Ordinanza sull'esercizio della soluzione di amministrazione scolastica SAL (Vo SAL) - Ambito di Applicazione (SAL)

1. Questo regolamento disciplina il trattamento dei dati personali nella soluzione amministrativa scolastica SAL, le autorizzazioni di accesso a tali dati, la condivisione dei dati e la loro cancellazione.

1. Alla Direzione dell'Istruzione, della Cultura e dello Sport spetta la responsabilità generale per l'esecuzione della soluzione di amministrazione scolastica SAL. Essa supervisiona la legittimità del trattamento dei dati, il funzionamento conforme alla legge e può emettere direttive specialistiche.

2. La gestione operativa è affidata allo staff informatico della Direzione dell'Istruzione, della Cultura e dello Sport. Questo nomina un responsabile applicativo SAL.

3. Il ruolo di amministratore utente interno alla scuola viene assegnato dal responsabile applicativo SAL solo ai membri della direzione scolastica.

4. Le scuole sono responsabili per il trattamento dei loro dati.

**1. La soluzione di amministrazione scolastica SAL è composta dalle due applicazioni «schulNetz» e «Vertragsworkflow».**

**2. L'applicazione «schulNetz» supporta tutti i processi amministrativi rilevanti per le scuole. Comprende le seguenti aree:**

a. Mandante scolastico: Ogni scuola affiliata gestisce nel proprio mandante tutti i processi amministrativi rilevanti della propria scuola.

b. Mandante cantonale: Attraverso questo vengono amministrate le parti dell'applicazione che riguardano più scuole.

**3. L'applicazione «Vertragsworkflow» supporta i processi HR nell'ambito dell'assunzione del personale docente.**

**4. L'autenticazione per le due applicazioni «schulNetz» e «Vertragsworkflow» avviene attraverso le relative piattaforme di servizio del Cantone.**

**5. L'autorizzazione per l'applicazione «schulNetz» si basa su ruoli, secondo i ruoli e le autorizzazioni definiti nell'Allegato 1, per le seguenti categorie (rispettivamente per le scuole comunali, i licei e le scuole professionali):**

a. Alunni e apprendisti nonché tutori attraverso l'account dei loro figli minorenni;

b. Docenti specializzati, educatori sociali e assistenti di classe;

c. Docenti di classe;

d. Persone con incarico pedagogico-terapeutico (logopedisti, terapisti della psicomotricità);

e. Educatori speciali e tutori nel percorso di inserimento professionale;

f. Docenti assunti da terzi che hanno un incarico relativo all'insegnamento presso una scuola pubblica;

g. Direzioni scolastiche;

h. Personale delle segreterie scolastiche;

i. Dipartimenti della Direzione dell'Istruzione, della Cultura e dello Sport (BKSD): Ufficio delle scuole comunali (AVS); Segretariato generale (GS), Servizio formazione professionale, licei e università (BMH);

j. Ufficio dati e statistica;

k. Superiori delle direzioni scolastiche (Consiglio scolastico, Consiglio comunale, AVS, BMH);

l. Personale dei servizi sociali scolastici;

m. Personale dei servizi domestici;

n. Personale delle biblioteche scolastiche;

o. Insegnanti di religione;

p. Responsabili della formazione aziendale.

**6. Le autorizzazioni di accesso vengono concesse, gestite e controllate dalle seguenti persone:**

a. il responsabile dell'applicazione SAL nel mandato cantonale di «schulNetz»;

b. il responsabile interno o l'amministratore dell'utente interno nel mandato scolastico di «schulNetz»;

c. il responsabile dell'applicazione SAL per l'applicazione («Vertragsworkflow»).

**7. L'aggiornamento delle autorizzazioni concesse è di competenza dell'ente responsabile secondo il comma 6.**

1. Nella soluzione di amministrazione scolastica SAL, le categorie di dati personali elencate nell'Allegato 1 vengono trattate con le autorizzazioni lì previste.

2. Alle alunne, agli alunni e agli apprendisti professionali, nonché ai loro tutori legali in caso di minore età, deve essere garantito, su richiesta, l'accesso completo ai dati detenuti nella soluzione di amministrazione scolastica SAL, in qualunque momento, oltre alle autorizzazioni elencate nell'Allegato 1, rivolgendosi alla segreteria della scuola.

