Règlement sur la communication par voie électronique dans le cadre de procédures administratives (RCE-LPAmm) (V-EKVV)

1 Le présent règlement régit les modalités de la communication par voie électronique entre une partie et une autorité administrative dans le cadre d’une procédure régie par la loi du 24 septembre 2013 sur la procédure administrative (LPA).

2 Le présent règlement est applicable à la communication

a) d’actes écrits en vue de rendre une décision au sens de l’article 2 LPA;

b) de décisions au sens de l’article 2 LPA.

Sont reconnues les plateformes de transmission reconnues conformément à l’article 3 de l’ordonnance du 18 juin 2010 sur la communication par voie électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales ainsi que de procédures d’exécution forcée et de faillite.

1 Chaque autorité décide si elle admet la communication par voie électronique.

2 L’autorité qui admet la communication par voie électronique des actes écrits indique une adresse électronique selon l’article 4 alinéa 2.

3 Elle en informe la Chancellerie d’État.

1 Les informations nécessaires à la communication d’actes sous forme électronique sont publiées sur Internet.

2 Chaque autorité communique les informations suivantes

a) l’adresse électronique;

b) les adresses admises pour la transmission par voie électronique;

c) les canaux de communication autorisés;

d) les formats de données autorisés pour la communication;

e) les types d’actes spécifiques à transmettre également sur papier, en sus de la transmission par voie électronique;

f) l’adresse où figurent les certificats comportant des clés cryptographiques publiques à utiliser pour le chiffrement des actes écrits transmis à l’autorité et pour la vérification de la signature électronique de l’autorité.

3 La Chancellerie d’État peut régler l’enregistrement et la mise à jour des inscriptions.

1 Les parties communiquent leurs écritures et leurs annexes dans le format autorisé, par le canal de communication utilisé, selon les informations publiées sur internet conformément à l’article 4.

2 Si une autorité ne peut pas lire une écriture ou ses annexes, elle impartit à la partie un bref délai pour

a) retransmettre l’écriture ou les annexes dans le format qu’elle aura établi; ou

b) transmettre, après les avoir imprimées, la totalité de l’écriture et de ses annexes ou seulement une partie de celles-ci, selon les modalités prévues à l’article 10, alinéa 1, LPamm.

3 Si la communication n’est pas effectuée au moyen d’une plateforme de transmission reconnue, l’autorité veille à protéger de manière appropriée les données personnelles lors de la transmission dans les canaux de communication autorisés. L’envoi transmis par courrier électronique usuel doit être chiffré au moyen du code de chiffrement public indiqué dans la liste.

1 Le moment déterminant pour le respect d'un délai est celui où la plateforme de transmission utilisée par les parties à une procédure émet le récépissé attestant la réception de l'acte écrit à destination de l'autorité (accusé de réception).

2 Si le canal de transmission utilisé n'émet pas d'accusé de réception, le moment déterminant pour le respect d'un délai est celui où l'envoi est téléchargé par le destinataire.

1. Une signature électronique qualifiée au sens de la loi fédérale du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE) n’est pas requise si l’identification de l’expéditeur et l’intégrité de la communication sont garanties par d’autres moyens adéquats (art. 10 al. 2 LPAmm). Sont exceptés les cas où la loi prescrit de signer un document déterminé.

2. S’il manque une signature électronique requise, l’autorité impartit à la partie un délai pour corriger le vice. La partie peut retransmettre les actes écrits munis d’une signature électronique reconnue ou les envoyer signés à la main conformément à l’article 10 alinéa 1 LPAmm.

Si elle n’est pas accessible sur la plateforme de transmission utilisée par l’autorité ni ne figure dans la liste du prestataire de services de certification reconnu (art. 12 al. 2 FiEle), la licence réglementée munie de la clé cryptographique publique doit être jointe à l’envoi.

1 L’autorité peut notifier une décision ou une communication par voie électronique à la partie qui a explicitement consenti par écrit à ce type de notification pour la procédure en question.

