Règlement de la loi d'application de la loi fédérale sur l'harmonisation des registres et concernant le contrôle des habitants et la banque de données mouvement de la population

1 Le Département des institutions, Section de la population, Service du mouvement de la population (ci-après: Service Movpop), est l'autorité compétente pour l'application des normes en matière de contrôle des habitants et de la base de données du mouvement de la population, sous réserve des dispositions du paragraphe suivant.

2 Le Département des finances et de l'économie, Division des ressources, Office de statistique (ci-après: Office), est l'autorité chargée de la direction du service officiel visé à l'art. 2 let. a) de la loi.

1. Le Service Movpop est l'instance unique qui garantit la collecte et la gestion des données ainsi que la communication et la transmission avec les Communes, les utilisateurs appartenant à l'Administration cantonale et les tiers.

2. L'Office est l'instance qui garantit la transmission des données de la base de données mouvement de la population aux instances fédérales.

La surveillance est exercée

a) par le Service Movpop, en matière de contrôle des habitants ;

b) par l’Office, en matière d'immeubles.

1 Tous les Communes tiennent le contrôle des habitants, pour l’établissement des données personnelles des citoyens suisses et étrangers qui résident ou séjournent dans la Commune.

2 À cette fin, les Communes instituent un service dénommé Office du contrôle des habitants (ci-après : OCH).

3 Les données collectées par l’OCH sont mises à disposition pour la mise à jour de la base de données Movpop.

1. Est définie comme commune propriétaire des données la commune de domicile au sens de l’art. 3 let. b) de la loi fédérale sur l’harmonisation des registres des habitants et d’autres registres officiels de personnes (ci-après: LHRR).

2. En l’absence de commune de domicile dans le canton ou, s’agissant uniquement des données non-personnelles de la personne, en cas de séjour dans une autre commune du canton, la commune propriétaire des données s’identifie à la commune de séjour au sens de l’art. 3 let. c) de la LHRR.

1 L'OCA enregistre les personnes qui résident ou demeurent dans la Commune au sens de l'art. 3 let. b) et c) de la LArRa.

2 L'OCA procède à la mise à jour des autres bases de données communales.

1 L’enregistrement des personnes doit contenir les données suivantes

1. numéro de la commune selon la classification de l’Office fédéral de la statistique et nom officiel de la commune;

2. numéro d’assurance selon l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS);

3. nom de famille officiel et autres noms de famille attestés dans les registres de l’état civil; tous les prénoms dans l’ordre correct;

4. nom de famille et prénoms du père;

5. nom de famille et prénoms de la mère;

6. date et lieu de naissance;

7. date et lieu du décès;

8. sexe;

9. état civil;

10. type de séparation (de fait ou judiciaire) pour les personnes mariées et séparées et pour les personnes liées par un partenariat enregistré et séparées; motif de la dissolution du partenariat enregistré;

11. date du mariage, du partenariat enregistré, de l’annulation du mariage, de la séparation, du divorce, de la dissolution du partenariat enregistré, du veuvage;

12. nom de famille et prénoms du conjoint ou du partenaire enregistré;

13. nationalité;

14. pour les Suisses, lieu ou lieux d’origine;

15. pour les Suisses, date d’acquisition de la nationalité;

16. droit de vote et d’éligibilité aux niveaux fédéral, cantonal et communal;

17. pour les étrangers, la date de première entrée en Suisse, le genre de permis, la date de début du permis, son échéance;

18. appartenance à une communauté religieuse reconnue par le droit public ou reconnue d’une autre manière par le Canton;

19. adresse dans la commune et domicile, y compris numéro postal d’acheminement, localité, numéro et texte civique;

20. identifiants du bâtiment (EGID et EDID) et du logement (EWID) basés sur le Registre fédéral des bâtiments et des logements (REGBL) de l’Office fédéral de la statistique;

21. identifiants communaux du bâtiment et du logement, avec numéro d’étage;

22. numéro du ménage d’appartenance et type de ménage (ménage privé, collectivité, ménage administratif);

23. document déposé;

24. type de rapport avec la commune

a) résidence (domicile civil et économique dans la même commune);

b) uniquement domicile civil (séjour dans une autre commune);

c) séjour (domicile civil dans une autre commune);

d) résidence à l’étranger (frontaliers);

25. pour le type de rapport 2, la commune du séjour; pour le type de rapport 3, la commune du domicile civil et le motif du séjour;

26. pour tous les types de rapports, les informations (dates, événements) nécessaires à une identification exacte de la durée effective du type de rapport avec la commune. Pour le type de rapport 3, également la date de début et d’expiration du permis de séjour;

27. en cas de déménagement à l’intérieur de la commune: date;

28. caisse-maladie;

29. nom, prénom et adresse du curateur.

