1. Disposizioni Generali (ArchV)

1. Questo regolamento disciplina

a) l'organizzazione, l'amministrazione, la conservazione e l'archiviazione dei documenti degli organi del Cantone, delle sue istituzioni e delle sue corporazioni, nella misura in cui non esista altra normativa in un regolamento o un regolamento secondo gli articoli 10, 12 e 12a della Legge sugli Archivi,

b) l'archiviazione dei documenti di privati, a condizione che essi svolgano compiti di diritto pubblico a loro affidati,

c) i compiti dell'archivio di Stato,

d) l'accessibilità e l'utilizzo dei beni archivistici.

2. La Direzione degli Affari Interni e della Giustizia disciplina tramite regolamento la gestione degli archivi

a) ...

b) dei comuni, delle loro istituzioni e di corporazioni soggette alla Legge sui Comuni del 16 marzo 1998 (LC)[[2]](#enumeration_itemtext_content_fn_3159599_2_2_c).

1. Supporti di memorizzazione sono tutti i materiali che si prestano alla conservazione temporanea o permanente di informazioni analogiche o digitali.

2. Gli strumenti di ricerca sono strumenti necessari per il reperimento, l'uso e la comprensione dei documenti, come sistemi di catalogazione con metadati, elenchi fisici o digitali, registri, schedari e liste. Includono le seguenti informazioni aggiuntive sui dati primari

a) Struttura (suddivisione, layout, formato ecc.),

b) Contesto di elaborazione (persone, enti coinvolti, dispositivi di output, transazioni ecc.),

c) Indicazioni sul contenuto.

3. Documenti provenienti da sistemi digitali sono

a) * Documenti generati come prodotti intermedi, secondari o finali di processi di elaborazione elettronica, che possono essere in forma digitale o analogica,

b) Documenti accessibili esclusivamente in forma digitale e legibili solo tramite strumenti elettronici (documenti digitali).

1. Le autorità garantiscono che le loro attività siano adeguatamente documentate, in modo che le loro azioni possano essere comprese e dimostrate in qualsiasi momento.

2. A tal fine, conservano solo documenti completi e affidabili.

3. L'affidabilità dei documenti deve essere garantita attraverso misure organizzative e tecniche adeguate.

1. I documenti sono considerati meritevoli di archiviazione se possiedono un grande e duraturo valore informativo per

a. la tutela degli interessi pubblici,

b. la tutela degli interessi privati legittimi,

c. l'attività amministrativa, la legislazione o la giurisprudenza,

d. la documentazione dell'attività e dell'organizzazione delle autorità,

e. la comprensione del presente e della storia,

f. la scienza e la ricerca.

2. I documenti valutati come non meritevoli di archiviazione devono essere distrutti al termine del periodo di conservazione, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.

1. Ogni autorità redige un sistema di archiviazione come base per l'organizzazione dei propri documenti.

2. Nel sistema di archiviazione sono indicati

a. la sistematica per l'ordinamento dei documenti,

b. *** ...

c. *** i termini di conservazione,

d. *** le informazioni per la valutazione dei documenti,

e. *** ulteriori metadati.

3. La sistematica per l'ordinamento dei documenti

a. *** rappresenta tutti i compiti dell'autorità,

b. *** dovrebbe essere il più semplice, chiara e adeguata possibile.

4. Ogni autorità redige regolamenti organizzativi, che stabiliscono i processi e le responsabilità nella gestione degli affari per ciascuna unità organizzativa.

5. Il sistema di archiviazione e i regolamenti organizzativi devono essere regolarmente verificati e mantenuti aggiornati.

1. Nell'archiviazione di documenti analogici e digitali, l'autorità competente assicura che la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la tracciabilità dei documenti siano garantite mediante l'adozione di misure tecniche e organizzative adeguate. I principi della legislazione sulla sicurezza delle informazioni si applicano in modo corrispondente.

1a Per quanto riguarda i documenti analogici, l'autorità responsabile dell'archiviazione assicura che

a. vengano utilizzati supporti informativi e materiali di scrittura resistenti all'invecchiamento, nonché altri strumenti ausiliari che garantiscano una durata di vita sufficiente,

b. i locali d'archivio siano chiudibili a chiave e i documenti siano protetti da influenze dannose, in particolare incendi, acqua, sporcizia, umidità, esposizione solare e parassiti,

c. le persone non autorizzate non abbiano accesso ai documenti.

