Gestione digitale (DVV)

1. Le autorità conducono i propri affari e documenti in formato digitale.

2. Digitalizzano i documenti cartacei ricevuti e possono distruggere l'originale.

3. Mantengono o conservano i documenti cartacei quando questo è

a) prescritto dalla legislazione o

b) eccezionalmente necessario per la conservazione delle prove o per altri motivi oggettivi.

4. Utilizzano software per la gestione digitale degli affari che

a) rende databili e tracciabili le modifiche ai documenti,

b) assegna in modo sicuro i documenti e le loro modifiche all'autore o all’autrice e

c) impedisce che i documenti vadano persi o che vengano visualizzati, modificati o eliminati senza autorizzazione.

1. Nel traffico all'interno e tra le autorità, nonché in questioni di personale, i documenti e le informazioni digitali sono giuridicamente rilevanti se

a. sono creati e conservati secondo gli standard (Art. 8) in modo tale da garantirne l'autenticità, oppure

b. per altri motivi non vi siano seri dubbi sulla loro autenticità.

2. Per il traffico tra autorità e terzi, gli standard possono regolare i metodi con cui l'autenticità dei documenti viene confermata nei confronti dei terzi.

1. Disposizioni della legislazione cantonale che prevedono che un procedimento debba essere eseguito per iscritto, sono soddisfatte anche quando il procedimento avviene in una forma digitale che consente la prova mediante testo.

2. Una firma autografa non è richiesta, salvo disposizioni di legge contrarie.

1. Le Autorità

a. possono emettere fatture digitali a terzi e richiedere fatture in formato digitale da parte di terzi,

b. utilizzano a tal fine metodi ampiamente diffusi e sicuri, eventualmente secondo le disposizioni degli standard (Art. 8).

2. Esse possono subordinare la fornitura di servizi a pagamento al pagamento o al prepagamento mediante mezzi digitali.

3. La condizione è che

a. i terzi acconsentano all'uso della fatturazione o del pagamento in formato digitale,

b. siano obbligati al traffico digitale con le autorità (Art. 8 DVG), oppure

c. il pagamento riguardi prestazioni delle autorità il cui uso sia facoltativo e ordinabile solo in via digitale.

1. I membri e i dipendenti delle autorità comunicano in materia di personale con le autorità in formato digitale.

2. Ciò vale anche per la costituzione, la modifica e la cessazione di un rapporto di lavoro.

1. Le autorità possono fornire prestazioni per consentire o facilitare l'accesso da parte dei privati ai servizi digitali delle autorità.

2. Esse possono imporre tariffe atte a coprire i costi.

Autorità che operano in entrambe le lingue ufficiali possono fornire servizi digitali in una sola lingua ufficiale o eccezionalmente in un'altra lingua, se i servizi sono destinati all'uso interno dell'autorità e sono principalmente indirizzati a persone che padroneggiano la lingua in questione.

1. La Conferenza per la Pubblica Amministrazione Digitale e ICT (KDI) stabilisce gli standard e i processi per la digitalizzazione e li pubblica.

2. La pubblicazione può avvenire mediante riferimento a processi o standard di terzi, che eccezionalmente possono essere redatti in inglese.

1. Le Autorità

a. verificano l'identità delle persone che utilizzano servizi digitali o ricevono pagamenti dalle autorità, nella misura in cui ciò sia necessario per lo scopo del servizio o del pagamento,

b. possono a tal fine richiedere, in particolare, la presentazione di mezzi di identificazione e verificarli in presenza delle persone o in modo digitale,

c. adottano a tal fine procedure che garantiscono un livello di fiducia adeguato allo scopo del servizio digitale.

2. Di norma, è richiesto almeno un procedimento con il livello di fiducia 2 secondo lo standard eCH-0170 «Modello di qualità per l'autenticazione dei soggetti», per i servizi digitali che

a. comportano pagamenti a terzi,

b. determinano diritti o obblighi significativi,

c. notificano disposizioni o decisioni, oppure

d. trattano dati personali che sono particolarmente degni di protezione o soggetti a un obbligo di segretezza legale speciale.

