Ordonnance sur les registres et l'archivage - Organisation

1. Les Archives d'État sont dirigées par l'archiviste d'État et relèvent du Département présidentiel.

1. Les corporations et établissements de droit public du canton et des communes, qui sont un organe public au sens du § 3 Alinéa 1 de la loi sur l'information et la protection des données, sont soumis au § 2 Alinéa 1 Let. c de la loi sur les archives.

1. Lorsque le Conseil d'État et les communes confient des tâches publiques à des corporations et établissements de droit public du canton et des communes, ainsi qu'à des personnes privées et des organisations, ils décident simultanément si celles-ci doivent être soumises à la loi sur les archives conformément à l'article 2, alinéa 2.

2. Si les bases légales existantes ou les contrats avec ces personnes et institutions ne contiennent pas de dispositions sur l'archivage au sens de l'article 2, alinéa 2 de la loi sur les archives, le Conseil d'État et les communes décident, respectivement, de cet archivage lors de la révision des bases légales existantes ou des contrats avec ces personnes et institutions.

1. Le Conseil d'État veille à ce que les institutions intercantonales auxquelles il participe respectent les normes archivistiques au sens de la loi sur les archives, notamment en proposant, lors de la création de telles institutions ou de la modification de leurs bases légales, des dispositions au sens de la loi sur les archives concernant l'obligation de versement, le droit d'utilisation et les droits des personnes concernées.

1. Les Archives d'État soutiennent les mesures générales de l'État visant à promouvoir la transparence de l'administration.

1. Les documents de documentation, qui servent à compléter les autres biens d'archives, comprennent notamment le matériel photographique, les imprimés, les coupures de presse ainsi qu'une bibliothèque.

1. Les Archives de l'État sont autorisées à céder des matériaux de documentation à des institutions appropriées, à condition que l'intérêt public pour la conservation, l'exploitation et la mise à disposition de ces documents ne soit pas compromis. Cela s'applique également aux documents d'origine privée, mais uniquement avec le consentement des déposants pour les documents déposés.

1. Les Archives d'État sont l'organisme cantonal spécialisé dans la surveillance communale en matière d'archives.

1. Les parties des archives des communes qui sont déposées aux Archives d'État sont conservées, classées et mises à disposition par les Archives d'État.

1. Les supports d'information sont tous les matériaux utilisés pour le stockage ou la restitution de données sous forme analogique et numérique.

1. Sont considérés comme des moyens auxiliaires nécessaires à la compréhension et à l'utilisation des documents les instruments de recherche au sens traditionnel ainsi que les métadonnées dans les systèmes électroniques.

a) Les instruments de recherche au sens traditionnel comprennent notamment les répertoires, registres, fichiers, listes, aperçus de classement et plans de classement.

b) Les métadonnées dans les systèmes électroniques incluent les informations supplémentaires sur

- la structure (division, mise en page, format, etc.),

- le contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques de sortie, transactions, etc.),

- le contenu des données primaires, sans lesquelles celles-ci ne peuvent être comprises, lues et traitées.

1. Documents issus de systèmes électroniques sont

a) Des documents produits en tant que produits intermédiaires, secondaires ou finaux de processus de traitement électronique et pouvant se présenter sous forme numérique ou analogique;

b) Des documents exclusivement accessibles sous forme numérique et lisibles uniquement à l'aide d'outils électroniques (documents numériques).

1. Les organismes publics conservent les documents de manière ordonnée jusqu'à leur transfert aux archives de l'État et les protègent contre les dommages et la perte. Il convient de prendre particulièrement en compte

a) Les transactions commerciales doivent être traçables à tout moment à partir des documents conservés. Les documents doivent être complets et fiables à cet effet.

b) La fiabilité et l'authenticité des documents proposés, en particulier ceux provenant de systèmes électroniques, doivent être garanties par des mesures organisationnelles et techniques appropriées.

c) Les outils techniques utilisés doivent être conformes aux normes techniques du canton, notamment dans le domaine de l'automatisation de bureau.

d) Il convient d'utiliser des supports d'information durables qui garantissent une durée de vie suffisante. Les matériaux d'écriture et autres outils utilisés ne doivent pas dégrader le support d'information.

2. Les archives de l'État édictent des instructions pour l'organisation et la sécurité des documents auprès des organismes publics.

1. Chaque organisme public établit un aperçu de classement de ses dossiers ainsi que des instruments de recherche supplémentaires et les maintient à jour. Il classe ses documents selon cet ordre. Les classements centraux des organismes ayant un large éventail de fonctions tiennent comme aperçu de classement un plan de classement.

