Ordonnance sur les Archives de l'État et l'archivage des documents administratifs (Ordonnance sur l'archivage) (Archivverordnung) - Objet et Champ d'application

1. Ce règlement régit la conservation et l'exploitation des dossiers administratifs du canton ainsi que les missions des Archives d'État.

2. Il s'applique à

a) les bureaux d'enregistrement des services et établissements de l'administration cantonale

b) les bureaux d'enregistrement du Grand Conseil et du Conseil d'État

c) les Archives d'État

3. Seul l'article 14, alinéa 3, s'applique à la Banque Cantonale Schaffhousoise.

4. Les dispositions divergentes d'autres règlements sont réservées.

1. Sont considérés comme actes administratifs tous les supports écrits, visuels, sonores ainsi que les supports électroniques et autres supports d'information issus de l'activité des autorités et de l'administration ou en rapport avec celle-ci.

1. Les services et établissements de l'administration cantonale rassemblent les actes administratifs produits dans le cadre de leur activité dans un registre.

2. Sont exceptés les actes qui n'ont qu'une importance insignifiante ou temporaire et qui ne sont pas liés à une procédure administrative.

3. Les registres des services et établissements doivent se limiter aux documents qui résultent directement de leur activité ou qui sont nécessaires à l'accomplissement de leurs missions. Les dispositions relatives à la protection des données personnelles demeurent réservées.

4. Des copies d'utilisation doivent être faites des documents d'une importance particulière. Les originaux doivent être conservés séparément et en sécurité. Ils peuvent être remis aux Archives de l'État pour conservation.

1. Les services et les établissements désignent une personne responsable de l'archivage.

1. Les services et institutions règlent l'organisation et le suivi des archives dans un plan de classement.

2. Le plan de classement prend également en compte les ensembles de données gérés par des moyens informatiques et règle, dans le cadre des dispositions sur la protection des données, leur sécurisation par des impressions, des copies de sauvegarde et de similaires, ainsi que leur conservation.

3. Le plan de classement détermine les périodes de conservation. En règle générale, elles ne doivent pas être inférieures à dix ans et ne pas dépasser vingt ans.

4. En outre, les exigences relatives à la durabilité des supports d'écriture et d'image utilisés sont fixées.

5. Une copie du plan de classement ainsi que de toutes ses modifications et compléments doit être remise aux archives d'État avant leur entrée en vigueur.

1. Les dossiers sont conservés dans les archives des bureaux administratifs et des établissements aussi longtemps qu'ils sont nécessaires pour l'activité administrative en cours, mais en règle générale pendant au moins dix ans.

2. Les dossiers sont répertoriés à l'aide de registres appropriés, de fichiers et autres moyens semblables.

1. Les registres sont épurés à la fin de chaque période de classement en accord avec les Archives d'État.

2. Si les dossiers d'une période de classement ne sont plus nécessaires, ils doivent être proposés intégralement à la prise en charge par les Archives d'État. Sans l'accord des Archives d'État, aucun dossier ne peut être éliminé, à l'exception des copies et doublons excédentaires.

3. Les fonds d'archives pris en charge par les Archives d'État doivent être remis avec un inventaire. Les Archives d'État confirment la réception à l'entité déposante sur un duplicata de l'inventaire.

4. Les dossiers non pris en charge par les Archives d'État doivent être détruits dans le respect de la protection des données.

1. La Chancellerie d'État tient le registre des dossiers du Conseil d'État.

2. Les dossiers du Conseil d'État comprennent les décisions et la correspondance du Conseil d'État ainsi que les autres documents administratifs qui sont en rapport direct avec ceux-ci.

3. Les dossiers du Conseil d'État sont ouverts à la consultation des départements, services et établissements. Ils peuvent leur être prêtés si nécessaire.

1. Catégories d’actes du Conseil d'État, qui en raison de leur volume ou de leur nature ne se prêtent pas à une conservation dans les archives de la Chancellerie d'État ou qui continuent d'être fréquemment nécessaires par un autre service ou établissement, peuvent être conservées intégralement auprès du service ou de l'établissement concerné avec l'autorisation de la Chancellerie d'État. Une copie du plan d'archivage doit être remise à la Chancellerie d'État.

2. Les dossiers de la procédure préliminaire de législation restent auprès du service compétent jusqu'à l'entrée en vigueur de l'arrêté concerné.

3. Les dossiers des décisions du Conseil d'État attaquées restent auprès du service compétent jusqu'à la conclusion définitive de la procédure de recours.

1. Les départements, services et établissements s'assurent qu'un exemplaire des documents suivants est remis à la Chancellerie d'État

a) Contrats et accords

b) Concessions

c) Avis juridiques

d) Décisions des tribunaux administratifs

1. Par ailleurs, les dispositions de la section 2 s'appliquent aux actes du conseil exécutif.

1. La Chancellerie d'État tient le registre des dossiers du Grand Conseil selon les instructions du bureau du Grand Conseil, qui décide également de l'accès aux dossiers.

2. Les dossiers qui sont encore nécessaires aux affaires courantes du Conseil restent chez le ou la secrétaire du Grand Conseil.

