Règlement d’application de la loi sur l’information et la transparence de l’État (RLIT) (ILGT)

Le présent règlement précise

a) le champ d’application de la loi ;

b) l’information du public (information active) ;

c) le droit d’accès aux documents officiels (information passive) ;

d) les procédures y relatives et les émoluments.

Les personnes physiques et morales de droit privé qui exercent des tâches d’intérêt public sont soumises à la loi selon son art. 2 al. 1 let. e uniquement pour la partie de leur organisation et de leur activité qui est en relation avec l’accomplissement d’une tâche publique.

1 La présente loi régit l’information du public et l’accès aux documents officiels de l’activité administrative courante.

2 L’accès aux documents officiels définitivement archivés est régi par la loi du 15 mars 2011 sur l’archivage et les archives publiques, ainsi que par le droit spécial.

3 La protection, la gestion et la conservation des documents officiels de l’activité administrative courante sont régies par la loi du 15 mars 2011 sur l’archivage et les archives publiques, ainsi que par le droit spécial, en tenant compte des principes de la loi du 15 mars 2011 sur l’information et la transparence de l’État.

4 Les autorités compétentes peuvent édicter des dispositions spécifiques en application de ces réglementations.

1. Sauf disposition spéciale contraire, les autorités informent la population et les médias comme suit

a) elles publient sur Internet les informations concernant les domaines et les affaires importants qui relèvent de leur sphère de compétences;

b) elles mettent à disposition des informations complémentaires qui facilitent la recherche de documents, à moins que cela n’entraîne un dispendio disproportionné.

2. L’autorité compétente publie le plus tôt possible sur Internet les documents officiels d’intérêt général ou considérés comme importants, si

a) cela n’entraîne pas un dispendio disproportionné; et

b) la publication sur Internet n’est contraire à aucune disposition légale.

Les autorités définissent les modalités de diffusion de l’information à la population et aux médias au moyen de communiqués et de conférences de presse et d’autres instruments de divulgation.

Contre les décisions de l’autorité responsable, un recours est ouvert conformément aux dispositions de la loi sur la procédure administrative et du droit spécial.

1 Par document destiné à un usage personnel, on entend toute information à usage de service, utilisée exclusivement par son auteur ou par un nombre restreint de personnes comme moyen auxiliaire, tels que des notes ou des copies de travail de documents.

2 Par document utilisé à des fins commerciales, on entend toute information fournie par une autorité contre rémunération, y compris les informations servant directement à l'élaboration d'un produit.

1 Les documents sont considérés comme officiels au sens de la loi

a) indépendamment du fait que les informations soient exprimées sous forme verbale, écrite, filmée ou sous leurs combinaisons, et du type de support sur lequel elles sont enregistrées;

b) indépendamment de la circonstance qu’ils expriment des faits ou des jugements de valeur.

2 L’élaboration d’un document est considérée comme terminée lorsqu’il est présenté dans sa version définitive, à savoir, en particulier

a) lorsqu’il a été signé, visé ou confectionné de manière à pouvoir raisonnablement en déduire le caractère définitif; ou

b) lorsqu’il a été transmis définitivement au destinataire, notamment à titre d’information ou pour prise de position ou décision.

1 Sont exclues du droit d’accès institué par la loi les catégories de documents suivantes

a) les documents archivés pour une durée indéterminée en vertu de la loi du 15 mars 2011 sur l’archivage et les archives publiques ;

b) les dossiers de santé ou cliniques, au sens de la loi du 18 avril 1989 sur la promotion de la santé et la coordination sanitaire et de la loi du 2 février 1999 sur l’aide socio-psychiatrique ;

c) les décisions et arrêts rendus par les autorités judiciaires et les décisions du Conseil d’État en sa qualité d’autorité de recours ;

d) les notes et les appréciations des écoliers et des étudiants ;

e) les dossiers personnels ;

f) les certificats d’assurance de prévoyance professionnelle.

2 Demeurent réservées les dispositions du droit spécial fédéral et cantonal qui, en déclarant confidentiels certains documents officiels, prévoient des conditions spécifiques pour leur accès.

3 L’accès à de tels documents à des fins de planification, scientifiques, statistiques et de recherche demeure également réservé, conformément aux dispositions de la loi du 9 mars 1987 sur la protection des données personnelles et de la loi du 22 septembre 2009 sur la statistique cantonale.

1 L’accès à un document officiel accordé à une personne doit être accordé à tout autre requérant dans la même mesure, avec le même contenu et selon les mêmes modalités.

