Ordonnance relative à la loi sur l'organisation du gouvernement et de l'administration (Organisationsverordnung, OrV) - Planification et contrôle des affaires (DSK)

1. La Chancellerie du canton effectue la planification des affaires du Conseil d'État ainsi qu'un contrôle des affaires, qui répertorie l'entrée et la transmission de l'ensemble des affaires. Elle établit périodiquement des listes de suivis en cours.

2. Les secrétariats des départements, les services de chancellerie ainsi que les unités organisationnelles effectuent un contrôle des affaires pour leurs propres dossiers.

1. La Chancellerie cantonale invite semestriellement les départements à fournir des informations sur les affaires réglées depuis le dernier rapport ainsi que sur les nouvelles affaires en cours.

2. La Chancellerie cantonale informe le Conseil d'État.

1. La chancellerie cantonale établit le calendrier du conseil d'État.

1. Le programme gouvernemental définit les priorités et les objectifs fondamentaux pour l'activité gouvernementale et administrative. Il est adopté au début du mandat.

2. L'état de la mise en œuvre et de l'atteinte des objectifs est décrit chaque année dans le rapport de gestion.

3. Le rapport final contient une évaluation rétrospective globale du programme gouvernemental. Il est présenté au Conseil cantonal à la fin du mandat pour information.

1. Les séances du Conseil gouvernemental se tiennent généralement dans le bâtiment gouvernemental à Herisau.

2. Les séances ne sont pas publiques.

1. Le Conseil exécutif se réunit généralement le mardi pour sa session hebdomadaire.

2. Il fixe les dates des sessions ordinaires pour chaque année civile.

1. La Chancellerie d'État assure le service de huissier.

1. Les communications adressées au Conseil d'État sont transmises par la Chancellerie d'État au département compétent pour qu'il soumette un rapport et une proposition au Conseil d'État ou qu'il traite l'affaire de manière autonome. Sont exceptées les affaires qui

a) peuvent être réglées directement par la Chancellerie d'État, ou

b) ne nécessitent aucune clarification supplémentaire et peuvent être soumises directement au Conseil d'État pour traitement.

2. Si le membre compétent du Conseil d'État est en conflit d'intérêts, l'affaire est transférée à son remplaçant.

3. Les communications concernant le Conseil d'État qui parviennent aux départements doivent être transmises à la Chancellerie d'État.

1. Le département requérant s'occupe de l'instruction des recours et des plaintes. Il exerce tous les pouvoirs de conduite de la procédure que le Conseil d'État peut déléguer conformément au droit de procédure applicable.

2. Dans le cas de recours ou de plaintes contre des départements, l'instruction et la présentation de la requête sont effectuées par la Chancellerie cantonale.

1. La présentation des rapports et des demandes au Conseil d'État (demande) se fait sous la forme d'un projet de décision. Les membres du Conseil d'État ainsi que la ou le secrétaire du Conseil sont habilités à présenter des demandes.

2. Les demandes doivent se limiter à l'essentiel. Elles comprennent

a) une présentation de la situation initiale ;

b) les considérations factuelles et juridiques ;

c) * les impacts financiers, en personnel et organisationnels ainsi que le financement ;

d) les résultats des consultations ;

e) la décision.

3. La Chancellerie d'État peut émettre des directives et déclarer des modèles électroniques comme obligatoires.

1. La procédure de co-rapport a pour but de coordonner la préparation des affaires du Conseil d'État au niveau des départements et de la chancellerie cantonale, ainsi que de faciliter la formation de l'opinion et la prise de décision par le Conseil d'État.

1. L'organisme requérant est responsable de la mise en œuvre de la procédure.

2. Les départements concernés ou la chancellerie cantonale sont invités à formuler un avis dans un délai approprié.

3. Est considéré comme partie prenante toute personne ayant un lien professionnel avec l'affaire.

1. Le rapport est à rédiger de manière brève et claire. Il doit contenir une proposition.

2. D'éventuelles divergences sont résolues autant que possible par une consultation.

3. Des groupes de travail peuvent être mis en place au lieu du rapport écrit. Le procès-verbal remplace le rapport.

1. Pour les affaires avec des dépenses nettes ponctuelles de plus de Fr. 100 000.- et celles avec des dépenses nettes récurrentes de plus de Fr. 50 000.-, il est nécessaire d'obtenir un rapport financier du Département des Finances. Pour les affaires du Département des Finances, le rapport financier doit être établi par la délégation.

