Règlement de la direction de la justice sur la consultation des dossiers et l'archivage - Champ d'application

1. Ce règlement régit

a) la consultation des dossiers judiciaires des procédures closes jusqu'à leur remise aux Archives de l'État et

b) l'archivage de tous les dossiers des tribunaux selon l'art. 40 GOG, de la direction de la justice, de la commission de surveillance, de la commission des avocats et du secrétariat général jusqu'à leur remise aux Archives de l'État.

1. Les dossiers judiciaires sont des dossiers de procédure placés sous l'autorité des tribunaux conformément à l'article 40 GOG et contiennent des informations présentes sur tout support d'information, reçues, consultées ou élaborées par les tribunaux dans le cadre d'une procédure judiciaire.

2. Les dossiers administratifs sont des dossiers placés sous l'autorité des tribunaux conformément à l'article 40 GOG, de la direction judiciaire, de la commission de surveillance, de la commission des avocats et du secrétariat général. Ils contiennent des informations présentes sur tout support d'information, reçues, consultées ou élaborées dans le cadre de l'activité administrative.

3. L'activité administrative comprend en particulier les opérations relatives au personnel, financières, organisationnelles, administratives et de surveillance.

1. Les demandes d'accès aux dossiers judiciaires des procédures closes des autorités judiciaires inférieures sont décidées par la présidence du corps judiciaire.

2. Les demandes d'accès aux dossiers judiciaires des procédures closes du tribunal supérieur sont décidées, après consultation de la présidence du corps judiciaire, par la direction de la justice (§ 39 al. 3 IDAG).

3. En matière de protection de l'enfant et de l'adulte, les demandes d'accès aux dossiers conservés par les anciennes autorités de tutelle (les communes) relèvent également de la compétence de la présidence du tribunal de la famille.

4. Les organes compétents des communes sont autorisés, dans le cadre de l'application de la loi fédérale sur l'examen des mesures de contrainte à des fins d'assistance et des placements extrafamiliaux avant 1981 (AFZFG, notamment l'article 11), à permettre un accès simplifié aux dossiers conservés par les anciennes autorités de tutelle. En cas de doute, ils peuvent réserver l'autorisation à la présidente ou au président compétent du tribunal de la famille.

1. L'accès aux décisions et aux jugements des procédures closes est accordé sur demande, dans la mesure où aucun intérêt privé ou public prépondérant ne s'oppose au droit de consulter.

2. La remise des décisions et des jugements se fait généralement sous une forme anonymisée.

1. Pour les autres dossiers, les délais de protection s'appliquent mutatis mutandis conformément aux paragraphes 46, alinéas 1 et 2 de l'IDAG.

2. Les autorités administratives ont le droit d'accès si cela est nécessaire pour l'accomplissement de leurs tâches ou si cela est dans l'intérêt des personnes concernées.

3. Pour le calcul du délai de protection, la date de la force exécutoire de la procédure est déterminante.

4. Le délai de protection peut être prolongé à titre exceptionnel pour une durée déterminée, dans la mesure où un intérêt public ou privé prépondérant s'oppose à l'accès par des tiers.

1. Accès pendant la période de protection peut être accordé sur demande écrite notamment si

a) le consentement des personnes concernées est obtenu,

b) les dossiers étaient déjà accessibles au public, sous réserve de nouveaux motifs s'opposant à l'accès.

2. Les parties à la procédure se voient accorder l'accès aux dossiers avant l'expiration de la période de protection sans avoir à démontrer un intérêt légitime, dans la mesure où aucun intérêt privé ou public prépondérant ne s'oppose au droit d'accès.

3. Les tiers se voient accorder l'accès aux dossiers avant l'expiration de la période de protection dans la mesure où ils justifient d'un intérêt légitime et où aucun intérêt privé ou public prépondérant ne s'oppose au droit d'accès.

1. Le droit à la consultation des dossiers inclut le droit de consulter les dossiers ou supports d'information au siège du tribunal ou de les rendre consultables, ainsi que de prendre des notes ou des photographies de ceux-ci.

2. Dans la mesure où la consultation est accordée, il existe un droit de faire établir, contre rémunération, des photocopies des dossiers ou des duplicatas des supports d'information au greffe.

3. Pour garantir la protection de la personnalité ainsi que des secrets spécifiques, la consultation peut être limitée à certaines parties du dossier. Les dossiers consultables peuvent être anonymisés.

