Arrêté de la Commission d'État sur la conservation et l'archivage de données (StKB AAD) - Objet (STKBAAD)

1. Cette décision réglemente la conservation et l'archivage des données ainsi que les compétences y afférentes.

2. Cette réglementation a pour but de garantir la traçabilité des actions de l'État, de faciliter une gestion administrative continue et d'assurer durablement la transmission du patrimoine historique et culturel dans le canton.

1. La décision s'applique au canton, aux districts, aux communes, aux corporations de droit public, aux établissements de droit public des collectivités cantonales et à d'autres organismes, dans la mesure où ils exercent des tâches publiques. Elle ne s'applique pas à la Banque Cantonale d'Appenzell.

2. Des dispositions divergentes concernant la conservation et l'archivage conformément aux lois supérieures et à d'autres actes législatifs sont réservées.

3. Pour les tribunaux et les autorités de conciliation, cette décision s'applique par analogie, à moins que les présidences des tribunaux n'établissent des règles dérogatoires.

1. Les données sont considérées comme des unités d'information analogiques et numériques, qui se présentent sous divers formats tels que des chiffres, textes, images, fichiers vidéo ou audio.

2. Les données pertinentes pour l'entreprise contiennent des informations nécessaires à la compréhension, la réalisation et le suivi d'une affaire.

3. Les envois centralisés sont des envois qui arrivent par le biais du service de concierge et de support.

4. La conservation désigne le stockage et la gestion des données par l'entité responsable du processus commercial.

5. L'archivage désigne la conservation permanente, sans limitation de temps, ainsi que la préservation et l'accessibilité appropriées des données dignes de transmission sur le plan juridique ou historique par les archives.

6. Sont considérées comme archives les données qui sont conservées à des fins d'archivage permanent aux Archives nationales ou dans une archive approuvée par les Archives nationales. Les données qui sont retournées ou éliminées par les Archives nationales ou par une archive approuvée par les Archives nationales ne sont pas considérées comme archives.

1. Les services auxquels les affaires correspondantes sont attribuées sont responsables de la conservation des données.

2. Si différents services sont impliqués dans la même affaire, le service principalement responsable sur le fond est chargé de la conservation des données. En cas de doute, ils se mettent d'accord sur la compétence pour la conservation. Dans la mesure où les autres services conservent également des données, les directives concernant la conservation sécurisée s'appliquent également à eux.

1. Les données pertinentes pour l'entreprise doivent être conservées.

2. La conservation doit être effectuée de manière systématiquement organisée, généralement dans des dossiers électroniques ou dans des dossiers papier, de manière appropriée et sécurisée.

3. En outre, la conservation doit être effectuée de manière à garantir la confidentialité, la disponibilité, l'intégrité et la traçabilité des données.

4. Les archives nationales peuvent émettre des directives sur la conservation afin de garantir ultérieurement un archivage ordonné et complet.

1. La durée de conservation est de 10 ans, sauf instructions ou délais légaux contraires.

2. La durée de conservation commence généralement à la clôture de l'affaire.

3. Les services responsables signalent à la Chancellerie du Conseil les durées de conservation et les dates de début des délais divergents. La Chancellerie du Conseil tient une liste des dérogations.

1. Pour la conservation, la primauté numérique ou la primauté papier s'applique.

1. Pour l'administration cantonale, le primat numérique s'applique.

2. La commission d'État peut établir le primat du papier pour les postes de l'administration cantonale, en particulier lorsque

a) des réglementations supérieures exigent une conservation sur papier;

b) des applications spécialisées pour la conservation sécurisée des données électroniques font défaut;

c) des faits ou des circonstances existent qui compliquent ou rendent impossible la conservation électronique des données.

3. Pour les établissements de droit public ainsi que les autres collectivités et personnes morales de droit cantonal, le primat du papier s'applique. Elles peuvent passer de manière autonome au primat numérique lorsque les conditions nécessaires sont remplies.

4. Lorsque des tâches cantonales sont assurées par des tiers, notamment d'autres cantons, le primat concernant la conservation est déterminé par le droit applicable au tiers.

1. En principe de primauté du papier, les données sont principalement conservées sous forme papier.

2. Les données créées ou reçues électroniquement doivent être archivées sous forme papier, dans la mesure où cela est possible avec un effort raisonnable. Dans les cas justifiés où cela n'est pas fait, l'emplacement de stockage des données électroniques doit être indiqué dans le dossier papier à l'aide d'un marqueur de position.