2. L'organisme public se concerte avec les archives d'État lors de la création de tels aperçus de classement et instruments de recherche afin que ceux-ci puissent être ultérieurement repris sans modification importante par les archives d'État et être utilisés pour la vérification des documents correspondants.

3. Les aperçus de classement en vigueur sont mis à la disposition des archives d'État et les modifications fondamentales leur sont communiquées sans délai après leur introduction. Dans l'aperçu de classement sont consignés

a) une systématique pour le classement des documents,

b) les délais de conservation légaux et administratifs,

c) les prescriptions pour la gestion des documents,

d) les décisions éventuelles des archives d'État concernant l'évaluation des documents.

1. Chaque organisme public désigne une personne responsable de la gestion ordonnée et de la conservation des documents.

1. Les Archives d'État contribuent, dans leur fonction consultative auprès des organismes publics au sens de l’article 5 alinéa 4 de la loi sur les archives, à ce que

a) Les documents, indépendamment du support d'information, soient gérés dans le cadre d'une gestion des dossiers légale, sécurisée et efficace aux fins de l'échange d'informations, de la conservation, de l'utilisation et de l'archivage,

b) Le traitement des documents, depuis le moment de leur création jusqu'à leur archivage définitif aux Archives d'État, soit effectué selon des principes uniformes,

c) Les personnes responsables de la gestion et de la conservation des documents reçoivent une formation continue.

1. Si les Archives de l'État prennent en charge des documents conformément à l'article 5, paragraphe 6, de la loi sur les archives, alors que l'organisme responsable en a encore besoin pour accomplir ses missions, une convention écrite est conclue avec cet organisme. Celle-ci fixe notamment

a) les modalités d'utilisation,

b) la répartition des coûts,

c) le moment de l'évaluation définitive, c'est-à-dire l'offre selon l'article 7, paragraphe 1, de la loi sur les archives.

1. Les Archives d'État vérifient si les conditions de l'article 6, paragraphe 4, de la loi sur les archives sont remplies, et décident si les archives publiques peuvent être conservées à un autre endroit que les Archives d'État.

2. Une condition essentielle pour l'archivage dans un autre lieu est notamment que les mesures techniques et organisationnelles garantissent que l'accès aux données personnelles selon l'article 12, paragraphe 3, de la loi sur les archives soit exclu.

3. Si les archives publiques sont conservées à un autre endroit que les Archives d'État, les décisions suivantes restent notamment réservées aux Archives d'État

a) L'utilisation des archives avant l'expiration des délais de protection selon l'article 10, paragraphes 5 et 6, de la loi sur les archives,

b) L'utilisation par les organismes publics selon l'article 12, paragraphe 3, de la loi sur les archives,

c) L'exercice des droits des personnes concernées.

4. Les Archives d'État reçoivent une copie de tous les aperçus de classification et des instruments de recherche des archives qui sont conservées dans un autre endroit.

1. Lors de l'évaluation des documents provenant de systèmes électroniques, les organismes publics consultent les Archives de l'État dès la planification des nouveaux systèmes.

2. Pour l'accomplissement de ses tâches, les Archives de l'État ont accès à tous les systèmes dont les données doivent être évaluées pour leur valeur archivistique, notamment aux documentations relatives aux projets, systèmes et applications concernés.

3. Lorsqu'il est déterminé qu'un système prévu génère des documents pertinents pour les archives, les Archives de l'État doivent être impliquées de manière appropriée dans le projet correspondant.

1. Si des documents provenant de systèmes électroniques, que les Archives d'État jugent dignes d'être archivés, sont conservés de manière exhaustive et en respectant leur fiabilité et authenticité sous forme analogique (sur papier ou microfilm), l'organe responsable peut être dispensé de l'obligation de proposer les données contenues dans le système.

1. Les organismes publics trient les documents dont ils n'ont plus besoin et les offrent aux archives d'État, et ce, en règle générale, au plus tard dix ans après la clôture des documents conformément à l'article 10, paragraphe 3 de la loi sur les archives.

2. Les documents provenant de systèmes électroniques, en particulier les documents numériques, doivent être offerts aux archives d'État à la date la plus rapprochée possible conformément à l'article 19.

1. Actes et contrats, conclus par le conseil exécutif ou soumis à son approbation, doivent être déposés aux archives d'État immédiatement après leur établissement.

1. L'archive d'État, en collaboration avec chaque organisme public créateur de documents, examine les documents afin de déterminer leur valeur durable et décide ensuite de leur caractère archivistique.

1. Les organismes publics concluent avec les Archives de l'État des accords de remise qui

a) règlent la périodicité des remises,

b) délèguent la compétence aux organismes producteurs de documents respectifs, leur accordant ainsi le pouvoir de détruire des documents précisément définis selon des critères de contenu et de forme, sans devoir consulter préalablement les Archives de l'État.