2. Pour l'évaluation des conséquences financières d'une affaire, les informations suivantes doivent notamment être présentées

a) le résultat net ;

b) la preuve de financement ;

c) l'approbation du budget ou le crédit supplémentaire ;

d) les impacts sur le compte courant, le plan financier et le compte d'investissement.

3. Pour les investissements, les coûts récurrents tels que les frais d'exploitation et d'entretien ainsi que les amortissements doivent également être présentés.

4. Pour les affaires nécessitant en outre des changements organisationnels, il convient de décrire les impacts sur l'organisation des processus, l'accomplissement des tâches et la dotation en personnel.

5. La demande doit être soumise au Département des Finances au moins deux semaines avant la date limite de soumission.

1. Les résultats de la procédure de co-rapport doivent être mentionnés dans les demandes.

2. Les co-rapports ou le procès-verbal doivent être joints aux documents.

1. Les nouveaux arrêtés ou les modifications d’arrêtés doivent être soumis à la Chancellerie d'État au moins deux semaines avant la date limite de dépôt pour un examen préliminaire formel et matériel.

2. Les divergences sont résolues autant que possible lors d'une consultation.

1. Les demandes signées ainsi que leurs annexes doivent être déposées auprès de la Chancellerie cantonale.

2. Pour les demandes qui doivent être soumises au Conseil cantonal, un projet de rapport et de demande au Conseil cantonal doit également être joint.

3. Les demandes ainsi que les annexes destinées aux membres du Conseil d'État doivent être transmises à la Chancellerie cantonale simultanément sous forme électronique.

1. Les demandes doivent être déposées complètes au plus tard le jeudi à midi pour être traitées lors de la prochaine séance. Sont exclues de cette règle les demandes qui portent sur de nouvelles dispositions cantonales totalement révisées ou sensiblement modifiées, ou sur des affaires d'importance fondamentale, et qui sont soumises pour la première fois au Conseil d'État; ces demandes doivent être déposées au plus tard 7 jours avant la date prévue de leur traitement.

2. Les demandes déposées tardivement seront traitées lors de la séance suivante; le Landammann peut autoriser des exceptions.

1. Les requêtes qui ne revêtent pas une importance essentielle ou une portée politique, mais qui présentent une urgence temporelle avérée, peuvent être soumises au plus tard le lundi midi à la Chancellerie d'État pour être traitées lors de la prochaine réunion. Il en va de même pour la détermination des délégations ou des dates.

2. Les ordres du jour des conférences spécialisées ou de celles des directeurs ainsi que d'autres représentations du Conseil d'État doivent être inclus dans le dossier de séance.

3. Les requêtes, ainsi que tous les documents annexes, doivent être présentées en un seul exemplaire.

1. Les demandes présentant des défauts formels peuvent être renvoyées à la requérante ou au requérant par la greffière ou le greffier.

1. Le Landamman fixe, en collaboration avec la Chancellerie cantonale, le déroulement de la séance (ordre du jour). Il s'aligne sur l'ordre suivant

a) * Propositions devant être traitées individuellement. Sont compris

1. Décisions sur des questions de principe et de stratégie ;

2. Planifications et concepts fondamentaux ;

3. Propositions au Conseil cantonal ;

4. Décisions de dépenses et règlements dans le domaine de compétence du Conseil d'État ;

5. Mise en œuvre de procédures de consultation cantonales ;

6. Contrats ;

7. Élections et nominations.

b) * Regroupement de propositions en affaires groupées. Sont compris

1. Procédures de consultation de la Confédération ;

2. Approbations de plans, édits, fondations de personnes morales, etc. ;

3. Décisions de constatation ;

4. Décisions concernant les recours, plaintes et oppositions ;

5. Consultations auprès des instances de recours ou des tribunaux ;

6. Rapports d'inspection ;

7. Rapports d'activité ;

8. Naturalisation, adoptions.

c) Recueil de table ;

d) * Communications des départements et de la Chancellerie cantonale ;

e) Questions diverses.