1. Dans le cadre de la primauté numérique, les données sont fondamentalement conservées sous forme électronique.

2. Les données sur papier doivent en principe être converties au format électronique et conservées sous forme électronique. En cas de dérogation justifiée, il convient d'indiquer dans le dossier électronique, au moyen d'un espace réservé, où se trouvent les données sur papier.

1. La forme habituelle de transfert des données du format papier au format électronique est la numérisation. Dans des cas particuliers, d'autres procédures peuvent être utilisées.

2. Lorsque le document papier est détruit après son transfert au format électronique, on parle de numérisation substitutive.

3. Lors du transfert de données du format papier au format électronique, il doit être garanti que le document électronique est conforme au document papier. De plus, selon l'état de la technique, il doit être garanti que les modifications du document électronique sont visibles et traçables.

4. La commission de déontologie établit, dans une directive, les exigences techniques et organisationnelles pour le transfert au format électronique et la conservation électronique.

1. Les envois reçus centralement sont ouverts, numérisés et attribués électroniquement par le service de concierge et de support.

2. Sont exclus de la numérisation par le service de concierge et de support les envois destinés aux services suivants

a) Tribunaux ;

b) Bureau du registre foncier et des successions ;

c) Registre du commerce ;

d) Police cantonale ;

e) Caisse d'assurance cantonale Appenzell Rhodes-Intérieures ;

f) Ministère public ;

g) Administration fiscale dans le domaine des déclarations fiscales ;

h) Office de la circulation routière.

3. Les envois reçus centralement pour les services exemptés de la numérisation par le service de concierge et de support sont remis physiquement, non ouverts, aux services correspondants. Les services sont responsables de l'ouverture, de la numérisation et de l'attribution électronique.

4. Les envois reçus directement aux services peuvent être remis au service de concierge et de support pour numérisation et attribution électronique. Cela ne s'applique pas aux envois destinés aux services exemptés de la numérisation par le service de concierge et de support.

1. Les envois suivants, reçus directement et de manière centrale par les services, sont livrés physiquement sans être ouverts

a) les envois considérés comme personnels ou confidentiels en raison de leur adresse ou de leur apparence extérieure ;

b) les enveloppes de vote et de scrutin ;

c) les offres dans le cadre des marchés publics.

2. Si ce n’est qu’après ouverture qu'il apparaît qu'il s'agit d'un envoi conformément à l'al. 1, l'envoi est refermé et livré physiquement.

1. Envois reçus directement par les services centralisés, qui ne peuvent être attribués en raison de l'adresse et de l'apparence extérieure, peuvent être ouverts pour clarification par les personnes responsables du scannage. Les envois conformément à l'art. 12 al. 2 sont refermés et livrés physiquement.

1. Sont exemptés de l'obligation de numérisation les objets et documents qui, en raison de leurs caractéristiques, ne sont pas adaptés à cette finalité. Cela inclut notamment

a) les journaux et magazines;

b) les imprimés au format spécial;

c) les documents de grand format (supérieurs à A3);

d) les documents reliés;

e) les envois volumineux.

2. Ces objets et documents sont physiquement remis au service compétent.

3. Si un envoi contient à la fois des documents et objets adaptés et non adaptés à la numérisation, l'ensemble de l'envoi est transmis physiquement.

1. Les documents papier doivent être conservés physiquement dans un lieu sûr pendant au moins 60 jours après la création du scan. À l'expiration de ce délai, l'organisme responsable du scan assure la destruction confidentielle des documents papier.

2. Le délai de 60 jours ne s'applique pas aux documents qui sont numérisés par les services responsables de l'affaire. Si la conservation des documents papier n'est pas nécessaire, leur destruction confidentielle peut être immédiatement entreprise.

3. Après réception des documents scannés, le service responsable de l'affaire évalue s'il est nécessaire de conserver les documents en original sous forme papier, et, le cas échéant, ordonne immédiatement la réexpédition physique des originaux papier par le service chargé du scan.

