Règlement sur la conservation et l'archivage des documents des tribunaux de Bâle-Ville (Archivierungsreglement) - Champ d'application

1. Ce règlement régit la conservation des documents des tribunaux de Bâle-Ville, du Conseil de la magistrature, de la Commission de surveillance des avocats et de la Commission d'examen des avocats ainsi que leur durée de conservation, leur remise aux Archives de l'État et leur destruction.

2. Pour les procédures en cours, le droit de procédure reste réservé.

3. L'office des poursuites et faillites ainsi que l'office des successions émettent leurs propres directives de conservation et d'archivage, qui doivent être approuvées par le tribunal civil.

1. Pour la définition des termes utilisés, il est fait référence à l'article 3 de la loi sur les archives ainsi qu'aux articles 10 à 12 du règlement relatif aux registres et à l'archivage (Règlement sur les registres et l'archivage) du 13 octobre 1998.

1. Chaque tribunal désigne une ou plusieurs personnes responsables de la gestion et de la conservation ordonnée des documents.

1. Lors des procédures judiciaires, les documents suivants sont conservés

a) les mémoires judiciaires ;

b) l'objet du recours ;

c) en matière pénale, les dossiers d'instruction et l'acte d'accusation ou l'ordonnance pénale ;

d) la correspondance échangée dans le cadre de la procédure judiciaire (y compris les accusés de réception) ;

e) les ordonnances et décisions rendues dans le cadre de la procédure judiciaire, accompagnées du procès-verbal de procédure ;

f) le procès-verbal d'audience ;

g) le jugement ou la décision ;

h) d'autres documents selon la décision du tribunal compétent.

2. Les autres documents issus des procédures judiciaires sont, après la clôture de la procédure, renvoyés aux expéditeurs respectifs ou détruits.

1. Les documents sont conservés sous la forme dans laquelle ils ont été créés, en tenant compte de l'article 8. Les documents générés exclusivement de manière électronique peuvent être conservés sous forme exclusivement électronique.

1. La durée de conservation commence généralement après la clôture définitive de la procédure. Pour un motif suffisant, notamment si les documents sont utilisés dans une autre procédure en cours, la durée de conservation ne commence qu'au moment de la clôture de cette autre procédure.

1. Pour les documents provenant de procédures judiciaires, les délais de conservation minimaux suivants s'appliquent

a) Tribunal civil

1. Affaires de droit civil matériel : 15 ans ;

2. Affaires de droit de la famille : 15 ans ;

3. Affaires de droit du travail : 15 ans ;

4. Affaires de droit locatif : 15 ans ;

5. Affaires individuelles courantes : 15 ans ;

6. Procédures de conciliation : 10 ans ;

7. Interdictions judiciaires : Au moins aussi longtemps que le panneau d'interdiction est en place ;

8. Décisions rendues sous forme de jugement dans des procédures de droit de la famille : 70 ans.

b) Tribunal pénal

1. Affaires pénales : 30 ans ;

2. Affaires de contestation : 30 ans ;

3. Affaires de plainte privée : 10 ans ;

4. Affaires d'infraction : 10 ans ;

5. Affaires d'infraction en détention : 10 ans ;

6. Affaires de mesures coercitives : 10 ans.

c) Cour d'appel

1. Affaires d'appel en matière de droit civil matériel et plaintes directes : 15 ans ;

2. Affaires d'appel en droit de la famille : 15 ans ;

3. Affaires de retour d'enfants selon la Convention sur les aspects civils de l'enlèvement international d'enfants : 15 ans ;

4. Ecrits protecteurs : 10 ans ;

5. Affaires de recours en protection de l'enfant et de l'adulte : 30 ans ;

6. Affaires de recours en droit civil : 15 ans ;

7. Affaires d'appel en droit pénal : 30 ans ;

8. Affaires de recours pénal devant le tribunal individuel : 10 ans ;

9. Affaires de recours pénal devant le tribunal de trois juges : 30 ans ;

10. Divers cas (DGZ, DGS, DGV) : 10 ans ;

11. Recours en droit administratif et recours constitutionnels : 20 ans.

d) Tribunal des assurances sociales : 20 ans ;

e) Tribunal pour internements sociaux : 30 ans ;

f) Tribunal des mineurs : 30 ans ;

g) Commission de surveillance des avocats : 10 ans ;

h) Affaires de la commission de recours pour l'établissement pénitentiaire Bostadel sous la présidence du Canton de Bâle-Ville : 10 ans.