2. D'autres points à l'ordre du jour sont intégrés au déroulement selon son libre jugement.

1. La notification des demandes, pour les affaires de blocs avec les principaux documents joints, ainsi que l'ordre du jour aux membres du Conseil d'État, est effectuée par la Chancellerie cantonale jusqu'au jeudi soir.

1. Les documents d'intérêt général peuvent être soumis à la chancellerie cantonale. Ils sont compilés au fur et à mesure dans une chemise de lecture et mis en circulation parmi les membres du conseil gouvernemental.

1. Les membres du Conseil gouvernemental et le greffier ou la greffière sont tenus de participer aux séances du Conseil gouvernemental. En cas d'empêchement, le président du Conseil doit être informé.

1. Les demandes dûment déposées sont appelées, traitées et résolues par décision par le préfet. À cet effet,

a) les affaires individuellement inscrites à l'ordre du jour ainsi que les demandes dans le dossier sont discutées et décidées individuellement, et

b) les demandes concernant les affaires en bloc ne sont discutées et décidées individuellement que si une demande correspondante est présentée. Dans le cas contraire, elles sont considérées comme adoptées.

2. Les demandes d'une déposante absente ou d'un déposant absent ne sont traitées que si elle ou il y consent.

1. L'entrée en matière est considérée comme décidée si aucune demande de non-entrée en matière n'est déposée. L'entrée en matière est obligatoire dans les cas de l'art. 39 du règlement du Grand Conseil du canton.

2. Une motion peut être débattue article par article, par section ou globalement.

3. La parole est donnée - dans la mesure où cela est nécessaire pour compléter la demande écrite - en priorité à la requérante ou au requérant. Ensuite, le Landammann accorde la parole selon l'ordre des inscriptions.

1. La requérante ou le requérant est en droit de retirer la demande déposée tant que le Conseil d'État n'a pas encore pris de décision.

2. Le Conseil d'État peut renvoyer les demandes à l'entité requérante et éventuellement donner des instructions.

1. Si une affaire n'est pas contestée, la proposition est considérée comme acceptée sans vote.

2. Les affaires contestées sont soumises au vote. Les votes se font à main levée. L'ordre des votes suit par analogie les dispositions correspondantes du règlement intérieur du Conseil cantonal.

1. Les élections se déroulent à main levée et de manière publique.

2. Sauf si un membre du Conseil de gouvernement en demande autrement, la confirmation en bloc des membres sortants est autorisée. La présidente ou le président est élu individuellement dans tous les cas.

1. Le Conseil d'État peut, sur demande d'un de ses membres, décider de l'exempter de représenter une décision. Cette exemption doit être consignée dans le registre des séances. Le membre exempté doit s'abstenir de toute déclaration concernant la décision.

1. La secrétaire ou le secrétaire du conseil tient un journal de séance pendant les délibérations, lequel contient les noms des personnes présentes, les titres des affaires, les décisions ainsi que d'éventuelles remarques sur les délibérations. Le journal de séance est accessible uniquement aux membres du Conseil d'État.

2. Les décisions de non-entrée en matière, le retrait des affaires et les renvois, y compris d'éventuelles instructions d'action, sont inscrits dans le journal de séance.

1. La Chancellerie cantonale harmonise les projets de décision. La compilation des projets de décision harmonisés (décisions) fait office de procès-verbal.

2. Les procès-verbaux sont numérotés de façon continue par année et sont enregistrés. Ils sont conservés à la Chancellerie cantonale, y compris les dossiers associés.