3. Restano riservate le disposizioni della legislazione speciale o del diritto federale.

1. I servizi di base sono

| Nr. | Servizio di base | Scopo | Autorità responsabile | Obbligati all'utilizzo | Autorizzati all'utilizzo |

| --- | --------------- | ----- | -------------------- | ---------------------- | ---------------------- |

| 1 | BE-Net WAN | Rete dati a lunga distanza | Ufficio per l'Informatica e l'Organizzazione (KAIO) | Autorità cantonali e autorità che utilizzano servizi digitali accessibili tramite BE-Net WAN | Delegati delle autorità con il loro consenso |

| 2 | BE-Login | Servizio di identificazione per servizi digitali | KAIO | Autorità cantonali | Altre autorità |

| 3 | BE-KWP VDI | Postazione di lavoro virtuale con software Office e Collaborazione | KAIO | Autorità cantonali | Comuni e comuni misti, nonché delegati delle autorità con il loro consenso |

2. Le descrizioni dei servizi secondo l'articolo 26

a) regolano più dettagliatamente l'utilizzo dei servizi di base,

b) possono al contempo limitare il diritto o, in riferimento alle autorità cantonali, l'obbligo di utilizzo dei servizi di base.

3. L'obbligo di utilizzo vale nella misura in cui

a) la legislazione speciale non prescriva l'uso di altri strumenti ICT,

b) il Gran Consiglio non limiti l'obbligo di utilizzo per sé o per i suoi organi (Art. 17 Par. 6 DVG).

Il consenso delle rappresentanze comunali ai sensi dell'articolo 17 paragrafo 4 lettera b numero 2 e 3 DVG per l'estensione dell'obbligo di utilizzo dei servizi di base avviene nell'ambito della consultazione per la modifica dell'articolo 10 paragrafo 1.

Nel caso in cui il Parlamento si occupi di un progetto di legge o di decisione ai sensi dell'articolo 17 paragrafo 4 lettera a o lettera b numero 1 DVG, la relazione contiene il risultato della consultazione o delle audizioni delle rappresentanze comunali.

1. Gli organi secondo l'articolo 21 DVG assumono compiti a livello cantonale e amministrativo per quanto riguarda la gestione digitale e l'ICT.

2. I presidenti decidono sull'inclusione di persone diverse da quelle menzionate in questo regolamento per l'esame di singoli affari.

3. Gli organi adottano un regolamento interno.

1. Gli organi adottano le loro decisioni, se possibile, per consenso.

2. Se non si raggiunge un consenso, i presidenti stabiliscono la decisione dell'organo sulla base della discussione condotta. Essi possono svolgere a tal fine una votazione consultiva.

3. Le rappresentanze del controllo finanziario e dell'autorità di vigilanza sulla protezione dei dati non partecipano alle decisioni.

1. Gli organi seguono una gerarchia nel seguente ordine

a) Consiglio di Governo,

b) Delegazione Governativa per l'Amministrazione Digitale e ICT (RDI),

c) KDI,

d) Gruppi specialistici.

2. Gli organi superiori possono avocare a sé e decidere su questioni di competenza degli organi inferiori.

3. Gli organi subordinati possono sottoporre all'organo superiore le divergenze o le decisioni di particolare rilievo.

1. Sono membri del RDI

a) la cancelliera o il cancelliere dello Stato (presidenza),

b) la direttrice finanziaria o il direttore finanziario (vicepresidenza),

c) altri due membri del consiglio di stato designati dal consiglio di governo,

d) gli altri membri della direzione generale per l'amministrazione digitale e ICT (GLDI).

2. Il RDI

a) prepara i temi del consiglio di governo nel settore dell'amministrazione digitale e dell'ICT,

b) stabilisce direttive e priorità per l'elaborazione di strategie,

c) può commissionare studi e progetti.

3. L'Ufficio per l'Amministrazione Digitale (GDV) assicura il segretariato.

1. Al KDKG appartengono i membri della RDI nonché le seguenti persone

a) il presidente o la presidente dell'Associazione dei Comuni del Canton Berna (VBG),

b) il direttore generale o la direttrice generale del VBG,

c) un rappresentante comune delle città di Berna, Bienne e Thun,

d) i rappresentanti dell'amministrazione cantonale designati dalla RDI.

2. Il cancelliere o la cancelliera dello Stato

a) presiede le riunioni,

b) è rappresentato/a dal direttore finanziario o dalla direttrice finanziaria.

3. Il KDKG

a) garantisce la collaborazione tra il Cantone e i comuni nel campo della gestione digitale e dell'ICT,

b) fornisce consulenza su progetti e iniziative e può raccomandarne l'attuazione,

c) designa, su proposta dei rappresentanti dei comuni, le persone che partecipano alla presa di decisioni degli altri organi da parte dei comuni.

