formato fisico o elettronico), offrono i documenti delle sentenze di almeno 30 anni o più al patrimonio archivistico dell'Archivio di Stato. I tribunali sono autorizzati a conservare copie di tali raccolte permanentemente.

3. Per gli altri documenti si applicano i seguenti termini minimi di conservazione

a) Documenti amministrativi: 10 anni dalla conclusione dell'atto d'affari;

b) Verbali del consiglio del tribunale e delle conferenze delle presidenze: 30 anni;

c) Documenti del personale: 10 anni oltre al termine di cessazione della persona interessata;

d) I tribunali sono autorizzati a conservare copie dei documenti di cui alle lett. a e b sopra citate oltre il termine di conservazione.

1. Le autorità menzionate nel § 1 devono conservare i documenti in maniera organizzata fino all'acquisizione da parte dell'archivio di Stato e proteggerli da danneggiamenti, perdita e accesso non autorizzato. In questo contesto, si deve tenere conto in particolare di

a) I procedimenti aziendali devono essere ricostruibili in qualsiasi momento dai documenti conservati. A tal fine, i documenti devono essere completi e affidabili;

b) L'affidabilità, la leggibilità e l'autenticità dei documenti offerti, in particolare quelli provenienti da sistemi elettronici, devono essere garantite con misure organizzative e tecniche adeguate;

c) Gli strumenti tecnici impiegati devono essere conformi agli standard tecnici del cantone, in particolare nel settore dell'automazione d'ufficio;

d) Devono essere utilizzati supporti informativi resistenti all'invecchiamento, che garantiscano una durata sufficiente. Devono essere impiegati materiali di scrittura e altri strumenti che non deteriorino i supporti informativi.

1. Ogni ente menzionato nel § 1 redige una panoramica organizzativa dei propri archivi con strumenti di ricerca supplementari e li mantiene aggiornati. Colloca i propri documenti secondo questo ordine.

2. Si devono prendere in considerazione le istruzioni dell'Archivio di Stato riguardanti l'ordinamento e la sicurezza dei documenti.

3. Gli enti menzionati si coordinano con l'Archivio di Stato per la creazione di nuovi panorami organizzativi e strumenti di ricerca, affinché possano essere trasferiti successivamente all'Archivio di Stato senza modifiche sostanziali e utilizzati per verificare i documenti correlati.

4. I panorami organizzativi vigenti vengono resi accessibili all'Archivio di Stato e le modifiche fondamentali sono comunicate tempestivamente dopo la loro introduzione. Nella panoramica organizzativa sono indicati

a) una sistematica per l'ordine dei documenti;

b) termini di conservazione legali e amministrativi;

c) norme per la gestione dei documenti;

d) eventuali decisioni dell'Archivio di Stato sulla valutazione dei documenti.

1. Dopo la scadenza dei termini di conservazione, tutti i documenti devono essere offerti all'Archivio di Stato per l'archiviazione.

2. L'entità dei documenti da consegnare all'Archivio di Stato è determinata da un accordo tra i tribunali e l'Archivio di Stato.

3. I documenti devono essere consegnati all'Archivio di Stato ordinati e corredati di un elenco. Per quanto riguarda i dettagli della consegna, i tribunali si accordano con l'Archivio di Stato.

4. I documenti non accettati dall'Archivio di Stato devono essere distrutti. Si può derogare a questa disposizione, purché non contengano dati personali (cfr. § 16 della Legge sull'informazione e la protezione dei dati, [Legge sull'informazione e la protezione dei dati personali, IDG] del 9 giugno 2010).

5. La competenza materiale per la decisione sulle richieste di accesso agli atti, dopo la consegna dei documenti all'Archivio di Stato, spetta interamente all'Archivio di Stato.

1. Documenti, il cui termine di conservazione ai sensi del § 7 di questo regolamento sia già scaduto al momento della sua entrata in vigore, vengono offerti all'archivio di Stato entro il termine del 31 dicembre 2023 ai sensi del § 10.