Ordonnance sur l'information et la protection des données (OIPD) (IDV)

1 Les organes publics sont, dans leur domaine de compétence,

responsables du respect et de la mise en œuvre des principes en matière

de traitement des informations et des données personnelles lors de leur

activité d’information et des mesures de protection des données.

2 S’ils remplissent les conditions requises et après pondération des

intérêts publics et privés, ils divulguent des informations

a. par une activité d’information d’office au sens du § 14 de la loi

du 12 février 2007 sur l’information et la protection des données

(LIPD)2 et

b. en accordant l’accès aux informations sur demande au sens du §

20 LIPD.

3 Les organes publics du canton tenus de mettre en œuvre la LIPD

au sens du § 3 al. 1 let. b LIPD sont, chacun dans les limites de son

domaine de compétence

a. le Conseil d’État,

b. les unités désignées au § 59 et à l’annexe 2 de l’ordonnance du

18 juillet 20073 sur l’organisation du Conseil d’État et de l’admi-

nistration cantonale, dans la mesure où les directions ne prennent

pas d’autres dispositions.

4 Les autres organes publics désignés au § 3 al. 1 LIPD désignent

eux-mêmes les services tenus de mettre en œuvre la LIPD pour leur

domaine de compétence. Ils peuvent notamment désigner des services

centraux à cet effet.

5 Les dispositions spéciales en matière de compétences de la

présente ordonnance et d’autres actes législatifs du droit cantonal et

communal restent réservées.

1 L'information dans le cadre des processus de formation de l'opinion peut Informations

notamment être restreinte lorsque ceux-ci portent sur des questions politi-

quement controversées ou lorsque les affaires concernées peuvent faire

l'objet de litiges ultérieurs. Il sera décidé au cas par cas de l'activité

d'information après la prise de décision.

1.4.20-108

1

170.41 Ordonnance sur l'information et la protection des données (OIPD)

2 S'agissant des affaires du Conseil d'État, les propositions, corapports et

prises de position particulières des Directions et de la Chancellerie d'État

restent soustraits à la communication, même après la décision du Conseil

d'État.

2e section: Activité d'information d'office

Compétences

Moyens

Publication

d'informations

Répertoire des

fonds d'information

**Concerne une information différents organes publics,**

**ceux-ci se concertent sur la perception de l'activité d'information**

**d'office selon l'article 14 LIDG.**

1 L'activité d'information des organes publics s'effectue par l'intermédiaire des organes de publication officiels, d'internet ou des médias.

2 L'organe compétent en matière d'information peut déterminer d'autres moyens d'information.

3 Si une information est accessible dans un organe de publication ou sur une page internet d'un organe public, l'information est réputée suffisamment accessible au sens de l'art. 25 al. 1 LTrans.

L'organisme public publie les informations importantes relevant de son domaine de compétence aussi rapidement que possible, dans la mesure où

a. cela n'engendre pas de frais disproportionnés et

b. aucune disposition légale ne s'oppose à la publication.

Le répertoire des fonds d'informations selon l'article 14 al. 4

de la LID contient notamment des indications sur le système d'ordre qui

donne un aperçu des domaines de tâches de l'organe public

(plan de classement), et sur toutes les collections de données accessibles

systématiquement.

3. Section : Accès à l'information sur demande

A. Accès aux informations générales

Demande

a. Demande informelle

1 Renseignements généraux sur l'activité des organes publics

au sens de l'art. 20 al. 1 LID peuvent être demandés de manière informelle

auprès de l'organe compétent selon l'art. 1.

2

Ordonnance sur l'information et la protection des données (OID) 170.41

2 Une demande informelle est irrecevable si

a. une audition de tiers concernés selon l'art. 26 LID est nécessaire,

b. des clarifications approfondies sont requises pour la mise en balance

des intérêts ou

c. son traitement implique un effort particulier.

3 En cas de demandes informelles irrecevables, la personne requérante est

informée de la nécessité d'une demande écrite ainsi que, de manière générale, des

éventuelles conséquences financières.

