Ordonnance sur la tenue des dossiers - Objet

1. La tenue des dossiers comprend l'enregistrement sur l'ensemble du territoire, de manière appropriée et systématique, des opérations commerciales.

2. Elle s'étend aux documents sur papier, électroniques et autres.

1. Le règlement s'applique à la gestion des dossiers dans les systèmes de gestion administrative, les applications spécialisées et les bases de données, ainsi qu'aux systèmes sur papier correspondants.

2. Le règlement s'applique aux services administratifs de l'administration cantonale ainsi qu'aux personnes et organismes visés au § 3 al. 2 et 3 de la loi sur les archives; il ne s'applique pas aux tribunaux, au ministère public et à la procédure d'enquête policière.

1. La tenue des dossiers soutient le traitement des affaires, assure la traçabilité et garantit la transparence des actions de l'État.

2. Elle

a) permet une vue d'ensemble des affaires en cours ;

b) sert à la coordination avec d'autres affaires ;

c) indique l'état d'une affaire individuelle ;

d) permet de rendre compte des affaires aux instances supérieures ;

e) soutient l'information et l'accès des personnes concernées ainsi que des tiers autorisés ;

f) constitue la base pour l'archivage à long terme.

1. La gestion des dossiers répond, en termes de procédés, systèmes et processus, aux exigences d'authenticité, de fiabilité, d'intégrité et de convivialité.

2. Les documents générés lors de la gestion des dossiers doivent

a) prouver de manière authentique l'auteur et la date de création (Authenticité) ;

b) reproduire le contenu de manière crédible, complète et précise (Fiabilité) ;

c) rester intacts à long terme et protégés contre les modifications non autorisées (Intégrité) ;

d) pouvoir être retrouvés, reproduits et compris dans leur contexte (Convivialité).

1. Les affaires sont tenues par écrit et enregistrées avec les moyens prévus à cet effet.

2. La gestion des dossiers s'effectue selon les principes du § 2 alinéa 1 de la loi sur le budget financier et tient compte du principe de pertinence commerciale.

3. Les documents doivent être conservés et archivés dans le contexte de leur relation avec l'affaire pendant tout le cycle de vie de cette dernière.

4. Les dossiers doivent être tenus de manière électronique ou physique.

1. Les tâches des bureaux, des personnes et des organismes au sens de l'article 3, paragraphes 2 et 3, de la loi sur les archives sont représentées dans un système de classification.

2. Les Archives de l’État offrent leur soutien pour la création et l’entretien des systèmes de classification.

1. Les documents pertinents relatifs aux transactions basées sur des documents sont classés dans des dossiers physiques ou numériques délimités dans le temps.

2. Tous les dossiers doivent être clairement associés au système de classement.

3. Les dossiers portent un titre unique, la date d'ouverture et de clôture, ainsi que le nom de la personne responsable du dossier.

4. Les personnes responsables de l'organisation de la gestion des dossiers selon § 8 alinéa 1 peuvent définir d'autres éléments descriptifs (métadonnées).

5. Les transactions importantes ou s'étendant sur une période prolongée peuvent être divisées en sous-dossiers; les transactions moins importantes peuvent être regroupées en un seul dossier.

1. Les Secrétaires généraux et Secrétaires générales, les Chefs de service et les Responsables des organes au sens de l'article 3, alinéas 2 et 3 de la loi sur les archives, règlent la compétence, la structure et le déroulement de la gestion des dossiers. Ils sont responsables du respect des normes légales par le personnel dans la gestion des documents.

2. Ils

a) déterminent les droits de traitement et d'accès pour tous les documents;

b) édictent, si nécessaire, des prescriptions organisationnelles complémentaires.

3. Toutes les personnes chargées de l'accomplissement de tâches publiques du canton sont tenues de gérer les dossiers de manière conforme.

1. Le centre de compétence de l'administration cantonale pour les questions de gestion des dossiers est les Archives d'État.

2. Il

a) élabore des guides pour la gestion des dossiers ;

b) conseille les responsables sur la gestion des dossiers ;

c) propose des formations en gestion des dossiers.

1. Les personnes en charge des dossiers classent les documents en utilisant des formats de fichier et des supports d'enregistrement courants.

2. Pour le classement papier des documents, il convient d'utiliser un papier non acide et archivistique.

3. Les moyens techniques doivent

a) répondre aux exigences de sécurité, notamment dans le domaine de la sécurité informatique et de la protection des données ;

b) assurer la reprise des documents provenant de systèmes remplacés et

c) garantir le transfert dans un système d'archivage à long terme.

4. Les données électroniques ne doivent pas être cryptées lors de leur remise aux Archives de l'État.

1. Les Archives de l'État établissent les normes d'archivage adéquates pour la conservation permanente des documents électroniques et convertissent les formats de fichiers courants en formats adaptés à l'archivage.

1. À l'expiration des délais de conservation, les documents archivistiques doivent être livrés sous forme physique (papier) ou sous forme électronique.

2. Les éléments descriptifs (métadonnées), disponibles sous forme électronique ou physique, doivent être proposés aux archives simultanément.

1. L'introduction des systèmes de gestion administrative au sein des directions et bureaux se fait en concertation avec les Archives d'État.

2. Si des ajouts aux bases de données existantes et aux applications spécifiques sont nécessaires pour l'exécution du règlement, ceux-ci doivent être planifiés et réalisés.

3. Pour la livraison de données sous forme électronique, les Archives d'État émettent des directives.

1. Le règlement du Conseil de Gouvernement concernant l'enregistrement et l'archivage des actes administratifs du 19 mars 1951, ainsi que le plan d'archivage y afférent, seront abrogés au 31 mai 2012.

1. Le règlement entre en vigueur le 1er juin 2012.