4. Les documents doivent notamment être conservés sous forme papier lorsque

a) une conservation en format papier est prescrite ;

b) ils sont nécessaires pour prouver un fait d'importance légale, notamment en raison de signatures manuscrites ;

c) leur utilisation ultérieure dans la procédure est requise ;

d) ils doivent être retournés à l'expéditeur ou remis à un tiers, notamment les annexes soumises en original ;

e) le Grand Conseil exige une signature manuscrite pour ceux-ci (art. 11a al. 1 EG CC).

5. La Commission cantonale détermine par des instructions les modalités relatives à la conservation temporaire et à la destruction des documents papier qui ont été scannés et affectés électroniquement.

1. Le droit de consultation des données non archivées est régi par la loi sur la protection des données, l'information et les archives.

2. Les demandes de consultation de données non archivées sont décidées par la direction de l'entité responsable de la conservation.

3. Pour les données contenant des données personnelles particulièrement sensibles, la décision incombe à l'organe exécutif suprême compétent pour l'entité, ou, dans les institutions cantonales, à la direction de l'organisation.

1. Les corporations, associations, établissements et entités chargées des missions publiques sont tenus d'offrir les données aux Archives de l'État lorsque le délai de conservation est expiré ou lorsque les données ne sont plus que rarement utilisées dans la pratique.

2. Les Archives de l'État décident de la valeur archivistique des données.

1. Doivent être proposés toutes les données qui sont importantes pour l'évaluation à long terme d'une mission publique. Cela est particulièrement supposé lorsque les données

a) concernent les fondements du travail administratif et la formation de la volonté politique (par exemple, des protocoles, des décisions, des descriptions de projets);

b) documentent les actes cantonaux (par exemple, règlements accompagnés de leurs projets et rapports);

c) reflètent la structure de l'organisation (par exemple, plan des postes, cahiers des charges);

d) représentent de manière condensée l'activité propre (par exemple, rapports annuels);

e) documentent des incidents particuliers;

f) ont une signification sociétale ou scientifique.

2. À ne pas proposer en règle générale aux Archives nationales

a) Les collections de publications officielles de la Confédération;

b) Les collections de circulaires des offices fédéraux;

c) Les doublons de documents;

d) Les offres non contraignantes, bordereaux de livraison, lettres d'information et de publicité;

e) Les invitations à des conférences organisées par des tiers;

f) Les justificatifs de comptabilité.

3. Les Archives nationales peuvent déterminer ou convenir avec les services responsables de quelles catégories de données ou types de données ne doivent pas être proposées aux Archives nationales.

1. La livraison des données doit être annoncée.

2. L'annonce s'effectue au moyen d'une liste d'offres. Elle peut être effectuée électroniquement.

3. Les Archives nationales examinent la liste, la corrigent et la renvoient aux entités proposant.

4. La livraison est effectuée conformément à cette liste.

1. La préparation de la remise incombe aux services émetteurs et comprend notamment l'élimination des documents non destinés à être remis et l'étiquetage correct des conteneurs physiques et des fichiers électroniques. Les agrafes de bureau et les pinces Bostitch ainsi que les chemises de dossiers ne doivent pas être retirées pour les dossiers papier. Les données électroniques ne doivent pas être cryptées lors de leur remise aux Archives nationales.

2. Pour la préparation et la remise des données, les Archives nationales définissent les exigences nécessaires dans une directive.

1. Les données qui ne doivent pas être remises aux Archives de l'État sont détruites ou supprimées, sauf si elles doivent encore être conservées pour une certaine période en raison d'autres exigences légales ou instructions administratives.

2. La conservation des données jusqu'à leur remise ou des données qui ne sont pas dignes d'être archivées n'est pas effectuée par les Archives de l'État. Les Archives de l'État peuvent accorder des exceptions.

1. Responsable de l'archivage est l'Archive de l'État.

2. Elle est placée sous la direction de l'archiviste d'État.

1. Les Archives d'État assurent la transmission durable des archives pour le public. Elles veillent à la conservation appropriée et à l'exploitation professionnelle des archives.

2. Dans le cadre de leur mission, elles sont notamment chargées des tâches suivantes

a) Conseiller les organismes responsables sur la gestion des données et assister lors de la remise des archives ;

b) Évaluer les données ;

c) Décider de l'acquisition, de l'élimination ou de l'archivage ;

d) Garantir l'accessibilité des archives ;

e) Promouvoir la connaissance des archives ;

f) Soutenir et participer occasionnellement à l'analyse des archives ;

g) Coopérer avec d'autres archives et avec des organisations spécialisées ;

h) Émettre un règlement d'utilisation pour les Archives d'État.