4. Les supports de données contenant des interrogatoires d'enfants en tant que victimes d'infractions et des représentations pornographiques de ces enfants, ainsi que les tirages photo réalisés à partir de ces supports ou représentations, ne peuvent être consultés par les parties et leurs représentants (y compris les avocats) que dans les locaux des tribunaux, sur les dispositifs de lecture mis à disposition, et ne doivent ni être copiés ni être sortis des locaux du tribunal.

1. Pour les services liés au droit d'accès aux dossiers, des frais peuvent être perçus conformément aux dispositions en vigueur.

1. La protection juridique est régie par l'article 39, paragraphe 3 IDAG et l'article 38, paragraphe 1, let. f GOG.

1. Les dispositions de l'IDAG s'appliquent à la consultation des dossiers administratifs relatifs aux affaires conclues.

1. L'archive est destinée, après la résolution définitive de la procédure ou la conclusion de l'affaire, à garantir l'utilisation ultérieure des dossiers par les parties impliquées et les bureaux officiels ainsi que par des tiers, et à assurer une transmission documentaire permanente aux archives de l'État.

1. Tous les dossiers sont conservés, à moins qu'ils ne soient renvoyés aux déposants avant l'archivage.

1. L'organe responsable pour chaque archive est l'autorité où se trouvent les dossiers après l'accomplissement définitif de la procédure ou après la conclusion de l'affaire.

2. L'autorité en question règle les responsabilités dans son règlement de chancellerie.

1. Les dossiers archivés doivent être conservés dans des locaux fermés à clé et adaptés à l'archivage.

2. L'autorité responsable établit un plan d'archivage pour chaque local d'archives, qui est mis à jour périodiquement.

1. Les dossiers d'archives doivent être classés par chaque autorité selon le type de procédure et la date d'archivage. La liaison entre le numéro d'archive et le numéro de procédure doit être assurée par le contrôle électronique des affaires. Le dépôt est effectué séparément pour les dossiers ayant des durées de conservation différentes.

2. L'autorité de protection de l'enfant et de l'adulte classe les dossiers par dossier de vie, comprenant toutes les procédures concernées par cette personne. Elle classe les pièces comptables selon la date d'archivage du rapport de compte en question et les dossiers des curateurs séparément.

3. Les dossiers d'une importance historique particulière doivent être désignés au moment de l'archivage et conservés séparément. De même, les dossiers conformément au § 32 Abs. 6 (crimes imprescriptibles selon l'art. 101 du Code pénal) doivent être désignés et conservés séparément.

1. Pour l'archivage, il convient d'utiliser des boîtes d'archives. Les boîtes doivent être étiquetées de manière lisible à l'extérieur et marquées avec le numéro d'archive indiqué dans le système.

2. Les dossiers doivent être reliés dans le classeur de procédure correspondant et conservés dans les boîtes d'archives.

1. Dans les archives de la Cour supérieure sont conservés

a) les dossiers de procédure de la Cour supérieure,

b) les volumes des procès-verbaux avec registre,

c) les dossiers de procédure arbitrale.

1. Dans les archives du tribunal administratif spécial, ses dossiers sont conservés.

1. La commission de conciliation pour les questions d'égalité conserve les dossiers des procédures de conciliation dans les archives judiciaires du tribunal administratif spécial. Le tribunal administratif spécial est responsable de leur destruction ultérieure.

1. Le tribunal des mesures de contrainte conserve les dossiers des procédures de mesures de contrainte dans les archives du tribunal d'arrondissement concerné.

1. Dans les archives des tribunaux d'arrondissement sont conservés

a) Les dossiers de procédure du tribunal d'arrondissement en matière civile litigieuse et non litigieuse, en matière pénale ainsi qu'en matière de poursuite pour dettes et de faillite,

b) Les dossiers de protection de l'enfant et de l'adulte, dans la mesure où ceux-ci n'ont pas été transmis à une autre autorité en raison d'un changement de compétence,

c) Les jugements pénaux, les jugements relatifs à l'état civil, les jugements en matière de litiges de créances ainsi que ceux en droit des biens (sous forme de registres de procès-verbaux avec index),

d) Les contrôles de testaments et de contrats de succession ainsi que la collection des dispositions de dernière volonté ouvertes.

1. L'organe de conciliation pour les loyers et les baux conserve les dossiers des procédures de conciliation dans les archives du tribunal de district. Le tribunal de district est responsable de leur destruction ultérieure.

