Ordonnance sur l'archivage

1 La présente ordonnance régit

a. la conservation des dossiers des organes publics de l’administration

cantonale en vue de leur reprise et de leur archivage par les

Archives de l’État,

b. l’organisation, les tâches et les droits des Archives de l’État.

2 Elle s’applique par analogie aux organes publics des communes,

pour autant que ceux-ci n’aient pas édicté leurs propres règles.

Champ d'application

1 Les enregistrements électroniques et autres sont notamment des informations numériques et analogiques stockées sur des supports magnétiques, optiques ou autres.

2 Les documents complémentaires sont notamment

a. les instruments de gestion et de recherche tels que les répertoires, les plans de classement, les contrôles d'activités, les fichiers, les listes sous quelque forme d'enregistrement que ce soit,

b. les aides techniques et les données nécessaires pour rendre les informations compréhensibles et utilisables.

3 Les dépôts de dossiers sont des installations des organismes publics qui servent à la conservation ordonnée des dossiers avant qu'ils ne soient proposés à un service d'archives disposant de personnel spécialisé pour leur prise en charge.

4 Les publications officielles sont des publications paraissant une seule fois ou périodiquement, qui ont été élaborées sur mandat ou avec la collaboration d'organismes publics et qui sont destinées au public ou accessibles à un cercle restreint de destinataires. Sont notamment considérées comme publications officielles les publications suivantes d'organismes publics:6

a. les publications imprimées accessibles au public,

b. les manuels et les instructions de service,

c. les rapports de commissions et d'experts,

d. les avis de droit et les études.

1 En tant qu’archives dotées de personnel spécialisé, sont considérées, outre les Archives dotées

Archives d’État, les Archives municipales de Zurich et de Winterthour, l’Ar- de personnel

chive universitaire, ainsi que les autres archives désignées par la Direction spécialisé

de la justice et de l’intérieur.5

2 Elles disposent, à l’égard des organes publics de leur domaine de compétence,

des droits des Archives d’État, par analogie.

1. 1. 20-107

1

Délais de protection

170.61

Ordonnance sur les archives

7

1 Si ni la date de décès ni la date de naissance d’une personne ne

peuvent être établies, le délai de protection expire 80 ans après la clôture des

dossiers.

2 Les motifs importants justifiant la consultation de dossiers archivés

contenant des données personnelles de personnes décédées au sens de l’art. 11,

al. 2, de la loi sur les archives³ sont réputés exister lorsque

a. la consultation est effectuée dans l’intérêt prépondérant du

successeur légal de la personne décédée ou que ce dernier a donné

son consentement ou que son consentement peut être présumé eu

égard aux circonstances,

b. les dossiers sont nécessaires à des fins législatives, judiciaires,

statistiques ou scientifiques ou à la prise d’une décision concernant les

droits des successeurs légaux des personnes décédées.

3 Les Archives statuent sur les demandes de consultation.

Transfert de

la responsabilité

en matière

de protection

des données

organes responsables de la protection des données au sens de la loi sur l’information et les

Valeur

archivistique

7 Avec la reprise des dossiers, les Archives de l'État deviennent le

la protection des données du 12 février 2007 (LIPD)2. La conservation en

sous-traitance au sens de l'article 13 reste réservée.

1 Les dossiers sont dignes d’archivage s’ils sont susceptibles d’avoir

une valeur durable pour

a. la documentation de l’organisation et de l’activité de l’organe

public,

b. la sauvegarde des intérêts légitimes des personnes concernées ou

de tiers,

c. la compréhension du présent et de l’histoire,

d. la législation, l’activité administrative ou la jurisprudence,

e. la science et la recherche.

2 Les Archives de l’État évaluent l’archivabilité des dossiers après

avoir consulté les organes publics. Elles décident en dernier ressort.

II. Obligation de verser les imprimés officiels

§§ 7-10.10

2

Ordonnance sur les archives

170.61

6 1 Les organes publics remettent au Secrétariat d'État des archives

un exemplaire de chaque imprimé officiel immédiatement après sa

finalisation. Sont exemptés de l'obligation de dépôt les imprimés à

faible valeur informative tels que le matériel publicitaire, les

invitations et les formulaires.

2 Les manuels et les instructions de service sont soumis à l'obliga-

tion de dépôt s'ils sont applicables à plusieurs domaines ou obligatoires

pour au moins 50 personnes. L'obligation de dépôt s'étend également à

leurs modifications et mises à jour.

