Ordonnance sur la gestion des documents et l'archivage (VAA) - Caractère d'archivage (VAA)

1. Les documents sont considérés comme ayant une valeur archivistique selon l'[Art. 1](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art1) let. f de la Loi sur la tenue des dossiers et l'archivage du 19 avril 2011[[3]](#paragraphtext_content_fn_252951_2_3_c), s'ils sont d'une valeur permanente pour

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| a) | la documentation de l'organisation et de l'activité de l'organisme public; | | |

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| b) | la protection des intérêts légitimes de l'organisme public, des personnes concernées ou de tiers; | | |

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| c) | la compréhension de l'histoire et du présent; | | |

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| d) | la législation, l'action administrative et la jurisprudence; | | |

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| e) | la science et la recherche. | | |

1. L'organisme public désigne une personne responsable de la mise en œuvre des règlements relatifs à la tenue des dossiers ainsi qu'à l'obligation de proposer et de remettre les documents et, en cas de non-valeur archivistique, à leur destruction. Les tâches de direction restent à la charge de la direction de l'organisme public.

2. La commune peut désigner l'employée ou l'employé chargé de la direction des archives communales en tant que personne responsable.

3. L'organisme public communique au service des archives de l'État la personne responsable.

1. L'entreprise publique autonome, l'association municipale et le syndicat intercommunal désignent respectivement les archives communales d'une commune participante comme archives compétentes.

1. Les Archives de l'État comprennent les archives

a) des bailliages avant l'année 1798 ainsi que du canton de Säntis et des parties saint-galloises du canton de Linth des années 1798 à 1803 ;

b) des organes publics du canton ainsi que de ses établissements et fondations de droit public autonomes ;

c) d'institutions, d'organisations, de familles et de personnes physiques, dans la mesure où leurs archives sont importantes pour l'histoire du canton et sont remises aux Archives de l'État pour conservation ;

d) des communes, dans la mesure où leurs archives sont remises aux Archives de l'État pour conservation permanente.

1. L'archive d'État agit comme l'organe cantonal suprême spécialisé en gestion de documents et archivage, ainsi que comme autorité de surveillance des archives communales, pour s'assurer que les organes publics traitent leurs documents

a) indépendamment du support d'information, conformément aux dispositions de la loi sur la gestion de documents et l'archivage du 19 avril 2011, afin d'assurer leur sécurité et leur gestion ;

b) de leur création jusqu'à leur archivage, selon des principes uniformes.

1. Directives techniques du Service des Archives conformément à l'art. 4 al. 2 de la loi sur la gestion des documents et l'archivage du 19 avril 2011 s'appliquent à l'égard de l'organisme public

a) du canton ainsi que des établissements et fondations de droit public autonomes du canton en tant que directives contraignantes. Le Service des Archives et l'organisme compétent de l'établissement ou de la fondation peuvent régler les questions techniques par voie d'accord;

b) de la commune, de l'entreprise municipale autonome de droit public ainsi que de l'association municipale et de l'association de communes à titre de recommandations.

1. L'Archive d'État émet des directives techniques notamment sur

a) les exigences minimales pour la tenue des dossiers physiques et électroniques ;

b) la création d'un système de classification ;

c) la conservation des documents et les délais de conservation ;

d) la sécurisation des documents dans les systèmes électroniques et les conditions pour l'archivage électronique à long terme ;

e) l'évaluation des documents en ce qui concerne leur valeur archivistique et la conclusion d'accords d'archivage entre l'organisme public et l'archive compétente ;

f) l'offre de documents à l'archive compétente et la création d'une liste d'offres électronique ;

g) la préparation des documents pour la remise à l'archive compétente.

1. Les Archives de l'État peuvent ordonner aux archives communales d'archiver des documents d'une importance historique ou juridique particulière.

2. Elles émettent une décision.

1. Les Archives d'État conseillent et soutiennent les archives communales dans le cadre des ressources financières et humaines disponibles, notamment

a) avec des aides au travail pour la gestion des dossiers et l'archivage ;

b) par la fourniture d'informations sur l'évaluation des documents en vue de la décision sur leur valeur archivistique ;

c) sur les questions de construction et d'espace ainsi que pour l'acquisition de mobilier d'archives ;

d) par la mise à disposition d'offres de formation continue sur la gestion des dossiers et l'archivage ;

e) en fournissant des informations technico-professionnelles ;

f) dans l'élaboration des règlements d'utilisation et du tarif des frais.