3. Ils sont également archivés sous forme électronique.

1. La chancellerie cantonale communique les décisions au plus tard une semaine après la séance, soit par extrait du procès-verbal ou, à titre exceptionnel, par une communication spéciale.

2. Une opinion divergente consignée au procès-verbal conformément à l'art. 15, al. 3 de l'OrG, n'est pas communiquée.

1. Le Conseil d'État informe le public sur les décisions d'intérêt général par le biais de communiqués de presse, de conférences de presse ou par des moyens électroniques.

1bis. Il établit les principes de son information et de sa communication.

2. Les départements sont autorisés à publier des communiqués de presse et à organiser des conférences de presse dans le cadre de leur juridiction, ou à informer le public par des moyens électroniques. La Chancellerie d'État doit en être informée au préalable.

3. Le Conseil d'État peut organiser des événements spéciaux pour informer le Grand Conseil. Pour les affaires relevant de la compétence du Grand Conseil, une consultation avec le bureau du Grand Conseil doit avoir lieu.

1. Si un membre du Conseil d'État a exprimé une réserve contre une décision, il a le droit de déclarer cette réserve, y compris une brève justification, à l'extérieur.

1. Dans la procédure de consultation, les autorités cantonales, les communes, les partis politiques et d'autres milieux intéressés sont consultés sur des projets politiquement significatifs.

1. La Chancellerie cantonale tient une liste des consultations prévues et la met à jour semestriellement. Elle informe les communes, les partis politiques et les médias de la mise à jour. La liste est publiée sur Internet.

1. Le Conseil d'État décide de la mise en œuvre.

2. Il détermine notamment

a) le cercle des personnes à inviter ;

b) le délai, qui ne doit être inférieur à deux mois que dans des cas exceptionnels ;

c) les documents à fournir.

1. L'exécution incombe au département compétent ou à la chancellerie cantonale.

2. L'ouverture d'une procédure de consultation doit être publiée dans le bulletin officiel ainsi que sur Internet.

1. Les observations doivent être soumises sous forme papier ou électronique.

2. Le Conseil d'État peut, au lieu de la procédure écrite, inviter à une audition en conférence. Un procès-verbal est dressé pour l'audition.

1. Les documents de consultation sont mis à la disposition des parties invitées sous forme électronique ou, sur demande, sous forme papier, et sont également publiés sur Internet.

2. Les organisations et les particuliers qui ne font pas partie des parties invitées peuvent recevoir les documents de consultation souhaités sur demande. Ils peuvent également soumettre une déclaration.

3. La soumission d'une déclaration ne donne pas droit à une réponse ou à une audience supplémentaire.

1. L'autorité compétente pour l'exécution évalue les prises de position reçues en temps voulu et rédige un rapport d'évaluation à l'intention du Conseil d'État.

2. Les résultats de la procédure de consultation sont publiés de manière appropriée.

1. Au cours de la procédure préalable, les départements et la chancellerie cantonale peuvent également consulter des parties intéressées en dehors d'une procédure de consultation officielle.

2. Dans la requête adressée au conseil exécutif, le résultat de la consultation doit être présenté de manière appropriée.

1. Lors de la composition des commissions permanentes consultatives et des commissions spéciales, il convient de veiller à une prise en compte adéquate des groupes d'intérêt, des tranches d'âge et des genres.

1. Les membres des commissions ont droit à des indemnités journalières. Sont exclus de ce droit les membres du Conseil d'État ainsi que les employés du canton et de ses établissements dotés ou non dotés de la personnalité juridique, qui siègent dans une commission dans le cadre de leur activité professionnelle.

2. Les indemnités journalières suivantes sont accordées

a) * journée entière Fr. 250.-

b) * demi-journée Fr. 125.-

2bis Si la participation de personnes expertes externes à une commission est nécessaire, le Conseil d'État peut approuver des indemnités journalières plus élevées pour ces personnes.

3. Quiconque préside et a droit à des indemnités journalières reçoit une allocation de Fr. 50.- par séance.

4. L'indemnisation des frais est régie par le règlement sur l'indemnisation des inconvénients, des frais, du service de piquet et du temps de travail extraordinaire.

