Ordonnance du conseil synodal évangélique du canton de Thurgovie sur la gestion des documents et l'archivage - Objet et Champ d'application

1. Le règlement régit la gestion des documents de leur création jusqu'à leur archivage ou leur destruction. Il définit les exigences relatives à la tenue des archives dans le but de transmettre de manière permanente les activités des paroisses et de l'Église régionale.

Ce règlement s'applique aux paroisses et à l'Église régionale ainsi qu'à leurs autorités, commissions, bureaux paroissiaux et personnel.

2. Les personnes morales de droit public et les associations et corporations organisées selon le droit privé, qui accomplissent des missions de la paroisse ou de l'Église régionale, assurent de manière autonome la gestion des documents et l'archivage conformément aux principes de ce règlement ou mandatent la paroisse ou l'Église régionale pour ce faire.

1. La tenue et l'archivage des dossiers servent notamment à

1. la sécurité juridique

2. la traçabilité des actions des autorités et administrations ecclésiastiques

3. une gestion administrative efficace, fiable et continue

4. la transmission durable, fiable et authentique de documents

5. la recherche scientifique et privée

1. Termes

1. Gestion des Dossiers : Enregistrement systématique des opérations commerciales et gestion appropriée et conservation des documents qui en résultent, indépendamment du support de données (appelé également gestion documentaire ou Records Management).

2. Archive : Les archives sont des établissements publics qui prennent en charge la partie des documents produits par les paroisses ou l'église nationale jugée digne de transmission et les rendent accessibles au public intéressé.

3. Documents : Tous les documents pertinents pour les activités professionnelles, créés ou reçus et conservés lors de l'accomplissement d'une mission publique, ainsi que les répertoires y afférents et les données complémentaires nécessaires à la compréhension de ces documents et à leur utilisation. Les documents peuvent être sur papier, électroniques ou sur un autre support d'information.

4. Affaire : L'exécution des tâches ecclésiastiques se fait sous forme d'affaires. Chaque affaire comprend les documents pertinents pour l'activité professionnelle y associés.

5. Dossier : Ensemble des documents pertinents pour les activités professionnelles concernant une affaire (également appelé acte).

1. La paroisse ou l'Église nationale tient ses documents de manière à ce que les actions des autorités, des commissions et des collaborateurs soient compréhensibles et que la responsabilité soit assurée.

2. Les documents doivent être complets, fiables et compréhensibles. Ils doivent représenter de manière crédible et fiable le déroulement des affaires.

1. Les supports d'information doivent être choisis de manière à ce que des mesures organisationnelles et techniques puissent protéger les documents contre les altérations et accès non autorisés. Lors du choix du support d'information, les exigences relatives à l'archivage doivent être prises en compte.

1. Les documents doivent être protégés contre la perte et les dommages.

1. Les documents qui ne sont plus nécessaires doivent généralement être offerts aux archives pour prise en charge dans les 10 ans suivant la clôture du dossier.

2. L'entité responsable des dossiers détruit les documents que les archives ont jugés non dignes de conservation.

1. Aucune documentation ne peut être détruite sans l'accord de la personne chargée de la gestion des archives.

1. Le conseil de l'église ou le consistoire désigne une personne responsable de la gestion des dossiers et définit ses obligations.

1. Dans chaque paroisse, l'un des membres du clergé est responsable des registres paroissiaux.

1. Les registres paroissiaux doivent être tenus sous forme de livre de manière manuscrite ou être imprimés périodiquement et reliés de façon à être conformes aux normes d'archivage.

1. Les registres paroissiaux suivants sont tenus

1. Registre des baptêmes : Dans ce registre sont inscrits, dans l'ordre de réalisation du baptême, les noms de tous les personnes baptisées dans la paroisse. Les enfants issus d'un mariage mixte confessionnel doivent être inscrits avec une mention correspondante.

2. Registre des confirmations : Les noms de toutes les personnes confirmées dans la paroisse sont inscrits annuellement.

3. Registre des mariages : Tous les mariages célébrés dans la paroisse doivent être inscrits chronologiquement, indépendamment du domicile des mariés.

4. Registre des obsèques (anciennement registre des décès) : Dans ce registre sont inscrites chronologiquement toutes les obsèques religieuses tenues dans la paroisse.