2 Outre les données énumérées au al. 1, les communes peuvent, dans l’accomplissement de leurs tâches légales, collecter d’autres informations. Elles collectent facultativement les données suivantes

1. le nom de célibataire du père;

2. le nom de jeune fille de la mère;

3. le lieu du mariage;

4. le nom de famille et le prénom de l’ancien conjoint;

5. l’autorité de la mutation de l’état civil;

6. le numéro de famille;

7. la position dans le ménage;

8. la subdivision communale dans laquelle la personne réside ou demeure (quartier, hameau, secteur);

9. la profession, l’employeur et l’adresse ainsi que le lieu de travail;

10. la langue de la correspondance.

3 La commune peut procéder à l’enregistrement séparé des personnes qui, bien que ne relevant pas de l’obligation d’enregistrement visée à l’art. 6 al. 1, occupent des résidences secondaires, en collectant les données relatives au nom de famille, au prénom, à la date de naissance, au sexe, aux nom et prénom des parents, au nom de célibataire et à l’adresse. [1]

II. Nom et état personnel des citoyens étrangers

[1] Al. modifié par R 14.2.2012; en vigueur depuis le 1.3.2012 - RO 2012, 84; précédente modification: RO 2009, 556.

1 Le nom de famille et les prénoms des citoyens étrangers résidant au Tessin sont relevés du permis délivré par la Section de la population.

2 Dans le cas où le nom de famille, les prénoms et l’état personnel des citoyens étrangers figurant dans les actes de l’état civil suisse divergent de ceux du permis visé à l’al. 1, ceux des actes de l’état civil sont déterminants pour l’OEC.

3 Les déclarations relatives au nom de famille de citoyens étrangers, consécutives à la dissolution judiciaire du mariage (art. 109 al. 2 CC, 119 al. 1 CC et 177b OEC), effectuées devant l’autorité de l’état civil, sont déterminantes pour l’OEC.

4 La personne étrangère intéressée peut soumettre la décision judiciaire étrangère concernant son état personnel à l’examen de la Chambre civile du Tribunal d’appel (art. 511 CPC).

1 Le catalogue des données est tenu sous forme électronique.

2 L’applicatif informatique doit comprendre les procédures automatiques de contrôle des données en entrée et en sortie qui assurent le respect des standards de qualité prévus par la LArRa et son ordonnance d’application.

3 Les données sont conservées selon les termes de l’art. 21 de la loi sur la protection des données personnelles (ci-après : LPDP).

La Commune gère de manière informatisée les données relatives aux immeubles (bâtiments et habitations) et la relation entre l'habitant et l'habitation, afin de faciliter la gestion des variables 19-22 de l'art. 7 du présent règlement.

1. Les Communes doivent déposer au moins une fois par mois, dans un lieu protégé et sur support magnétique, une copie de toutes les données enregistrées.

2. Les pièces justificatives doivent également être conservées dans un lieu protégé.

1 Toute personne physique de nationalité suisse, soumise à l'obligation de s'annoncer, doit notifier son arrivée dans la commune dans un délai de 8 jours.

2 La notification doit être effectuée en se présentant personnellement à l'OCAP ou par le biais d'une modalité alternative (électronique, postale) définie par l'OCAP ; la notification concernant le ménage est effectuée par un membre majeur de celui-ci.

[2] 1 Tout étranger astreint à l’enregistrement et qui s’est rendu dans la commune avec l’intention de s’y établir doit notifier son arrivée à l’autorité cantonale compétente en matière de migration et à l’OCA dans les 8 jours. [3]

2 Les étrangers non astreints à l’enregistrement au sens de l’art. 6 et à la notification au sens de l’art. 12 al. 1 LEtr doivent notifier à l’OCA et à l’autorité cantonale compétente en matière de migration, dans les 90 jours, leur arrivée dans la commune. [4]

3 L’art. 12 al. 2 est applicable.

[2] Art. modifié par A 14.2.2012; en vigueur depuis le 1.3.2012 - RO 2012, 84.

[3] Al. modifié par A 16.11.2022; en vigueur depuis le 1.1.2023 - RO 2022, 274.

[4] Al. modifié par A 16.11.2022; en vigueur depuis le 1.1.2023 - RO 2022, 274.

