Ordonnance sur la loi concernant la plate-forme des registres des habitants et des registres électoraux (VESP) - Objet (VESP)

1. Ce règlement régit quelles autorités ont accès aux données de la plateforme des registres des habitants, la nature et le contenu de leur autorisation d'accès, la conservation des données personnelles dans la plateforme des registres des habitants ainsi que les normes de données à utiliser.

1. Il n'existe aucun droit à l'octroi d'une autorisation d'accès.

1. Les organes d'autorisation dans le cadre de la procédure d'autorisation sont le délégué ou la déléguée à l'information et à la protection des données, le groupe de coordination des communes GERES et le comité d'autorisation GERES.

2. Le groupe de coordination des communes GERES se compose de deux représentants ou représentantes de l'Association des communes du canton de Soleure (VSEG) et de l'Association du personnel communal du canton de Soleure (VGSo).

3. Le comité d'autorisation GERES se compose de quatre représentants ou représentantes des autorités cantonales, du délégué ou de la déléguée à l'information et à la protection des données, ainsi que de deux représentants ou représentantes de l'Association des communes du canton de Soleure (VSEG) et de l'Association du personnel communal du canton de Soleure (VGSo).

4. La représentation des autorités cantonales est déterminée par le département compétent.

1. L'autorité qui sollicite l'accès aux données de la plateforme du registre des habitants doit soumettre une demande motivée au département compétent.

2. Le département transmet le formulaire de demande aux organismes d'autorisation.

1. Pour chaque demande d'accès à la plateforme de registre des habitants, une procédure d'autorisation en deux étapes est prévue (phase de test et phase de production).

2. Avec l'accord de tous les comités d'autorisation, l'autorisation de test pour accéder aux données de la plateforme de registre des habitants est accordée à l'autorité requérante.

3. La phase de test est limitée à un maximum de douze mois.

4. Après l'achèvement de la phase de test, les comités d'autorisation vérifient si la connexion demandée peut être accordée définitivement et soumettent une proposition au conseil exécutif en conséquence.

5. Le conseil exécutif décide en dernier ressort de l'accès de l'autorité requérante à la plateforme de registre des habitants.

1. Le chef ou la cheffe d'une autorité détermine quels employés exercent le droit d'accès accordé à l'autorité.

2. Il ou elle informe le département compétent des employés ayant le droit d'accès ainsi que des modifications y afférentes.

1. Avec l'accord de toutes les instances compétentes, le département compétent peut fournir une fois des données de la plateforme des registres des habitants à une autorité conformément à l'article 3 GESP.

2. Les autorités peuvent obtenir des renseignements de la plateforme cantonale des registres des habitants auprès d'un service central, pour autant que les conditions pour une entraide administrative soient remplies.

1. Le département compétent tient un répertoire des autorisations indiquant quelles autorités ont reçu une autorisation d'accès aux données de la plateforme des registres des habitants, et précisant également la nature et le contenu de chaque autorisation d'accès.

2. Le répertoire des autorisations selon l'alinéa 1 est continuellement mis à jour par le département compétent.

3. Le département compétent publie sur Internet la nature et le contenu des autorisations d'accès des autorités.

1. Le directeur ou la directrice de l'autorité compétente s'assure que

a) l'accès est octroyé à un nombre de postes de travail pas supérieur à ce qui est nécessaire ;

b) seules les personnes autorisées à effectuer des requêtes ont des droits d'accès ;

c) les personnes autorisées à effectuer des requêtes utilisent les accès exclusivement pour l'accomplissement de leur tâche légale.

1. Toute consultation des données de la plateforme du registre des habitants est enregistrée électroniquement. La version déterminée par le département compétent en vertu de l'article 14, paragraphe 1, doit être utilisée.

2. L'enregistrement comprend

a) l'autorité qui effectue la consultation ainsi que la personne la réalisant,

b) la personne concernée par la consultation et les données consultées,

c) le moment de la consultation.

3. Si les comités d'autorisation accordent une autorisation pour un système tiers (service web), le système tiers doit garantir l'enregistrement électronique.

4. Les enregistrements sont supprimés après 12 mois.

1. Le directeur ou la directrice de l’autorité habilitée à accéder peut examiner les demandes de données enregistrées par échantillonnage et de manière nominative afin de détecter les irrégularités.

2. Les personnes examinées ainsi que le ou la déléguée à l’information et à la protection des données sont informées par le directeur ou la directrice de l’étendue et des résultats des examens effectués.

1. Si le directeur ou la directrice constate des irrégularités ou même un abus, il ou elle prend les mesures nécessaires. Il ou elle peut notamment retirer à la personne concernée le droit d'accès.

2. En cas d'abus par une autorité, un signalement est fait aux comités d'accréditation. Ceux-ci examinent la situation et, le cas échéant, demandent au conseil exécutif de retirer le droit d'accès de l'autorité.

1. Si les besoins d'une autorité justifiant l'octroi de l'accès ne sont plus partiellement ou entièrement prouvés, cet accès est limité ou révoqué par le Conseil d'État sur demande des organes d'autorisation.

1. Pour l'échange de données personnelles, les versions des normes pour le gouvernement électronique en Suisse (normes eCH) déterminées par le département doivent être utilisées.

1. Les données suivantes des personnes enregistrées sur la plateforme du registre des habitants sont supprimées

a) une date antérieure à une caractéristique, dix ans après sa modification ;

b) en cas de départ ou de décès d'une personne, toutes les données dix ans après le départ ou le décès de la personne concernée ;

c) les données qui, selon la notification d'une commune, ne sont plus tenues dans les registres, dix ans après la dernière notification.

2. La suppression des données dans les cas prévus au paragraphe 1 s'effectue à la fin de l'année civile en cours.

3. Tant que la suppression de ces données pour des raisons techniques n'est pas possible, les accès à ces données doivent être rendus inactifs.

1. Sous réserve de l'obligation de soumettre des documents aux Archives de l'État conformément aux articles 8 et suivants de la Loi sur les archives du 25 janvier 2006.