Dispositions d'exécution sur l'exécution de la loi sur la gestion financière par le canton (AB FHG) - Compétence (ABFHG)

1. Les directions des offices et les secrétariats des départements sont, dans leur domaine de compétence, responsables du respect des crédits d'engagement et des crédits budgétaires.

1. Pour l'examen et la gestion du budget global du canton, un contrôle budgétaire régulier et systématique doit être effectué.

2. Le contrôle budgétaire par les directions des offices et les secrétariats départementaux a lieu respectivement à la fin juin, fin septembre et fin décembre.

3. Le contrôle budgétaire comprend essentiellement les évolutions survenues au cours de l'année par rapport au budget. Pour le contrôle, les relevés de compte doivent être vérifiés.

4. Si, en raison de ces évolutions, on s'attend à un dépassement ou un sous-dépassement de budget de plus de Fr. 50 000.- par compte à la clôture de l'exercice, une prévision correspondante doit être saisie dans le système de comptabilité de l'administration des finances avec la justification appropriée. En cas de dépenses libres, si un dépassement budgétaire de plus de Fr. 50 000.- est anticipé, il est nécessaire de demander sans délai un crédit supplémentaire conformément à l'art. 46 FHG, après information du chef du département ou de la cheffe du département et en concertation avec l'administration des finances, avant de contracter de nouveaux engagements.

5. L'administration des finances informe le chef du département ou la cheffe du département des évolutions budgétaires attendues de leur département.

1. Les services compétents transmettent leurs états comptables à l'administration financière mensuellement et au plus tard à la mi-mois suivant. Les états doivent être visés par les directions des services.

2. L'administration financière peut, dans des cas exceptionnels dûment justifiés, autoriser un mode de comptabilisation trimestriel.

3. Si le service compétent accuse un retard de plus de 14 jours dans la transmission des états, la direction de l'administration financière et la direction du service compétent doivent en être informées par l'administration financière.

1. Les bureaux et secrétariats des départements ainsi que les autres personnes désignées par la cheffe ou le chef de département compétent sont habilités à ordonner, dans leur domaine de compétence, des paiements dans le cadre de leur autorisation de dépenses pour des dépenses liées et librement déterminables à l'attention de l'administration financière.

2. Les départements fournissent au département des finances et au contrôle financier une liste nominative des personnes habilitées à donner des ordres de paiement, ainsi que leur pouvoir d'ordonner des paiements dérogeant aux présentes dispositions d'exécution.

1. Les pièces justificatives doivent être vérifiées et comptabilisées par les personnes habilitées à donner des instructions. À cet effet, au moins les contrôles suivants doivent être effectués

a. avant l'instruction de paiement et la comptabilisation, il doit être vérifié si le crédit budgétaire correspondant est disponible; la pièce justificative est ensuite comptabilisée en conséquence;

b. avant la confirmation de l'exactitude matérielle d'une pièce justificative, il doit être vérifié si la facture a été correctement établie pour le canton, si la prestation facturée a été exécutée correctement conformément à la commande; le prix facturé ainsi que la légitimité des suppléments et déductions doivent également être contrôlés; pour les paiements sans contrepartie, le contrôle matériel est effectué sur la base des fondements juridiques;

c. avant la confirmation de l'exactitude formelle, il doit être vérifié si la pièce justificative est correctement établie et contient obligatoirement les informations suivantes

1. Nom, prénom et adresse complète du bénéficiaire ou du titulaire du compte,

2. Coordonnées bancaires valides au format IBAN (QR-IBAN),

3. Montant à verser;

d. avant la confirmation de l'exactitude arithmétique, il doit être vérifié si les calculs sont corrects et si d'éventuels rabais et escomptes ont été déduits.

2. Si l'instruction de paiement coïncide directement avec l'octroi d'une contribution cantonale, cette contribution doit également être contrôlée sur le plan matériel quant à sa légalité.

3. Les services soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) doivent vérifier en outre les points suivants sur les factures des créanciers

a. le nom et le lieu de l'organisme prestataire comme inscrit dans les transactions commerciales, l'indication qu'il ou elle est inscrit(e) au registre des assujettis à la taxe, ainsi que le numéro sous lequel il ou elle est inscrit(e);

b. le nom et le lieu du bénéficiaire comme inscrit dans les transactions commerciales;

c. la date ou la période de la prestation de services, dans la mesure où elle ne correspond pas à la date de la facture;

d. la nature, l'objet et l'étendue de la prestation;

e. la rémunération pour la prestation;

f. le taux de TVA applicable et le montant de la TVA due sur la rémunération; si la rémunération inclut la TVA, l'indication du taux applicable suffit.

4. Les factures sont réglées dans le délai de paiement convenu. Le versement est généralement effectué une fois par semaine, chaque vendredi. Les factures qui sont correctement comptabilisées et approuvées dans le workflow des créanciers jusqu'au jeudi soir seront prises en compte pour le cycle de paiement du vendredi suivant, si l'échéance de paiement est atteinte.