1 Toute modification dans le catalogue de données doit être notifiée par la personne concernée à l'UCA dans un délai de 8 jours.

2 Cette notification peut être effectuée par écrit.

1 L'OCA peut, en tout temps, convoquer les intéressés qui n'ont pas notifié leur arrivée ou ne l'ont pas fait correctement pour s'enquérir de la situation et connaître leurs intentions, s'il y a lieu de soupçonner qu'ils pourraient être soumis à l'obligation de la notification personnelle.

2 S'il s'agit d'étrangers, l'OCA communique le résultat du contrôle à l'autorité cantonale compétente en matière de migration pour la définition du cas. [5]

[5] Al. modifiée par le R du 16.11.2022 ; en vigueur depuis le 1.1.2023 - RO 2022, 274.

1 Chaque bailleur doit notifier à l'UCA, au moyen du formulaire approprié, l'arrivée de nouveaux locataires, qu'ils soient citoyens suisses ou étrangers, qui résident ou qui louent des appartements dans la Commune pour des périodes supérieures à 30 jours sur une période de 360 jours, dans les 8 jours suivant l'entrée en vigueur du contrat ou la date effective d'occupation en l'absence de contrat écrit ; cette obligation s'applique également à quiconque héberge gratuitement un citoyen suisse ou étranger.

2 Il en va de même pour le changement d'appartement à l'intérieur d'un immeuble.

3 La même obligation s'applique aux logeurs au sens de la législation sur les établissements publics.

[6] 1 Tout propriétaire ou gérant de collectivité au sens de l’art. 2 let. a bis ) de l’ordonnance fédérale sur l’harmonisation des registres doit notifier à l’UCA, dans les 8 jours, le personnel logé qui remplit la condition de l’art. 6 al. 1.

2 Cette obligation de notification dans les 8 jours s’applique également à ses clients ou hôtes dès le moment où la condition de l’art. 6 al. 1 est remplie.

[6] Art. modifié par le R du 14.2.2012; en vigueur depuis le 1.3.2012 – RO 2012, 84.

La notification personnelle ne dispense pas le bailleur de son obligation de notification et vice-versa.

La Municipalité procède d'office à l'enregistrement si elle estime que les conditions sont réunies et si, dans le délai imparti, l'intéressé n'a pas procédé à la déclaration personnelle.

1 La notification personnelle d’arrivée doit être accompagnée, dans les 10 jours, de tous les documents nécessaires à l’établissement du catalogue de données et à la détermination précise du rapport de résidence, soit, selon les cas, l’acte d’origine, l’acte de famille, le certificat individuel d’état civil, le livret de famille, le certificat de domicile, l’extrait du jugement de séparation ou de divorce.

2 Si des faits d’état civil se sont produits en Suisse ou sont inscrits dans les registres d’état civil suisses, les actes d’état civil suisses correspondants doivent être présentés.

1. Toute personne qui quitte la Commune doit en aviser l’UCA au moment de son départ ; les étrangers doivent simultanément notifier leur départ à l’autorité cantonale compétente en matière de migration. [7]

2. Le bailleur doit notifier à l’UCA, dans les 8 jours suivant l’événement, le départ de la personne physique du bâtiment loué ; cette obligation s’applique également à celui qui cesse d’héberger gratuitement une personne physique.

[7] Al. modifié par le R 16.11.2022 ; en vigueur depuis le 1.1.2023 - RO 2022, 274.

La notification personnelle ne dispense pas le bailleur de son obligation de notification et vice-versa.

1 Le transfert et sa date sont fixés par l'OUC de la nouvelle Commune, en tenant compte de la date effective du transfert et après avoir entendu la personne concernée.

2 Les OUC des deux Communes impliquées dans un transfert assurent, directement ou indirectement via la base de données Movpop, l'échange des données personnelles selon les modalités prévues à l'art. 10 al. 2 LArRa.

3 L'OUC de la Commune de départ est tenu d'envoyer à la nouvelle Commune les documents que la personne concernée avait déposés, y compris l'acte d'origine.

1 En cas de transfert dans un autre canton, l'UCA transmet à la nouvelle commune les documents que l'intéressé avait déposés, y compris l'acte d'origine.

2 En cas de transfert à l'étranger, l'intéressé procède personnellement au retrait des documents déposés auprès de la commune de départ, à l'exception de l'acte d'origine.

Quiconque n’observe pas l’obligation d’annoncer son arrivée, son transfert au sein de la commune ou son départ, peut faire l’objet de la procédure de contravention prévue à l’art. 145 de la LCo.

