Ordonnance sur le remboursement des frais dans le canton de Schaffhouse (Ordonnance sur les frais) (Spesenverordnung)

1. Ce règlement régit l'indemnisation des frais engagés par les employés du canton de Schaffhouse lors de déplacements professionnels et d'autres activités de service.

2. L'autorité supérieure au sens de ce règlement est la direction du département, la présidente ou le président du gouvernement, la chancelière ou le chancelier, ou les présidentes ou présidents des tribunaux.

3. Les remboursements suivants doivent être soumis avec un formulaire de frais, généralement chaque mois, mais au plus tard chaque trimestre, accompagnés des quittances originales et dûment comptabilisés à l'entité chargée de leur vérification. Ils doivent être vérifiés, approuvés et signés par les responsables des services ou, à défaut, par l'autorité supérieure. Pour les dépenses effectives, une preuve correspondante est obligatoire.

4. Les dispositions particulières du Conseil du gouvernement restent réservées, notamment pour certains objets, secteurs spécifiques ou catégories de personnel.

5. Ces dispositions s'appliquent par analogie aux établissements publics autonomes, dont le personnel est soumis à la loi sur le personnel, sauf disposition contraire.

1. Les frais de repas pour un voyage d'affaires d'une journée entière sont compensés par un forfait de Fr. 40,00. Ce montant comprend les éventuels frais pour le petit-déjeuner, le déjeuner, les collations, les boissons ainsi que d'autres petits frais comme par exemple les appels téléphoniques courts.

2. Lorsqu'un déjeuner doit impérativement être pris à l'extérieur au cours d'un voyage d'affaires de moins de 6 heures, les dépenses réelles peuvent être remboursées jusqu'à un maximum de Fr. 30,00.

3. Le droit à un remboursement pour le dîner n'existe que lorsque l'arrivée à Schaffhouse a lieu après 20h00. Dans ce cas, les dépenses réelles peuvent être remboursées jusqu'à un maximum de Fr. 30,00.

4. Des compensations plus élevées ne sont accordées que dans des cas justifiés avec l'approbation de la hiérarchie et sur présentation de la facture.

5. Si un hébergement est nécessaire, un forfait de Fr. 30,00 est versé pour le dîner et les frais réels pour l'hébergement incluant le petit-déjeuner sont remboursés. Les coûts d'hébergement excessivement élevés peuvent être réduits.

6. Lorsqu'il est nécessaire de recevoir des invités lors d'une visite, les dépenses réelles peuvent être remboursées jusqu'à un maximum de Fr. 40,00 par personne. Des remboursements plus élevés nécessitent l'approbation de la hiérarchie.

7. Lorsqu'un congrès, un événement ou similaire inclut les prestations de repas, aucune compensation supplémentaire n'est accordée.

1. Les voyages d'affaires doivent être effectués, dans la mesure du possible, en utilisant les transports publics. L'utilisation d'un véhicule privé n'est autorisée que si elle permet de réaliser un gain de temps significatif ou si elle permet d'économiser les frais de déplacement en transportant d'autres collaborateurs.

2. Pour les voyages d'affaires à l'intérieur de la ville de Schaffhouse et de la commune de Neuhausen am Rheinfall, seuls les coûts des transports publics (tarif multiparcours ou carte journalière) seront remboursés. Dans des cas particuliers, les coûts d'un véhicule privé seront couverts sur approbation de l'autorité supérieure et en accord avec le service du personnel.

3. Les voyages à l'étranger au-delà de la région frontalière nécessitent l'approbation de l'autorité supérieure.

1. Pour les voyages professionnels en train, les frais de la 2ème classe sont en principe pris en charge. Les frais de la 1ère classe sont remboursés en dehors du canton de Schaffhouse aux employés à partir de la bande salariale 10 ainsi qu'aux employés de bandes salariales inférieures accompagnés de personnes auxquelles la 1ère classe est remboursée. Dans ce cas, le décompte des frais doit être commenté en conséquence.