1 Renseignements particuliers sur l'activité des organes publics b. Écrit

nécessitent une demande écrite auprès de l'organe compétent selon l'art. 1.

2 La demande contient des indications aussi précises que possible sur

l'objet et la désignation générale de l'information, ainsi que la date de

sa création et sa provenance.

3 Si l'organe public ne peut pas déterminer avec un effort raisonnable

quelle information est demandée, il peut exiger de la requérante ou du

requérant une précision. Il l'informe des conséquences d'une absence de

précision.

4 Si la requérante ou le requérant ne fournit pas dans les dix jours les

informations supplémentaires nécessaires à la détermination des informations

demandées, la demande est réputée retirée.

Demande

1 L’organe public auquel la requête est adressée la traite lui-même, dans la mesure où aucune autre instance n’a été déclarée compétente.

2 Si la requête concerne manifestement les informations d’un autre organe, elle est transmise à celui-ci pour traitement. Cela s’applique notamment lorsque l’instance sollicitée dispose de l’information demandée, mais ne l’a pas elle-même créée ou ne l’a pas reçue en tant que destinataire principal.

3 Si la requête concerne les informations de plusieurs organes, ceux-ci se concertent sur le traitement et l’évaluation de la requête.

1 Demandes informelles sont répondues oralement ou électroniquement, dans la mesure où le contenu de l'information demandée le permet.

2 L'accès aux informations sur demande écrite se fait par consultation auprès de l'organe public ou par envoi de copies.

3 Il peut être accordé par voie électronique si l'information demandée ne contient pas de données personnelles ou si les données personnelles sont suffisamment protégées contre l'accès non autorisé de tiers.

Octroi de l'accès à l'information

a. Principe

1.4.20-108

3

170.41 Ordonnance sur l'information et la protection des données (OIPD)

b. Consultation

auprès de

l'organe

public

1 La consultation a lieu auprès de l'organe public compétent

pour traiter la demande.

2 L'organe peut se limiter à la remise de copies,

notamment lorsque des informations doivent être rendues anonymes.

3 Il peut contrôler l'identité du ou de la requérant(e)

lors de l'accès à ses locaux.

4 Il assure une protection adéquate des informations

pendant la consultation.

5 Il permet, sur demande, l'établissement de copies.

c. Remise

de copies

1 L’organe public met à la disposition du requérant ou de la

requérante, sur demande, des copies de documents officiels,

pour autant que leur état et leur nature le permettent.

2 Il attire l’attention sur les restrictions d’utilisation, dans la

mesure où les informations de l’organe sont protégées par le droit

d’auteur.

d. Forme

1 L'organe public rend les informations accessibles, dans la mesure du

possible, sous la forme établie pour l'usage officiel. Il n'est pas

tenu de les traduire préalablement ni de les préparer d'une autre

manière.

2 Si l'accès à l'information ne peut être accordé que partiellement,

les parties soumises à une restriction peuvent être couvertes ou

séparées. Si cela n'est pas raisonnablement possible, un résumé de

l'information peut être remis.

Pluralité de

demandes

L'organisme public peut, dans les cas où une multiplicité de demandes

ou de requêtes se rapportent aux mêmes informations, accorder

l'accès d'une manière dérogeant aux §§ 11 et 12.

Requêtes coûteuses

1 L'organe public peut exiger la preuve d'un intérêt digne de protection

à l'accès au sens de l'art. 25 al. 2 LID, notamment lorsque ses moyens

disponibles ne lui permettent pas de traiter la requête sans que l'accom-

plissement de ses autres tâches n'en soit considérablement affecté.

2 Si la preuve est apportée, l'organe public peut prolonger de manière

appropriée le délai d'octroi de l'accès au sens de l'art. 28 al. 1 LID.

4

Ordonnance sur l'information et la protection des données (OID) 170.41

B. Accès à ses propres données personnelles

¹ Demande une personne accès à ses propres données personnelles selon l'art. 20 al. 2 LPD, elle doit soumettre une requête écrite auprès de l'organe concerné.

2 La demande peut être faite par voie électronique si l'organe public le permet.

3 La personne requérante doit s'identifier.

¹ L'organe requis traite la demande et accorde l'accès.

