Ordonnance sur le registre des membres (MRVO) (MRVO)

Cette ordonnance régit pour le registre des membres selon l'objet

181.15

Règlement sur le registre des membres (RRVM)

**Définitions**

Dans le présent règlement, on entend par

a. Registre des membres: registre dans lequel sont enregistrées toutes les personnes qui, conformément à l’art. 24 du Règlement ecclésiastique, sont membres de l’Église cantonale;

b. Informations: toutes les données relatives à l’exécution d’une tâche ecclésiastique, quelle que soit leur forme de présentation et leur support d’information, à l’exception des données qui ne sont pas finalisées ou qui sont exclusivement destinées à un usage personnel;

c. Identifiant: numéro non significatif et invariable qui, en tant qu’élément fonctionnel d’un ensemble de données, permet l’identification univoque d’une personne ou d’une chose;

d. Caractéristique: propriété d’une personne ou d’une chose qui peut être objectivement enregistrée et décrite.

1. Communautés

paroissiales et

fédérations de

paroisses

1. 1. 21-111

Sont également considérées comme paroisses au sens de la présente ordonnance

a. les communautés paroissiales au sens de l’art. 177 al. 1 du Règlement

ecclésiastique,

b. les unions de paroisses.

Exhaustivité

du registre

des membres

1 Le registre des membres doit être actualisé, exact et complet en ce qui

concerne les personnes enregistrées et les informations qui y figurent.

2 Le registre des membres et les informations qu’il contient doivent être

tenus exclusivement en Suisse.

Compétence

1 Le Conseil de l'Église institue et exploite le registre des membres.

2 Il garantit l'utilisation du registre des membres et des informations qu'il contient conformément aux dispositions légales.

3 Le Conseil de l'Église soutient et conseille les paroisses dans l'utilisation du registre des membres et contrôle la qualité des informations traitées par les paroisses.

4 Les paroisses saisissent dans le registre des membres les informations désignées dans la présente ordonnance et par le Conseil de l'Église.

**Prise en charge des coûts**

**Art. 6.**

1 L'Église nationale prend en charge les coûts d'institution du registre des membres, de sa propre utilisation du registre des membres et de l'accès aux données de la plateforme cantonale des données des habitants (PCDH). Elle prend en charge les coûts d'exploitation et de maintenance du registre des membres, sauf si les paroisses les supportent conformément à l'al. 2.

**Registres ecclésiastiques**

2 Les paroisses supportent les coûts d'exploitation, de maintenance et de leur propre utilisation du registre des membres, notamment pour l'adaptation de leurs systèmes, pour l'extraction d'informations du registre des membres et pour la saisie d'informations dans celui-ci.

Les paroisses tiennent les registres ecclésiastiques conformément à

8.1 Identifiants et caractéristiques

1. Le registre des membres contient des données personnelles et des données personnelles sensibles concernant les membres de l'Église cantonale, relatives aux identifiants et caractéristiques, conformément à l'annexe de la présente ordonnance.

2. Le Conseil synodal peut déterminer d'autres identifiants et caractéristiques à collecter par les paroisses ou l'Église cantonale, qui sont nécessaires à l'accomplissement des tâches ecclésiastiques, et prescrire la saisie des données correspondantes dans le registre des membres.

1. Le Conseil synodal demande à KEP les données personnelles et les Acquisition

données personnelles spéciales pour le registre des membres confor- de données

mément à l’art. 23 al. 2 de la loi sur l’enregistrement et les registres

des habitants³.

2. Les paroisses saisissent les données personnelles et les données per-

sonnelles spéciales dans le registre des membres pour les identifiants

et les caractéristiques que le Conseil synodal ne peut pas demander

à KEP conformément à l’al. 1.

1 La Kirche et les paroisses sont autorisées à traiter d'autres informations

outre celles prévues au § 8 dans le cadre du registre des membres, des informations

supplémentaires concernant les membres et les non-membres à des fins

ecclésiastiques.

2 Les paroisses ne peuvent accéder qu'aux informations qu'elles ont

collectées conformément à l'al. 1.

3. Section : Accès aux données et communication des données

Accès aux données

Le Conseil synodal est habilité à accéder aux données personnelles et aux données personnelles sensibles de tous les membres de l'Église régionale, conformément au § 8 a., à partir du registre des membres.

1. Les paroisses protestantes (Kirchgemeinden) consultent les données personnelles et les données personnelles sensibles de leurs membres à partir du registre des membres.

2. Chaque paroisse protestante (Kirchgemeinde) ne peut consulter dans le registre des membres que les données personnelles et les données personnelles sensibles de ses propres membres.

1 Le Conseil de l'Église pour l'Église cantonale et les régies ecclésiastiques désignent

pour leur paroisse

a. la personne de contact responsable des questions relatives au registre

des membres,

b. les personnes autorisées à accéder au registre des membres.

