Dispositions d'exécution sur le système de contrôle interne IKS - Champ d'application (SCI)

1. Ces dispositions d'exécution s'appliquent à toutes les unités administratives cantonales qui sont directement subordonnées au Conseil d'État.

2. Les tâches externalisées (outsourcing) restent, malgré leur transfert, sous la responsabilité de l'unité administrative cantonale et font donc partie intégrante de leur Système de Contrôle Interne (SCI).

1. Le SCI est un processus intégré dans les opérations de travail et les processus d'une unité administrative cantonale, mené par les cadres ainsi que les employés. Il comprend des mesures réglementaires, organisationnelles et techniques.

2. L'objectif du SCI est de cerner et de gérer les risques existants, afin d'assurer avec une garantie suffisante que l'unité administrative cantonale concernée puisse atteindre, dans le cadre de l'exécution de ses missions, les objectifs généraux suivants

a. Protection des biens du canton et garantie de l'utilisation appropriée des ressources ;

b. Prévention ou détection des erreurs et irrégularités dans la comptabilité ;

c. Garantie de la conformité des comptes avec les normes et fourniture de rapports fiables ;

d. Respect des bases légales en lien avec les points a à c (Conformité) ;

e. Création d'un environnement interne pour réduire les erreurs involontaires et les comportements illégaux.

1. Le SCI se concentre sur les activités de gestion et de contrôle des processus et risques d'affaires pertinents financiers.

2. La gestion des risques, la gestion de la qualité et le contrôle de gestion ne font pas partie du champ d'application du SCI.

1. Le Département des finances publie un manuel de CIC et le développe régulièrement.

2. Le manuel de CIC contient des explications, des recommandations et des outils pour la conception et la mise en œuvre des règles de CIC.

1. Le Conseil d'État est responsable de l'ensemble du système de contrôle interne (SCI).

2. Le Département des finances est responsable de la direction technique (unité de spécialisation du SCI) et met à disposition les instruments nécessaires.

3. Au sein du Département des finances, l'unité de spécialisation du SCI est rattachée au secrétariat du département. Elle remplit les tâches techniques et interunités administratives et assure un SCI axé sur les risques, en définissant les interfaces avec d'autres unités administratives cantonales sur la base de la planification financière, de la comptabilité et du rapport financier.

1. Les directions des unités administratives cantonales sont responsables de l'utilisation, de l'entretien et de la supervision du SCI dans leur domaine de compétence.

2. Elles veillent à ce que les conditions générales suivantes pour l'existence d'un SCI soient remplies. Le SCI est

a. institutionnalisé ;

b. présent et documenté ;

c. adapté aux risques administratifs et à l'activité administrative ;

d. connu des employés ;

e. une base pour une sensibilisation accrue aux contrôles dans l'administration et

f. est appliqué.

3. Les secrétariats des départements sont les centres de coordination du SCI, qui forment l'interface avec le service spécialisé du SCI.

4. Les employés participent à la mise en œuvre du SCI. Ils effectuent les contrôles définis et documentent les résultats des contrôles. Ils signalent les faiblesses de contrôle découvertes à l'autorité supérieure.

1. Les unités administratives cantonales organisent le SCI de manière à couvrir leurs principaux risques financiers. Aux interfaces avec d'autres unités administratives cantonales, les responsabilités pour les risques et contrôles des processus sont définies.

2. Un niveau de sécurité adéquat est visé en tenant compte de l'analyse coûts-avantages.

1. Les risques financiers des unités administratives cantonales sont réduits à un niveau acceptable grâce à des processus, par le biais des technologies de l'information ainsi qu'au niveau de la gestion, par des activités de contrôle et de pilotage appropriées.

2. Dans la mesure du possible et économiquement rentable, des activités de contrôle et de pilotage préventives et automatisées doivent être mises en œuvre.

3. Les activités de contrôle et de pilotage doivent être intégrées dans les procédures existantes autant que possible.

1. Le service spécialisé en SCI établit chaque année un rapport SCI à l'intention du Conseil d'État. Le rapport se conforme au manuel SCI.

2. Une évaluation résumée du rapport SCI fait partie intégrante du rapport de gestion.

3. Le rapport SCI peut être mis à la disposition des commissions de surveillance.

1. Le Département des finances applique le SCI à partir du 1er janvier 2022. Le premier rapportage sur le SCI a lieu dans le cadre du rapportage sur les comptes de l'État 2022.

2. Les autres unités administratives cantonales appliquent le SCI à partir du 1er janvier 2023. Le premier rapportage sur le SCI a lieu dans le cadre du rapportage sur les comptes de l'État 2023.