Ordonnance sur le traitement numérique du courrier (V DPV) - Objet et But (DPV)

1. Cette ordonnance régit le traitement numérique du courrier entrant au Centre de services de l'Office des constructions du canton de Zoug (DLZ).

2. Elle régit en particulier l'organisation, les processus et les procédures ainsi que l'assurance qualité pour le traitement numérique du courrier entrant au DLZ.

1. Le règlement s'applique au courrier de l'administration cantonale qui est reçu par le DLZ et adressé à l'administration cantonale du canton de Zoug et à ses employés.

2. Sont soumis à ce règlement, le DLZ ainsi que toutes les unités organisationnelles de l'administration cantonale qui, par le biais d'une demande de la direction compétente, de la chancellerie d'État et des tribunaux, ont opté pour une distribution numérique du courrier auprès de la direction des constructions et pour lesquelles les conditions techniques ont été établies pour leur connexion à la solution ePostkorb.

1. Le DLZ est le prestataire central pour la distribution du courrier décrit à l'article 2, paragraphe 1. Il est responsable du tri, de l'ouverture, de la numérisation et de la distribution des envois postaux ainsi que de l'administration des réexpéditions physiques.

1. Les employés du Centre de Services (DLZ) trient et ouvrent le courrier décrit dans le § 2 alinéa 1, procèdent à sa numérisation et le transmettent électroniquement à la personne ou l'entité habilitée à le recevoir.

1. Les collaborateurs du DLZ sont au service du canton et sont soumis à la loi sur les rapports de travail du personnel de l'État (Loi sur le personnel, LP) du 1er septembre 1994. En particulier, ils sont soumis au secret de fonction conformément à l'article 29 de la loi sur le personnel et, en matière de responsabilité, à la loi sur la responsabilité des collectivités publiques, des membres des autorités et des fonctionnaires (Loi sur la responsabilité) du 1er février 1979.

2. La direction des travaux publics règle l'organisation des tâches des collaborateurs du DLZ dans le cadre d'un règlement d'exploitation. Celui-ci doit notamment consigner

a) des vues d'ensemble détaillées des processus relatifs au traitement du courrier au DLZ ;

b) des instructions à l'adresse des collaborateurs du DLZ dans le cadre des différentes étapes du processus (par exemple, présélection, préparation du numérisage des documents, numérisation, attribution au panier ePost, commandes d'originaux, destruction des envois).

1. Les employés du Centre de Services (CS) ne prennent en principe pas connaissance du contenu du courrier lors de son ouverture. Dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir correctement leurs tâches, la prise de connaissance se limite au strict nécessaire pour l'accomplissement de celles-ci.

2. Les unités organisationnelles conformément à l'article 2, paragraphe 2, établissent une liste négative des envois postaux qui ne doivent pas être ouverts et la rendent accessible au CS. Dans ce cas, une distribution est effectuée conformément à l'article 9.

3. En outre, ne peuvent pas être ouverts en raison de leur adresse ou de leur apparence extérieure

a) Les envois postaux marqués comme privés, personnels ou confidentiels;

b) Les envois postaux dont l'ouverture est régie par un droit spécial, notamment en ce qui concerne les votes par correspondance conformément à la Loi sur les élections et votations (Loi électorale et de votation, LEV) du 28 septembre 2006, ainsi que les offres dans le cadre des marchés publics conformément à l'accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP) du 15 novembre 2019;

c) Les envois postaux recommandés avec accusé de réception.

1. Un envoi postal est considéré comme privé, personnel ou confidentiel lorsqu'il ressort clairement de l'adressage.

2. Un envoi postal n'est pas considéré comme privé-personnel-confidentiel si

a) seul le terme « à l'attention de » est mentionné et qu'aucun indice contraire n'existe ;

b) seul le nom de la personne précède le nom de l'unité organisationnelle.

3. En cas de doute, un envoi postal est traité comme privé-personnel-confidentiel.

1. Le courrier reçu par le DLZ est entièrement scanné après son ouverture, à l'aide d'un processus de numérisation standardisé, qui répond aux exigences de la technologie moderne et de la sécurité des données.

2. Les unités organisationnelles conformément à l'article 2, paragraphe 2, dressent une liste négative des envois postaux qui ne doivent pas être scannés et la mettent à disposition du DLZ. Dans ce cas, la distribution se fait conformément à l'article 9.

3. Ne seront pas scannés, mais livrés physiquement (article 9) les envois postaux qui, pour des raisons pratiques ou techniques, ne conviennent pas à la numérisation, notamment

a) Les journaux et magazines ;

b) Les documents agrafés ou reliés qui ne peuvent pas être séparés sans endommager gravement les documents ;

c) Les formats spéciaux ;

d) Les formats surdimensionnés (plus grands qu'A3) ;

e) Les objets tridimensionnels, par exemple, des cartes d'identité ;

f) Les papiers de plus de 4 mm d'épaisseur ;

g) Les documentations volumineuses.

4. Après la numérisation, les employés du DLZ vérifient par inspection visuelle la complétude et la qualité des envois postaux numérisés. Toute modification est interdite, sauf les retouches visant à améliorer la lisibilité du document.

1. Le courrier qui n'est pas ouvert (§ 6) est transmis en format physique à la personne ou entité destinataire via des circuits de distribution définis.

2. Le courrier qui n'est pas numérisé (§ 8) est transmis en format physique à la personne ou entité destinataire lors du prochain circuit de distribution possible.

3. Le courrier numérisé est remis à la personne ou entité destinataire via la solution ePostkorb de manière électronique. Celle-ci accède directement aux envois numérisés.

4. Les unités organisationnelles selon § 2, alinéa 1, qui reçoivent majoritairement des envois de courrier qui ne peuvent être détruits en raison d'obligations de conservation, peuvent mandater le DLZ de livrer l'intégralité du courrier qui leur est adressé de manière à la fois numérique et physique.

1. Après la distribution d'un envoi postal numérisé à la personne ou entité habilitée à le recevoir, l'original physique est conservé pendant 90 jours à compter de la date de numérisation au centre de traitement des données (DLZ), et est ensuite détruit de manière confidentielle après expiration de ce délai.

2. La personne ou l'entité habilitée à recevoir peut, dans le délai de 90 jours mentionné au paragraphe 1, demander au DLZ l'expédition de l'original physique. Il convient de respecter les obligations de conservation supérieures, notamment celles prévues par l'ordonnance sur la tenue des dossiers du 20 mars 2020 et celles contenues dans la loi sur les archives du 29 janvier 2004.

3. Le courrier numérisé, ainsi que les données servant à prouver un processus de numérisation standardisé (par exemple, les fichiers journaux), restent consultables dans le système pendant 90 jours à compter de la date de numérisation, après quoi ils sont supprimés du système.