² Si la demande porte sur des données personnelles faisant partie d'une collection de données traitée conjointement par plusieurs organes publics, l'organe requis peut transférer son traitement à l'organe responsable.

³ Si l'organe requis confie le traitement de données personnelles à un tiers, il transfère la demande à celui-ci pour traitement, à condition qu'il l'ait contractuellement obligé à fournir des informations et qu'il ne puisse pas fournir lui-même ces informations.

¹ Le renseignement est en règle générale communiqué par écrit, sous forme d’imprimé ou de formulaire, ou de photocopie. Il peut être communiqué de toute autre manière appropriée ou, avec l’accord de la personne requérante, oralement.

² Il peut être communiqué par voie électronique avec l’accord de la personne requérante, si la transmission est suffisamment protégée contre l’accès de tiers non autorisés.

³ Le renseignement comprend

a. les informations concernant la personne requérante qui sont contenues dans les fonds d’informations de l’organe public;

b. la base légale et le but du traitement des données, les organes qui participent au traitement des données et les destinataires réguliers des informations.

Forme et étendue de la communication

**Renseignements concernant les données personnelles de personnes décédées**

**Renseignements sur les personnes décédées**

Des renseignements sont fournis lorsque la personne requérante démontre un intérêt à obtenir ces renseignements et qu'aucun intérêt prépondérant d'un proche de la personne décédée ou de tiers ne s'y oppose. Un lien de parenté étroit ainsi qu'un mariage, un partenariat enregistré ou une communauté de vie assimilable à un mariage existant au moment du décès avec la personne décédée constituent un intérêt.

1.4.20-108

5

**Verrouillage des données personnelles**

170.41

Ordonnance sur l'information et la protection des données (OID)

1 Quiconque demande la communication de données personnelles à des privés après

1 La communication de données personnelles à des fins non per-

sonnelles, au sens de l’article 18 LCPD, peut notamment se faire

pour la recherche, la planification, la statistique et les expertises indépendantes des personnes.

2 Elle nécessite une demande écrite comportant les indications suivantes

a. désignation du destinataire,

b. brève description du projet,

c. description des données personnelles nécessaires,

d. déroulement et mode du traitement des données,

e. indications sur les mesures à prendre pour protéger les informations,

notamment en ce qui concerne la conservation, l'anonymisation et

la destruction des données personnelles.

3 L’organe public rend une décision écrite. Il peut assortir cette

décision de charges pour la protection des données personnelles.

Abs. 1 Celui qui veut faire bloquer au sens de l’art. 1 LDP doit en faire la demande

par écrit auprès de l’organisme public compétent.

2 Si l’organisme a procédé au blocage, il le communique par écrit.

Communication

de données

personnelles à

des fins non

personnelles

Communication

transfrontalière

de données

personnelles

Publications

électroniques

4e section: Autres dispositions concernant le traitement des informations

Lorsque des données personnelles sont rendues généralement

accessibles au moyen de services automatisés d'information et de

communication, cela n'est pas considéré comme une transmission

à l'étranger.

6

Ordonnance sur l'information et la protection des données (OIPD)

170.41

1 Risques particuliers au sens de l'art. 10 LIPD

Des risques particuliers au sens de l’art. 10 LIPD sont notamment présents dans un projet de traitement de données personnelles, si celui-ci

a. prévoit une procédure d’accès,

b. concerne la collecte d’un grand nombre de données personnelles particulières,

c. est lié à l’utilisation de nouvelles technologies,

d. prévoit que trois organes publics différents au moins traitent conjointement des données personnelles, ou

e. concerne un grand nombre de personnes.

2 L’annonce du projet par l’organe public au Préposé à la protection des données contient

a. sa description,

b. la présentation de la situation juridique,

c. un aperçu des mesures visant à prévenir les atteintes à la personnalité.

3 Le Préposé à la protection des données procède au contrôle préalable dans un délai raisonnable et communique le résultat de l’examen à l’organe public.

4 Avec l’accord du Préposé à la protection des données, une participation du Préposé à l’organisation du projet peut être prévue au lieu d’un contrôle préalable.