1. Les juges de paix conservent les dossiers des procédures de conciliation. Ils peuvent remettre les dossiers aux archives du tribunal de district pour conservation. Dans ce cas, le tribunal de district est responsable de leur destruction ultérieure. Les dossiers des juges de paix doivent être remis aux archives judiciaires compétentes au plus tard lors de la cessation de fonction.

1. En principe, tous les actes administratifs sont conservés. Ne sont pas conservés les brouillons et les notes, ainsi que les notes électroniques et les courriels non déterminants pour les décisions.

1. Dans les archives du secrétariat général sont conservés

a) Les dossiers et décisions (sous forme de registres des procès-verbaux avec index) de la direction judiciaire et de la commission de surveillance,

b) Les dossiers et décisions (sous forme de registres des procès-verbaux avec index) de la commission des avocats,

c) * ...

d) Les contrôles des affaires, livres de caisse et contrôles des honoraires tenus avant l'introduction du traitement électronique des données (TED),

e) Les justificatifs pertinents pour les affaires et l'administration existant après l'introduction du TED,

f) Les rapports d'activité des tribunaux,

g) Les dossiers du personnel (séparément sous clé).

1. Dans les archives de la cour supérieure sont conservés

a) les registres commerciaux, livres de caisse et contrôles des frais tenus avant l'introduction de l'informatique,

b) les justificatifs commerciaux et administratifs pertinents disponibles après l'introduction de l'informatique.

1. Dans les archives du Tribunal administratif spécialisé sont conservés

a) des justificatifs pertinents pour les affaires et l'administration,

b) les dossiers du personnel (fermés séparément).

1. La commission de conciliation en matière d'égalité conserve ses dossiers administratifs dans les archives du tribunal administratif spécialisé. Ce tribunal administratif est chargé de la destruction ultérieure.

1. Les dossiers de caisse et les archives administratives sont conservés au tribunal de district qui en assure la gestion.

1. Dans les archives des tribunaux de district sont conservés

a) les registres de gestion, livres de caisse et registres des frais tenus avant l'introduction de l'informatique,

b) les documents d'importance commerciale et administrative existants après l'introduction de l'informatique,

c) les dossiers du personnel (sous clé séparément).

1. L'autorité de conciliation pour la location et le bail conserve ses dossiers administratifs dans les archives du tribunal d'arrondissement. Le tribunal d'arrondissement est responsable de leur destruction ultérieure.

1. Une épuration des archives doit être effectuée en fonction des besoins. Les dossiers doivent être triés et détruits lors de l'épuration des archives en respectant les délais selon les alinéas 3-6, sauf s'il existe une obligation de remise. Les délais dérogatoires en vertu du droit supérieur restent réservés.

2. Les délais se calculent à partir de

a) la force de chose jugée de la procédure pour les dossiers judiciaires,

b) la clôture de l'affaire pour les dossiers administratifs.

3. Sont exclus au plus tôt après 10 ans

a) les dossiers administratifs des tribunaux en général,

b) les dossiers de procédures sommaires, excepté en matière de protection de l'enfant et de l'adulte,

c) les dossiers de procédures de mainlevée et d'ouverture de faillite,

d) les dossiers de l'exécution forcée,

e) * les dossiers de procédures civiles ordinaires ou simplifiées, y compris les procédures de conciliation des tribunaux du travail et les procédures de conciliation concernant les affaires relatives aux enfants, à l'exception des procédures ayant des effets sur l'état civil telles que les divorces et les séparations, les actions en paternité et les contestations de paternité,

f) les dossiers de procédures pénales, à condition qu'aucune amende, aucune peine privative de liberté ou aucune mesure de sûreté n'ait été prononcée,

g) les procédures d'entraide judiciaire,

h) les dossiers de procédures de surveillance, à l'exception des procédures disciplinaires,

i) les autres dossiers de la commission de surveillance,

k) les dossiers de la direction judiciaire,

l) les dossiers présidentiels de la chambre des plaintes en matière pénale de la cour d'appel,

m) les contrôles d'affaires tenus avant l'introduction de l'informatique, à l'exception des contrôles des testaments et contrats de succession,

n) les livres de caisse, contrôles de taxes et factures tenus avant l'introduction de l'informatique,

o) les pièces justificatives pertinentes pour les affaires et l'administration après l'introduction de l'informatique,

