Ordonnance d'exécution de la loi sur les registres et le contrôle des habitants - Compétences (RMV)

1. Le Département de l'économie et de l'intérieur (DEI) est le département compétent selon la LMG.

2. L'office spécialisé pour l'échange de données est l'autorité compétente conformément à l'art. 9 de la loi fédérale sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres officiels de personnes (Loi sur l'harmonisation des registres, LHR) du 23 juin 2006 et à l'art. 5 al. 1 de l'ordonnance sur le registre fédéral des bâtiments et des logements (ORBL) du 9 juin 2017.

1. Un bâtiment simple est un bâtiment avec un maximum de trois appartements par étage.

2. Un bâtiment complexe est un bâtiment avec plus de trois appartements par étage.

1. Documents à déposer par les ressortissants suisses majeurs sont le certificat de domicile pour le lieu de résidence principale ou l'attestation de résidence pour le lieu de résidence secondaire.

2. Les documents électroniques certifiés équivalent aux documents sous forme papier.

1. La mise en œuvre des communications électroniques selon l'article 7a RMG se base sur l'état actuel de la technique, tel qu'il est notamment exprimé dans les normes techniques reconnues de l'association eCH.

1. Les responsables des ménages collectifs des catégories suivantes signalent en continu au contrôle des habitants les résidents qui séjournent dans leur ménage collectif depuis au moins trois mois consécutifs ou pendant trois mois au cours d'une année

a) Maisons de retraite et établissements de soins,

b) Appartements et foyers pour enfants et adolescents,

c) Internats et résidences universitaires,

d) Institutions pour personnes handicapées,

e) Couvents et autres hébergements d'associations religieuses.

1. La structure du registre des habitants est définie par les caractéristiques officielles fédérales énumérées dans le catalogue officiel ainsi que par les caractéristiques cantonales énumérées à l'annexe 1 conformément à l'article 15, paragraphe 3, phrase 2 de la loi sur le registre des habitants (RMG).

1. Le contrôle des habitants assure l'identification des personnes qui s'inscrivent au moyen de pièces d'identité.

2. Le contrôle des habitants

a) délivre une attestation d'enregistrement si nécessaire,

b) conserve les documents déposés de manière ordonnée et protégée,

c) informe la commune de résidence principale en cas d'abandon du domicile secondaire et détruit le certificat d'origine,

d) procède à la commande du nouveau document en cas de changement d'état civil, de nom ou de nationalité, et détruit le document déposé après réception du nouveau,

e) détruit les documents déposés par des personnes ayant quitté la commune sans s'être désinscrites et dont le nouveau lieu de résidence ne peut être déterminé, après trois mois,

f) confirme ou modifie uniquement les données vérifiées.

1. Le document d'attestation de domicile doit être limité à la durée prévue du séjour dans la résidence secondaire, avec un maximum de cinq ans.

2. Pour les séjours à durée indéterminée dans les maisons de retraite et établissements de soins, le document d'attestation de domicile doit être délivré sans limitation de durée.

1. Les modifications concernant le registre doivent être communiquées aux organismes publics, dans la mesure où celles-ci sont nécessaires à l'accomplissement de leurs missions.

2. Des communications correspondantes doivent notamment être adressées aux écoles, aux services municipaux de distribution et de traitement, aux Églises régionales ainsi qu'aux paroisses reconnues.

3. Dans un délai d'une semaine après réception de la notification, chaque naissance doit être signalée au service compétent de consultation pour mères et pères, et chaque décès à l'âge de plus de 18 ans doit être signalé aux présidences des tribunaux de district.

4. Les décès doivent être signalés à la commune de résidence secondaire.

5. L'obligation de notification en vertu des paragraphes 1 à 3 est levée si l'entité recevant les données est connectée au registre cantonal des habitants.

1. En plus des caractéristiques prévues dans le catalogue des caractéristiques du Registre fédéral des bâtiments et des logements et dans le catalogue des caractéristiques des projets de construction de l'OFS, le canton collecte les objets suivants

a) ouvrages couverts

b) garage souterrain/parking souterrain

1. Pour l'identification d'un appartement au sein d'un bâtiment, la numérotation administrative des appartements est obligatoire pour tous les bâtiments complexes.

2. La numérotation administrative des appartements est effectuée conformément à la directive de l'OFS. Si une numérotation systématique des bailleurs existe déjà, elle sera adoptée.

3. Pour les bâtiments simples, l'identification de l'appartement dans le bâtiment se fait au moyen de la caractéristique « Emplacement à l'étage ». Cette identification est inscrite par les bailleurs sur le contrat de location à la place de la numérotation administrative des appartements.

1. Dates de référence pour la mise à disposition des données de la statistique de la population : 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre.

2. Les données de la population doivent être corrigées et mises à jour dans le registre cantonal des habitants au plus tard le 15 du mois suivant.

3. La mise à jour des données des objets doit être effectuée conformément à l'art. 10 de la Loi sur le Registre Cantonal des Objets (VGWR).