2. Dans la mesure où les tribunaux tiennent des collections de jugements (physiques ou électroniques), ils offrent les collections de jugements datant d'au moins 30 ans ou plus aux archives de l'État pour archivage. Les tribunaux sont autorisés à conserver des copies de ces collections de manière permanente.

3. Pour les autres documents, les délais de conservation minimaux suivants s'appliquent

a) Documents administratifs : 10 ans après la clôture de l'opération ;

b) Procès-verbaux du conseil du tribunal et des conférences des présidences : 30 ans ;

c) Documents personnels : 10 ans après le départ de la personne concernée ;

d) Les tribunaux sont autorisés à conserver des copies des documents mentionnés aux lettres a et b ci-dessus au-delà du délai de conservation.

1. Les organismes mentionnés à l'article 1 conservent les documents de manière ordonnée jusqu'à leur transfert aux archives de l'État et les protègent contre les dommages, la perte et l'accès non autorisé. À cet égard, il convient de prendre particulièrement en compte

a) Les opérations commerciales doivent pouvoir être reconstituées à tout moment à partir des documents conservés. Les documents doivent à cet effet être complets et fiables;

b) La fiabilité, la lisibilité et l'authenticité des documents proposés, notamment ceux provenant de systèmes électroniques, doivent être assurées par des mesures organisationnelles et techniques adéquates;

c) Les moyens techniques utilisés doivent être conformes aux normes techniques du canton, notamment dans le domaine de l'automatisation bureautique;

d) Des supports d'information durables doivent être utilisés, garantissant une durée de vie suffisante. Il convient d'utiliser des matières et autres outils qui ne dégradent pas les supports d'information.

1. Chaque institution mentionnée à l'article 1 établit un aperçu de classement de ses archives ainsi que des instruments de recherche complémentaires et en assure le suivi. Elle classe ses documents selon cette organisation.

2. Les instructions des Archives d'État concernant l'organisation et la sécurisation des documents doivent être prises en compte.

3. Les institutions mentionnées se concertent avec les Archives d'État lors de la création de nouveaux aperçus de classement et d'instruments de recherche, afin que ceux-ci puissent être ultérieurement intégrés pratiquement inchangés dans les Archives d'État et utilisés pour la référence des documents associés.

4. Les aperçus de classement en vigueur sont mis à disposition des Archives d'État et les modifications fondamentales leur sont communiquées immédiatement après leur mise en œuvre. L'aperçu de classement comprend

a) une systématique pour le classement des documents ;

b) des délais de conservation légaux et administratifs ;

c) des règles pour la gestion des documents ;

d) d'éventuelles décisions des Archives d'État concernant l'évaluation des documents.

1. À l'expiration des délais de conservation, tous les documents doivent être proposés aux archives d'État pour archivage.

2. L'étendue des documents à remettre aux archives d'État est déterminée par un accord entre les tribunaux et les archives d'État.

3. Les documents doivent être remis aux archives d'État de manière ordonnée et accompagnés d'un inventaire. Les détails de la remise sont convenus entre les tribunaux et les archives d'État.

4. Les documents non retenus par les archives d'État doivent être détruits. Cette obligation peut être écartée, pour autant qu'ils ne contiennent pas de données personnelles (voir § 16 de la Loi sur l'information et la protection des données, [Loi sur l'information et la protection des données, LIPD] du 9 juin 2010).

5. La compétence matérielle pour statuer sur les demandes de consultation des dossiers revient intégralement aux archives d'État après la remise des documents.

1. Documents dont le délai de conservation selon l'article 7 de ce règlement est déjà écoulé au moment de son entrée en vigueur, sont proposés aux Archives d'État dans le délai jusqu'au 31 décembre 2023 conformément à l'article 10.