Ordonnance sur le traitement numérique du courrier dans l'administration cantonale - Champ d'application personnel

1. Cet arrêté s'applique aux organes publics qui participent au traitement numérique du courrier en vertu de l'article 4 de cet arrêté, ainsi qu'à leurs employés.

2. Les organes publics au sens de cet arrêté sont

a) le gouvernement ;

b) le Conseil cantonal ;

c) les départements et la Chancellerie d'État ;

d) les secrétariats généraux et offices ;

e) les services administrativement rattachés à un département ou à la Chancellerie d'État.

1. Le traitement numérique du courrier concerne tous les envois reçus par la Chancellerie d'État pour le compte des organismes publics participant au traitement numérique du courrier. Sont considérés comme tels les envois adressés à

a) l'organisme public ;

b) la direction de l'organisme public ;

c) les départements et services subordonnés de l'organisme public ;

d) les employés de l'organisme public ;

e) les membres du gouvernement ;

f) les instances du Conseil cantonal.

1. La Chancellerie d'État effectue le traitement du courrier numérique pour les organismes publics. Cela inclut le tri, l'ouverture, la numérisation et la distribution des envois reçus destinés aux organismes publics, ainsi que l'administration des réexpéditions physiques.

2. La Chancellerie d'État désigne une responsable ou un responsable du traitement du courrier numérique. Cette fonction peut également être exercée par plusieurs personnes.

1. Pour participer à la gestion numérique du courrier, l'organe public adopte une directive administrative d'application. Un modèle de directive fourni par la chancellerie d'État est utilisé.

2. Dans la directive administrative d'application, l'organe public peut établir des dispositions différentes de celles des articles 6 et 8 de cet arrêté, dans la mesure où

a) les circonstances particulières et les tâches à accomplir par l'organe public l'exigent ; et

b) de telles dispositions divergentes sont appropriées.

3. La chancellerie d'État adopte la directive administrative d'application pour le gouvernement. Les services du parlement adoptent la directive administrative d'application pour le conseil cantonal.

1. D'autres entités, notamment des organisations avec participation cantonale selon [l'art. 94a](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/140.1/de/art94a) de la Loi sur l'administration de l'État du 16 juin 1994, peuvent participer au traitement postal numérique, si elles concluent un accord avec la Chancellerie d'État.

2. L'accord règle notamment le champ d'application, la procédure, les compétences, les exceptions, les réexpéditions et le traitement des données. Un modèle d'accord fourni par la Chancellerie d'État est utilisé.

1. La ou le responsable du traitement numérique du courrier ouvre les envois destinés aux organismes publics, procède à leur numérisation et organise la distribution électronique.

2. Si l'adresse de l'envoi contient un nom de personne, la distribution électronique est effectuée à la personne nommée.

3. Pour les envois sans adresse comportant un nom de personne, la distribution électronique est effectuée à la boîte aux lettres de groupe désignée par l'organisme public. L'organisme public communique à la chancellerie d'État les informations relatives aux boîtes aux lettres de groupe.

1. La personne responsable du traitement du courrier numérique ne prend pas connaissance du contenu d'un envoi, sauf si cela est nécessaire pour l'accomplissement adéquat de ses tâches. Dans ce cas, elle limite la prise de connaissance au minimum nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions.

2. Elle garde secrètes les faits dont elle a pris connaissance dans ce contexte.

1. La ou le responsable du traitement postal numérique exclut du traitement numérique les envois suivants avant leur ouverture, en se basant sur leur adresse ou leur apparence extérieure

a) Envois personnels et confidentiels selon l'art. 9 de ce décret ;

b) Offres dans le cadre des marchés publics selon l'ordonnance sur les marchés publics du 21 avril 1998[5].

2. Elle ou il exclut après l'ouverture d'autres envois du traitement postal numérique dont le contenu, pour des raisons pratiques, ne se prête pas à la numérisation. Cela inclut particulièrement

a) Les journaux et magazines ;

b) Les formats spéciaux ;

c) Les formats hors normes (plus grands qu'A3) ;

d) Les documents spirales ou reliés ;

e) La documentation volumineuse (plus de 100 pages).

3. Elle ou il organise la distribution physique des envois mentionnés aux alinéas 1 et 2 du présent article à la personne ou au service compétent.

1. Une expédition est considérée comme personnelle-confidentielle si elle est manifestement destinée à une personne pour prise de connaissance personnelle ou confidentielle, ou si elle n'a pas été remise en qualité officielle.

2. La classification est déterminée selon les critères figurant en annexe de ce décret.

1. La destinataire ou le destinataire vérifie la compétence pour un envoi reçu.

2. Si elle ou il n'est pas compétent, elle ou il attribue l'envoi à la personne ou à l'entité compétente. Si la personne ou l'entité compétente n'est pas connue, elle ou il renvoie l'envoi à la ou au responsable du traitement numérique du courrier.

1. Après le déclenchement de la notification d'un envoi numérisé, le responsable du traitement postal numérique conserve l'original physique conformément aux dispositions de la loi sur la tenue des dossiers et l'archivage du 19 avril 2011 et du règlement sur la tenue des dossiers et l'archivage du 19 mars 2019 pendant au moins 30 jours. Après l'expiration de ce délai, il ou elle s'assure de la destruction confidentielle de l'original physique.

2. Dans un délai de 30 jours après le déclenchement de la notification, la personne ou l'entité compétente de l'organisme public peut demander le renvoi de l'original physique au responsable du traitement postal numérique.

3. La personne ou l'entité compétente de l'organisme public examine un envoi numérisé reçu pour identifier les documents nécessitant une conservation de l'original. Si un document nécessitant une conservation de l'original est contenu dans un envoi, la personne ou l'entité compétente de l'organisme public demande en temps utile le renvoi au responsable du traitement postal numérique.

1. La chancellerie d'État émet des dispositions exécutives pour régler les détails de la procédure de traitement numérique du courrier, dans la mesure où cela relève de la compétence du ou de la responsable du traitement numérique du courrier.

1. La Chancellerie d'État peut externaliser le traitement des données dans le cadre de la gestion numérique du courrier à des tiers. À cet effet, elle conclut un accord de traitement des données sur commande, garantissant le respect des exigences de l'art. 9 de la loi sur la protection des données du 20 janvier 2009 et de l'art. 19 de l'ordonnance sur la sécurité informatique du 24 février 2004.

1. Les instructions de service existantes des organes publics concernant l'exploitation pilote du traitement numérique du courrier continueront à être appliquées après l'entrée en vigueur de ce décret, sous réserve du paragraphe 2 de cette disposition, sauf si elles sont abrogées dans les instructions de service exécutoires d'un organe public supérieur.

2. Aucune application au-delà de l'exploitation pilote ne sera faite pour les exceptions concernant les envois adressés aux services du personnel des organes publics. Le paragraphe 4 de cette disposition reste réservé.

3. Les instructions de service existantes selon le paragraphe 1 de cette disposition remplacent pour les organes publics du précédent pilote les instructions de service exécutoires prévues pour la participation au traitement numérique du courrier.

4. Les instructions de service existantes selon le paragraphe 1 de cette disposition peuvent être adaptées par l'organe public compétent aux circonstances modifiées, sous réserve de l'application appropriée de l'article 4 paragraphe 2 de ce décret.