2. L'autorità competente stabilisce a chi compete la sicurezza e l'archiviazione dei documenti.

1. Le autorità cantonali consegnano un esemplare di deposito all'Archivio di Stato di pubblicazioni di valore documentaristico per la biblioteca dello stesso, se esse

a **\*** le hanno pubblicate autonomamente, oppure

b **\*** hanno partecipato alla loro creazione o le hanno sostenute finanziariamente.

1. Lo scambio e la cessione di beni archivistici sono consentiti, purché i beni restino in possesso di archivi pubblici.

1. La nota di contestazione secondo l'Articolo 14 comma 4 ArchG deve essere presentata per iscritto.

2. Essa deve essere contrassegnata come una contestazione, contenere il nome della persona interessata e essere allegata ai documenti nella posizione corretta con data.

3. Per quanto riguarda i documenti digitali si applicano mutatis mutandis i commi 1 e 2.

1. ...

2. La Cancelleria di Stato si occupa dell'organizzazione, gestione e conservazione dei documenti del Consiglio di Governo e svolge le funzioni dell'autorità obbligata all'offerta.

3. Le Direzioni e la Cancelleria di Stato sono responsabili dell'archiviazione dei documenti delle commissioni dell'amministrazione centrale nel loro ambito di competenza e svolgono lì le funzioni delle autorità obbligate all'offerta.

1. I seguenti fornitori di servizi e i loro successori legali sono considerati fornitori significativi di servizi psichiatrici ai sensi dell'articolo 9, comma 1, lettera e1, ArchG

a Servizi Psichiatrici Universitari di Berna (UPD),

b Centro Psichiatrico di Münsingen (PZM),

c Réseau de l'Arc SA.

L'Archivio di Stato può emanare disposizioni relative all'organizzazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti dell'amministrazione cantonale, in particolare per quanto riguarda la gestione degli affari (direttiva GEVER).

Le disposizioni vengono approvate dal Consiglio di Stato, salvo si tratti di modifiche di lieve entità o di disposizioni di importanza secondaria.

1. Al momento della prima creazione, le autorità soggette all'obbligo di offerta presentano al Archivio di Stato i loro sistemi di ordinamento e le disposizioni organizzative per l'esame e l'approvazione.

2. Le modifiche ai sistemi di ordinamento vengono sottoposte periodicamente o secondo le indicazioni del Archivio di Stato per una verifica continua.

1. I documenti si considerano non più necessari costantemente e devono quindi essere offerti all'Archivio di Stato quando l'autorità obbligata alla loro offerta non ne fa più un uso frequente, comunque al più tardi dieci anni dopo la conclusione dell'affare.

2. Il termine di cui al comma 1 può essere prorogato dall'Archivio di Stato se l'autorità obbligata all'intermediazione dimostra che ha ancora bisogno frequentemente dei documenti.

3. L'Archivio di Stato può assumere anticipatamente documenti digitali, di norma cinque anni dopo la conclusione dell'affare, in forma di copie (modello di selezione). Stabilisce i dettagli in un accordo di consegna ai sensi dell'Articolo 17, comma 5.

L'autorità obbligata alla proposta indica come proposta i documenti che ritiene meritevoli di archiviazione.

Prepara i documenti in modo tale che possano essere valutati e, se del caso, archiviati senza ulteriori sforzi in relazione alla loro meritevolezza di archiviazione.

L'archivio di Stato valuta i documenti e decide in merito alla loro meritevolezza di archiviazione, tenendo conto delle proposte dell'autorità obbligata.

Decide se i documenti debbano essere archiviati su carta o in formato digitale.

1. Qualora nei sistemi digitali vengano trattati documenti meritevoli di archiviazione, l'archivio di Stato deve essere coinvolto tempestivamente e adeguatamente nella pianificazione dei sistemi.