5. L'exactitude matérielle, formelle et arithmétique est confirmée par les personnes habilitées à donner des instructions sur la pièce justificative ou la décision par un visa. La pièce justificative ou la décision doit être contresignée en interne, généralement par le responsable du dossier ou une deuxième personne habilitée à donner des instructions, sauf si elle doit être soumise à la cheffe ou au chef de département pour un visa final conformément à l'art. 6 de ces dispositions d'exécution.

6. Pour que les pièces justificatives passent correctement par le processus de workflow des créanciers, le numéro de référence doit être impérativement indiqué lors de la commande de la prestation. Les pièces peuvent être envoyées à l'administration financière soit par e-mail, soit par courrier, sous réserve de l'art. 8 de ces dispositions d'exécution. Les pièces électroniques doivent être transmises au format PDF. La transmission simultanée de la même pièce par e-mail et par courrier est strictement interdite.

**1. La cheffe du département ou le chef du département peut en outre exiger, de manière générale ou dans des cas particuliers, que des justificatifs leur soient présentés pour le visa définitif. Dans tous les cas, doivent être soumis au visa définitif de la cheffe ou du chef du département :**

a. Les ordres de paiement en faveur des chefs de service ainsi que des secrétaires du département eux-mêmes (c'est-à-dire, notamment, les décomptes de frais) ;

b. *...

c. Les ordres de paiement pour des dépenses liées et librement décidées de plus de 10 000 CHF dans chaque cas ; sous réserve d'autorisations supplémentaires par la cheffe ou le chef du département, lesquelles doivent être rapportées au département des finances et au contrôle des finances conformément à l'art. 4, al. 2 de ces dispositions d'exécution.

**2. Les ordres de paiement en faveur des détenteurs de visas eux-mêmes (c'est-à-dire, notamment, les décomptes de frais) doivent être présentés à la personne supérieure pour le visa définitif. Sont exceptés les ordres de paiement en faveur des conseillers d'État et du chancelier.**

1. ...

2. La commande de mobilier de bureau doit être effectuée en concertation avec le Département des Constructions et des Bâtiments.

3. Pour l'approvisionnement en informatique, à l'exception de celui des écoles, le Centre de prestations informatiques Obwalden/Nidwalden (CPI) est compétent. De même, les périphériques (câbles, souris, connecteurs, tablettes, smartphones, etc.) doivent généralement être obtenus par l'intermédiaire du CPI ou l'approvisionnement doit être coordonné avec le CPI.

1. Le versement s'effectue généralement le 25 du mois. Si le 25 du mois n'est pas un jour de valeur bancaire, le versement est effectué le jour de valeur précédent. Pour que les pièces variables de paie (hors notes de frais) soient prises en compte dans le traitement de la paie du mois concerné, elles doivent parvenir à l'administration des finances avant le 15 du mois.

2. Pour les notes de frais, les formulaires de l'office du personnel doivent être utilisés. La pièce justificative des frais à rembourser doit être regroupée, avec les reçus d'achat correspondants et d'autres justificatifs, dans un fichier PDF et soumise numériquement. L'administration des finances peut définir des dérogations à cette règle.

2a Le codage, la validation ainsi que le versement des frais s'effectuent principalement via le flux de travail des créanciers de la comptabilité des créances. Aux fins de l'évaluation et du contrôle, les catégories de frais "frais de déplacement" et "demi-tarif" doivent être enregistrées séparément et de manière détaillée dans le flux de travail des créanciers.

3. Les dernières notes de frais de l'année doivent avoir complété le processus de flux de travail des créanciers avant le 20 janvier de l'année suivante pour que les dépenses puissent être comptabilisées dans l'exercice comptable approprié.

4. Pour les employés ayant un salaire inférieur à la franchise annuelle AVS, les cotisations sociales ne sont comptabilisées que si l'office du personnel reçoit une notification correspondante.

5. Les travailleurs indépendants qui entretiennent une relation contractuelle avec le canton doivent fournir une attestation actuelle de leur caisse de compensation confirmant qu'ils s'acquittent directement des montants dus aux assurances sociales.

1. La planification de la liquidité est effectuée annuellement à l'occasion de la planification financière et opérationnelle intégrée du canton.

1. La durée de placement des actifs financiers s'aligne généralement sur les besoins de liquidité du canton, tels qu'ils résultent de la planification financière.

2. Pour les placements des actifs financiers, les investissements sûrs à revenu fixe sont prioritaires, c'est-à-dire qu'il est renoncé aux actions et aux investissements en devises étrangères. Les investissements directs nécessitent l'approbation du Conseil d'État.

3. Un rendement conforme au marché doit être réalisé sur les investissements.

4. Afin d'éviter les risques de concentration, les investissements doivent être diversifiés en principe. Une exception est faite pour les banques bénéficiant d'une garantie étatique.