1. Aux dépôts doit être joint un inventaire des documents déposés avec une description succincte du contenu, y compris une indication des données personnelles, ainsi que les durées des différentes séries. Un procès-verbal doit être dressé concernant les dossiers que les archives d'État ont autorisé à détruire, et ce procès-verbal doit être remis aux archives d'État.

1. L'utilisation des archives s'effectue aux Archives d'État. Les Archives d'État peuvent permettre l'accès par le biais d'un système électronique pour certains outils et documents.

2. Les Archives d'État peuvent exiger la présentation d'une pièce d'identité avant l'utilisation des archives.

3. Le prêt d'archives à des tiers est généralement possible uniquement pour des expositions, à condition que,

a) l'état de conservation permette le prêt,

b) les conditions d'exposition en matière de transport, de sécurité et de conservation correspondent aux standards requis,

c) le respect des droits d'auteur relatifs aux archives soit assuré,

d) l'emprunteur couvre les coûts des copies de sécurité,

e) le prêt n'engendre pas des efforts disproportionnés.

4. Le droit d'utilisation inclut les instruments de recherche, à condition que cela ne nuise pas à l'intérêt public ou à des intérêts légitimes prédominants des personnes concernées ou de tiers.

5. Les reproductions sont réalisées ou autorisées, à condition que,

a) l'état de conservation des archives et les capacités des Archives d'État le permettent,

b) aucun intérêt public et privé digne de protection, y compris les droits d'auteur, ne soit affecté.

1. La limitation ou l'exclusion de l'utilisation des archives au-delà des délais de protection habituels conformément à la loi sur les archives § 9 al. 2 let. a se fait par les Archives d'État après consultation avec l'entité déposante.

2. Les Archives d'État tiennent une liste publique des archives dont l'utilisation est limitée ou exclue conformément à § 9 al. 2 let. a de la loi sur les archives.

3. L'utilisateur ou l'utilisatrice reçoit, en cas de limitation ou d'exclusion de l'utilisation selon § 9 al. 2 let. a de la loi sur les archives, une décision sur demande.

1. Un effort administratif disproportionné, qui limite ou exclut l'utilisation, peut en particulier survenir lorsque

a) l'état d'ordre des archives est insuffisant,

b) l'effort administratif pour plusieurs demandes d'utilisation similaires ne pourrait être réalisé sans violer le principe de l'égalité de traitement,

c) les documents numériques ne peuvent être rendus accessibles et lisibles sans effort supplémentaire considérable.

1. Sont notamment gratuits

a) L'aide pour l'utilisation des instruments de recherche,

b) Le service général de la salle de lecture, y compris la mise à disposition des archives commandées,

c) Le conseil pour l'utilisation des documents d'archives, sous réserve de l'alinéa 2 lettre a,

d) La réponse à des demandes simples par écrit ou par téléphone.

2. Sont considérées comme prestations particulières selon la loi d'archives § 9 alinéa 3 notamment

a) La réponse à des demandes et consultations d'utilisation qui nécessitent des recherches plus approfondies,

b) La réalisation de reproductions et de modèles de reproduction,

c) La délivrance de copies et d'authentifications ainsi que de transcriptions,

d) La mise à disposition de documents d'archives à un avantage matériel évident.

3. Les reproductions et les modèles de reproduction sont réalisés moyennant une redevance. Les archives d'État peuvent renoncer partiellement ou totalement à la redevance, notamment si la reproduction ne constitue pas un avantage matériel évident.

4. Les détails sont régis par le règlement des redevances des archives d'État.

5. Pour les plans de construction, le règlement concernant le prêt de dossiers de construction s'applique.

1. Est notamment exclue de l'utilisation et commet une infraction grave au règlement d'utilisation,

a) toute personne qui endommage intentionnellement ou par négligence des documents d'archives,

b) toute personne qui crée de manière répétée du désordre dans les documents d'archives,

c) toute personne qui enfreint de manière répétée ou grave le règlement de la salle de lecture,

d) toute personne qui méconnaît les intérêts légitimes des personnes concernées ou de tiers, notamment celle qui ne respecte pas les conditions liées à l'utilisation de documents d'archives avant l'expiration du délai de protection.

1. Quiconque publie une œuvre reposant essentiellement sur l'utilisation de documents d'archive de l'État doit, sans sollicitation, déposer un exemplaire justificatif de l'œuvre au service des archives de l'État après sa parution.