5 Un contrôle préalable n’est pas nécessaire lorsque, dans le cadre de la procédure législative servant de base au traitement envisagé de données personnelles, le type de traitement a été défini et des mesures de protection ont été prévues.

Contrôle préalable

1 Dans la mesure où le traitement de l'information par des tiers est effectué conformément au contrat de

1 Les organismes d'examen et d'évaluation au sens du § 13 LID sont

les organismes de certification accrédités en vertu de l'ordonnance sur

la certification en matière de protection des données du 28 septembre

2007 (OCPD). Les dispositions de l'OCPD relatives à l'objet et à la

procédure s'appliquent par analogie.

2 Les tâches du Préposé fédéral à la protection des données et à la

transparence selon les art. 9 et 10 OCPD sont assumées, dans la

mesure nécessaire, par la Déléguée ou le Délégué à la protection

des données.

Responsabilité

en matière de

protection des

données

Organe de

coordination

LID

Relations avec

la Déléguée

ou le Délégué

à la protection

des données

Section 5 : Dispositions d'organisation

Lorsque plusieurs organismes publics traitent des données personnelles issues du même stock d'informations, ils règlent la responsabilité principale en matière de protection des données. Chaque organisme demeure responsable de son propre traitement de données.

1. La Chancellerie d'État exploite, pour l'administration cantonale

au sens de l'art. 1 al. 3, un service de coordination de la LTrans. Ce

service de coordination8

a. soutient les organes publics dans la mise en œuvre et l'exécution du

principe de la transparence conformément à la LTrans,

b. promeut l'information et la formation continue des collaborateurs

dans le domaine du principe de la transparence conformément à la LTrans,

c. reçoit les demandes de consultation des procès-verbaux du Conseil

d'État qui sont déposées dans les 20 ans suivant la clôture de

l'année correspondante des procès-verbaux.

2. Le service de coordination collabore avec le préposé à la protection

des données dans l'accomplissement de ses tâches.

3. Pour les échanges avec le service de coordination, les directions

désignent chacune une personne de contact centrale.

1 Les organes publics du canton communiquent directement avec la ou le

Préposé-e à la protection des données. En matière de questions de principe

ou d’une portée particulière, la communication se fait par la voie de

service, par l’intermédiaire de la Direction et sous transmission à l’organe de

coordination de la LPD.

2 Les organes publics du canton consultent la ou le Préposé-e à la

protection des données suffisamment tôt pour les affaires ayant un lien

avec des questions fondamentales de protection des données, en particulier

les projets de législation correspondants.

8

Ordonnance sur l’information et la protection des données (OIPD) 170.41

1 Les unités de l'administration cantonale communiquent rapport

annuellement à la Chancellerie d'État, par la voie hiérarchique, annuel

pour le rapport de gestion

a. le nombre de demandes d'accès à l'information déposées par écrit

pendant l'année sous revue;

b. le nombre de demandes écrites acceptées et le nombre de demandes

entièrement ou partiellement refusées;

c. les incidents particuliers liés à la communication d'informations.

2 La Chancellerie d'État met les informations à la disposition du ou

de la préposée à la protection des données pour l'établissement du

rapport conformément au § 39 LPRD.

6ème Section: Préposé ou préposée à la protection des données

La Direction de la justice et de l'intérieur propose au Conseil électoral

gouvernemental un ou une délégué(e) à la protection des données pour élection.

1 La ou le préposé à la protection des données communique

avec le Conseil d’État par l’intermédiaire de la chancelière ou du chan-

celier d’État. Cette ou ce dernier soumet au Conseil d’État les rapports et

les recommandations de la ou du préposé qui revêtent une importance

pour l’ensemble de l’administration cantonale.

2 La ou le préposé communique directement avec les unités ad-

ministratives cantonales. Elle ou il transmet également les recommanda-

tions et les affaires d’importance générale ou de portée particulière à la

personne de contact centrale de la direction compétente et au service de

coordination de la LCP.

3 La communication avec les autres organes publics est régie

par les dispositions organisationnelles prises par ceux-ci.