2 Les droits d’accès aux informations des autorités selon le droit spécial sont réservés.

1 L’autorité informe de manière adéquate le requérant des documents officiels disponibles concernant sa demande et l’assiste dans sa démarche, pour autant que cela n’entraîne pas une charge de travail disproportionnée.

2 Si les documents officiels sont disponibles sur internet ou sont contenus dans une publication officielle accessible à tous, l’autorité peut se limiter à communiquer au requérant les références nécessaires à leur consultation.

3 L’autorité n’est tenue ni de traduire les documents officiels qui peuvent être consultés selon la loi, ni d’en expliquer le contenu.

1. La consultation a lieu auprès de l’autorité compétente pour le traitement de la demande d’accès aux documents officiels requis.

2. L’autorité peut se limiter à autoriser le requérant à consulter une copie du document officiel.

3. L’identité du requérant peut être vérifiée par la présentation d’un document d’identité.

Sur demande du requérant, l'autorité établit et remet une copie d'un document officiel, à condition que l'acte de reproduction n'endommage pas le document et que le requérant en supporte les frais.

1 L'accès à un document officiel susceptible de porter atteinte à la personnalité, à la sphère privée et aux données personnelles de tiers, peut être exceptionnellement accordé si, après identification et pondération des intérêts en jeu, l'intérêt public à la transparence prévaut.

2 L'intérêt public à la transparence peut prévaloir lorsque

a) la publication répond à un besoin d'information particulier et urgent de la part du public, en particulier à la suite de nouveaux événements ;

b) la publication sert à protéger des intérêts publics spécifiques, notamment l'ordre public, la sécurité ou la santé publique ;

c) la personne, dont la sphère privée pourrait être lésée par la publication, a une relation de droit ou de fait avec l'une des autorités soumises à la loi, de laquelle elle tire des avantages considérables.

1 Par demande présentée en forme écrite, on entend en principe également la demande transmise par fax ou courrier électronique, à condition que le requérant soit identifiable.

2 La demande d’accès peut être présentée sur la base des formulaires officiels mis à disposition par les autorités.

3 La demande doit contenir des indications suffisantes pour permettre à l’autorité d’identifier le document officiel requis. Si cela est raisonnablement exigible, le requérant est tenu d’indiquer en particulier

a) les données généralement obtenables qui permettent d’identifier clairement un document, telles que la date d’établissement, le titre et la référence;

b) une période de temps précise;

c) l’autorité qui a établi le document;

d) le domaine concerné.

4 L’autorité peut inviter le requérant à préciser sa demande.

5 Si le requérant ne fournit pas dans les 10 jours les indications complémentaires nécessaires à l’identification du document requis, sa demande est irrecevable. L’autorité informe le requérant des conséquences du non-respect du délai imparti.

La demande d’accès est irrecevable si elle est abusive, c’est-à-dire si elle est manifestement insensée ou de contenu chicanier, ou si le requérant perturbe délibérément le fonctionnement de l’activité administrative ou demande de manière répétée la communication d’un document qu’il a déjà pu consulter en vertu de la loi ou par d’autres moyens.

Demande nécessitant un

traitement particulièrement onéreux

(art. 15 al. 2 let. a LTrans)

Une question nécessite un traitement particulièrement onéreux lorsque l'autorité n'est pas en mesure de la traiter avec les ressources matérielles et personnelles dont elle dispose sans compromettre considérablement l'accomplissement d'autres tâches.

1 Si un document officiel a été élaboré par plusieurs autorités, la prise de position est émise par l’autorité responsable.

2 Si la demande d’accès concerne plusieurs documents relatifs au même dossier et qui ont été établis ou reçus par différentes autorités soumises à la loi, la prise de position est émise par l’autorité responsable.

3 Si la responsabilité est partagée à parts égales entre plusieurs autorités, si elle n’est pas évidente ou si elle n’a été attribuée à aucune autorité, les autorités concernées déterminent entre elles l’autorité responsable de la prise de position. Cette dernière prend position d’entente avec les autres autorités concernées.

4 Si un document a été élaboré sur mandat d’une autre autorité, cette dernière doit être consultée avant la prise de position.

1 Un membre et un suppléant de la Commission indépendante de médiation doivent disposer d’une formation spécialisée en médiation conforme aux critères reconnus sur le plan suisse par les organismes de médiation et de qualifications et aptitudes spécifiques en matière de médiation administrative.

