Ordonnance sur la réglementation des compétences pour la signature des instructions

1. Pour l'instruction des paiements provenant de la trésorerie de l'État et des caisses d'établissement ou d'exploitation, les personnes habilitées sont

a. * pour tous les services, établissements et entreprises : le chef de service et, en cas d'empêchement, le suppléant et, en cas d'empêchement de celui-ci, le secrétaire général ;

b. pour le Conseil des États et le Conseil cantonal ainsi que la Chancellerie d'État : le chancelier d'État et, en cas d'empêchement, le second chancelier d'État ;

c. pour le Conseil exécutif : le président et, en cas d'empêchement, le vice-président ;

d. pour les autorités judiciaires : le président et, en cas d'empêchement, le greffier.

2. La même règle de compétence s'applique pour l'instruction des recettes et produits ; de même pour les pièces internes d'imputation.

3. En cas de doutes, le chef de direction ou le président du tribunal supérieur désigne les personnes habilitées à donner les instructions.

1. L'autorisation de signature en vigueur pour les transactions de chèques postaux et bancaires n'est pas affectée par cette disposition.

1. Les fonctionnaires autorisés à signer en tant que représentants ne signent qu'en cas d'empêchement de l'agent habilité à donner des instructions, c'est-à-dire en cas d'absence due à des vacances, une maladie ou un service militaire.

1. La responsabilité pour la validation des justificatifs de dépenses et autres pièces justificatives de dépenses personnelles des ordonnateurs conformément au § 1 incombe à

a. * pour les chefs de service et les secrétaires généraux : le directeur ;

b. pour le président du gouvernement : le vice-président ;

c. pour les présidents de tribunaux : le directeur de la justice.

1. Les pièces justificatives d'instructions (dépenses, recettes ou revenus) doivent être signées par la personne habilitée à donner des instructions.

2. L'utilisation de fac-similés est interdite.

3. La signature doit être apposée près du tampon d'instruction.

1. Le mandataire atteste par sa signature l'exactitude de l'instruction. Avant de donner l'ordre (signature), il doit s'assurer que le justificatif a été jugé matériellement, formellement et comptablement correct et que la dépense est appropriée et justifiée.

1. Les pièces justificatives dont l'exactitude matérielle, formelle et comptable n'est pas confirmée sur la pièce elle-même ne doivent pas être exécutées, même si elles portent la signature du fonctionnaire habilité à donner des instructions.

1. Le fonctionnaire confirmant l'exactitude matérielle d'un document doit vérifier si les prestations facturées correspondent à la qualité, la nature, les prix, les majorations et les déductions prévues dans le contrat, et si elles ont été exécutées correctement.

2. Dans les cas où les paiements ne sont pas liés à une contrepartie (p.ex. subventions, contributions à fonds perdu), l'examen matériel doit être effectué en fonction des lois, ordonnances, décisions du conseil de gouvernement ou règlements. Ces bases légales doivent être mentionnées sur le document.

3. L'exactitude matérielle confirme expressément également l'existence du crédit nécessaire.

4. Le fonctionnaire confirmant l'exactitude formelle doit vérifier si les documents sont établis correctement. L'exactitude inclut, entre autres, la bonne datation, l'indication du destinataire, une description compréhensible de la prestation ainsi que des indications sur l'affectation.

5. Le fonctionnaire confirmant l'exactitude arithmétique doit vérifier toutes les opérations de calcul ainsi que recalculer les majorations de TVA, les remises pour paiement comptant et les rabais.

6. L'exactitude matérielle, formelle et arithmétique des documents doit être confirmée par le fonctionnaire sur le document lui-même par une signature.

1. Les paiements d'acompte doivent généralement être effectués à hauteur de 90 % du travail réalisé, à la demande de l'entreprise et contre preuve de réalisation.

2. Les facturations partielles dans le secteur de la construction doivent être évitées en raison du risque de paiements en double.

1. Toutes les instructions de paiement doivent être exécutées en temps opportun afin d'éviter que les remises ou escomptes expirent ou que des frais d'intérêts de retard ne soient encourus. En tout état de cause, sous réserve de l'exécution conforme au contrat, elles doivent être transmises aux services compétents pour exécution dans un délai de 4 semaines après leur réception.

1. Cette décision entre en vigueur le 1er mars 1972 et remplace toutes les dispositions qui lui sont contraires. Elle doit être publiée.