Legge d'archivio - Oggetto

1. Questa legge disciplina la conservazione dei documenti di valore archivistico, l'accesso al materiale d'archivio cantonale e comunale, nonché l'organizzazione e l'attività degli archivi del Cantone e dei comuni.

2. Non si applica alle comunità religiose di diritto pubblico ai sensi dell'Art. 109 e seguenti della KV.

1. Gli archivi del cantone e dei comuni servono alle esigenze di documentazione delle autorità e ai bisogni informativi della collettività.

2. L'archiviazione deve garantire la tracciabilità dell'operato statale, assicurare in modo permanente una trasmissione autentica della storia del cantone e dei comuni e preservare il patrimonio culturale di Appenzello Esterno.

1. I documenti sono informazioni registrate, indipendentemente dal tipo di supporto informativo. Ciò include anche tutti gli strumenti necessari per la loro comprensione e utilizzo.

2. Sono di rilevanza archivistica i documenti che, a causa della loro importanza legale, amministrativa, politica, economica, sociale, scientifica o culturale, sono fondamentali per una trasmissione autentica.

3. Il materiale archivistico è costituito dai documenti destinati alla conservazione permanente dall'archivio competente.

4. L'ente pubblico è colui che, in qualità di autorità, detentore di incarichi o funzioni, svolge compiti pubblici del Cantone, dei comuni o di enti e istituzioni di diritto pubblico.

1. Gli organi pubblici tengono conto delle esigenze dell'archiviazione nella gestione dei documenti e, in particolare, nell'acquisizione e nel funzionamento dei sistemi di elaborazione elettronica dei dati.

2. I documenti devono essere ordinati in modo sistematico e conservati in sicurezza.

3. In assenza di disposizioni di legge specifiche, i documenti possono essere distrutti solo se l'archivio competente li ha classificati come non degni di archiviazione.

1. Gli organi pubblici verificano regolarmente quali documenti non sono più necessari per l'adempimento delle loro funzioni.

2. Tutti i documenti non più necessari devono essere offerti per l'acquisizione all'archivio competente.

3. L'archivio competente decide le eccezioni all'obbligo di offerta.

1. Sono obbligati all’offerta

a) il Consiglio cantonale e i suoi organi, escluse le frazioni;

b) il Consiglio di governo, le sue commissioni e le sue rappresentanze;

c) l'amministrazione cantonale;

d) i tribunali, le autorità di conciliazione e la procura pubblica;

e) gli uffici di esecuzione e gli uffici fallimentari;

f) il parlamento comunale e la commissione di revisione della gestione;

g) il consiglio comunale, le sue commissioni e l'amministrazione comunale;

h) le associazioni di diritto pubblico comunali;

i) le corporazioni e le istituzioni di diritto pubblico;

j) tutte le persone fisiche e giuridiche, nella misura in cui svolgono compiti pubblici del Cantone o dei comuni.

1. L'archivio competente valuta, previa consultazione dell'ufficio offerente, l'archivistica dei documenti e decide in via definitiva quali documenti acquisire per la conservazione permanente.

2. I documenti che l'archivio non acquisisce sono gestiti dalle autorità offerenti secondo le normative a loro applicabili.

1. Attraverso misure tecniche, conservative e organizzative, deve essere garantita la conservazione a lungo termine e l'usabilità del materiale d'archivio.

2. Il materiale d'archivio deve essere conservato in locali separati e adeguati.

1. Gli archivi sono un patrimonio culturale inalienabile. Non è possibile costituire su di essi né proprietà privata né altri diritti reali.

2. I diritti esistenti su archivi di origine non statale rimangono conservati.

1. Documenti, sui quali non sussistono interessi di tutela pubblici o privati, sono accessibili al pubblico nel rispetto delle disposizioni sull'utilizzo.

1. L'accesso ai documenti, per i quali esistono interessi di protezione pubblici o privati, è disciplinato dalla legge sull'informazione.

2. L'archivio competente decide se e in quale misura si possa concedere l'accesso a documenti riservati. In caso di dubbio, richiede il parere dell'ente che ha depositato i documenti e dell'organo di controllo della protezione dei dati.

1. Gli interessi pubblici di protezione si considerano decaduti al più tardi 30 anni dopo la creazione di un documento.

2. Gli interessi privati di protezione si considerano decaduti al più tardi 120 anni dopo la creazione di un documento.

3. Fatte salve disposizioni speciali del diritto superiore e disposizioni divergenti negli accordi di acquisizione per i beni archivistici non statali.

1. Le unità di consegna possono, nell'ambito dell'adempimento dei loro compiti, accedere al materiale d'archivio da loro consegnato, ma non possono modificarlo.

