Ordinanza sulla gestione dei documenti e dei flussi di lavoro (Ordinanza GEVER) (GEVER-Verordnung) - Ambito di applicazione

1. Questo regolamento disciplina la gestione dei documenti degli uffici cantonali e della Cancelleria di Stato.

2. L'Archivio di Stato può

a. emanare direttive sulla gestione dei documenti per gli enti e le istituzioni di diritto pubblico cantonale o per privati che assumono compiti cantonali, e

b. rivolgere raccomandazioni all'autorità di vigilanza sulla protezione dei dati, al controllo finanziario, al difensore civico nonché ai tribunali.

1. La gestione degli atti supporta l'elaborazione degli affari e consente la tracciabilità e la trasparenza delle azioni statali. Essa serve quindi alla certezza del diritto così come alla gestione amministrativa efficiente.

2. La gestione degli atti secondo questo regolamento permette agli uffici e alla Cancelleria dello Stato di

a. organizzare e gestire il loro archivio degli affari;

b. supportare le loro operazioni con processi definiti;

c. stabilire un controllo degli affari internamente, nonché nei confronti di terzi o del Consiglio di Stato.

1. Gestione degli Atti: Creazione, modifica e archiviazione sistematica di tutti i documenti che documentano l'adempimento delle funzioni legali.

2. Documenti: Si riferisce a tutte le informazioni registrate, nonché a tutti gli strumenti ausiliari e i dati complementari necessari per la comprensione e l'uso di queste informazioni.

3. Rilevanza Aziendale: Sono rilevanti per l'azienda i documenti necessari per la tracciabilità di un affare o per dimostrare un'attività amministrativa. I documenti rilevanti per l'azienda vengono gestiti nel sistema GEVER o in applicazioni specialistiche.

4. Sistema GEVER: Un sistema di gestione degli affari (sistema GEVER) è un sistema informatico che, basandosi su un sistema di classificazione e sul principio del fascicolo, copre le funzioni di archiviazione, gestione dei processi e controllo degli affari e soddisfa i requisiti della norma ISO 15489. Sono di particolare importanza, nel contesto GEVER, i seguenti termini

a. Affare: L'elaborazione dei compiti avviene sotto forma di affari. Un affare comprende un processo aziendale e i documenti relativi. Di solito, per ciascun affare viene gestito un fascicolo.

b. Fascicolo: Il fascicolo è l'insieme di tutti i documenti rilevanti per l'azienda, creati, ricevuti, elaborati, classificati, assegnati e registrati per un affare. I fascicoli sono assegnati a una posizione nel sistema di classificazione.

c. Sistema di Classificazione: Il sistema di classificazione è strutturato gerarchicamente e rappresenta sistematicamente tutti i compiti di un servizio e della cancelleria di stato.

5. Applicazione Specialistica: Per applicazione specialistica si intende un sistema informatico a supporto di un compito specifico o di un processo aziendale specializzato. I documenti nelle applicazioni specialistiche sono solitamente strutturati in modelli di dati.

1. La gestione e l'archiviazione dei documenti avvengono fondamentalmente in forma digitale.

2. Lo scambio di documenti nell'ambito della gestione aziendale avviene fondamentalmente in modo digitale senza interruzioni.

3. Il documento digitale viene trattato come la versione definitiva ai fini della gestione aziendale.

1. Tutti gli uffici dell'amministrazione cantonale e la Cancelleria dello Stato trattano i loro affari fondamentalmente nel sistema GEVER, definito dal Consiglio di Stato come standard (sistema GEVER cantonale).

2. Prima di acquisire o sostituire applicazioni specialistiche, gli uffici e la Cancelleria dello Stato, in collaborazione con l'Archivio di Stato, verificano se non possano adempiere ai loro compiti legali utilizzando il sistema GEVER definito come standard.

3. Sistemi di archiviazione paralleli per documenti rilevanti ai fini lavorativi non sono consentiti. Si applicano le disposizioni della legislazione speciale.

1. La gestione delle pratiche nel sistema GEVER comprende la registrazione completa, corretta e sistematica degli affari di tutti i settori di competenza e si basa sui criteri di autenticità, affidabilità, integrità e utilizzabilità secondo la norma ISO 15489.

2. Essa avviene sulla base di un sistema di classificazione.

3. I documenti rilevanti per gli affari devono essere registrati in modo completo e affidabile e raggruppati in dossier.

1. Gli uffici e la Cancelleria di Stato sono responsabili per

a. la registrazione, gestione, indicizzazione e monitoraggio del loro traffico commerciale e delle loro attività, in modo che le loro azioni possano essere seguite in qualsiasi momento;

b. l'attuazione del primato digitale e dell'obbligo GEVER;

c. la regolamentazione dei flussi interni, delle competenze e delle procedure di gestione degli atti;

d. l'emanazione e l'attuazione delle prescrizioni organizzative interne necessarie a tal fine;

e. l'elaborazione e la manutenzione del loro sistema di classificazione;

f. la consegna dei documenti di rilevanza storica provenienti dai sistemi da loro utilizzati (applicazioni specialistiche).

2. Gli uffici e la Cancelleria di Stato rispettano, nell'adempimento di questi compiti, le direttive dell'Archivio di Stato.

1. L'Archivio di Stato è l'ufficio competente per le questioni relative all'archiviazione digitale e alla gestione degli atti.

2. L'Archivio di Stato consiglia e supporta gli uffici e la Cancelleria di Stato

a. nell'attuazione efficiente di questo regolamento;

b. attraverso la fornitura di strumenti per la gestione degli atti e l'archiviazione.

3. L'Archivio di Stato stabilisce direttive e impone condizioni sulla gestione degli atti, qualora l'attuazione di questo regolamento lo richieda.

4. Decide in merito a eccezioni relative al primato digitale e all'obbligo GEVER.

5. L'Archivio di Stato coordina e verifica la corretta gestione degli atti e l'archiviazione.

1. L'introduzione viene effettuata dai servizi conformemente alla pianificazione generale in accordo con l'Archivio di Stato e il team di competenza GEVER.