Ordonnance sur la conservation et l'archivage des dossiers judiciaires (VAGA) - Objet et Champ d'application (VAGA)

1. Ce règlement régit les délais de conservation et l'archivage des dossiers judiciaires conformément à l'article 2, qui sont liés à des procédures closes.

2. Le règlement s'applique à toutes les autorités judiciaires, à l'exception des juges de paix et des juges de paix féminins.

1. Les dossiers judiciaires au sens du présent règlement comprennent

a) Les dossiers de procédure sur tout support d'information, reçus, consultés ou créés par les tribunaux au cours d'une procédure judiciaire et qui restent à la disposition des tribunaux même après la clôture de la procédure ;

b) Les données contenues dans l'application spécialisée des tribunaux ou dans les applications connectées via une interface, sur lesquelles le tribunal a la maîtrise ;

c) Les collections de jugements, qui constituent une collecte séparée des décisions finales ;

d) Les contrôles de gestion, qui fournissent un aperçu de toutes les procédures avec les données complémentaires nécessaires à leur compréhension et utilisation.

1. Les délais de conservation se calculent à partir de l'entrée en force de la décision finale.

2. Les tribunaux conservent les dossiers de procédure et les données dans leur application spécialisée pendant la durée de conservation au moins dans la mesure où les opérations et résultats essentiels de l'activité peuvent être à tout moment retracés et prouvés.

3. Les collections séparées de jugements doivent être conservées pendant 10 ans à compter du prononcé du jugement.

4. Les contrôles d'activité doivent être conservés jusqu'à la remise des dossiers de procédure aux archives de l'État.

5. La remise aux archives de l'État est régulée séparément ci-après.

1. Pour les dossiers de procédure des tribunaux d'arrondissement et des présidences de tribunaux d'arrondissement en matière civile, les délais de conservation suivants s'appliquent

a) Procédures sans impact sur l'état civil (procédures ordinaires, procédures simplifiées, procédures sommaires, procédures de conciliation, procédures d'assistance judiciaire, procédures de surveillance, procédures concernant les aliments d'un majeur, etc.) à l'exception des procédures concernant les interdictions judiciaires : 10 ans ;

b) Procédures ordinaires concernant les affaires successorales : 30 ans ;

c) Procédures concernant le divorce et la séparation de corps (art. 111 à 117 du Code civil suisse [CCS] du 10 décembre 1907) ainsi que les procédures concernant la dissolution d'un partenariat enregistré, à condition qu'aucun enfant mineur ne soit impliqué, les procédures concernant la nullité d'un mariage ou d'un partenariat enregistré, la reconnaissance d'un jugement de divorce étranger avec ou sans enfants : 50 ans ;

d) Procédures avec impact sur l'état civil, notamment les divorces et les séparations de corps (art. 111 à 117 CCS) ainsi que les procédures concernant la dissolution d'un partenariat enregistré, lorsque des enfants mineurs sont impliqués, ainsi que les procédures concernant la pension alimentaire pour enfants et d'autres intérêts de l'enfant sans impact sur l'état civil, les déclarations d'absence et les interdictions judiciaires : 70 ans ;

e) Procédures concernant la paternité (constatations et contestations) ainsi que les procédures concernant l'état civil (révision du registre d'état civil, constatation ou modification de l'état civil) : 99 ans.

2. Pour les dossiers de procédure des tribunaux d'arrondissement et des présidences de tribunaux d'arrondissement en matière pénale, les délais de conservation suivants s'appliquent en cas de

a) Classements ou acquittements sans imposition d'une mesure en cas d'irresponsabilité pénale

1. Contraventions : 10 ans ;

2. Délits et crimes : 30 ans ;

3. Infractions imprescriptibles : 99 ans ;

b) Condamnations ou acquittements avec imposition d'une mesure en cas d'irresponsabilité pénale

1. Contraventions : 15 ans ;

2. Délits sans résultat de mort et crimes, sanctionnés exclusivement par une amende : 30 ans ;

3. Autres délits sans résultat de mort : 50 ans ;

4. Délits avec résultat de mort et crimes : 70 ans ;

5. Infractions avec une mesure imposée à vie et infractions imprescriptibles : 99 ans.

3. En cas de multiples infractions ou de personnes accusées dans la même procédure, le délai de conservation le plus long est applicable.

1. Le Ministère public des mineurs prend en charge les dossiers de procédure du tribunal des mineurs et de la présidence du tribunal des mineurs et les conserve conformément aux délais de conservation qui lui sont applicables.

1. Les dossiers de procédure du tribunal de la détention, qui se trouvent dans les dossiers de procédure d'autres tribunaux, du ministère public ou du parquet pour mineurs, sont conservés avec ceux-ci.

2. Les autres dossiers de procédure sont conservés par le tribunal de la détention pendant 5 ans.

1. Les dossiers des procédures jugées en seconde instance par la chambre civile, pénale et des plaintes sont renvoyés à l'instance précédente pour être archivés.