1. Les fonctions des unités organisationnelles sont déterminées par la législation spécifique et l'annexe de ce règlement.

1. Le Conseil d'État examine régulièrement les tâches du canton ainsi que leur exécution et l'organisation de l'administration cantonale quant à leur nécessité et leur conformité avec les objectifs découlant de la Constitution et de la loi.

1. Les départements et la Chancellerie d'État assurent la conservation sécurisée et classée de manière systématique des documents.

2. La Chancellerie d'État peut émettre des directives.

1. Les départements et la chancellerie cantonale déterminent dans leurs règlements d'organisation qui est habilité à représenter devant les tribunaux cantonaux et fédéraux ainsi que devant les instances de recours. Dans des cas particuliers, d'autres unités organisationnelles ou personnes peuvent également être autorisées à représenter.

2. Dans les affaires de département, l'acceptation d'un règlement ou la déclaration de désistement nécessite l'approbation de la cheffe ou du chef du département, sauf disposition contraire dans un cas particulier.

1. Les départements et la chancellerie cantonale disposent, à condition qu'un crédit soit approuvé dans le budget prévisionnel et en l'absence de réglementation spéciale, d'une compétence financière pour

a) des dépenses nouvelles uniques jusqu'à Fr. 100'000 et récurrentes jusqu'à Fr. 50'000 ;

b) des dépenses liées jusqu'à concurrence du crédit budgétaire.

2. Les départements peuvent déléguer totalement ou partiellement les compétences financières selon l'alinéa 1 aux offices qui leur sont subordonnés.

1. La structure des départements et de la chancellerie cantonale est déterminée par l'annexe de ce règlement.

1. Les départements et la chancellerie d’État adoptent des règlements d’organisation. Dans ces règlements, ils règlent, dans le cadre de la législation et des directives du conseil d'État, notamment

a) l'organisation détaillée ;

b) l'attribution des divers domaines d'activité ;

c) les autorisations de signature et les compétences en matière de dépenses.

2. Les règlements d'organisation doivent être soumis au conseil d'État pour information.

1. Chaque unité organisationnelle a une direction responsable.

2. Les chefs de département ou les chefs de département, ainsi que la secrétaire du conseil ou le secrétaire du conseil, désignent pour chaque direction un suppléant.

1. Les correspondances émises par les départements sont signées par la cheffe ou le chef de département. En cas d'empêchement, la secrétaire ou le secrétaire de département est habilité à signer ces documents au nom de la cheffe ou du chef de département.

2. Les correspondances émanant de la chancellerie cantonale sont signées par la chancelière ou le chancelier.

1. Les lettres sortantes des unités organisationnelles sont signées par la directrice ou le directeur concerné.

2. Les chefs de département ou les secrétaires du conseil déterminent d'autres autorisations de signature dans le règlement d'organisation.

1. Autorisés à signer pour les commissions permanentes consultatives et les commissions spéciales sont le ou la président(e) conjointement avec le ou la secrétaire.

1. Les départements garantissent au sein de leurs secrétariats départementaux des points de contact pour les thèmes et tâches transversales suivants

a) Coordination des activités du département ;

b) Questions juridiques ;

c) Personnel ;

d) Contrôle de gestion ;

e) Finances ;

f) Informatique ;

g) Espaces et mobilier ;

h) Gestion et archivage des documents.

1. La secrétaire du département ou le secrétaire du département dirige le secrétariat du département.

2. Elle ou il représente la cheffe du département ou le chef du département au sein du département selon les dispositions du règlement d'organisation et dispose du pouvoir d'instruction vis-à-vis des directions de service dans la mesure de ce règlement.

3. Chaque secrétaire de département dispose d’un adjoint. Cet adjoint assiste et décharge la secrétaire ou le secrétaire dans toutes ses fonctions et assure la représentation dans toutes les fonctions en cas d'empêchement.