2. L'archivio di Stato riceve accesso a tutti i sistemi i cui dati devono essere valutati per la loro meritevolezza di archiviazione, in particolare alle relative documentazioni di progetto, sistema e applicazione, nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento delle sue funzioni. L'accesso tramite procedura di richiesta è escluso.

3. ...

1. Alla consegna dei documenti analogici devono essere offerti all'archivio di Stato anche gli strumenti di ricerca pertinenti e eventuali altri strumenti di supporto.

2. Alle consegne deve essere allegato un elenco dei documenti consegnati, che contenga le seguenti informazioni

a) contenuto dei documenti in forma sintetica,

b) indicazione sui dati personali,

c) durate delle serie di documenti consegnati.

3. Le autorità obbligate alla presentazione sono responsabili del trasferimento dei beni archivistici. Esse devono concordare in anticipo con l'archivio di Stato gli accordi necessari.

4. L'archivio di Stato redige un rapporto di consegna sui documenti consegnati. Questo serve come conferma di ricezione per l'autorità che effettua la consegna.

4a. I documenti che non soddisfano i requisiti possono essere respinti dall'archivio di Stato per migliorie.

4b. Per la consegna dei documenti digitali si applicano mutatis mutandis i paragrafi da 1 a 4a.

5. I dettagli sull'obbligo di presentazione e sulla consegna sono regolati dall'archivio di Stato attraverso direttive e accordi di consegna. Le direttive sulla conservazione digitale sono emanate in accordo con gli organi competenti secondo le normative sulla gestione digitale.

1. L'Archivio di Stato svolge i compiti che gli sono assegnati dalla legge sull'archiviazione.

2. Garantisce la conservazione del materiale d'archivio a esso affidato e può adottare le misure necessarie a tal fine.

3. Consiglia e supporta gli utenti del materiale d'archivio nei limiti delle sue possibilità.

4. Accetta incarichi per accertamenti approfonditi dall'amministrazione cantonale e dai servizi del parlamento, purché ciò non comporti un onere sproporzionato.

1. L'Archivio di Stato gestisce un archivio digitale a lungo termine per i documenti delle autorità soggette a obbligo di offerta.

1. L'Archivio di Stato supervisiona il settore storico degli archivi comunali in collaborazione con la Direzione dell'interno e della giustizia.

2. È l'organismo cantonale specializzato per la supervisione comunale in materia di archiviazione.

L'Archivio di Stato tiene il registro degli stemmi cantonali e il registro degli stemmi comunali.

1. I fondi dell'Archivio di Stato sono generalmente disponibili al pubblico per la consultazione in una sala di lettura fisica o digitale.

2. Per motivi di conservazione, il materiale d'archivio può essere reso disponibile per la consultazione su un supporto alternativo o in forma digitale. Non esiste un diritto alla consegna degli originali.

3. Le richieste di consultazione devono essere motivate per iscritto se si richiede l'accesso a dati personali durante il periodo di protezione in corso.

4. La procedura è altrimenti regolata dalla normativa sull'informazione.

1. L'Archivio di Stato può limitare o negare la consultazione di determinati fondi o di singoli documenti qualora il materiale d'archivio interessato, a causa della sua età e della sua natura, non possa essere visionato o possa essere visionato solo sotto misure di protezione speciali.

1. L'accesso ai beni d'archivio può essere temporaneamente negato a causa di oneri sproporzionati, in particolare quando le capacità del personale dell'archivio statale sono esaurite a causa dell'elevato numero di utenti.

2. ...

1. L'archivio di Stato può prestare il materiale d'archivio alla struttura che lo ha consegnato. Sono fatte salve le restrizioni applicabili all'accesso ai dati personali archiviati secondo l'articolo 14 comma 3 ArchG.

2. Ai fini della ricerca scientifica, l'archivio di Stato può prestare materiale d'archivio ad altri archivi, a condizione che questi garantiscano un trattamento adeguato e la protezione dei dati personali.

3. Per mostre al di fuori dell'archivio di Stato, il materiale d'archivio può essere messo a disposizione su richiesta, se

a) non esistono preoccupazioni di conservazione,

b) viene garantita la sicurezza necessaria durante il trasporto e nel luogo espositivo,

c) lo scopo prefissato non può essere raggiunto con copie o similari e

d) il materiale d'archivio prestato viene adeguatamente assicurato o viene fornita una garanzia sufficiente.