Personnes

1. 1. 21-111

3

181.15 Ordonnance sur le registre des membres (ORM)

2 Elles veillent à ce que seules les personnes autorisées puissent consulter

les données personnelles et les données personnelles particulières du

registre des membres.

d. Protoco-

lisation

Divulgation

de données

a. Principe

b. aux autorités,

organes et

organisations

par procédure

d'appel

c. Décision

Le Conseil de paroisse fait en sorte que soient consignés de manière appropriée

a. qui a accédé aux informations contenues dans le registre des membres,

b. quelles informations ont été modifiées dans le registre des membres.

La divulgation d'informations issues du registre des membres

est régie, sous réserve des §§ 16 et 17, par l'art. 23 de l'ordonnance

ecclésiastique et par la loi sur l'information et la protection des données4.

1 Le Conseil de l'Église peut accorder aux organisations et aux per-

sonnes morales de droit public et privé, chargées de l'accomplissement

de tâches ecclésiastiques, un accès au registre des membres par la pro-

cédure de consultation électronique.

2 Quiconque souhaite accéder au registre des membres conformément

à l'al. 1 doit prouver que les conditions de communication des informa-

tions sont remplies. Les requérantes et requérants désignent

a. la base légale pour l'accomplissement des tâches pour lesquelles

ils ont besoin des informations,

b. l'unité organisationnelle à laquelle la communication des informa-

tions doit être effectuée,

c. les identifiants et caractéristiques auxquels ils souhaitent accéder.

3 Les requérantes et requérants confirment par écrit et garantissent

que les informations demandées ne seront utilisées qu'à des fins ecclé-

siastiques ou idéelles et ne seront pas transmises.

4 Les requérantes et requérants déterminent s'ils souhaitent consulter

les informations électroniquement depuis le registre des membres et être

informés des modifications.

1 Le Conseil de l’Église examine les demandes conformément au § 16 et décide de la

divulgation des informations. Il peut exiger des requérantes et requérants des

informations supplémentaires et subordonner la divulgation des informations à

des conditions et des charges.

2 Le Conseil de l’Église limite la divulgation des informations de manière à ce

que seules les informations nécessaires à la finalité poursuivie soient obtenues.

4

Ordonnance concernant le registre des membres (ORM)

181.15

3 La limitation de la divulgation des informations sur le plan géographique est

déterminée par le champ de compétence territoriale des requérantes et

requérants ainsi que par la finalité poursuivie.

4 Le Conseil de l’Église peut refuser la divulgation des informations si les

dépenses paraissent démesurées par rapport à la finalité poursuivie. Il tient

compte dans sa décision, notamment, de la nature des informations et du

nombre de consultations annuelles.

Le Conseil de l'Église et les administrations ecclésiastiques peuvent utiliser les données statistiques personnelles et les données personnelles particulières conformément à l'art. 8 al. 1 let. a–h, en tant que répertoire d'adresses, pour la réalisation d'enquêtes statistiques.

4. Section: Dispositions transitoires et finales

Dispositions transitoires concernant les données personnelles et les données personnelles sensibles

Lorsque les paroisses disposent, au moment de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance, dans leurs systèmes électroniques, de données personnelles et de données personnelles sensibles au sens du § 8, elles doivent les saisir dans le registre des membres.

Prise en charge des coûts

L'Église nationale prend en charge les coûts des paroisses pour

a. l'installation technique de l'accès des paroisses au registre des membres,

b. la saisie des données personnelles et des données personnelles particulières

conformément à l'art. 19 dans le registre des membres,

c. l'exploitation, l'entretien et l'utilisation du registre des membres

pendant cinq ans à compter de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Datenschutz-Reglement widersprechen, gehen die Bestimmungen die- Kirchlichen

ser Verordnung vor.

Datenschutz-

Reglement

1 OS 74, 507; AB1 2019-07-05.

2 Inkrafttreten: 1. Januar 2020.

3 LS 142.1.

4 LS 170.4.

5 LS 180.7.

6 LS 181.10.

7 Eingefügt durch B vom 7. Juli 2020 (OS 75, 457; AB1 2020-07-10). In Kraft seit

1. November 2020.

8 Fassung gemäss B vom 7. Juli 2020 (OS 75, 457; ABI 2020-07-10). In Kraft seit

1. November 2020.

1. 1. 21-111

5

181.15

Anhang7

Verordnung über das Mitgliederregister (MRVO)

Identifikatoren und Merkmale gemäss § 8 Abs. 1 MRVO

1. amtlicher Name und die anderen in den Zivilstandsregistern beur-

kundeten Namen einer Person

2. alle Vornamen in der richtigen Reihenfolge

3. Wohnadresse und Zustelladresse einschliesslich Postleitzahl und Ort

4. Geburtsdatum und Geburtsort

5. Geschlecht

6. Zivilstand sowie Ehe oder eingetragene Partnerschaft

7. Ergänzung Zivilstand: Trennung

8. Personen-Beziehungen

9. Information zu religionsunmündigen Kindern ohne Konfessions-

meldung, sofern ein Elternteil evangelisch-reformiert ist

10. AHV-Versichertennummer

11. persönliche Identifikationsnummer (Local ID)