1. Se l'inesattezza dei dati personali viene resa credibile, la persona interessata può esigere che la sua contro-dichiarazione sia allegata al materiale d'archivio.

2. Non sussiste alcun diritto alla rettifica o alla distruzione del materiale d'archivio.

1. La consultazione del materiale d'archivio è gratuita. Servizi speciali sono a pagamento.

2. L'uso del materiale d'archivio può, in singoli casi, essere soggetto a condizioni particolari per motivi conservativi o di diritto d'autore.

3. Gli utenti sono responsabili nei confronti della comunità per qualsiasi danno causato durante l'uso degli archivi e del materiale d'archivio.

4. Chiunque violi in modo grave o ripetuto le disposizioni d'uso può essere escluso dall'ulteriore utilizzo dell'archivio.

5. I dettagli sono disciplinati dal regolamento d'uso.

1. L'Archivio di Stato è l'archivio competente per i documenti degli organi cantonali e dei loro predecessori giuridici. Serve, su accordo, come archivio per le istituzioni intercantonali con la partecipazione del Cantone Appenzello Esterno.

2. Si impegna per la conservazione del materiale archivistico privato e del materiale archivistico delle comunità religiose di diritto pubblico.

3. Garantisce la conservazione a lungo termine, l'elaborazione scientifica e la trasmissione del materiale archivistico.

4. In collaborazione con la Biblioteca cantonale, assicura una documentazione coordinata per il Cantone Appenzello Esterno.

1. L'Archivio di Stato è diretto dall'archivista di Stato. È organicamente annesso alla Cancelleria del Cantone.

2. Il Consiglio di Stato emana un regolamento per l'uso.

1. L'Archivio di Stato

a) supporta gli organi cantonali nella gestione dei documenti;

b) decide sul valore archivistico dei documenti degli organi cantonali;

c) garantisce una conservazione sicura e una catalogazione adeguata del suo patrimonio archivistico;

d) gestisce un sistema di archivio elettronico;

e) gestisce una biblioteca manuale e mantiene collezioni di interesse regionale;

f) può acquisire da terzi materiali d'archivio di rilevanza cantonale;

g) funge da centro informazioni e rende accessibili i materiali d'archivio in forma adeguata;

h) consiglia i comuni su questioni di archiviazione;

i) gestisce e accompagna progetti di ricerca, pubblicazione e mediazione di interesse regionale;

j) collabora tecnicamente con altri archivi e istituzioni.

1. L'Archivio di Stato ha, nell'ambito delle sue funzioni, accesso a tutti i documenti degli enti obbligati alla consegna. Emette direttive sulla conservazione e consegna dei documenti di rilevanza archivistica.

2. Può accedere al materiale archivistico comunale per scopi di ricerca e informazione.

3. Può stipulare accordi relativi agli archivi con partner pubblici e privati.

1. Le disposizioni dell'Archivio di Stato possono essere impugnate con ricorso presso il Consiglio di Stato.

1. L'Archivio comunale è l'archivio competente per i documenti degli organi comunali e dei loro predecessori legali. Può acquisire ulteriori beni archivistici importanti per la storia del comune.

2. L'Archivio comunale è sotto la supervisione del Consiglio comunale. Questo emana un regolamento d'uso e designa una persona responsabile per tutti i compiti attribuiti all'archivio dalla legge.

3. La persona responsabile dell'archivio ha, nell'ambito delle sue mansioni, accesso a tutti i documenti degli enti obbligati a offrire. Emette direttive sulla conservazione e consegna dei documenti di rilevanza archivistica.

4. In consorzi e altri organi intercomunali, i comuni partecipanti determinano tramite accordo quale archivio comunale è competente.

1. Gli archivi comunali e l'archivio di Stato garantiscono una conservazione coordinata degli archivi.

2. L'archivio di Stato assiste i comuni nella valutazione dei documenti e nella catalogazione del materiale d'archivio.

1. La tutela giuridica in materia di archivi comunali è disciplinata dalla legge comunale.

1. Chi danneggia, nasconde, aliena o in qualsiasi altro modo sottrae intenzionalmente alla corretta archiviazione documenti designati come meritevoli di archiviazione, è punito con una multa.

2. Chi intenzionalmente o per grave negligenza viola il regolamento di utilizzo o le disposizioni specifiche relative all'uso dei beni archivistici, è punito con una multa.

1. La legge comunale del 7 giugno 1998 è modificata come segue

2. Il regolamento del 14 novembre 1988 sull'archiviazione è abrogato.

1. Questa legge è soggetta a referendum facoltativo.

2. Il consiglio di governo decide l'entrata in vigore.