2. Si, en raison notamment du faible tirage ou des coûts élevés de l'œuvre, il est déraisonnable d'exiger de l'utilisatrice ou de l'utilisateur la remise d'un exemplaire justificatif, celui-ci ou celle-ci peut soit remettre un exemplaire de l'œuvre au service des archives de l'État pour la réalisation d'une reproduction, soit demander une compensation appropriée pour la réalisation de leur propre reproduction.

3. Les alinéas 1 et 2 s'appliquent également aux publications de l'utilisatrice ou de l'utilisateur dans des œuvres collectives ou des revues, ainsi qu'aux œuvres non publiées, y compris celles sous forme numérique.

1. Les documents publics qui, dès leur création ou au cours de leur utilisation, étaient destinés à être publiés ou accessibles au public, peuvent être divulgués dans la mesure et selon les modalités de leur publication, telles qu'elles sont ou étaient.

1. Des parties d'unités d'archives peuvent être rendues accessibles avant l'expiration du délai de protection de l'ensemble de l'unité d'archives.

2. Les conditions pour cela sont notamment que

a) cela n'affecte pas les intérêts publics et privés dignes de protection,

b) la division ne nécessite qu'un faible effort opérationnel.

1. La prolongation de la durée de protection conformément à l'article 10, paragraphe 4, de la loi sur les archives est effectuée d'un commun accord entre les archives de l'État et l'entité déposante.

2. La prolongation est justifiée par écrit.

3. Les usagers ont le droit de consulter cette justification, sauf si l'intérêt public y fait impérativement obstacle ou si les intérêts légitimes des personnes concernées ou des tiers sont affectés.

4. Les archives de l'État tiennent une liste publique des archives dont la durée de protection a été prolongée.

1. Les demandes d'utilisation des documents d'archives avant l'expiration des délais de protection doivent être présentées par écrit.

2. Toute personne déposant une demande d'utilisation de ces documents d'archives doit se présenter.

3. La demande doit préciser : l'objectif d'utilisation, y compris la publication prévue et, le cas échéant, le contexte d'utilisation (notamment événement universitaire, ouvrage collectif, série de conférences, relations publiques).

4. Les archives d'État peuvent consulter l'organisme public déposant et décident des demandes en se basant notamment sur les aspects suivants

a) Objectif d'utilisation,

b) Âge des documents,

c) Contenu des documents,

d) Proportionnalité de l'effort nécessaire pour l'examen, surtout au regard du principe d'égalité de traitement.

5. Les archives d'État décident des demandes d'utilisation de documents d'archives médicaux en accord avec l'entité déposante. Les archives d'État décident de manière autonome lorsque, en raison du contenu et de l'âge des documents, il est évident qu'aucun intérêt ne peut plus être affecté par le secret professionnel médical.

6. Sont considérés comme proches au sens de la loi sur les archives les époux et épouses, les partenaires enregistrés, les personnes vivant en concubinage, ainsi qu'après leur décès, les descendants directs capables de discernement et, en l'absence de descendants directs, les parents ainsi que les frères et sœurs capables de discernement.

1. L'organisme de dépôt, qui est consulté par les Archives d'État avant la réduction des délais de protection, n'acquiert pas pour autant le droit de réutiliser ses anciens documents archivés si ceux-ci contiennent des données personnelles (§ 12, alinéa 1, phrase 1 de la loi sur les archives).

1. L'organe public déposant et d'autres organes publics ayant droit selon la loi sur les archives § 12 al. 2 peuvent également utiliser leurs archives en dehors des archives d'État.

2. Les conditions suivantes s'appliquent

a) Les documents doivent être conservés, classés et catalogués de manière à exclure toute détérioration des archives et toute perte de parties des archives.

b) L'utilisation des documents par le public doit être raisonnablement garantie pendant la durée du prêt.

c) Le prêt est limité dans le temps.

1. L'effort pour retrouver les données de la personne concernée n'est pas adéquat, en particulier lorsqu'il n'existe pas de moyens de recherche ou lorsque des indications concrètes sur la période ou les autorités impliquées font défaut.

2. À la demande, les archives d'État fournissent les informations par écrit.

3. L'accès aux documents d'archives peut notamment être accordé, à condition que cela ne porte pas atteinte à des intérêts dignes de protection de tiers ni à des intérêts publics dignes de protection.

4. Les personnes concernées reçoivent, sur demande, une décision en cas de restriction ou de refus d'information ou d'accès.

1. Ce règlement doit être publié; il entre en vigueur en même temps que la loi sur les archives (Loi sur les archives) du 11 septembre 1996, à savoir le 1er novembre 1998.

2. Le règlement concernant les registres de l'administration publique et les livraisons aux archives d'État du 26 janvier 1956 est abrogé.