2 La Commission examine si l’autorité a agi de manière licite et opportune dans le traitement de la demande.

3 La Commission ou une de ses délégations entend les participants à la procédure de médiation et tente de parvenir à une solution. Si elle l’estime opportun, elle soumet des propositions aux parties. La procédure peut être écrite ou orale.

4 La Commission peut attribuer la préparation et l’exécution de son mandat dans un cas spécifique à une de ses délégations. Cette dernière assure une information adéquate et en temps utile à ses membres.

La Commission de médiation examine la demande et conclut la procédure dans les plus brefs délais, en tenant compte de ses particularités, des difficultés de traitement et de la complexité des questions juridiques, techniques ou politiques qu’elle soulève.

1 Dès réception d’une demande de médiation, la Commission en informe l’autorité concernée et lui impartit un délai pour

a) compléter, si nécessaire, la motivation de sa prise de position;

b) lui transmettre les documents nécessaires;

c) lui communiquer le nom de la personne autorisée à la représenter dans la médiation.

2 Le requérant et le tiers qui a été consulté conformément à l’art. 14 de la loi peuvent se faire représenter. En cas de procédure orale, ils doivent comparaître personnellement.

3 Dans la procédure orale, l’autorité doit être représentée par un de ses fonctionnaires dirigeants ou par un fonctionnaire spécialement désigné, disposant d’un pouvoir de décision sur l’objet de la médiation.

4 Les parties sont tenues de contribuer au respect du délai dans lequel la médiation doit se dérouler et de collaborer à la recherche d’un accord.

5 Si les parties refusent de participer à la recherche d’un accord ou si elles retardent abusivement la procédure de médiation, la Commission peut constater l’échec de la médiation.

1 Dans la communication écrite, la Commission mentionne en particulier le droit des participants à la procédure de médiation de demander à l’autorité responsable l’émanation d’une décision conformément à l’art. 19 de la loi et le délai dont ils disposent.

2 La communication ne doit contenir aucun type d’information susceptible de léser les intérêts protégés par l’art. 10 de la loi.

Information de la Commission

Les autorités responsables et les autorités de recours transmettent à la Commission de médiation une copie des décisions qu’elles rendent, pour autant que leur objet ait fait l’objet d’une procédure de médiation qui n’a pas abouti.

Les procédures de consultation des documents, de médiation et de décision sont gratuites. L'art. 25 est réservé.

1 En cas de reproduction ou si l’accès à un document implique des frais administratifs d’une certaine importance, un émolument est perçu conformément à la liste annexée au présent règlement.

2 Les organes et autorités visés à l’art. 2 al. 1 let. d et e de la loi sont autorisés à fixer des tarifs inférieurs.

3 Des frais administratifs sont considérés comme étant d’une certaine importance si l’examen de la demande d’accès et la préparation des documents officiels pour l’accès excèdent une demi-heure.

4 L’autorité qui entend percevoir un émolument en informe immédiatement le requérant et lui communique le montant prévisible.

5 Le requérant peut soumettre le montant prévisible de l’émolument à la procédure de médiation conformément à l’art. 18 de la loi.

6 Si la médiation n’est pas demandée ou si elle n’aboutit pas, le requérant peut demander à l’autorité compétente de rendre une décision dûment motivée sur le montant de l’émolument. Les art. 19 et 20 de la loi sont applicables par analogie.

1 La Chancellerie d’État est le centre de compétences en matière de transparence.

2 Elle désigne en son sein un Service de consultation pour la transparence qui a pour tâche de

a) coordonner au niveau cantonal la mise en œuvre uniforme de la loi, en collaboration avec le Préposé cantonal à la protection des données, les Archives de l’État et le Centre des systèmes d’information;

b) assurer et promouvoir l’information du public et des autorités soumises à la loi;

c) offrir des conseils et coordonner la formation des autorités soumises à la loi. [1]

[1] Al. modifié par R 22.3.2017; en vigueur depuis le 24.3.2017 - BO 2017, 55.

[2] Art. abrogé par le R 22.3.2017 ; en vigueur à partir du 24.3.2017 - BU 2017, 55.

1 Chaque autorité communique annuellement au Chancelier d'État

a) le nombre de demandes d'accès qui lui ont été présentées durant l'année ;

b) le nombre de demandes acceptées, rejetées ou partiellement rejetées.

2 Le Chancelier d'État définit les modalités de communication de ces informations.

Le présent règlement est publié au Bulletin officiel des lois et des actes exécutifs et entre en vigueur le 1er janvier 2013.

Publié au JO 2012, 429.

ANNEXE

(art. 25)