Ordonnance sur l'acte authentique et la légalisation - Délivrance de l'acte

1. L'acte doit être rédigé en écriture lisible et sans lacunes.

2. L'officier public et les autres personnes impliquées ne doivent ni utiliser de signature fac-similé ni d'autres signatures typographiquement imprimées.

3. Le papier et l'écriture de l'acte doivent être bien durables.

4. L'acte peut être établi en plusieurs exemplaires originaux. Le nombre d'exemplaires doit être mentionné dans l'acte.

5. Les actes multisupports doivent être solidement reliés ou attachés avec du ruban adhésif, à l'exception de l'exemplaire destiné à l'officier public. Les pages individuelles doivent au moins sur cet exemplaire être tamponnées ou paraphées par l'officier public.

6. Les annexes, qui forment une partie intégrante d'un acte, doivent être liées à celui-ci ou clairement identifiées comme pièces jointes.

7. Si le droit étranger l'exige, les pages individuelles d'un acte et les annexes qui y sont jointes doivent être reliées avec un ruban et un sceau.

1. Les personnes physiques participant, aux côtés de l'officier public, à l'authentification doivent être désignées par leur nom, prénom, date de naissance, lieu d'origine ou nationalité, adresse de domicile et, si nécessaire, par d'autres indications. Selon l'acte juridique, l'état civil et le régime matrimonial doivent également être mentionnés.

2. Pour les sociétés de personnes et les personnes morales, la raison sociale inscrite au registre du commerce, la forme juridique, le siège ainsi que, avec les indications prescrites pour les parties instruments, les personnes agissant et la nature de leur pouvoir de signature doivent être énumérés.

1. L'insertion de textes et de formulaires préexistants entre l'attaque et la mention de notarisation est autorisée, si cela évite des efforts disproportionnés et un risque accru d'erreurs.

2. Lorsque des formulaires sont utilisés, il n'est pas considéré comme une correction de remplir les espaces prévus à cet effet.

1. Dans un acte, il ne doit pas y avoir d’effacement. Les passages barrés doivent rester lisibles.

2. Les corrections doivent être effectuées dans l'acte ou dans un avenant notarié et clairement signalées. Dans la mesure du possible, un acte rectifié doit être établi.

3. Les corrections modifiant le contenu ne peuvent être effectuées que pendant le processus d'authentification. Pour les faits et les rapports juridiques ainsi que pour le préambule et la mention d'authentification, la compétence de correction appartient à l'officier public, pour les déclarations individuelles et pour les déclarations nécessitant une signature, cette compétence appartient conjointement aux parties déclarantes et à l'officier public. Chaque correction doit être signée à la main par les personnes compétentes pour la correction, soit avec leur nom, soit avec leurs initiales.

4. Les erreurs manifestes peuvent être corrigées même après la finalisation du processus d'authentification. Chaque correction de ce type doit être paraphée par l'officier public.

1. La personne habilitée à établir des actes authentiques peut utiliser un cachet reproduisant le sceau de l'État. Ce cachet se compose de l'emblème de l'État et d'une légende avec la désignation de l'office, de la fonction officielle, ou, dans le cas d'une avocate ou d'un avocat, de la désignation « Notaire public ». Les cachets et les traductions de la légende doivent respecter les directives de la chancellerie d'État. Les cachets en relief sont autorisés.

2. Lorsqu'une scellée est nécessaire, la personne habilitée à établir des actes authentiques utilise un sceau adhésif ou un sceau en papier. Les sceaux en relief ne sont pas autorisés.

1. L'avocate ou l'avocat tient un registre alphabétique et chronologique des données essentielles de l'authentification. Les registres doivent être tenus sous forme papier ou électronique. Des registres électroniques, une impression annuelle est réalisée. Les associations d'avocats peuvent tenir un registre général. Dans ces cas, les documents doivent pouvoir être attribués à l'avocate ou l'avocat qui a réalisé l'authentification.

2. L'avocate ou l'avocat prévoit que les documents et registres soient transmis à une successeure ou un successeur en cas de cessation d'activité. En l'absence de successeur ou successeuse, les documents et registres doivent être remis dans un délai de six mois au notariat officiel dans le ressort duquel l'avocate ou l'avocat a son domicile ou son siège professionnel pour être conservés. Si nécessaire, la Chambre des avocats ordonne la remise.