[8] Les services suivants communiquent sans délai à l’UCA

a) Office de l'état civil, autorités administratives et judiciaires : les communications conformément aux dispositions de l’OEC et du règlement sur l'état civil du 29 mars 2011 ;

b) autorité cantonale compétente en matière de migration : tout type de permis délivré, les décisions de refus, de révocation, de déchéance, d'autorisation d'absence, d'éloignement sans formalités et les notifications de départ, les demandes visant à obtenir des permis de séjour sans activité lucrative, ainsi que copie des documents déposés par les étrangers ;

c) Service des recours du Conseil d'État : l'effet suspensif accordé ou refusé aux recours en matière d'étrangers, ainsi que les mesures provisionnelles concernant le séjour ;

d) autorités cantonales de protection des mineurs et des adultes : les mesures de leur compétence et les données relatives aux curateurs (nom, prénom, adresse).

[8] Art. modifié par R 16.11.2022 ; en vigueur depuis le 1.1.2023 - BU 2022, 274.

1 Le Service Movpop traite les données reçues en vérifiant leur qualité et leur plausibilité, puis procède à leur introduction dans la base de données.

2 En cas d'incohérences relevées lors de la vérification, le Service Movpop en informe sans délai la Commune, qui fournit les précisions demandées afin de permettre la mise à jour des données.

1 L’accès à la base de données des Communes est libre.

2 La Commune peut accéder aux données d’une autre Commune, à l’exception des informations visées aux chiffres 18, 19, 20, 21 et 22 de l’art. 7 al. 1.

1 Le Consortium de Communes a libre accès aux données des communes consorziate.

2 Le Consortium de Communes peut accéder aux données d’une autre commune non consorziata, à l’exception des informations visées aux chiffres 18, 19, 20, 21 et 22 de l’art. 7 al. 1.

1 L’office patricien a accès aux données des citoyens d’origine suisse pour la mise à jour de son registre des patriciens, des votants et des feux.

2 L’accès est accordé sur demande de l’office patricien conformément à l’art. 10 de la LPDP ainsi qu’à la procédure prévue à l’art. 33. [9]

3 La personne qui a accès à la base de données est désignée par l’office patricien et consulte la base de données aux conditions prévues par l’al. 2.

4 L’Office patricien peut exceptionnellement confier à un organisme externe d’utilité publique sans but lucratif un mandat pour l’établissement et la mise à jour de son registre des patriciens, des votants et des feux; dans un tel cas, les modalités d’accès et d’utilisation relatives à la base de données Movpop doivent être réglées par une convention conclue entre le Service des naturalisations et Movpop, le patriciat et l’organisme susmentionné. [10]

[9] Al. modifié par R 14.2.2012; en vigueur depuis le 1.3.2012 - BU 2012, 84.

[10] Al. introduit par R 16.11.2022; en vigueur depuis le 1.1.2023 - BU 2022, 274.

1 L’accès à la base de données Movpop par les utilisateurs appartenant à l’Administration cantonale s’effectue après autorisation du Service Movpop, uniquement pour l’exécution des tâches publiques.

2 L’accès est accordé, sur demande, conformément à l’art. 10 de la LPRP ainsi qu’à la procédure visée à l’art. 33. [11]

[11] Al. modifié par R 14.2.2012; en vigueur depuis le 1.3.2012 - BU 2012, 84.

1 La Section de la population accorde exceptionnellement à des tiers l’autorisation d’accéder à la base de données.

2 L’autorisation est accordée dans la mesure où

a) la demande est fondée sur une tâche établie par la loi ou à des fins scientifiques ;

b) la demande est limitée aux données nécessaires à l’exécution de ladite tâche ou à la réalisation du but ;

c) l’anonymat des données est garanti.

3 Pour le surplus, les art. 11, 15 et 16 LPD s’appliquent.

L’instance doit contenir

a) les indications concernant le demandeur ;

b) les données requises ;

c) la preuve de l’existence d’une base légale, d’une tâche légale ou d’un intérêt légitime ;

d) le but pour lequel les données sont utilisées ;

e) l’application demandée.

1 Les utilisateurs peuvent accéder à la base de données au moyen des applications suivantes

a) la visualisation des données ;

b) le raccordement au moyen d’une interface ;

c) le traitement particulier.