1. Les placements financiers en obligations, prêts et installations similaires sont généralement détenus jusqu'à échéance. Dans ces cas, les fluctuations de cours liées aux taux d'intérêt pendant la durée de vie des placements ne sont pas comptabilisées en résultat. Sont exclues les corrections de valeur dues à une dépréciation durable.

2. Les installations doivent être détaillées dans l'annexe aux comptes annuels.

1. Les financements de fonds et les financements spéciaux sont soumis à des intérêts.

2. Les revenus provenant des investissements spéciaux de financements de fonds et de financements spéciaux doivent être crédités à ces derniers. Si les financements de fonds et les financements spéciaux ne font pas l'objet d'investissements particuliers, le revenu doit leur être crédité en fonction d'un taux d'intérêt conforme au marché.

3. Le taux d'intérêt conforme au marché est basé sur le rendement des obligations fédérales suisses à trois ans. La moyenne arithmétique des valeurs mensuelles des douze mois précédents, d'octobre à septembre, publiées par la Banque nationale suisse, fait foi.

1. L'administration financière informe début décembre les directions des offices et les secrétariats des départements des échéances à respecter pour la clôture de l'exercice annuel.

1. La tenue de l'inventaire sert à contrôler et à avoir un aperçu des actifs disponibles.

2. Les inventaires matériels doivent être tenus à jour en continu et signalés à la fin de la période comptable au département compétent.

3. L'inventaire doit être généralement établi annuellement au 31 décembre par les unités administratives pour les valeurs, biens et stocks significatifs.

4. Sont considérés comme significatifs les valeurs, biens et stocks, au cas par cas, supérieurs à CHF 10 000.–.

1. Les directions des offices et secrétariats des départements confirment auprès de l'administration financière et à l'attention du contrôle des finances l'exhaustivité des comptes annuels dans leur domaine de compétence.

1. L'introduction générale d'une comptabilité des coûts et des performances est abandonnée.

2. Elle peut être établie pour les secteurs administratifs qui ont un besoin identifié. Dans ce cas, elle est principalement dirigée en fonction des besoins de gestion de ce secteur administratif.

3. Une comptabilité par centres de coûts est tenue pour l'ensemble de l'administration. La structuration des centres de coûts suit généralement la structure organisationnelle de l'administration et doit être respectée jusqu'au niveau du département. Les totaux sont alors consolidés par département et par bureau.

1. Pour atteindre une vérité des coûts conforme au niveau de la comptabilité des centres de coûts, les coûts engagés doivent être alloués dans la mesure du possible, par exemple pour les coûts du personnel, les coûts matériels, les coûts informatiques, les coûts de location calculés et les amortissements. Il est possible de renoncer à la répartition de montants minimes ou de domaines dont le partage entraînerait un effort disproportionné.

2. La facturation interne des prestations, dépassant les départements entre les unités administratives, se déroule généralement

a. lorsque le montant de la facturation dépasse annuellement Fr. 10 000.-;

b. lorsque le montant minimal n'est pas impacté par des activités régaliennes ou;

c. si la prestation peut être facturée à des tiers dans le cadre d'une collaboration.

1. Il est renoncé à une consolidation des établissements de droit public autonomes et intégrés, ainsi que sur les participations du canton.

2. L'administration financière fournit en annexe aux comptes annuels un tableau des participations pour les sociétés dans lesquelles le canton détient plus de deux pour cent du capital social ou qui appartiennent entièrement au secteur public.

3. Le tableau des participations comprend généralement les informations suivantes

a. Nom et forme juridique de la participation ;

b. Activité/objectif de la participation ;

c. Part du canton dans la participation ;

d. Autres co-propriétaires importants ;

e. Flux financiers pendant l'exercice entre le canton et la participation ;

f. Capital de la société et

g. Évaluation de la société dans le bilan du canton.

1. Le Conseil d'Etat fixe les indicateurs clés pertinents pour le contrôle administratif lors de la planification de la durée du mandat et de la planification intégrée des tâches et des finances.

2. Les indicateurs sont classifiés en fonction des lignes directrices stratégiques et les indicateurs clés les plus importants sont publiés avec le rapport d'activité.

3. En août et en novembre, le Conseil d'Etat doit être informé des principaux indicateurs clés.

4. Les départements déterminent de manière autonome les indicateurs complémentaires et leur utilisation.

1. Sont abrogés

a. les dispositions d'exécution relatives à la procédure administrative interne de commande et de mandat de paiement du 25 avril 2000 ;

b. l'instruction du département des finances concernant le contrôle des crédits budgétaires du 18 février 1993 ;

c. les instructions du département des finances concernant la procédure de mandatement du 22 avril 2008.

1. Ces dispositions d'application entrent en vigueur le 1er janvier 2013.