2. Les dossiers des procédures dans lesquelles la chambre civile, pénale ou des plaintes a jugé en première instance sont conservés pendant 10 ans.

3. L'autorité de surveillance pour la poursuite pour dettes et la faillite conserve ses documents de procédure pendant 13 ans.

1. Le tribunal administratif conserve ses dossiers de procédure pendant 10 ans.

2. Il conserve les dossiers de procédure relatifs à la protection de l'enfant et de l'adulte pendant 30 ans.

1. Le tribunal des assurances conserve ses dossiers de procédure pendant 13 ans.

2. Le tribunal cantonal des impôts, la commission cantonale d'estimation, l'autorité cantonale de conciliation pour l'égalité entre femmes et hommes ainsi que les autorités de conciliation pour les relations de bail et de location conservent leurs dossiers de procédure pendant 10 ans.

1. Au plus tard 10 ans après l'expiration du délai de conservation, les dossiers de procédure sont remis, après consultation avec les archives de l'État, à celles-ci en tout ou en partie, ou sont entièrement détruits.

2. Les archives de l'État prennent en charge les données qui se trouvent dans l'application spécialisée des tribunaux ou dans des applications connectées via une interface.

3. Les archives de l'État prennent en charge les collections de jugements tous les 10 ans.

4. Les archives de l'État prennent en charge les contrôles des affaires après l'expiration des délais de conservation.

1. Les Archives de l'État prennent en charge de manière sélective une partie des dossiers de procédure civils suivants des tribunaux d'arrondissement et présidences des tribunaux d'arrondissement

a) Procédures de conciliation ;

b) Procédures en matière de poursuites pour dettes et faillites ;

c) Procédures sans incidence sur l'état civil ;

d) Procédures concernant les affaires successorales ;

e) Procédures de divorce et de séparation de corps (art. 111 ss. CC) ;

f) Procédures de paternité ;

g) Autres procédures de droit de la famille.

2. Les tribunaux d'arrondissement et présidences des tribunaux d'arrondissement détruisent, après expiration du délai de conservation, les dossiers de procédure suivants

a) Procédures d'entraide judiciaire ;

b) Procédures concernant les interdictions judiciaires ;

c) Procédures de surveillance.

3. Les Archives de l'État prennent intégralement en charge les dossiers de procédure pénale suivants des tribunaux d'arrondissement et présidences des tribunaux d'arrondissement

a) Délits entraînant la mort ;

b) Crimes, sous réserve de l'alinéa 4 lettres b et d ;

c) Infractions imprescriptibles selon l'article 101 alinéa 1 lettre d du Code pénal suisse (CP) du 21 décembre 1937.

4. Les Archives de l'État prennent de manière sélective en charge les dossiers de procédure pénale suivants des tribunaux d'arrondissement et présidences des tribunaux d'arrondissement pour les affaires classées, acquittements et condamnations partiellement

a) Contraventions ;

b) Crimes sanctionnés exclusivement par une amende ;

c) Délits sans conséquence mortelle ;

d) Infractions avec mesure ordonnée à vie et infractions imprescriptibles selon l'article 101 alinéa 1 lettre e CP.

5. Les Archives de l'État prennent en charge de manière qualitative en outre les dossiers de procédure qui, selon des critères de contenu, sont qualifiés de particuliers ou importants.

1. La remise des dossiers de procédure du tribunal pour enfants et de la présidence du tribunal pour enfants est régie par les dispositions applicables au ministère public pour mineurs.

1. Dossiers de procédure du tribunal de détention, qui se trouvent dans les dossiers de procédure d'autres tribunaux, du procureur général ou du ministère public des mineurs, sont archivés avec ceux-ci.

2. Le service des archives de l'État prend partiellement en charge d'autres dossiers de procédure.

1. Dossiers des procédures dans lesquelles la chambre civile du tribunal supérieur a jugé en première instance, sont partiellement pris en charge par les archives d'État.

2. Dossiers des procédures dans lesquelles la chambre pénale ou la chambre de recours a jugé en première instance, sont détruits après l'expiration du délai de conservation.

3. Dossiers de procédure de l'autorité de surveillance pour la poursuite pour dettes et faillite, sont partiellement pris en charge par les archives d'État.

1. Les dossiers de procédure du tribunal administratif, de l'autorité cantonale de conciliation pour l'égalité entre femmes et hommes ainsi que des autorités de conciliation pour les relations de location et de bail sont partiellement pris en charge par les archives de l'État.

2. Les dossiers de procédure de la cour des assurances, du tribunal fiscal cantonal ainsi que de la commission cantonale d'estimation sont détruits à l'expiration du délai de conservation.

1. Cette ordonnance ne s'applique pas aux procédures qui ont été décidées par une première instance judiciaire avant son entrée en vigueur.