2 Ils peuvent en outre demander l’accès aux tableaux de la base de données.

La visualisation des données concernant les personnes individuelles est l’application qui permet à l’utilisateur uniquement de consulter, à chaque fois et sans possibilité d’en modifier les contenus, les données de celles-ci enregistrées dans la base de données.

L’interface est l’application qui permet de créer un programme particulier sur la base des exigences de l’utilisateur, lui permettant de transférer, sans possibilité de modifier les données contenues, un certain nombre d’informations de la banque de données du mouvement de la population à la sienne.

1 Sont considérées comme des traitements particuliers toutes les élaborations qui sortent du cadre des opérations de visualisation et d'interface.

2 Ces traitements sont exécutés uniquement par le Service Movpop sur la base des indications du demandeur.

1. Il est possible d'accorder à un utilisateur le droit de traiter, sans avoir la faculté de modifier les données, l'ensemble des informations enregistrées dans la base de données.

2. Avec l'autorisation de traitement de l'ensemble de la base de données délivrée par le Service Movpop, l'utilisateur a la faculté d'extrapoler les données selon ses propres besoins.

1. Toute personne a le droit d’obtenir de l’UCA toute information, déclaration ou extrait qui la concerne personnellement.

2. La communication à des tiers d’extraits, de déclarations et d’informations par l’UCA est régie par les dispositions de la LPRD.

3. Les normes relatives à la communication des données relevant de la législation fédérale sur l’asile demeurent en outre réservées.

1 Chaque bureau de l’Administration qui utilise la banque de données est tenu, proportionnellement à l’utilisation, de contribuer au financement du Service Movpop.

2 Les contributions nécessaires pour couvrir les coûts de gestion du Service Movpop sont calculées sur la base d’une clé susceptible d’être ajustée en fonction de l’évolution des raccordements effectivement opérationnels en début d’année.

3 Les règles relatives au calcul des tarifs pour les tiers sont appliquées par analogie.

1 La taxe pour la visualisation des données est annuelle et peut varier jusqu’à un maximum de fr. 3200.--.

2 La taxe pour la visualisation est appliquée à chaque office raccordé à la banque de données au sens de l’art. 32, non à chaque poste de travail individuel. [12]

3 Le montant est fixé sur la base du calcul du volume de données de chaque personne, multiplié par fr. 0.01.

4 Par volume, on entend le catalogue des données complet de chaque personne, étant entendu que la demande d’un nombre réduit de données par personne n’entraîne pas une diminution de la taxe.

[12] Al. modifié par R du 14.2.2012; en vigueur depuis le 1.3.2012 - RO 2012, 84.

1 Le coût de connexion via l'interface aux programmes Movpop s'élève à un maximum de CHF 40'000.--.

2 Le tarif est fixé sur la base du calcul du volume de données de chaque personne, multiplié par CHF 0.125.

3 Les coûts résultant de la réalisation de l'interface sont assumés par le demandeur.

1 La taxe pour la demande de traitements particuliers est calculée en fonction du volume des données requises.

2 La taxe est fixée sur la base du calcul du volume des données de chaque personne, multiplié par fr. 0.10.

3 Lorsque la transmission des données nécessite une prestation de travail supérieure à 30 minutes, un montant de fr. 80.-- est prélevé pour chaque heure supplémentaire.

4 Dans la mesure où le Service Movpop doit recourir à des conseils externes ou doit faire élaborer un programme spécial pour l’extraction des données, l’utilisateur doit également supporter le surcoût.

5 Les tarifs visés à l’al. 2 ne sont pas appliqués lorsque le traitement particulier est demandé par des organismes, des institutions ou des personnes agissant sans but lucratif et pour des recherches intéressantes ou utiles au Canton. [13]

[13] Al. introduit par le R 14.2.2012; en vigueur depuis le 1.3.2012 - BO 2012, 84.

Pour l’accès aux tableaux de la base de données, le tarif défini pour l’application interface s’applique.

1 Les Communes qui gèrent le contrôle des habitants sur support papier doivent introduire une gestion sous forme électronique dans les 6 mois suivant l’entrée en vigueur du présent règlement.

2 Les Communes adaptent leur catalogue de données au présent règlement dans les 6 mois suivant l’entrée en vigueur de celui-ci.

Est abrogé le règlement concernant le contrôle des habitants et la banque de données mouvement de la population du 28 août 2001.

Le présent règlement est publié au Bulletin officiel des lois et des actes exécutifs et entre immédiatement en vigueur. [14]

Publié au JO 2009, 521.

[14] Entrée en vigueur: 4 décembre 2009 - JO 2009, 521.