2. Lorsqu'il est raisonnable de s'attendre, en raison de fréquents trajets professionnels, qu'un abonnement demi-tarif soit rentable, l'employeur prend en charge les coûts. Les responsables des services signalent chaque année au service du personnel les employés ayant droit.

3. Si les employés sont très souvent en déplacement professionnel et qu'il est avéré qu'un abonnement général est plus avantageux, celui-ci peut être approuvé par la hiérarchie en accord avec le service du personnel.

1. Lors de l'utilisation d'un véhicule privé pour des trajets professionnels, les indemnités par kilomètre parcouru à partir du lieu de travail s'élèvent à

a) Voiture : Fr. 0.70

b) Moto et scooter : Fr. 0.40

c) Cyclomoteur : Fr. 0.30

2. Les collaborateurs ayant la même destination de voyage doivent être emmenés dans la voiture privée sans compensation particulière.

3. Si le véhicule personnel est régulièrement soumis à une charge exceptionnelle en raison de transports de matériel, de trajets sur un terrain difficile ou d'autres circonstances similaires, le supérieur hiérarchique peut, en accord avec le service du personnel, accorder une majoration de Fr. 0.15/km. Avec cette majoration, toutes les prétentions découlant de la mise à disposition et de l'utilisation du véhicule personnel sont réglées. Sous réserve de l'article 6.

4. En cas d'utilisation régulière de son propre véhicule motorisé à des fins professionnelles, le conseil exécutif peut, à titre exceptionnel, fixer des indemnités forfaitaires au lieu des tarifs mentionnés.

5. Si plus de 10'000 km par an doivent régulièrement être effectués avec le véhicule privé, il convient d'examiner, en concertation avec le département compétent et le service du personnel, l'utilisation ou l'acquisition d'un véhicule de service.

1. Dommages aux véhicules privés utilisés lors de trajets professionnels et perte de bonus dans l'assurance responsabilité civile sont couverts selon les termes et dans la mesure des assurances souscrites. Une franchise de cette assurance est à la charge de l'employeur. Notamment, en cas de faute lourde par négligence ou d'intention délibérée, il n'y a pas de droit à indemnisation.

2. Après la survenue d'un sinistre pour lequel des prestations sont réclamées, il doit être immédiatement signalé à l'autorité compétente; en cas d'accident, le rapport d'accident doit être soumis.

1. La décision concernant les installations téléphoniques et les accès réseau nécessaires à l'entreprise dans les logements des employés, ainsi que l'acquisition de téléphones mobiles nécessaires à l'entreprise, est prise par le supérieur hiérarchique sur demande écrite.

2. Le Canton prend en charge les frais d'abonnement pour les installations téléphoniques, les accès réseau et les téléphones mobiles approuvés ainsi que les frais des appels professionnels. La mise en place technique de l'accès Internet dans le cadre privé relève de la responsabilité des employés.

3. En cas d'utilisation privée des installations mises à disposition, l'employeur peut également exiger une participation aux frais d'abonnement. La participation aux frais doit être prévue dans l'autorisation écrite accordée (al. 1).

4. Si des appels professionnels sont passés avec le téléphone privé ou dans des installations téléphoniques publiques, il existe un droit à une indemnité pour les frais des appels, à l'exception de ce qui est stipulé dans § 2 al. 1. Une éventuelle prise en charge des frais d'abonnement doit être approuvée par écrit par le supérieur hiérarchique.

1. Autres dépenses pour nécessités de service sont remboursées sur la base des frais réels, sous réserve de justificatifs, et doivent être dûment motivées.

1. Ce règlement entre en vigueur le 1er janvier 2007.

2. Il remplace le règlement du 14 janvier 1992 concernant les remboursements de frais au personnel de l'État.

3. Il doit être publié dans le Journal officiel et intégré dans le recueil des lois cantonales.