3 L'organe public soumis à l'obligation de dépôt peut fixer un délai

de protection allant jusqu'à 30 ans pour les imprimés officiels qui ne

sont pas destinés au public. Pendant ce délai de protection, les

imprimés sont traités comme des dossiers protégés.

4 Dans des cas dûment justifiés, le Secrétariat d'État des archives

peut conclure des accords dérogatoires avec l'organe soumis à l'obliga-

tion de dépôt. Il réglemente notamment le dépôt d'imprimés officiels

sous forme électronique.

III. Archives d'État

1. Organisation et tâches

Le Staatsarchiv est un service de la Direction de la justice et de l'intérieur et est dirigé par l'archiviste d'État.

Le Staatsarchiv a pour tâche

a. de sélectionner, d’évaluer et de répertorier les documents dignes

d’archivage,

b. de conserver les fonds,

c. de garantir l’utilisabilité des fonds,

d. d’encourager et de faciliter les recherches sur l’histoire du pays,

des lieux et des personnes par des conseils, par l’élaboration de

registres et de documentations ainsi que par la publication de

sources et d’inventaires,

e. de faire connaître ses fonds par des activités de relations publiques,

f. d’exercer la surveillance technique sur les archives et de conseiller

et soutenir les organes publics en matière de classement des

documents,

g. de reprendre les enregistrements et les documents de tradition

d’origine privée, lorsque cela revêt de l’importance pour le

complément des fonds et pour l’histoire zurichoise.

Tâches

1. 20-1 . 1. 20 - 107

3

170.61 Ordonnance sur les archives

1 Les Archives de l'État peuvent, en accord avec un organisme public,

conserver des dossiers pour lesquels il n'existe pas encore d'obligation

de les proposer et dont la valeur archivistique n'a pas encore été décidée.

2 Jusqu'à leur reprise dans les archives de l'État, l'organisme public

reste responsable de la protection des données. Les Archives de l'État

ne sont autorisées à traiter les données que dans la perspective d'une future

archivage.

Le Service des archives cantonales édicte un règlement pour l'utilisation de ses archives et de ses installations.

2. Droits du Service des archives cantonales

§§ 15 et 16.

Les parties du fonds des Archives de l’État peuvent, en vertu

d’une convention, être conservées auprès d’un autre service, si la

préservation, l’exploitabilité et la protection contre toute utilisation

non autorisée sont garanties. La surveillance de l’archivage et la

responsabilité en matière de protection des données incombent aux Archives de l’État.

**Au Staatsarchiv doit être remis un exemplaire gratuit des ouvrages qui, en tout ou partie, sont fondés sur l’utilisation de ses fonds.**

1. Sont considérées comme des parties plus anciennes des archives au sens de l'art. 6 al. 2 de la loi sur les archives³ les fonds qui ont plus de 50 ans.

2. Après la reprise de ces fonds, les Archives de l'État en disposent de manière autonome.

3. Accessibilité des documents d'archives

7 1 Les fonds d'archives des Archives d'État sont en principe mis gra-

tuitement à la disposition du public pour consultation, dans le cadre du règlement

d'utilisation et sous réserve des délais de protection légaux.

2 La consultation a lieu sous surveillance. Les Archives d'État peuvent

exiger que l'usagère ou l'usager s'identifie.

Ordonnance sur les Archives

170.61

7 Restriction et refus de consultation

b. Restriction

La consultation est régie par l'IDG2. En outre, les Archives de l'État et

peuvent restreindre ou refuser la consultation si

a. l'état des archives l'exige ;

b. la convention avec les déposants d'archives privées le prévoit.

2 Lorsque cela est nécessaire pour la protection des archives, des

copies peuvent être mises à disposition à la place des originaux.

refus

1. **Prêt d'archives à des tiers**

Le prêt d'archives à des tiers n'est en principe possible que pour des expositions et sous les conditions suivantes

a. l'état des archives permet le prêt,

b. les conditions d'exposition concernant le transport, la sécurité et les conditions de conservation correspondent aux conditions d'archivage,

c. les droits d'auteur relatifs aux archives sont garantis,

d. l'emprunteur ou l'emprunteuse prend en charge les coûts des copies de sécurité,

e. le prêt n'occasionne pas de charge disproportionnée.