1. Les Archives d'État peuvent, dans le cadre de leur surveillance spécialisée

a) exiger des organes publics de la commune ainsi que des entreprises communales autonomes de droit public, des associations de communes et des syndicats intercommunaux, ainsi que des personnes responsables, des informations sur l'organisation et les compétences ainsi que sur la mise en œuvre de la loi sur la gestion des documents et l'archivage du 19 avril 2011 et du présent arrêté ;

b) visiter les archives communales après préavis et conseiller sur place la directrice ou le directeur des archives communales ainsi que la personne responsable.

2. En cas de constatation de lacunes ou de possibilités d'amélioration, les Archives d'État remettent un rapport écrit avec des recommandations à la directrice ou au directeur des archives communales ainsi qu'à la personne responsable.

3. Si la correction des lacunes ou la mise en œuvre des mesures d'amélioration est susceptible d'entraîner des coûts conséquents, les Archives d'État transmettent le rapport et les recommandations au conseil.

1. L'organisme public s'assure que la gestion des dossiers respecte les principes de fiabilité, d'authenticité, d'intégrité ainsi que d'utilisabilité et de disponibilité.

2. Les termes signifient

a) Fiabilité : enregistrement correct, systématique et précis de l'opération commerciale ;

b) Authenticité : origine des documents vérifiable et traçabilité claire des faits temporels et matériels sous-jacents à l'opération commerciale enregistrée ;

c) Intégrité : exhaustivité et invariabilité de l'enregistrement conservé par rapport à l'enregistrement original de l'opération commerciale ;

d) Utilisabilité et disponibilité : enregistrement de l'opération commerciale prouvable de manière permanente, accessible et exploitable.

3. Les exigences s'appliquent de manière appropriée à la gestion électronique des dossiers.

1. L'organisme public établit un système de classement basé sur les tâches pour l'archivage de ses documents.

2. L'organisme public du canton ainsi que l'établissement autonome de droit public et la fondation de droit public du canton soumettent le système de classement aux Archives de l'État pour évaluation. Ces dernières donnent leur avis et se prononcent notamment sur la conformité avec les directives techniques professionnelles selon l'article 7 lettre b en liaison avec l'article 6 lettre a de cet acte.

1. L'organisme public conserve intégralement les documents jusqu'à l'exécution de la décision de l'archive compétente relative à leur valeur archivistique.

2. Il veille à ce que les documents soient protégés contre les effets nuisibles, notamment par le feu, la poussière, l'humidité, l'eau et les nuisibles, ainsi que contre la perte et l'effacement.

3. Il accorde à l'archive compétente l'accès aux dossiers physiques et électroniques, dans la mesure où cela est nécessaire pour l'accomplissement efficace et économique de ses tâches.

1. L'organe public du Canton ainsi qu'un établissement autonome de droit public et une fondation du Canton consultent les Archives d'État lors de la planification de nouveaux systèmes électroniques, en raison de l'évaluation et de la remise des documents.

2. L'organe public de la commune, ainsi que l'entreprise communale autonome de droit public, l'association de communes et le syndicat intercommunal peuvent solliciter les Archives d'État pour des conseils et une collaboration.

1. Les documents sont considérés comme non nécessaires et relèvent de l'obligation de mise à disposition lorsque

a) ils ne doivent plus ou que rarement être accessibles pour l'action administrative de l'organisme public ;

b) un délai de conservation prescrit est expiré ;

c) pour des raisons de protection des données, l'organisme public ne peut plus les traiter.

2. L'organisme public offre sans formalité les documents âgés de plus de 50 ans à l'archive compétente.

3. Il veille au transport ou, pour les enregistrements sur un support d'information électronique, à la transmission électronique des documents devant être livrés à l'archive compétente.

1. Les Archives d'État concluent un accord d'archivage avec l'organe public du canton ainsi qu'avec l'établissement public autonome et la fondation du canton.

2. Les accords d'archivage désignent les documents dignes d'archivage et règlent en particulier leurs délais de conservation et leur remise aux Archives d'État.

3. Ils peuvent prévoir des délais de conservation pour les documents non dignes d'archivage.

1. L'organe public remet aux archives compétentes les publications officielles immédiatement après leur parution sans qu'une demande préalable ne soit nécessaire.

2. Sont considérées comme publications officielles les publications ponctuelles et périodiquement récurrentes, accessibles au grand public, de l'organe public. Cela inclut également les publications publiées sous forme électronique.