2. Le conseil de l'église définit les informations à enregistrer dans les registres.

1. L'Église régionale et chaque paroisse tiennent chacune leurs propres archives.

1. L'archive comprend tous les documents dignes d'être conservés des autorités, commissions, paroisses et employés.

1. À l'expiration du délai de conservation, les documents jugés dignes de transmission sont pris en charge par les archives pour une conservation permanente.

1. En particulier, les documents suivants sont archivés

1. Direction

1.1. Messages de vote

1.2. Procès-verbaux des élections

1.3. Procès-verbaux de l'assemblée paroissiale, du conseil paroissial, de la commission de surveillance et des autres commissions et organes de direction

1.4. Pièces jointes aux réunions du conseil paroissial, de la commission de surveillance et des autres commissions et organes de direction

1.5. Rapports annuels du conseil paroissial, de la commission de surveillance, des autres commissions et des organes de direction

1.6. Fondements juridiques de la paroisse (directives internes et règlements)

1.7. Documents de secteur, documents relatifs à l'organisation de la paroisse

1.8. Documents relatifs aux passations de fonctions et visites pastorales

1.9. Documents relatifs aux admissions et démissions

1.10. Cas de litiges et de recours

1.11. Publications et imprimés de la paroisse

2. Finances, personnel, biens immobiliers

2.1. Compte annuel original de la paroisse, y compris les rapports des réviseurs et approbation par le conseil ecclésiastique; dossiers du personnel

2.2. Dossiers de construction

2.3. Dossiers de biens immobiliers

3. Célébrations ecclésiastiques, pastorale, enseignement, vie communautaire (missions essentielles de la paroisse)

3.1. Registres pastoraux y compris les certificats de bénédiction

3.2. Sélection de sermons

3.3. Sélection de documents relatifs aux événements et offres

3.4. Sélection de photographies et d'images

4. Autres documents qui sont importants pour la traçabilité permanente des actions de la paroisse.

2. Pour l'église nationale, les mêmes principes s'appliquent pareillement.

1. Les documents archivés sont inscrits dans un registre d'archives.

1. Les archives peuvent accepter des documents d'origine privée en complément, à condition qu'ils soient importants pour l'histoire de la paroisse ou de l'Église nationale.

1. Les documents archivés sont accessibles au public sans frais, conformément au règlement d'utilisation, après l'expiration des délais de protection.

1. Le délai de protection général pour les documents est de 20 ans à compter de la clôture du dossier.

2. Le délai de protection pour les documents contenant des données personnelles particulièrement dignes de protection est de 100 ans à compter de la clôture du dossier.

3. Les documents qui étaient librement accessibles avant l'archivage le restent également après celui-ci.

4. Les personnes concernées ont accès à leurs propres données ou peuvent consentir à la divulgation de leurs propres données.

5. Sur demande, le conseil de l'église ou le conseil paroissial peut accorder l'accès aux documents pendant la période de protection en cours, à condition que les raisons invoquées l'emportent sur les intérêts publics ou privés dignes de protection.

1. La paroisse ou l'Église nationale assure la préservation durable et la lisibilité des archives.

2. Elle garantit l'authenticité et l'intégrité des archives.

1. La responsabilité des archives incombe au conseil paroissial ou au conseil de l'église.

1. Le conseil de l'église ou le consistoire charge une personne de la gestion des archives.

2. Le conseil de l'église ou le consistoire peut déléguer certaines tâches à des tiers.

1. La paroisse ou l'Église nationale peut déposer ses archives chez des tiers et les charger de la gestion de l'archive. Les détails doivent être réglés dans un contrat de service. Le dépôt d'archives reste la propriété de la paroisse.

2. La création d'un dépôt d'archives d'une paroisse nécessite l'approbation du conseil ecclésiastique.

1. Le conseil de l'Église ou un tiers désigné par celui-ci conseille les paroisses sur les questions de gestion des dossiers et d'archivage.

1. Le Conseil de l'église ou un tiers désigné par celui-ci visite périodiquement la tenue des dossiers et des registres ainsi que les archives des paroisses.

1. Le règlement entre en vigueur le 1er janvier 2019 et remplace le règlement sur la tenue des registres paroissiaux et l'établissement et la gestion des archives paroissiales dans les paroisses du 6 février 1980.