3. Pour les données sans lien direct avec une mission publique, un inventaire est généralement effectué uniquement au niveau du fonds ; sinon, les règles applicables aux autres archives s'appliquent également à ces données.

1. Les Archives de l'État servent principalement à l'archivage des données qui ont été créées ou reçues dans l'accomplissement de tâches publiques.

2. Elles peuvent prendre en charge des données pour archivage qui ont été créées ou reçues sans lien avec une tâche publique.

3. La prise en charge des archives privées est généralement régie par un contrat.

4. Les Archives de l'État prennent en charge les données conformément au primat existant et les archivent en principe selon le même primat.

1. Les Archives d'État sont ouvertes au public dans le cadre des places de lecture disponibles. Les documents d'archives sont disponibles sous forme papier ou sous forme électronique. Il n'existe aucun droit d’accéder aux documents d'archives sous une forme spécifique. L'utilisation peut être assortie de conditions et modalités pour des raisons juridiques, techniques ou de conservation.

2. Toute personne qui enfreint à plusieurs reprises le règlement d'utilisation ou les directives des Archives d'État peut se voir interdire l'accès ultérieur aux archives.

3. L'utilisation est généralement gratuite. Des services spéciaux peuvent être facturés en fonction des frais engagés.

1. Les archives qui ne sont plus soumises à une période de protection sont publiques.

2. L'entité qui a livré des archives peut les consulter à tout moment. Toutefois, les archives ne peuvent pas être modifiées.

3. Les demandes d'accès de tiers à des archives protégées sont tranchées par l'archiviste d'État, ou, en cas de données personnelles particulièrement sensibles, par la commission d'État.

1. Lorsqu'un document d'archives est utilisé pour une publication, un exemplaire justificatif doit être remis au service des archives nationales sans qu'il soit nécessaire de le demander, et pour les productions non imprimées, une copie électronique doit être fournie.

1. Les archives ne peuvent pas être empruntées ou remises.

2. Les exceptions justifiées, par exemple à des fins de conservation, de recherche scientifique ou d'expositions, sont décidées par les Archives d'État.

1. Si une personne concernée conteste l'exactitude des données personnelles dans un document d'archive particulier, elle peut exiger qu'une mention de contestation soit apportée. Le document d'archive ne doit pas être modifié.

1. Les Archives de l'État peuvent autoriser des corporations, des associations, des établissements et d'autres entités chargées de missions publiques à procéder à l'archivage autonome. Les obligations et les droits, dérivés de la présente décision, doivent être consignés dans une convention de services.

2. Les Archives de l'État peuvent émettre des directives pour ces archives et notamment déterminer les mesures à prendre pour le catalogage et la conservation des données existantes ou futures.

3. Pour ces archives, un délai de protection de 30 ans est applicable, et de 90 ans pour les données personnelles particulièrement dignes de protection. Les demandes d'accès émanant de tiers sont tranchées par le plus haut organe exécutif de cette corporation.

4. Si l'archive est un archive d'État, les règles d'archivage, d'utilisation, de consultation et d'accès en vigueur dans cet établissement s'appliquent.

1. Les organes d'exécution supérieurs constatent le moment où, pour leurs services, le passage de la primauté du papier à la primauté numérique s'effectue. À compter de ce passage, la primauté numérique s'applique aux affaires nouvellement ouvertes.

2. Les affaires en cours au moment du passage peuvent se poursuivre sous forme papier ou électronique. Les responsables des services déterminent la forme applicable à ces affaires. Si la primauté numérique est déclarée déterminante, les données déjà collectées sur papier doivent être converties en format électronique avant la clôture de l'affaire, mais au plus tard dans un délai d'un an à compter du passage à la primauté numérique. Le service responsable de l'opération d'affaires est chargé de la conversion. Les dispositions de cette décision sont applicables par analogie à la conversion. La commission des professions réglementées précise les modalités dans une directive.

3. Pour les affaires déjà clôturées au moment du passage, la primauté du papier demeure. Cela vaut également pour les données des procédures antérieures clôturées, dans la mesure où le droit fédéral n'en dispose pas autrement.