2. Pour le prêt d'archives d'origine privée, les conventions établies lors de la prise en charge s'appliquent.

1 L'utilisation d'archives à des fins commerciales nécessite une

autorisation.

2 L'autorisation peut être subordonnée à une réglementation contractuelle

de l'étendue de l'utilisation et à une participation du

Service des archives de l'État aux bénéfices.

Utilisation à des fins commerciales

1. Le Staatsarchiv peut, en cas de violations graves du Règlement

d’utilisation, retirer ou restreindre le droit d’utilisation. du Règlement

d’utilisation

2. Sont notamment considérées comme des violations graves les détériorations et altérations intentionnelles ou par négligence grave

d’archives, ainsi que la modification répétée de l’état de classement des archives.

Betroffene Personen haben keinen Anspruch auf Berichti- Rechte

gung oder Vernichtung von archivierten Daten. Das Recht auf Anbrin- betroffener

gung eines Vermerks betreffend die Richtigkeit oder Unrichtigkeit von

Daten ist gewährleistet.

Personen

1. 1. 20 - 107

5

170.61

Archivverordnung

IV. Archivkommission

Zusammen-

setzung

---

Les personnes concernées n'ont aucun droit à la rectifica- Droits

tion ou à la destruction des données archivées. Le droit de faire ap- des

poser une mention concernant l'exactitude ou l'inexactitude des

données est garanti.

personnes

concernées

1. 1. 20 - 107

5

170.61

Ordonnance sur l'archivage

IV. Commission des archives

Compo-

sition

8 La Commission des archives se compose de la ou du secrétaire général

de la Direction de la justice et de l'intérieur, de l'archiviste d'État, des

archivistes municipaux de Zurich et de Winterthour, d'autres représen-

tantes ou représentants des archives communales, du ou de la délégué-e

cantonal-e à la protection des données ainsi que d'une représentante ou

d'un représentant des tribunaux cantonaux supérieurs.

Tâches

La Commission des archives conseille le Conseil d'État et les plus hauts tribunaux cantonaux concernant le développement et l'organisation de l'archivage au sein de l'administration ainsi que la protection des données dans le domaine des archives.

Abrogation des

ordonnances

Dispositions

transitoires

Entrée en vigueur

V. Dispositions finales et transitoires

Les ordonnances suivantes sont abrogées

a. Ordonnance sur les archives communales du 21 avril 1960 ;

b. Ordonnance pour les archives des autorités de district du 24 novem-

bre 1921 ;

c. Ordonnance sur les Archives de l’État du 10 avril 1974.

1 Les dossiers des organes publics remis au Service des archives

et que les Archives de l’Etat n’ont pas encore pris en charge sont traités

conformément aux dispositions concernant la conservation sur mandat

jusqu’à leur prise en charge ou leur restitution.

2 Pour les dossiers de procès et les registres de jugements remis

aux Archives de l’Etat par les archives des tribunaux et des communes,

les délais de protection de la loi sur les archives³ et de la présente ordon-

nance s’appliquent jusqu’à la modification de l’ordonnance du Tribunal

cantonal sur les archives des tribunaux, des juges de paix, des présidents

de commune, des présidents de ville et des offices des poursuites du

29 juin 19944.

6

1 RO 54, 956. Ancien numéro d’ordre LS 432.111.

2 LS 170.4.

3 LS 170.6.

4 LS 211.16.

Ordonnance sur les archives

170.61

5 Version selon A.C. du 22 septembre 2004 (RO 59, 288). En vigueur depuis le

1er novembre 2004.

6 Inséré par A.C. du 22 juin 2005 (RO 60, 258). En vigueur depuis le 1er août

2005.

7 Version selon A.C. du 28 mai 2008 (RO 63, 334 ; FOSC 2008, 916). En vigueur

depuis le 1er octobre 2008.

8 Version selon A.C. du 25 février 2015 (RO 70, 112 ; FOSC 2015-03-06). En

vigueur depuis le 1er juillet 2015.

9 Version selon A.C. du 3 septembre 2019 (RO 74, 563 ; FOSC 2019-09-13).

En vigueur depuis le 1er janvier 2020.

10 Abrogé par A.C. du 3 septembre 2019 (RO 74, 563 ; FOSC 2019-09-13).

En vigueur depuis le 1er janvier 2020.

1. 1. 20-107

7