3. La consultation des documents et registres conservés au notariat officiel ainsi que la réalisation de copies ou d'extraits sont soumises à l'autorisation du notariat officiel. L'autorisation est accordée dans la mesure où un intérêt digne de protection est démontré.

1. L'acte portant sur les décisions de l'assemblée contient

a) Le lieu, la date et éventuellement l'heure de l'assemblée, la raison sociale de la société, le nom de la personne présidant l'assemblée, de la personne rédigeant le procès-verbal et des personnes procédant au comptage des voix;

b) Les constatations de la personne présidant l'assemblée relatives à la convocation conforme aux lois et aux statuts, le nombre de participants ainsi que les droits qu'ils représentent, la capacité de l'assemblée à prendre des décisions et d'éventuelles objections à ces constatations;

c) Les propositions et autres déclarations des participants dont la consignation est demandée;

d) Lors des votes, le rapport des voix, le texte des décisions prises et la mention des documents qui ont servi de base aux décisions;

e) Les signatures de la personne présidant l'assemblée et de la personne rédigeant le procès-verbal;

f) La signature de l'officier public avec la certification qu'il a assisté à l'assemblée.

2. Si le déroulement est fixé à l'avance, l'assemblée peut se réaliser en présence simultanée des participants comme une authentification de contrat.

3. Dans le cas contraire, l'officier public consigne le déroulement d'une manière appropriée et établit l'acte authentique en même temps ou à un moment ultérieur. Si le droit matériel exige la co-signature par certaines personnes, l'officier public recueille leurs signatures avant de la signer lui-même.

4. Lors de l'authentification des décisions d'une assemblée générale virtuelle ou des décisions de l'organe suprême de direction et de gestion, prises par des moyens électroniques sans lieu de réunion, l'officier public est considéré comme présent au sens de l'art. 23, al. 1 de la loi d'introduction au Code civil suisse du 3 juillet 1911, s'il participe à l'assemblée générale virtuelle ou à la session virtuelle de l'organe suprême de direction et de gestion durant les délibérations et les votes des décisions devant être authentifiés de la même manière que les autres participants via un accès électronique.

1. Sont authentifiés les faits et les relations juridiques ayant une portée juridique, pour lesquels un intérêt à la preuve au moyen d'un acte public existe et dont la signification juridique est comprise par l'officier public.

2. Si l'intérêt à l'authentification ou la signification juridique de celle-ci n'est pas évidente, l'officier public doit examiner ces aspects et les indiquer dans l'acte, ainsi que les données personnelles de la personne qui a demandé l'authentification.

3. L'officier public clarifie soigneusement et sans délai les faits de l'affaire et authentifie le résultat de ses investigations de manière complète et claire. Les registres consultés, les documents et autres éventuelles actions d'investigation ne doivent pas être mentionnés.

1. La personne instrumentaire établit des actes selon le droit étranger si

a) elle comprend les actes juridiques à enregistrer et est capable de les expliquer aux parties à l'acte ;

b) elle détermine le droit étranger applicable de manière à pouvoir rédiger l'acte selon les instructions des parties à l'acte ou vérifier la conformité d’un projet présenté par les parties à l’acte avec le droit étranger ;

c) l'acte sera vraisemblablement reconnu comme acte authentique au lieu de destination et produira les effets juridiques envisagés ;

d) un tel acte ne donne pas une fausse apparence juridique et ne peut donner lieu à aucun abus.

2. Dans la mesure où le droit étranger n'est pas applicable, le droit suisse s'applique à titre subsidiaire.

1. La prestation du serment, de la déclaration sous serment et des formes d'attestation comparables se conforme, en principe, aux dispositions régissant la délivrance de documents selon le droit étranger. La personne faisant la déclaration doit se présenter personnellement devant l'officier public.

2. Dans la mesure où le droit étranger ne s'applique pas, l'officier public certifie que la personne déclarant a signé l'acte en sa présence et a prêté serment ou a déclaré sous serment avec serment manuel que le contenu de l'acte est conforme à la vérité.

1. La légalisation d'une signature consiste en la certification par la personne habilitée à légaliser que la personne signataire a apposé sa signature en sa présence ou l'a reconnue comme étant la sienne devant elle.

2. La reconnaissance de la signature peut être effectuée par une personne mandataire, si elle dispose d'une procuration délivrée et légalisée à cet effet par la personne signataire et si la personne signataire est connue de la personne habilitée à légaliser.

3. Si la personne habilitée à légaliser ne connaît pas la personne signataire ou la personne mandataire, elle vérifie leur identité.

