Règlement sur la gestion des documents au sein de l'administration cantonale

1 Le présent règlement régit la gestion des documents au sein de l’administration cantonale.

2 Demeurent réservées les dispositions spéciales prévues par le droit fédéral et les lois cantonales.

3 Le présent règlement ne régit pas l’accès aux documents officiels au sens de la loi sur l’information et la transparence de l’État du 15 mars 2011 (LIT).

1 Sont considérés comme des documents au sens du présent règlement toutes les informations, indépendamment de leur support, qui ont été collectées ou produites dans l’accomplissement de tâches publiques, ainsi que tous les moyens auxiliaires et les données complémentaires nécessaires à la compréhension et à l’utilisation desdites informations.

2 Sont également considérés comme tels les documents officiels au sens de la LTOI, les documents dont l’élaboration n’est pas terminée et ceux qui ne sont pas destinés à des fins exclusivement privées.

1. La gestion des documents permet de traiter les dossiers de manière efficace, en assurant notamment la documentabilité, la transparence, la sécurité et la vérification de l'activité administrative.

2. La gestion des documents permet à l'administration, notamment

a) d'utiliser et de gérer de manière efficiente les informations relatives à ses activités ;

b) d'avoir une vue d'ensemble sur les affaires en cours et d'en assurer la coordination ;

c) de rendre compte de ses activités au Grand Conseil et aux autorités de surveillance ;

d) de permettre à des tiers d'exercer les droits d'information et de consultation.

3. La gestion des documents constitue la condition préalable à la conservation à long terme des documents d'intérêt archivistique du Canton au sens de la loi du 15 mars 2011 sur l'archivage et les archives publiques (LArch).

1 Les unités administratives gèrent et conservent leurs documents dans le respect des présentes dispositions, en observant les recommandations contenues dans l’annexe.

2 Les documents doivent être complets, fiables et conservés de manière à être disponibles à tout moment durant le cycle de leur existence.

3 Les documents doivent être classés selon un ordre prédéfini et facilement compréhensible.

Organisation et responsabilités

1 Les unités administratives sont responsables de l'organisation de la gestion des documents qui les concernent et de l'émanation des prescriptions organisationnelles internes nécessaires. À cette fin, elles désignent les collaborateurs de référence.

2 Les prescriptions organisationnelles internes règlent de manière contraignante les tâches, les compétences, les procédures et les moyens pour la gestion des documents, ainsi que les mesures de sécurité.

3 Les fonctionnaires dirigeants des unités administratives vérifient périodiquement le respect des prescriptions organisationnelles internes.

1. Seuls les supports aptes à l’archivage des documents peuvent être utilisés.

2. Les services centraux définissent les standards techniques et de sécurité pour les supports informatiques, en tenant compte de l’évolution technologique.

3. Les moyens techniques employés doivent

a) être conformes aux normes techniques en usage au sein de l’administration cantonale dans le secteur de l’automation de bureau;

b) satisfaire aux exigences de sécurité en vigueur, en particulier celles de la sécurité informatique et de la protection des données personnelles.

4. Avant d’introduire de nouveaux moyens techniques, l’utilisation et l’archivage des documents provenant des systèmes précédents doivent être garantis.

Conservation, archivage

1 Les unités administratives définissent les modalités et les termes de conservation des documents en fonction des besoins objectifs d'utilisation, en respectant les délais définis dans les lois fédérales et cantonales.

2 Les documents qui ne sont plus utilisés de manière permanente ou qui ne sont plus utiles pour l'activité administrative courante doivent être offerts aux Archives de l'État selon les modalités définies par la LArch.

3 Les unités administratives détruisent les documents que les Archives de l'État ont désignés comme n'ayant pas de valeur archivistique, sauf lorsque ces documents

a) sont anonymisés, ou

b) doivent être conservés à titre de preuve, par mesure de sécurité ou pour sauvegarder un intérêt digne de protection de la personne concernée, ou

c) sont conservés pour d'autres motifs d'intérêt public, dans le respect des dispositions sur la protection des données.

1. La Chancellerie d’État, en collaboration avec les autres départements, coordonne et contrôle l’application du présent règlement et des recommandations contenues dans l’annexe.

2. Les compétences de surveillance et de conseil du Préposé cantonal à la protection des données, des Archives de l’État et du Contrôle cantonal des finances demeurent réservées.

Entrée en vigueur

Le présent règlement est publié au Bulletin officiel des lois et des actes exécutoires et entre en vigueur le 1er janvier 2013.

Annexe