4. La GDV assicura il segretariato.

1. Il GLDI è composto da

a) la cancelliera dello Stato o il cancelliere dello Stato (Presidenza),

b) la segretaria generale o il segretario generale della Direzione delle Finanze (vicepresidenza),

c) una vicecancelliera dello Stato o un vicecancelliere dello Stato,

d) la direttrice o il direttore del KAIO,

e) la direttrice o il direttore della GDV.

2. Il GLDI

a) garantisce lo scambio tra la Cancelleria dello Stato e la Direzione delle Finanze per questioni di amministrazione digitale e ICT,

b) coordina gli affari della RDI, del KDKG e del KDI,

c) promuove progetti per l'adeguamento della legislazione sull'amministrazione digitale.

3. La GDV assicura il segretariato.

1. Fanno parte del KDI

a) la direttrice o il direttore del KAIO (presidenza),

b) la direttrice o il direttore della GDV (vicepresidenza),

c) rappresentanti delle direzioni, della cancelleria di Stato e delle autorità giudiziarie, che di norma sono collaboratori diretti della direttrice o del direttore o i loro sostituti,

d) ulteriori rappresentanti dell'amministrazione cantonale o di altre autorità designati dall'RDI.

2. Il KDI

a) elabora per il consiglio di governo la strategia ai sensi dell'articolo 13 comma 2 DVG e decide le strategie parziali,

b) emette, su richiesta dei gruppi di lavoro competenti

1. standard e processi ai sensi dell'articolo 14 DVG,

2. le descrizioni dei ruoli dell'amministrazione nel campo della gestione digitale e dell'ICT,

c) emette direttive per l'attuazione della legislazione sulla gestione digitale,

d) coordina la gestione dei portafogli dei progetti, dei servizi, delle applicazioni e dei dati dell'amministrazione,

e) garantisce il controllo di gestione a livello amministrativo,

f) può commissionare studi, progetti, benchmark e audit,

g) decide sulle divergenze tra direzioni, cancelleria di Stato o autorità giudiziarie in progetti o questioni interdirezionali.

3. Il KAIO assicura il segretariato.

1. Il KDI o la legislazione speciale istituisce gruppi di esperti per l'adempimento di compiti nel settore dell'amministrazione digitale e delle ICT.

2. Ai gruppi di esperti partecipano

a) Rappresentanze di tutte le direzioni, della cancelleria di stato e delle autorità giudiziarie,

b) eventualmente rappresentanze del controllo finanziario e dell'autorità di supervisione della protezione dei dati,

c) eventualmente rappresentanze dei comuni,

d) eventualmente rappresentanze dei servizi parlamentari,

e) esperti del settore.

3. I gruppi di esperti hanno i seguenti compiti nel loro ambito di competenza

a) Emanare direttive,

b) Emanare i processi e gli standard loro assegnati dal KDI,

c) Assicurare la gestione e la manutenzione dei portafogli,

d) Emanare descrizioni di prestazioni (Art. 26),

e) Concludere accordi di prestazione,

f) Incaricare e dare priorità a studi e progetti,

g) Presentare relazioni agli organi superiori,

h) Coordinamento, networking e gestione della conoscenza,

i) ulteriori compiti loro assegnati da

1. la legislazione speciale,

2. il KDI nel settore dell'amministrazione digitale e delle ICT.

4. Il KAIO o un'altra unità organizzativa designata dal KDI o dalla legislazione speciale assicura il segretariato.

1. I presidenti degli organi secondo gli articoli da 12 a 19 garantiscono che i comuni, in conformità all'articolo 22 DVG, nonché altre autorità interessate esterne all'amministrazione cantonale o le loro associazioni, siano adeguatamente coinvolti nella preparazione delle decisioni degli organi.

2. Il coinvolgimento può avvenire in particolare attraverso

- a) la collaborazione in un'organizzazione di progetto,

- b) una consultazione,

- c) la partecipazione alle deliberazioni degli organi competenti (Art. 12 comma 2),

- d) l'appartenenza a gruppi di esperti (Art. 19 comma 2).

1. La KDI disciplina la gestione dei costi ICT delle autorità cantonali attraverso direttive.

2. La gestione dei costi ICT

a) assicura la trasparenza dei costi di produzione e dell'uso dei servizi digitali impiegati,

b) documenta l'evoluzione dei costi, in particolare tramite una relazione annuale,

c) confronta i risparmi con il fabbisogno aggiuntivo riguardo a quantità e qualità,

d) crea incentivi per ottimizzare l'uso delle risorse, tramite indicatori e obiettivi di riferimento.