3. Gli studenti minorenni delle scuole secondarie di I e II grado e gli apprendisti professionali minorenni devono essere previamente ascoltati dalla direzione della scuola nel caso si intenda concedere l'accesso ai tutori legali. Per le alunne e gli alunni delle scuole primarie, il diritto di audizione è determinato dalla capacità di giudizio.

4. Qualora le alunne, gli alunni e i loro tutori legali non abbiano accesso elettronico personale alla SAL, la segreteria della scuola garantisce in qualsiasi momento l'accesso ai dati detenuti nella SAL.

1. Trattamenti dei dati ai sensi del presente regolamento sono

a. Lettura;

b. Modifica.

2. Lettura significa che tramite i diritti di lettura i dati non possono essere modificati nel contenuto. Tuttavia, la creazione di elenchi e documenti elettronici che possono contenere questi dati è possibile all'interno della soluzione di amministrazione scolastica SAL.

3. Modifica significa che tramite i diritti di scrittura è possibile anche inserire nuovi dati o modificare o cancellare i dati esistenti nel contenuto.

1. Il trattamento dei dati personali è registrato su base rischi per garantire la tracciabilità del trattamento legittimo.

2. La registrazione serve a controlli a campione da parte dell'organo responsabile della supervisione.

3. I registri vengono conservati per 1 anno in modo conforme alle revisioni e successivamente eliminati.

1. In caso di cambio di scuola, i seguenti dati centrali conservati vengono trasmessi direttamente

a. * Allievi e apprendisti

1. Nome,

2. Cognome,

3. Data di nascita,

4. Sesso,

5. Numero di previdenza sociale,

6. Cittadinanza,

7. Lingue principali,

8. Indirizzo,

9. Numeri di telefono,

10. Nome utente,

11. Decisione di assegnazione (all'interno della scuola dell'obbligo);

b. Persone con responsabilità genitoriale o rappresentanza legale

1. Titolo e forma di saluto nella corrispondenza,

2. Nome, cognome,

3. Indirizzo,

4. Indirizzo e-mail,

5. Numeri di telefono;

c. Assistenza quotidiana

1. Titolo e forma di saluto nella corrispondenza,

2. Nome, cognome,

3. Indirizzo,

4. Indirizzo e-mail,

5. Numeri di telefono.

2. In caso di cambio all'interno della scuola primaria o del livello secondario I vengono inoltre trasmessi i seguenti dati

a. * Certificati;

b. * Determinazioni del posizionamento;

c. * Misure speciali in corso, inclusi indicatori;

d. * Compensazione degli svantaggi in corso;

e. * Misure disciplinari rilevanti;

f. * Voti (in caso di cambio durante l'anno);

g. * Confessione religiosa.

2bis In caso di passaggio dalla scuola primaria al livello secondario I vengono inoltre trasmessi i seguenti dati

a. Certificati della sesta classe della scuola primaria;

b. Misure speciali in corso, inclusi indicatori;

c. Compensazione degli svantaggi in corso;

d. Confessione religiosa.

3. ...

1. I dati relativi agli studenti e agli apprendisti vengono offerti all'archivio di Stato per l'archiviazione entro e non oltre 10 anni dall'uscita dalla rispettiva scuola. L'archivio di Stato decide sulla rilevanza archivistica.

2. Dopo la decisione di acquisizione dell'archivio di Stato, tutti i dati vengono cancellati nel sistema di amministrazione scolastica SAL.

3. Le informazioni necessarie a breve termine nei campi di testo libero, che sono necessarie per l'adempimento del mandato pedagogico, devono essere verificate annualmente dai rispettivi responsabili in merito alla loro rilevanza attuale e cancellate in caso di mancata necessità.

4. La direzione della scuola è responsabile della verifica del rispetto di queste regole di cancellazione.

1. I dati principali centralmente conservati vengono cancellati al massimo 10 anni dopo il loro ultimo utilizzo.

2. Responsabile è il/la responsabile dell'applicazione SAL.

1. La cancellazione dei dati relativi al personale docente e ad altri collaboratori della scuola è disciplinata dalle disposizioni della rispettiva legislazione sul personale, fatte salve le specifiche scadenze di conservazione previste da leggi speciali.

1. I dati riguardanti le persone esterne devono essere cancellati 10 anni dopo l'ultimo utilizzo attivo, fatte salve le disposizioni di legge speciali sui termini di conservazione.