Court allows appeal against administrative body's failure to prove timely mailing of documents due to system limitations.

201205441/1/A3. Datum uitspraak: 14 augustus 2013 AFDELING BESTUURSRECHTSPRAAK Uitspraak op het hoger beroep van: de directie van de Dienst Wegverkeer (hierna: RDW), appellante, tegen de uitspraak van de rechtbank ‘s-Gravenhage van 18 april 2012 in zaak nr. 11/9735 in het geding tussen: [wederpartij], wonend te [woonplaats], en de RDW. Procesverloop Bij besluit van 7 september 2011 heeft de RDW een aanvraag van [wederpartij] om verlening van een APK-erkenning en een erkenning bedrijfsvoorraad, inclusief handelaarskentekenregeling, buiten behandeling gesteld.

Bij besluit van 19 december 2011 heeft de RDW het door [wederpartij] daartegen gemaakte bezwaar ongegrond verklaard. Bij uitspraak van 18 april 2012 heeft de rechtbank het door [wederpartij] daartegen ingestelde beroep gegrond verklaard, dat besluit vernietigd, dat van 7 september 2011 herroepen en bepaald dat deze uitspraak in zoverre in de plaats treedt van het vernietigde besluit. Deze uitspraak is aangehecht. Tegen deze uitspraak heeft de RDW hoger beroep ingesteld. De Afdeling heeft de zaak ter zitting behandeld op 11 juni 2013, waar de RDW, vertegenwoordigd door mr.

C. van der Berg, werkzaam bij de RDW, is verschenen. Overwegingen 1. Op 1 januari 2013 is de Wet aanpassing bestuursprocesrecht in werking getreden. Uit artikel 1, eerste lid, aanhef en onder b, van deel C volgt dat, nu de aangevallen uitspraak vóór 1 januari 2013 bekend is gemaakt, deze moet worden beoordeeld aan de hand van het recht, zoals dit vóór inwerkingtreding van deze wet gold.

2. Ingevolge artikel 4:5, eerste lid, aanhef en onder c, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen, indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking. Ingevolge artikel 6:2, aanhef en onder b, wordt het niet tijdig nemen van een besluit voor de toepassing van wettelijke voorschriften over bezwaar en beroep met een besluit gelijkgesteld.

3. De RDW heeft de aanvraag buiten behandeling gesteld, omdat [wederpartij], ondanks twee verzoeken daartoe, niet binnen de gestelde termijn een originele, zogenoemde, verklaring omtrent de hoedanigheid van de belastingplichtige heeft overgelegd.

4. De rechtbank heeft door de RDW niet aannemelijk gemaakt geacht dat de brieven van 11 en 25 juli 2011, waarbij zij heeft verzocht om de zogenoemde verklaring omtrent de hoedanigheid van de belastingplichtige, naar [wederpartij] zijn verzonden. Voor zover uit de door de RDW overgelegde uitdraai kan worden afgeleid dat de brieven op de daarop vermelde datum in het computersysteem van de RDW zijn aangemaakt, is daarmee niet aannemelijk gemaakt dat deze brieven ook ter verzending bij PostNL zijn aangeboden, omdat daarvan geen registratie wordt bijgehouden, aldus de rechtbank.

5. De RDW betoogt dat de rechtbank aldus heeft miskend dat de opdracht van de medewerker feitelijk ook de opdracht inhoudt om de brief te verzenden. De registratie van die verzending volgt uit de bij haar toegepaste procesgang, waarbij de door een medewerker in het systeem gedane opdracht voor het aanmaken van een verzuimbrief in een batch digitaal wordt klaargezet om door de afdeling Centrale nabewerking te worden geprint en in een bak in de auto van PostNL te worden gedeponeerd.