1. Participent à la DSK les Secrétaires de département et la ou le Chef des services de chancellerie.

2. Les Secrétaires de département peuvent, à titre exceptionnel, se faire représenter aux séances de la DSK par leurs adjoints ou être accompagnés en accord avec la Secrétaire ou le Secrétaire du Conseil.

3. La Chancellerie cantonale tient le secrétariat.

1. La DSK remplit les tâches suivantes

a) * Coordination de la planification des ressources et des affaires des départements ainsi que des affaires et tâches interdépartementales ;

b) * Coordination et définition de la planification informatique ;

c) * Gestion d'applications informatiques interdépartementales importantes ;

d) * Échange d'informations réciproque sur des sujets interdépartementaux ;

e) * Élaboration de directives et d'outils de travail dans les domaines organisationnels et administratifs, dans la mesure où aucune autre instance n'en est responsable ;

f) * Conseil sur les affaires introduites par les membres.

2. L'accomplissement des tâches selon l'alinéa 1 s'effectue en collaboration avec les instances responsables.

3. La DSK accomplit d'autres tâches que le Conseil d'État lui attribue dans le cadre de mandats distincts, notamment

a) l'examen préalable d'affaires interdépartementales importantes du Conseil d'État ;

b) la préparation, la gestion et l'exécution de projets interdépartementaux importants.

1. L'enquête administrative est une procédure spéciale de contrôle visant à clarifier s'il existe une situation qui exige une intervention officielle dans l'intérêt public.

2. L'enquête administrative ne cible pas des personnes spécifiques. L'enquête disciplinaire en vertu de la loi sur le personnel ainsi que les procédures pénales restent réservées.

3. Une enquête administrative ne doit ni entraver les enquêtes pénales ni les enquêtes des organes de surveillance parlementaires.

1. Les enquêtes administratives sont ordonnées par le Conseil d'État. Il confie à l'organe d'enquête un mandat d'enquête écrit et informe les unités organisationnelles concernées de l'ouverture de l'enquête administrative ainsi que de son motif, de son but et de l'organe d'enquête.

2. Le Conseil d'État émet les directives nécessaires concernant les droits d'accès et de consultation des organes d'enquête, ainsi que l'obligation d'information des employés concernés. Les employés du canton impliqués dans l'enquête administrative sont tenus de collaborer à l'établissement des faits.

3. Des personnes extérieures à l'administration cantonale peuvent être chargées de mener l'enquête.

1. Pour établir les faits, l'organisme d'enquête utilise les moyens de preuve conformément à la loi sur la procédure administrative. Sont exclues les auditions de témoins.

2. L'organisme d'enquête informe les personnes qui doivent être interrogées qu’elles peuvent refuser de faire une déposition si elle peut les incriminer dans le cadre d'une procédure disciplinaire ou pénale. Il rappelle aux personnes extérieures à l'administration cantonale, qui doivent être interrogées, que la fourniture de renseignements est volontaire.

3. Les personnes impliquées dans l'enquête administrative ont la possibilité de consulter tous les documents qui les concernent et de s’exprimer à leur sujet. Elles ont le droit d'être entendues légalement et peuvent se faire représenter et assister par un conseil.

4. Si, au cours de l'enquête administrative, il s'avère nécessaire d'accéder à des informations relevant du secret professionnel provenant d'autres départements ou de la chancellerie cantonale, l'organisme d'enquête doit obtenir préalablement l'accord de la directrice ou du directeur du département ou du président du canton.

1. L'organisme d'enquête remet à l'autorité ordonnatrice l'intégralité des dossiers d'enquête ainsi qu'un rapport.

2. Il décrit dans le rapport le déroulement ainsi que les résultats de l'enquête et présente des propositions pour la suite de la procédure.

3. Le conseil exécutif informe les autorités et personnes impliquées dans une enquête administrative du résultat et décide des suites à donner à l'enquête administrative.

4. Les résultats d'une enquête administrative peuvent servir de base pour l'ouverture d'autres procédures, notamment en matière de droit du personnel.

1. Ce règlement entre en vigueur avec la loi sur l'organisation du gouvernement et de l'administration.