p) les dossiers de la commission des avocats ; après l'expiration du délai de conservation, les travaux d'examen sont détruits (aucune remise aux diplômés n'est effectuée),

q) * les dossiers des autorités de conciliation pour la location et le bail et des juges de paix,

r) les dossiers du département des impôts du tribunal administratif spécial,

s) les dossiers du département des redevances causales et d'expropriation du tribunal administratif spécial,

t) les dossiers du bureau de conciliation pour les questions d'égalité,

u) les dossiers ainsi que les dossiers de caisse et administratifs du tribunal des mesures de contrainte,

v) les supports de données contenant des enregistrements sonores relatifs à la rédaction de procès-verbaux,

w) les pièces comptables en matière de protection de l'enfant et de l'adulte après l'approbation du compte et du rapport.

4. Sont exclus au plus tôt après 25 ans

a) les dossiers de procédures civiles ordinaires ou simplifiées ayant des effets sur l'état civil tels que divorces et séparations, actions en paternité et contestations,

b) les dossiers de procédures pénales, à condition qu'une amende, une peine privative de liberté ou une mesure de sûreté (depuis le 1er janvier 2007 : une mesure au sens des articles 59-61 du CP) ait été prononcée, à l'exception des procédures dans lesquelles une peine de réclusion à perpétuité (depuis le 1er janvier 2007 : peine privative de liberté) ou une détention de sécurité (depuis le 1er janvier 2007 : internement) a été prononcée,

c) les dossiers des procédures administratives et des procédures judiciaires d'assurance,

d) les dossiers des procédures disciplinaires, à l'exception des procédures de la commission des avocats dans lesquelles une interdiction permanente d'exercer a été prononcée,

e) les dossiers en matière de protection des adultes après la clôture de la mesure, à l'exception des procédures relatives au placement à des fins d'assistance.

5. Sont exclus au plus tôt après 50 ans

a) les dossiers de procédures pénales dans lesquelles une peine de réclusion à perpétuité (depuis le 1er janvier 2007 : peine privative de liberté) ou une détention de sécurité (depuis le 1er janvier 2007 : internement) a été prononcée,

b) les contrôles de testaments et de contrats de succession ainsi que la collection des dispositions de dernières volontés ouvertes,

c) les dossiers de la commission des avocats dans les procédures où une interdiction permanente d'exercer a été prononcée,

d) les dossiers en matière de protection de l'enfant et dans les procédures relatives au placement à des fins d'assistance après la clôture de la mesure.

6. Les volumes de procès-verbaux et les dossiers des procédures où une peine privative de liberté pour des crimes imprescriptibles au sens de l'article 101 du CP a été prononcée ne peuvent être détruits. Les volumes de procès-verbaux sont remis après 25 ans aux archives d'État pour une conservation sûre et perpétuelle.

7. Les directives anticipées du patient et les mandats d'inaptitude déposés, qui n'ont pas encore été exécutés, sont exclus 120 ans après la naissance de la personne disposant ou mandatant. Ils peuvent être exclus plus tôt si le tribunal est informé du décès de la personne concernée.

1. À l'expiration du délai de conservation, les dossiers doivent être proposés aux archives de l'État pour un archivage supplémentaire. Les archives de l'État, en concertation avec l'entité responsable de l'offre, déterminent quels dossiers doivent être livrés.

2. L'entité responsable de l'offre ne doit préparer les documents pour un archivage supplémentaire qu'une fois l'acceptation par les archives de l'État confirmée.

3. Les dossiers non retenus par les archives de l'État doivent être détruits.

4. La compétence matérielle pour la décision concernant les demandes de consultation des dossiers repose entièrement sur les archives de l'État après que les dossiers leur ont été remis.

1. Sur les demandes de nettoyage d'archives de la part de l'Autorité de conciliation pour la location et le bail ainsi que des juges de paix, la présidente du tribunal de district en exercice ou le président du tribunal de district en exercice prend une décision. Elle ou il informe les archives d'État de l'élimination des dossiers.

2. Sur les demandes de nettoyage d'archives du Secrétariat général, la direction judiciaire prend une décision. Elle informe les archives d'État de l'élimination des dossiers.

3. Sur toutes les autres demandes de nettoyage d'archives, la secrétaire générale ou le secrétaire général prend une décision. La secrétaire générale ou le secrétaire général informe les archives d'État de l'élimination des dossiers.

1. Ce règlement entre en vigueur le 1er juillet 2017.