12. eidgenössischer Gebäudeidentifikator (EGID)

13. eidgenössischer Wohnungsidentifikator (EWID)

14. Haushaltsart

15. Staatsangehörigkeit sowie Heimatorte bei Schweizer Bürgerinnen

und Bürgern

16. Ausländerkategorie

17. Niederlassung oder Aufenthalt in der Kirchgemeinde sowie Kirch-

gemeinde des Aufenthalts oder der Niederlassung

18. Zugehörigkeit zu einer Kirchgemeinschaft

19. Stimm- und Wahlrecht gemäss Art. 20 Abs. 1 und 2 der Kirchenord-

nung6

20. bei Zuzug: Datum und Herkunftskirchgemeinde beziehungsweise

Herkunftsstaat

21. bei Wegzug: Datum und Zielkirchgemeinde beziehungsweise Ziel-

staat

22. Umzugsdatum

23. bei Tod: Datum und Sterbeort

24. Datum des Eintritts oder des Austritts oder einer Nichtzugehörig-

keitserklärung

25. Name und Adresse der sorgeberechtigten Person

26. Besuch von verbindlichen religionspädagogischen Angeboten

27. Taufe, Konfirmation, kirchliche Trauung und kirchliche Abdankung

6

sowie Ort und Datum

***

règlement sur la protection des données, les dispositions de la présente ordonnance prévalent.

Règlement sur la

protection des données

1 RO 74, 507 ; BO 2019-07-05.

2 Entrée en vigueur : 1er janvier 2020.

3 RS 142.1.

4 RS 170.4.

5 RS 180.7.

6 RS 181.10.

7 Inséré par A du 7 juillet 2020 (RO 75, 457 ; BO 2020-07-10). En vigueur depuis le

1er novembre 2020.

8 Version selon A du 7 juillet 2020 (RO 75, 457 ; BO 2020-07-10). En vigueur depuis le

1er novembre 2020.

1. 1. 21-111

5

181.15

Annexe7

Ordonnance sur le registre des membres (ORMembres)

Identifiants et caractéristiques selon l'art. 8 al. 1 ORMembres

1. nom officiel et les autres noms d'une personne inscrits dans les

registres de l'état civil

2. tous les prénoms dans le bon ordre

3. adresse du domicile et adresse de correspondance, y compris le

code postal et le lieu

4. date et lieu de naissance

5. sexe

6. état civil ainsi que mariage ou partenariat enregistré

7. complément à l'état civil : séparation

8. relations personnelles

9. information sur les enfants mineurs au regard de la religion sans

déclaration de confession, pour autant qu'un parent soit évangélique

réformé

10. numéro d'assuré AVS

11. numéro d'identification personnel (Local ID)

12. identificateur fédéral de bâtiment (EGID)

13. identificateur fédéral de logement (EWID)

14. type de ménage

15. nationalité ainsi que lieux d'origine pour les citoyennes et citoyens

suisses

16. catégorie d'étranger

17. établissement ou séjour dans la paroisse ainsi que paroisse du

séjour ou de l'établissement

18. appartenance à une communauté paroissiale

19. droit de vote et d'éligibilité conformément à l'art. 20 al. 1 et 2 de

l'ordonnance ecclésiastique6

20. en cas d'arrivée : date et paroisse d'origine ou État d'origine

21. en cas de départ : date et paroisse de destination ou État de

destination

22. date du déménagement

23. en cas de décès : date et lieu du décès

24. date d'entrée ou de sortie ou d'une déclaration de non-appartenance

25. nom et adresse de la personne ayant l'autorité parentale

26. fréquentation d'offres pédagogiques religieuses obligatoires

27. baptême, confirmation, mariage religieux et obsèques religieuses

6

ainsi que lieu et date

Abs. 1 du règlement ecclésiastique 6

a. son exploitation et son utilisation par l'Église nationale et les paroisses ;

b. son contenu, en particulier les identifiants et les caractéristiques pour

lesquels des informations sont recueillies ;

c. le traitement des informations qu'il contient concernant les membres de

l'Église nationale ;

d. le cadre dans lequel s'effectue le traitement des informations concernant les

non-membres de l'Église nationale à des fins ecclésiastiques.

Abs. 1 de l’Ordonnance ecclésiastique, indépendamment de l’enregistrement des baptêmes,

confirmations, mariages religieux et enterrements religieux dans le registre des membres.

2

Ordonnance sur le registre des membres (MRVO)

2e section : Contenu du registre des membres

181.15