1. Les Archives d'État remplissent les missions suivantes

a) Elles collectent et préservent les documents administratifs de valeur durable issus de l'activité des autorités, des services, des établissements autonomes et non autonomes du canton, ainsi que des tribunaux.

b) Elles collectent, en complément et en coordination avec les archives des communes et les bibliothèques publiques, des sources non administratives importantes concernant l'histoire du canton de Schaffhouse, de ses communes, ainsi que de ses citoyennes, citoyens, habitantes et habitants.

c) Elles mettent à disposition leurs fonds à travers les outils nécessaires (inventaires, catalogues, bibliothèque de référence) et installations appropriées.

d) Elles fournissent, sur la base de leurs fonds et dans la mesure de leurs capacités en personnel, des renseignements et préparent des expertises.

e) Elles conseillent et soutiennent les services et établissements dans l'élaboration des plans de classement et dans la gestion des archives courantes.

f) Elles promeuvent la compréhension de l'histoire du canton et la préservation de documents historiquement importants par le biais de leurs propres activités de recherche et d'information ainsi que par le soutien des activités de recherche d'autrui.

1. Les Archives d'État sont l'archive centrale finale du canton.

2. Les services cantonaux et les établissements non autonomes sont obligés de verser leurs documents. Pour les établissements non autonomes, le Conseil d'État ou, avec l'accord des Archives d'État, le département compétent peut établir des règlements dérogatoires.

3. Les tribunaux cantonaux, les établissements cantonaux autonomes, les établissements à gestion mixte ainsi que les collectivités de droit public cantonales peuvent utiliser les services des Archives d'État comme archive finale. Dans ce cas, ils doivent s'engager à un versement continu de leurs documents administratifs et élaborer ainsi que soumettre un plan de classement conformément à l'article 3.

4. Les autorités de district et de cercle peuvent utiliser les services des Archives d'État comme archive finale aux mêmes conditions, à condition que l'archivage ne soit pas assuré par le chef-lieu du district ou du cercle.

1. L'archive d'État prend des mesures appropriées pour la conservation et la sécurité des archives.

1bis. La conservation et la sécurité des données en rapport avec l'archivage électronique à long terme peuvent être effectuées par l'archive d'État à l'intérieur ou à l'extérieur du canton de Schaffhouse, mais en Suisse.

2. Il assure les documents particulièrement précieux ou vulnérables en les enregistrant sur des microfilms ou d'autres supports d'information appropriés, qui sont conservés séparément des originaux.

1. Les Archives d'État sont ouvertes au public pour consultation.

2. Les Archives d'État fixent les heures d'ouverture et les conditions d'utilisation dans un règlement d'utilisation.

1. Les actes administratifs élaborés à huis clos ne sont accessibles aux particuliers ou à d'autres entités que celles ayant soumis les documents qu'après un délai de 50 ans suivant leur clôture. Pour les données personnelles particulièrement sensibles, le délai est de 100 ans. Les dispositions divergentes d'autres décrets sont réservées.

2. La décision concernant l'octroi exceptionnel d'un accès pendant la période de restriction est prise par l'entité dépositaire.

3. Lorsque des données personnelles particulièrement sensibles sont concernées, le ou la délégué(e) à la protection des données doit être consulté(e) en cas de doute.

4. Pour les documents d'origine non-officielle, des restrictions d'utilisation particulières peuvent être convenues avec les anciens propriétaires.

1. Les services et établissements du canton ou des communes peuvent emprunter des dossiers à court terme. Les dossiers particulièrement précieux, susceptibles de subir des dommages, ainsi que ceux fréquemment requis par les archives ou les utilisatrices et utilisateurs sont exclus de l'emprunt.

2. Aucun dossier n'est prêté aux particuliers.

3. Les prêts pour des expositions sont décidés par les Archives d'État.

1. La reproduction et la publication de documents nécessitent l'accord des Archives d'État.

2. L'accord est donné sous la condition qu'un exemplaire ou un tiré à part soit remis gratuitement aux Archives d'État.

**1. L'utilisation des archives de l'État est gratuite.**

2. Des frais peuvent être exigés pour des services particuliers rendus à des tiers.

3. Les frais se basent par analogie sur les dispositions de l'ordonnance sur les émoluments administratifs du 16 octobre 1973.

4. Pour les mandats de recherche ou d'expertise, les archives de l'État facturent un taux horaire de Fr. 100.00 à Fr. 200.00, selon le degré de difficulté et l'importance du mandat pour ses propres activités de recherche. La chancellerie d'État ajuste la fourchette des frais si l'indice des prix à la consommation du pays a varié de plus de 5 % depuis l'entrée en vigueur de cette ordonnance ou depuis le dernier ajustement; la base de calcul est l'indice de décembre 1993, qui était de 100,4 points.

1. Les services et établissements doivent communiquer la personne responsable des archives au service des archives de l'État au plus tard le 31 mars 1994.

2. Le service des archives de l'État fixe, après consultation avec les services, la date de remise des plans de classement.

1. Les arrêtés suivants sont abrogés

a) le règlement sur l'organisation et le fonctionnement de la Chancellerie d'État et des Archives d'État du 2 mars 1881

b) la directive du Conseil d'État concernant les archives du Conseil d'État du 23 avril 1969

1. Le présent règlement entre en vigueur le 15 février 1994.

2. Il doit être publié au Journal officiel et intégré dans le recueil de lois cantonales.