Si l'organe public ne souhaite pas donner suite à une recommandation du ou de la préposé(e) à la protection des données, il rend, dans les 60 jours suivant sa réception, une décision motivée.

1.4.20-108

9

**170.41 Ordonnance sur l'information et la protection des données (OIDP)**

**7e Section: Protection juridique et émoluments**

**Prise de position art. 34 al. 8** Dans les procédures de recours internes à l'administration contre des décisions cantonales qui ont pour objet le principe de publicité selon la LIPD ou la présente ordonnance, le Service de coordination LIPD doit être invité à prendre position.

**Émoluments art. 35 al. 1** Dans la mesure où la présente ordonnance ne contient pas de réglementation particulière, les dispositions du règlement des émoluments des autorités administratives du 30 juin 19664 et du règlement des émoluments des communes s'appliquent.

2 Les émoluments pour l'octroi de l'accès à l'information sont fixés conformément à l'annexe à la présente ordonnance.

3 L'organe public renonce à percevoir des émoluments lorsque les coûts de perception des émoluments dépassent le montant de ceux-ci. Les émoluments inférieurs à Fr. 50 ne sont pas perçus.

4 Les coûts résultant exclusivement de la prise en compte de besoins particuliers de personnes handicapées ne sont pas pris en considération lors de la fixation des émoluments.

5 L'autorité peut renoncer à percevoir des émoluments ou les réduire lorsqu'elle rejette la demande d'accès ou qu'elle n'accorde l'accès que partiellement.

**Information sur les coûts art. 36 al. 1** Lorsque les coûts totaux prévisionnels dépassent Fr. 500, l'autorité informe le requérant ou la requérante du montant prévisible de l'émolument.

2 Si le requérant ou la requérante ne confirme pas sa demande dans un délai de dix jours, celle-ci est réputée retirée. L'autorité en informe le requérant ou la requérante.

**Dispositions d'exécution 8e Section: Dispositions finales art. 37** Les organes publics prennent les mesures nécessaires à l'exécution de la LIPD et de la présente ordonnance dans les deux ans suivant l'entrée en vigueur de la loi.

10

**Ordonnance sur l'information et la protection des données (OIDP) 170.41**

**Entrée en vigueur**

1 RO 63, 319 ; justification, voir FAO 2008, 916.

2 RS 170.4.

3 RS 172.11.

4 RS 682.

5 RS 235.11.

6 RS 235.13.

7 Version selon ARR du 29 juin 2016 (RO 72, 311 ; FAO 2016-07-15). En vigueur

depuis le 1er janvier 2018.

8 Version selon ARR du 23 octobre 2019 (RO 75, 4 ; FAO 2019-12-13). En

vigueur depuis le 1er janvier 2020.

1.4.20-108

11

170.41

**Annexe :**

**Ordonnance sur l’information et la protection des données (OID)**

**Tarif des émoluments pour l’accès à l’information (§ 35)**

1. Reproductions

Photocopie au format A4 ou A3

à partir d’un document original normal

(feuille simple) jusqu’à A3, par page

à partir de formats originaux particuliers,

de documents reliés ou de documents

de mauvaise qualité, par page

Copie électronique (si les documents ne

sont pas déjà disponibles sous forme

électronique)

transmise en ligne

Francs

–.50

2.–

à partir d’un document original (feuille

simple) jusqu’à A3, par page

à partir de formats originaux particuliers,

de documents reliés ou de documents

de mauvaise qualité, par page

–.50

2.–

Copie électronique enregistrée sur un

support de données lisible par machine,

en sus du prix par page

35.–

Enregistrement audio ou vidéo, gravé

par un organe public

par support de données

35.–

Tirages papier de photographies, film 16 ou 35 mm

copiés sur vidéocassette ainsi que toutes les autres

copies qui doivent être réalisées par des entreprises

partenaires externes

selon offre

2. Examen et préparation de documents

officiels pour l’octroi de l’accès ainsi que

participation à l’accès à l’information

Travail d’examen et de préparation des

documents officiels

par heure

Participation à l’accès à l’information

par heure

12

100.–

100.–