1. Le autorità che forniscono o intermediano servizi digitali per conto di altre autorità possono addebitare a queste ultime i costi sostenuti per i servizi resi da terzi.

2. In linea di principio, non possono essere addebitati

a. i costi dei servizi forniti dal personale interno,

b. i costi la cui imputazione risulta sproporzionatamente onerosa,

c. i costi dei servizi per il Gran Consiglio, i suoi organi e i servizi del Parlamento (Art. 96 cpv. 3 della legge del 4 giugno 2013 sul Gran Consiglio [Legge sul Gran Consiglio, LGC]).

3. Le descrizioni delle prestazioni (Art. 26) possono regolare in dettaglio l'imputazione dei costi e, se necessario, discostarsi dai principi di cui al paragrafo 1 e al paragrafo 2 lettera a. Le direzioni, la Cancelleria di Stato e la direzione amministrativa della giustizia possono anch'esse, in casi giustificati, discostarsi da questi principi.

1. Le autorità assicurano contrattualmente di ottenere il diritto d'autore o il diritto di concedere licenze secondo gli articoli 24 o 25 per quanto riguarda le opere che terzi creano per conto delle autorità.

2. Possono rinunciare a questo diritto per motivi oggettivi.

1. Testi, immagini, registrazioni audio, video e altre opere escluso il software, il cui diritto d'autore appartiene al Cantone, sono soggetti alla licenza Creative Commons Attribuzione 4.0 Internazionale (CC BY 4.0). Le autorità cantonali possono anche pubblicare tali opere sotto altre licenze ai sensi dell'articolo 26, commi 1 e 2 DVG.

2. Le opere conformi al comma 1 possono essere diffuse, modificate o utilizzate in altro modo da qualsiasi persona per qualsiasi scopo in base alla licenza CC BY 4.0, a condizione che vi sia indicazione del Cantone come titolare dei diritti e della licenza. Sono escluse tutte le garanzie e responsabilità del Cantone in relazione all'uso.

3. Sono fatti salvi i limiti legali all'uso, in particolare

a. la protezione dei dati personali,

b. la tutela della personalità, in particolare il diritto all'immagine,

c. le disposizioni sulla protezione dei segreti.

1. Gli Standard (Art. 8) disciplinano quali licenze secondo l'articolo 26 commi 1 e 2 DVG devono essere applicate per la pubblicazione di software open-source.

1. La KDI stabilisce, nell'ambito dell'articolo 32 comma 1 DVG e, se del caso, della legislazione speciale

a) l'entità dell'approvvigionamento ICT di base,

b) le applicazioni di gruppo.

2. I gruppi di lavoro competenti emettono e pubblicano descrizioni delle prestazioni per

a) i servizi di base nell'ambito dell'articolo 10,

b) gli elementi dell'approvvigionamento ICT di base,

c) le applicazioni di gruppo.

3. Le descrizioni delle prestazioni regolano in particolare

a) l'autorità competente,

b) lo scopo e le funzioni essenziali dei mezzi ICT,

c) la disponibilità ed altre caratteristiche rilevanti per la prestazione,

d) la ripartizione e l'addebito dei costi,

e) le modalità dell'ordine e della fornitura della prestazione,

f) il gruppo di utenti o eccezioni all'obbligo di utilizzo,

g) l'utilizzo dei mezzi ICT da parte dei mandatari delle autorità,

h) la regolamentazione dell'uso da parte di terzi tramite disposizione o contratto di diritto pubblico.

1. Le autorità cantonali non possono impiegare altri mezzi ICT per gli scopi della fornitura di servizi ICT di base e delle applicazioni aziendali.

2. Esclusi dall'obbligo di utilizzare la fornitura di servizi ICT di base e le applicazioni aziendali sono

a) la polizia cantonale,

b) le scuole medie superiori, le scuole professionali e le scuole specializzate superiori cantonali.

3. La KDI può obbligare le organizzazioni di cui al comma 2 a utilizzare determinate applicazioni aziendali.

1. Le autorità possono raccogliere e trattare i dati personali necessari per la comunicazione digitale con i privati (Art. 8 DVG) ai fini dell'adempimento dei loro compiti.

2. Tra questi dati vi sono in particolare

a. Dati di contatto come indirizzi e-mail, numeri di telefono e di cellulare,

b. Numeri di identificazione.

3. I numeri di identificazione previsti dal diritto federale possono essere trattati solo se vengono soddisfatte le condizioni stabilite dal diritto federale.