2 Quiconque est régulièrement partie à une procédure devant une autorité donnée ou représente régulièrement des parties devant cette autorité peut communiquer à cette dernière de lui notifier les décisions et les communications par voie électronique dans une ou toutes les procédures.

3 Quiconque peut communiquer à une autorité de lui notifier les factures ayant un caractère de décision sous forme de facture électronique. Les factures ayant un caractère de décision sont des décisions dont le but principal consiste à établir l’obligation de payer un montant déterminé et qui sont envoyées conjointement avec la facture.

4 Le consentement peut être révoqué en tout temps.

5 Le consentement et la révocation requièrent la forme écrite ; ils n’ont pas besoin d’être signés.

1. Pour la notification, il est fait usage d’une plateforme de transmission reconnue.

2. L’autorité peut également utiliser d’autres types de transmission pour autant que ces derniers permettent de manière appropriée

a) d’identifier sans équivoque le destinataire;

b) d’établir sans équivoque le moment de la notification des décisions;

c) de protéger la communication, jusqu’à la notification, contre les modifications et les accès non autorisés.

3. Par dérogation à l’al. 2, let. b, il n’est pas nécessaire que le moment de la notification des factures électroniques ayant un caractère de décision puisse être établi. Ces factures sont notifiées par l’intermédiaire des prestataires de services habituels pour l’échange électronique de factures

a) dans un système de comptabilité du destinataire;

b) dans l’e-banking du destinataire.

4. Les décisions et les communications sont transmises au format PDF/A, les annexes au format PDF. Les factures électroniques ayant un caractère de décision sont transmises au format PDF et sous forme de données structurées.

5. Les décisions sont munies d’une signature électronique qualifiée (art. 2 let. e FiEle).

6. Peuvent être munis d’un sceau électronique réglementé (art. 2 let. d FiEle)

a) les copies électroniques des décisions;

b) les décisions rendues par une procédure automatisée et qui, en raison de leur nombre élevé, ne peuvent pas être signées individuellement par un représentant de l’autorité (notification collective de décisions);

c) les factures électroniques ayant un caractère de décision.

1 Si l’autorité transmet la décision ou la communication à une boîte aux lettres électronique, le moment où l’envoi est téléchargé par le destinataire est considéré comme le moment de la notification.

2 S’il est adressé à une boîte aux lettres électronique du destinataire, installée après identification du titulaire sur une plateforme de transmission reconnue, l’envoi est considéré comme première tentative de remise par analogie à l’article 17 alinéa 4 lettre a PA.

3 Les factures électroniques ayant un caractère de décision sont considérées comme notifiées 30 jours après l’accréditation d’un paiement.

1. Si le destinataire d’une facture électronique ayant caractère de décision n’a effectué aucun paiement dans les 30 jours suivant la date d’envoi, une nouvelle décision lui est notifiée sous forme de document papier, contre récépissé ou selon l’article 10, alinéas 1 ou 2.

2. Dans ce cas, la notification de la facture électronique n’est pas prise en considération pour établir le moment de la notification.

1 Les parties peuvent demander que l’autorité leur transmette ultérieurement par voie électronique les décisions qui leur ont été notifiées par un autre moyen.

2 L’autorité joint au document électronique l’attestation qu’il correspond à la communication.

1 L'autorité vérifie la signature électronique en ce qui concerne

a) l'intégrité du document ;

b) l'identité du signataire ;

c) la validité et la qualité de la signature électronique, y compris tout attribut juridiquement pertinent ;

d) la date et l'heure de la signature, y compris la qualité de ces indications.

2 Lors de l'impression sur papier, l'autorité ajoute le résultat de la vérification de la signature électronique et l'attestation que ladite impression reproduit correctement le contenu de l'acte écrit communiqué sous forme électronique.

3 L'attestation est datée, signée et accompagnée des données du signataire.

Le règlement sur la transmission par voie électronique des décisions de prise de compétence du Conseil d'État du 17 novembre 2021 est abrogé.

Le présent règlement entre en vigueur le 1er février 2024.

Publié au BU 2024 , 1 .