6. Dit betoog slaagt. Zoals de Afdeling eerder heeft overwogen (uitspraak van 9 mei 2012 in zaak nr. 201106649/1), geldt als uitgangspunt dat, in het geval van niet aangetekende verzending van een besluit of een ander rechtens van belang zijnd document, het bestuursorgaan aannemelijk dient te maken dat het stuk is verzonden. Daarvoor is in ieder geval vereist dat het stuk is voorzien van de juiste adressering en een verzenddatum en er een deugdelijke verzendadministratie is. De brieven van 11 en 25 juli 2011 zijn niet aangetekend verzonden. Zij zijn voorzien van een datum en op de door de RDW overgelegde afschriften ervan staat hetzelfde adres als op door [wederpartij] ontvangen eerdere correspondentie, zodat ervan moet worden uitgegaan dat de adressering juist is.

Volgens het door de RDW overgelegde afschrift van het door deze voor werkorders en postverzending gebruikte systeem, het XMS systeem, zijn op 11 en 25 juli 2011 werkorders aangemaakt. Het XMS systeem, dat voor de RDW is ontwikkeld, houdt, naar onweersproken is gesteld en aannemelijk is, in dat een aanvraag om erkenning na binnenkomst in een bestand voorzien van onder meer naam, adres en woonplaats van de aanvrager (hierna: de NAW gegevens) wordt geadministreerd. Werkorders, zoals het aanmaken van een zogenoemde verzuimbrief, kunnen alleen worden uitgevoerd, als ze worden gekoppeld aan de NAW gegevens.

Een uitgevoerde werkorder kan niet zonder tussenkomst van de registerbeheerder worden gewijzigd of ongedaan gemaakt. Als de registerbeheerder wijzigingen aanbrengt in de werkorder, wordt dat in het XMS systeem geregistreerd. Na de invoering ervan wordt de werkorder tezamen met de overige opdrachten, in een batch digitaal klaargezet voor de afdeling Centrale nabewerking, die in een hal, waarin de print- en couverteerstraten staan, is ondergebracht. De batchbestanden worden door deze afdeling uitgelezen en verwerkt. De afgedrukte brieven zijn voorzien van een barcode.

Zo wordt gecontroleerd of de brief de couverteermachine bereikt. Uit de couverteermachine komen de brieven in bakken terecht, die door een medewerker op een wagen worden gezet en die bij de laaduitgang van de hal in de auto’s van PostNL worden geplaatst. Onder deze omstandigheden, gezien de overgelegde uitdraai van de aangemaakte werkorders en nu van verzendproblemen op de desbetreffende dagen niet is gebleken, is aannemelijk dat de brieven van 11 en 25 juli 2011 via PostNL aan [wederpartij] zijn verzonden.

7. Het hoger beroep is gegrond. De aangevallen uitspraak dient te worden vernietigd. Doende wat de rechtbank zou behoren te doen, wordt als volgt overwogen. 8. [wederpartij] heeft geen feiten gesteld, op grond waarvan de ontvangst moet worden betwijfeld. Zijn stelling dat hij de brieven niet heeft ontvangen en hij zeker zou hebben gereageerd, als dat wel het geval was geweest, is daarvoor niet voldoende. De RDW heeft derhalve het door hem tegen de buiten behandeling stelling van zijn aanvraag gemaakte bezwaar terecht ongegrond verklaard.

9. Het door [wederpartij] tegen het besluit van 19 december 2011 ingestelde beroep is ongegrond.

10. Voor een proceskostenveroordeling bestaat geen aanleiding. Beslissing De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State: I. verklaart het hoger beroep gegrond; II. vernietigt de uitspraak van de rechtbank ‘s-Gravenhage van 18 april 2012 in zaak nr. 11/9735; III. verklaart het bij de rechtbank in die zaak ingestelde beroep ongegrond. Aldus vastgesteld door mr. R.W.L. Loeb, voorzitter, en mr. B.P. Vermeulen en mr. N. Verheij, leden, in tegenwoordigheid van mr. S.C. van Tuyll van Serooskerken, ambtenaar van staat. w.g. Loeb w.g. Van Tuyll van Serooskerken voorzitter ambtenaar van staat Uitgesproken in het openbaar op 14 augustus 2013 290.