1. Les caractéristiques spécifiques à la commune conformément à l'article 15, alinéa 4 RMG et leur utilisation doivent être définies par le règlement de l'assemblée communale ou du conseil municipal.

2. Les caractéristiques spécifiques à la commune ne sont pas reflétées dans le registre des habitants géré par le canton.

1. L'échange de données entre les communes et le registre cantonal des habitants se fait via Sedex.

2. Les transmissions de données des services cantonaux aux communes se font directement et via Sedex.

1. Seul le logiciel qui assure la mise à jour correcte du registre cantonal et qui dispose d'un adaptateur de connexion Sedex est autorisé pour les registres communaux des habitants.

2. Le fournisseur de logiciel confirme, par une autodéclaration, que son logiciel est conforme aux réglementations fédérales et cantonales.

3. Le service spécialisé en échange de données tient une liste des logiciels autorisés et des versions admises.

1. Les données issues du registre fédéral des bâtiments et logements (RFB) doivent en principe être obtenues auprès de la Confédération.

2. Sur demande justifiée, les données correspondantes de la réplique cantonale du RFB peuvent être utilisées. La demande doit être soumise par écrit au service spécialisé en échange de données à l'attention du DVI.

**1. Le DVI a notamment les tâches suivantes :**

a) Décision sur les demandes d'autorisations d'accès,

b) Réglementation de la collaboration avec d'autres instances cantonales,

c) Contrôle de la plausibilité des données fournies par les communes conformément aux exigences de la Confédération et du canton,

d) Ordre de corrections nécessaires,

e) Publication d'une liste des organismes connectés au registre cantonal, qui doit être mise à jour en continu.

**2. Il émet, après consultation des instances cantonales concernées, des directives notamment sur :**

a) Les détails des notifications du registre des habitants de la part des communes au canton et à d'autres instances,

b) L'assurance qualité du registre des habitants,

c) La définition des détails de la sécurisation des données.

1. Le service spécialisé pour l'échange de données est le point de contact et d'information.

2. Il a notamment les tâches suivantes

a) Exploitation du registre cantonal des habitants ainsi que de la réplique GWR,

b) Fourniture de données aux organismes autorisés via Sedex.

1. Pour la liaison avec les registres tiers, l'identifiant de personne du registre tiers peut être utilisé comme un outil technique dans le registre cantonal des habitants et être associé au numéro AVS correspondant.

2. Les identifiants de personnes des registres tiers ne doivent pas être visibles lors des requêtes dans le registre cantonal des habitants.

1. Les demandes d'octroi d'autorisations d'accès au registre cantonal des habitants ainsi que pour l'obtention de modifications doivent être soumises par écrit à l'unité spécialisée dans l'échange de données à l'attention de la DIV.

2. La demande doit contenir

a) la désignation des caractéristiques et des événements de mutation requis,

b) la base légale pour le traitement des données,

c) une justification expliquant pourquoi les données sont nécessaires pour l'accomplissement de la tâche de l'organisme public,

d) les unités organisationnelles auxquelles l'autorisation d'accès doit être accordée,

e) le concept de sécurité des données conformément à l'article 4, paragraphe 3 du règlement sur la loi relative à la transparence de l'information publique, à la protection des données et à la gestion des archives (VIDAG) du 26 septembre 2007.

3. Les autorisations sont transmises aux départements et offices du canton ou des communes. Les autorités cantonales ou les communes établissent pour ces départements et offices les autorisations d'accès de leurs employés et signalent le plus rapidement possible toute modification à cet égard.

1. L'assurance qualité continue du registre comprend notamment

a) Vérification de la cohérence des registres communaux de population et du registre cantonal de population, ainsi que, le cas échéant, l'initiation de mesures correctives,

b) Validation des données de la population à l'aide du service de validation de l'Office fédéral de la statistique.

1. Les données sont conservées indéfiniment dans les registres.

1. Le contrôle des habitants perçoit les frais suivants

a) Délivrance du document d'attestation d'origine : Fr. 20.-

b) Délivrance d'un certificat de domicile principal : Fr. 20.-

c) Attestation des données personnelles et délivrance de certificats de vie : Fr. 20.-

d) Informations individuelles tirées du registre des habitants pour des tiers : Fr. 20.-

e) Informations de liste tirées du registre des habitants : Fr. 0.05 par personne, avec un minimum de Fr. 50.-

2. Aucuns frais ne sont perçus pour

a) La délivrance de la confirmation d'inscription lors de l'enregistrement, lors de l'atteinte de la majorité ainsi qu'en cas de modification de l'état civil, du nom ou de la nationalité,

b) La délivrance de documents d'attestation d'origine pour les personnes de moins de 18 ans.

1. Les débours, notamment pour les recherches, supports de données, copies, frais de port et traductions, sont facturés en sus selon les frais réels engagés.

1. Ce règlement entre en vigueur en même temps que la loi révisée sur l'enregistrement et la déclaration.