4. Si à titre exceptionnel une signature en blanc est légalisée, la personne habilitée à légaliser le mentionne dans la mention de légalisation.

5. Les paragraphes 1, 3 et 4 de cette disposition sont applicables mutatis mutandis à la légalisation d'un signe de la main.

1. Une autorisation générale de certification peut être délivrée, dans laquelle les personnes signataires s'engagent à reconnaître comme authentiques toutes les signatures qui seront présentées pour certification sous cette autorisation. De plus, elles assument la responsabilité de tout éventuel abus pouvant être commis par des employés ou des tiers avec l'autorisation de certification.

2. L'autorisation doit être effectuée sur un formulaire fourni par la chancellerie d'État. La légalisation des signatures sur l'autorisation doit avoir lieu en présence des personnes qui la délivrent.

3. L'autorisation de certification doit être renouvelée à chaque changement de nom ou de raison sociale, ainsi qu'à chaque modification des personnes autorisées à signer, au plus tard après trois ans.

4. La personne habilitée à certifier conserve un double de chaque autorisation de certification avec les signatures originales.

1. La certification d'une copie consiste en l'attestation par la personne habilitée à certifier que la copie reproduit complètement et correctement un document qui lui a été présenté.

2. Dans la mesure où cela n'apparaît pas dans la copie, il doit être indiqué dans l'attestation si le document présenté à la personne habilitée à certifier était un document original, une copie certifiée conforme ou une copie non certifiée.

1. Les paragraphes, insertions, suppressions et autres modifications dans le document présenté à la personne habilitée à certifier doivent être mentionnés explicitement dans la copie.

2. Par ailleurs, les dispositions relatives à la certification d'une copie sont appliquées de manière appropriée.

1. L'extrait doit reproduire textuellement et intégralement les parties essentielles du document présenté à la personne habilitée à certifier, conformément à l'utilisation spécifiée, et ne doit entraîner aucune méprise. Les omissions doivent être signalées.

2. Par ailleurs, les dispositions relatives à la certification d'une copie et d'une transcription sont appliquées de manière appropriée.

1. L'authentification de la traduction d'un document consiste en l'attestation par la personne habilitée à légaliser que la traduction est correcte.

2. Si la personne habilitée à légaliser ne maîtrise pas suffisamment la langue étrangère, elle doit faire appel à une traductrice ou un traducteur. Celle-ci ou celui-ci doit confirmer l'exactitude de la traduction. La personne habilitée à légaliser doit compléter l'attestation en conséquence.

1. La légalisation de la date consiste en l'attestation par la personne habilitée à légaliser, du moment et de l'identité de la personne qui lui a présenté un document.

1. La légalisation est effectuée par une mention appropriée, qui doit être signée par la personne habilitée à légaliser, avec l'indication du lieu et de la date. Il est possible d'utiliser un cachet avec la mention de légalisation. Lors de la légalisation de signatures et de marques manuelles, il convient également de mentionner précisément l'identité de la personne signataire et de son représentant ou de sa représentante.

2. Les légalisations doivent être effectuées sur le document auquel elles se réfèrent. Si cela n'est pas possible ou si la légalisation concerne plusieurs pages, elle doit être reliée au document ou aux autres pages comme un acte notarié.

3. Les notaires apposent leur cachet sur la légalisation, et les autres personnes habilitées à légaliser utilisent leur titre légal et un cachet prescrit par la Chancellerie d'État portant la légende « Personne publique habilitée à légaliser ».

4. Les dispositions relatives au sceau des actes sont appliquées en conséquence.

1. Pour les authentifications électroniques selon l'art. 35ter al. 2 de la loi d'introduction au Code civil suisse du 3 juillet 1911/22 juin 1942, les officiers publics utilisent une signature électronique qualifiée, qui repose sur un certificat qualifié d'un fournisseur de services de certification reconnu au sens de la loi fédérale sur la signature électronique du 18 mars 2016.

1. L'Office du registre du commerce et du notariat délivre aux officiers publics l'autorisation requise pour leur inscription au Registre suisse des officiers publics.

1. L'avocate ou l'avocat établit, sur les documents qui se trouvent en sa possession au moment de l'entrée en vigueur du présent décret, dans un délai de deux ans, les registres conformément à l'art. 6, alinéa 1 du présent décret.

1. Le règlement relatif à l'authentification des signatures privées du 15 janvier 1938 est abrogé.

1. Ce décret est applicable à partir du 1er janvier 2006.