4. ...

1. Nella pubblicazione di archivi è necessario indicare

a) la provenienza (Archivio di Stato del Cantone di Berna),

b) tutte le deviazioni rilevanti dall'originale, come in particolare modifiche di contenuto e ulteriori elaborazioni,

c) l'esistenza di un'eventuale riproduzione.

1. ...

1a

Il materiale d'archivio è accessibile al pubblico per la realizzazione di riproduzioni su richiesta, se

a) non vi sono ragioni di conservazione contrarie,

b) non comporta un onere sproporzionato per l'archivio di Stato,

c) la riproduzione non è destinata a fini commerciali oppure è stata concessa un’autorizzazione corrispondente ai sensi dell'articolo 24 dell'ArchG.

2. La realizzazione di singole copie d'uso per uso personale è consentita nel rispetto del regolamento d'uso dell'archivio di Stato.

3-4

...

1. L'Archivio di Stato disciplina i dettagli dell'uso delle sue raccolte nella sala di lettura analogica e digitale attraverso un regolamento di utilizzo.

2. Esso può

a. vietare completamente o parzialmente l'uso alle utenti e agli utenti che violano in modo grave o ripetuto il regolamento di utilizzo o le istruzioni del personale nella sala di lettura analogica,

b. adottare misure appropriate contro l'uso improprio nella sala di lettura digitale, come ad esempio il blocco dell'account utente.

1. L'Archivio di Stato può adottare misure adeguate per garantire la sicurezza e l'ordine nei suoi locali nonché per far rispettare il regolamento d'uso, in particolare allontanare persone ed emettere divieti di accesso.

Il Cantone può concedere aiuti finanziari alla «Fondazione Gosteli - Archivio per la storia del movimento femminile svizzero» secondo l'Articolo 25a commi 1 e 2 ArchG.

Gli aiuti finanziari sono concordati in un contratto di prestazione sotto forma di contributi operativi annuali.

L'importo del contributo deve essere coordinato con il contributo federale e i contributi di terzi.

1. I sussidi finanziari sono concessi in particolare per le prestazioni nei settori dell'archiviazione, della mediazione culturale e delle pubbliche relazioni.

2. I documenti d'archivio devono essere resi accessibili al pubblico per la consultazione, in linea di principio, gratuitamente.

3. Le ulteriori condizioni di contributo e le singole prestazioni sono stabilite nel contratto di prestazione.

1. La domanda di contributo deve essere presentata all'Archivio di Stato non oltre 13 mesi prima dell'inizio del periodo di contributo.

2. In genere, deve includere le seguenti informazioni

a) una descrizione delle attività attuali e pianificate,

b) una panoramica delle prestazioni da fornire,

c) l'importo e la motivazione del contributo cantonale richiesto,

d) indicazioni sui contributi federali garantiti o richiesti e su altri finanziamenti di terzi, nonché sui contributi propri,

e) bilanci approvati degli ultimi tre anni, il budget attuale e una prospettiva sulla pianificazione finanziaria.

1. Per l'archiviazione dei documenti dei tribunali di primo grado e degli uffici dei giudici istruttori rimangono applicabili le disposizioni del regolamento del 6 agosto 1943 sugli archivi distrettuali3 fino all'entrata in vigore dei regolamenti del Tribunale di appello e della Procura generale previsti dall'articolo 12 ArchG.

1. Ordinanza del 18 ottobre 1995 sull'organizzazione e i compiti della Cancelleria di Stato (Ordinanza sull'Organizzazione CSA, OrV CSA)[[4]](#enumeration_itemtext_content_fn_3159646_2_4_c)

2. Ordinanza comunale del 16 dicembre 1998 (OC)[[5]](#enumeration_itemtext_content_fn_3159647_2_5_c)

1. I seguenti decreti sono abrogati

1. Regolamento del 24 giugno 1992 sull'Archivio di Stato del Cantone di Berna (BSG 421.21),

2. Regolamento del 6 agosto 1943 sugli Archivi Distrettuali (BSG 421.211).

1. Questo regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2010.