1. Les autorités responsables de la mise à disposition d'espace d'archives et d'autres infrastructures archivistiques du canton et des communes prennent les mesures de protection nécessaires pour une conservation sûre et durable des archives.

2. Les locaux destinés à l'archivage protègent notamment les archives contre

a) le feu, la poussière, l'humidité, l'eau et les nuisibles ;

b) l'exposition directe au soleil et les influences climatiques nuisibles ;

c) l'accès non autorisé et la modification ;

d) le vol, les dommages et la destruction.

3. La dimension ainsi que l'aménagement des locaux et, si nécessaire, leur climatisation soutiennent l'efficacité des mesures de protection.

1. L'organe public de la commune ainsi que l'entreprise communale de droit public indépendante, l'association de communes et le syndicat intercommunal, ainsi que les archives compétentes, veillent à ce que les documents et les archives soient conservés séparément.

1. En cas de modifications des entités communales conformément aux dispositions de la loi sur la fusion des communes du 17 avril 2007

a) la commune fusionnée conserve les archives des anciennes communes séparément les unes des autres et séparément de ses propres archives ;

b) la commune à qui, de par la loi, l'archive d'une autre commune est transférée, ainsi que la commune à qui, sur décision concordante, l'archive d'une autre commune est transférée totalement ou partiellement, conservent les archives séparément de leurs propres archives.

2. Pour les modifications des entités communales antérieures à l'entrée en vigueur de ce décret, le paragraphe 1 de cette disposition s'applique mutatis mutandis.

3. Les Archives d'État appliquent le paragraphe 1 et 2 de cette disposition mutatis mutandis, lorsque des archives de communes leur sont remises pour conservation permanente après les modifications de leur entité.

1. Dans le cas des archives communales partagées selon l'[art. 5](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art5), alinéas 1 et 2, de la loi sur la gestion des documents et l'archivage du 19 avril 2011[[8]](#paragraphtext_content_fn_253030_2_8_c), les archives partagées conservent séparément les documents d’archives des communes participantes.

2. Lors de la remise permanente de documents d'archives d'une commune aux archives d'État selon l'[art. 7](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art7) de la loi sur la gestion des documents et l'archivage du 19 avril 2011[[9]](#paragraphtext_content_fn_253031_2_9_c), les archives d'État conservent séparément les documents d'archives remis de ceux du canton et d'autres documents d'archives remis.

1. La séparation des documents et des archives ou des différentes archives selon les articles 19 à 21 de ce décret s'effectue soit spatialement, soit par l'identification des archives respectives.

1. Une réglementation d'utilisation est édictée

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| a) | par le Département de l'intérieur pour les Archives d'État; | | |

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| b) | par le Conseil pour les Archives communales. Pour les archives communes conformément à l'[Art. 5](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art5) de la loi sur la gestion documentaire et l'archivage du 19 avril 2011[[10]](#enumeration_itemtext_content_fn_149550_2_10_c), le conseil de la commune gérant les archives est compétent. | | |

2. La responsable ou le responsable des Archives d'État et la directrice ou le directeur des Archives communales peuvent, en cas de violations graves du règlement d'utilisation, restreindre ou retirer l'accès aux archives.

3. Constituent notamment des violations graves les dommages ou altérations intentionnels ou par négligence grave, ainsi que les modifications répétées de l'ordre des documents et le vol de documents archivés. La plainte pénale conformément à l'[Art. 26](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art26) de la loi sur la gestion documentaire et l'archivage du 19 avril 2011[[11]](#paragraphtext_content_fn_253035_2_11_c) et la revendication d'une demande de dommages-intérêts restent réservées.

1. L'archive compétente peut accorder à l'organisme public, qui a livré des documents pour archivage, un accès privilégié aux archives, si

a) les archives ne sont pas âgées de plus de 50 ans et

b) l'organisme public a besoin à nouveau des documents pour l'action administrative.

2. Dans le cadre de l'accès privilégié, l'organisme public peut consulter les archives en dehors des locaux de l'archive.

3. L'accès privilégié est soumis à la condition que

a) l'état de conservation et d'ordre des archives ne soient ni altérés ni modifiés ;

b) tout dommage ou perte des archives soient exclus ;

c) la consultation par des tiers ou des personnes concernées reste raisonnablement possible.

4. L'archive compétente peut limiter dans le temps l'accès privilégié et l'assortir d'autres conditions.