Ordonnance sur les archives communales - Objet et Champ d'application

1. L'ordonnance sur les archives communales contient les règles concernant l'établissement et l'organisation des archives communales ainsi que leur supervision et fixe la durée minimale de conservation des documents administratifs.

2. Les archives municipales de Schaffhausen et de Stein am Rhein, qui sont gérées par du personnel qualifié, ainsi que les autres archives communales désignées par le département compétent, peuvent établir leurs propres règlements en matière d'archivage conformément à l'art. 99 al. 1 de la loi communale. Ces règlements doivent respecter les normes reconnues et doivent être soumis pour information au département compétent.

1. Les Archives communales sont les archives centrales finales de la commune.

2. La commune conserve ses documents importants en version originale dans les Archives communales. Ils constituent son patrimoine inaliénable et public.

3. Les Archives communales sont à la disposition des autorités et des tiers mentionnés au § 4, dont les documents y sont conservés, et sont également ouvertes aux autres tiers dans l'intérêt de la science et de l'application du droit.

1. Les documents importants sont notamment

a) les fonds transmis avant 1912

b) les documents qui, en vertu de la loi ou de prescriptions administratives, doivent être conservés de façon permanente

c) les règlements propres à la commune (constitution communale, règlements, ordonnances, réglementations tarifaires) ainsi que les documents essentiels y afférents (propositions à l'assemblée communale ou au conseil communal, décisions d'approbation, etc.)

d) les documents importants des entreprises communales ainsi que des entreprises dans lesquelles la commune est impliquée

e) les contrats importants avec des particuliers ou des entités et établissements de droit public ainsi que les documents essentiels y afférents

f) les plans (planification de l'utilisation des sols, plans de zonage, plans de lignes de construction, plans de lotissements et de remembrement, plans et décomptes de construction pour les bâtiments et installations communales) ainsi que les documents essentiels y afférents

g) les résultats des études géologiques

h) les dossiers de permis de construire, y compris les plans

i) les procès-verbaux de l'assemblée communale, de l'assemblée bourgeoisiale et de l'assemblée des citoyens, et du conseil communal ainsi que les documents essentiels y afférents

j) les procès-verbaux du conseil municipal et d'autres autorités communales telles que l'autorité de tutelle et successorale, l'autorité d'assistance sociale, l'autorité scolaire

k) les procès-verbaux des élections et votations communales

l) les procès-verbaux de passation de fonctions ainsi que les listes des fonctionnaires communaux avec les dates d'entrée et de sortie

m) les comptes annuels et plans financiers

n) les statistiques et répertoires importants (y compris le cadastre) établis à des fins communales

o) le registre des habitants et les fiches individuelles d'habitants

p) les dossiers de naturalisation

q) les dossiers relatifs aux affaires successorales et de tutelle

r) les dossiers relatifs à l'assistance sociale

s) les documents sur les projets de développement importants et pertinents pour la commune

t) les rapports annuels et imprimés de la commune (projets de l'assemblée communale et de vote, écrits de bienvenue, brochures, etc.)

u) les documents audio-visuels et les documents relatifs à des événements particuliers et essentiels de la commune.

1. Les syndicats intercommunaux et les établissements de droit public des communes concluent avec la commune un contrat relatif à la conservation des documents dans les archives communales. Les collectivités qui regroupent plusieurs communes désignent l'une de ces communes comme lieu d'archive.

2. Si des documents d'archives appartenant à des personnes physiques ou morales revêtent pour la commune une importance particulière, la commune peut conclure avec ces personnes un contrat concernant l'archivage de leurs documents dans les archives communales.

3. Les dispositions de ce règlement sont applicables mutatis mutandis.

1. Documents importants qui existent sous forme électronique doivent être imprimés sur du papier résistant au vieillissement et conservés. En cas de doute, il convient de consulter les Archives de l'État.

2. Les documents disponibles sous forme électronique sont traités, en ce qui concerne les délais de conservation et de protection, de la même manière que les documents papier.

1. Lors de fusions de communes, la nouvelle commune reprend les archives de la commune dissoute. Les archives de la commune dissoute sont à cet effet transférées dans leur intégralité dans les archives de la nouvelle commune.

1. Les documents importants au sens de l'article 3 sont conservés en permanence aux archives communales.

2. Les documents de tiers au sens de l'article 4 doivent être conservés aux archives communales aussi longtemps que stipulé dans le contrat.

3. Pour les documents dont la période de conservation n'est pas spécifiquement régie par la loi ou le contrat, une période minimale de conservation de 10 ans s'applique. Pour les autorisations, la période commence à l'expiration de l'autorisation.

4. Les documents à éliminer doivent être proposés aux archives de l'État pour leur prise en charge. En cas de manque de place, le conseil communal peut demander aux archives de l'État de procéder à une consolidation des collections. La prise en charge, la consolidation et la destruction doivent être consignées au procès-verbal.

1. Les documents non publiés ou créés à huis clos ne sont pas accessibles au public pendant un délai de protection de 50 ans à compter de leur confection.

2. Pour les données personnelles particulièrement sensibles, le délai est de 100 ans à compter de leur confection.

3. Pendant le délai de protection, un accès aux documents peut être accordé dans l'intérêt de la science et de l'application du droit, à condition que des intérêts publics ou privés prépondérants ne s'y opposent pas.

1. L'archive communale et ses fonds se trouvent, si possible, dans un seul bâtiment.

2. Les salles d'archives doivent être sèches, ventilables, à l'épreuve du feu et des effractions.

3. Les salles d'archives ne doivent pas être utilisées à des fins étrangères aux archives ; à l'exception de leur utilisation comme bureau de l'administration communale.

1. Les dossiers archivés doivent être consultés dans les salles d'archives.

2. Ils peuvent exceptionnellement être empruntés, si

a) l'utilisateur ou l'utilisatrice est digne de confiance et connu(e) de l'archiviste, et

b) la reproduction de copies est trop coûteuse ou n'est pas possible pour des raisons de conservation des dossiers archivés.

3. Les dispositions relatives aux délais de protection demeurent réservées.

1. Le conseil municipal supervise les archives communales.

2. La supervision technique des archives communales est assurée par les archives d'État. À cette fin, elles effectuent des inspections périodiques et conseillent les archivistes.

1. Le Conseil communal

a) désigne l'archiviste

b) adopte un règlement d'exploitation et d'utilisation

c) adopte le plan des archives

d) assure la remise et l'archivage des dossiers qui ne sont plus nécessaires pour l'activité administrative immédiate

e) est compétent pour la prolongation du délai de protection et pour la consultation durant cette période

f) donne son accord pour la destruction ou l'élimination de fonds d'archives

1. La Archiviste ou l'archiviste

a) veille à une archivage adéquat et à la protection des documents

b) tient un répertoire des documents, les nouveaux ajouts devant être inscrits sans délai

c) est responsable de l'utilisation des archives communales conformément au règlement d'utilisation

d) décide à sa discrétion si des documents doivent être conservés plus longtemps que nécessaire

1. Les communes mettent en œuvre ce règlement dans un délai de deux ans après son entrée en vigueur.

1. Ce règlement entre en vigueur le 1er janvier 2010.

2. Il doit être publié au Journal officiel et intégré dans le recueil législatif cantonal.