1. Le autorità cantonali rispettano l'efficienza economica nell'impiego delle risorse per la digitalizzazione dei loro processi, in particolare come segue

a) Analizzano i costi e i benefici dei progetti per le autorità e i privati interessati e danno priorità ai progetti con il miglior rapporto costo-beneficio.

b) Utilizzano, se possibile, strumenti ICT esistenti come i servizi di base ICT o le applicazioni aziendali.

c) Acquistano e utilizzano, se possibile, strumenti ICT congiuntamente con altre autorità, inclusi quelli di altri cantoni o della Confederazione.

2. Per questo, all'occorrenza, mettono in secondo piano i propri interessi e requisiti.

1. Tutte le autorità adattano i propri servizi digitali al DVG e al presente regolamento entro la prossima acquisizione o modifica, ma al più tardi entro sei anni dall'entrata in vigore di questo regolamento, qualora necessario.

2. Esse implementano i servizi digitali di cui devono disporre ai sensi del DVG o del presente regolamento entro quattro anni dall'entrata in vigore di questo regolamento.

3. Adattano i loro processi, decreti, istruzioni, altre norme e strumenti al DVG e al presente regolamento,

a) nella misura in cui riguardano i servizi digitali ai sensi dei paragrafi 1 o 2: entro il termine ivi indicato,

b) nella misura in cui si tratta di casi diversi da quelli di cui alla lettera a: entro due anni dall'entrata in vigore di questo regolamento.

4. Le direzioni e la cancelleria di Stato presentano al consiglio di governo, entro due anni dall'entrata in vigore di questo regolamento, le eventuali ulteriori modifiche del diritto regolamentare richieste in base al DVG.

1. I seguenti decreti vengono modificati

1. Regolamento del 18 ottobre 1995 sull'organizzazione del Consiglio di Stato (Regolamento Organizzativo CdS; RgO CdS)[[4]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606188_2_4_c),

2. Regolamento del 13 marzo 2013 sulla classificazione, pubblicazione e archiviazione dei documenti relativi agli affari del Consiglio di Stato (Regolamento sulla Classificazione, RgC)[[5]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606192_2_5_c),

3. Regolamento del 18 ottobre 1995 sull'organizzazione e sui compiti della Direzione finanziaria (Regolamento Organizzativo FIN; RgO FIN)[[6]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606193_2_6_c),

4. Regolamento del personale del 18 maggio 2005 (RP)[[7]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606194_2_7_c),

5. Regolamento del 24 ottobre 2007 sul regolamento interno per le conferenze regionali (RgCR)[[8]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606195_2_8_c),

6. Regolamento del 5 agosto 1998 sulle eccezioni all'obbligo di distruzione dei dati di polizia (Regolamento Dati, RgD)[[9]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606196_2_9_c),

7. Regolamento del 28 marzo 2007 sull'assunzione degli insegnanti (RAI)[[10]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606197_2_10_c),

8. Regolamento del 26 marzo 1997 sulle statistiche (Regolamento Statistico, RegStat)[[11]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606198_2_11_c),

9. Regolamento del 22 agosto 2001 sul riequilibrio finanziario e dei carichi (RgRFC)[[12]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606199_2_12_c),

10. Regolamento cantonale sull'energia del 26 ottobre 2011 (RCEng)[[13]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606200_2_13_c),

11. Regolamento sulla circolazione stradale del 20 ottobre 2004 (RCS)[[14]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606201_2_14_c),

12. Regolamento del 28 ottobre 1998 sulla tassazione dei veicoli a motore e sulla riscossione dei crediti da parte dell'ufficio della circolazione e della navigazione (RVMT)[[15]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606202_2_15_c),

13. Regolamento del 24 novembre 2021 sulle prestazioni sociali (RPS)[[16]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606203_2_16_c),

14. Regolamento del 5 novembre 1997 sulla conservazione delle basi vitali e del paesaggio culturale (RCVPC)[[17]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606204_2_17_c),

15. Regolamento alberghiero del 13 aprile 1994 (RAlber)[[18]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606205_2_18_c),

16. Regolamento cantonale sui giochi d'azzardo del 2 dicembre 2020 (RCGdA)[[19]](#enumeration_itemtext_content_fn_2606206_2_19_c).

1. L'ordinanza del 24 gennaio 2018 relativa alla tecnologia dell'informazione e della comunicazione dell'amministrazione cantonale (ICTV)20 è abrogata.

1. Questo regolamento entra in vigore insieme alla Legge del 7 marzo 2022 sulla gestione digitale (DVG).