Ordonnance sur la transmission électronique en procédure administrative (V-ElÜb) - Objet et Champ d'application

1. Cette ordonnance règle les modalités des échanges électroniques entre une partie et une autorité administrative dans le cadre de procédures auxquelles la loi sur la procédure administrative s'applique.

2. Cette ordonnance s'applique à la transmission de

a) Plis déposés en vue d'une décision ou d'une ordonnance au sens de l'article 20 de la loi sur la procédure administrative ;

b) Ordonnances et décisions au sens de l'article 20 de la loi sur la procédure administrative ;

c) Plis déposés dans le cadre d'un recours au sens des articles 29 et suivants de la loi sur la procédure administrative auprès d'un département ou du conseil de gouvernement.

3. Cette ordonnance s'applique également mutatis mutandis à la transmission de plis et de correspondance dans le cadre de

a) Une procédure de conciliation au sens de l'article 36 de la loi sur l'information et la protection des données (InfoDG) du 21 février 2001 ;

b) Toute autre procédure prévue par une législation spéciale qui ne se conclut pas par une ordonnance ou une décision au sens de l'article 20 de la loi sur la procédure administrative.

4. Cette ordonnance est applicable aux procédures fixées par la commune devant une autorité communale, si la commune dispose d'un accès électronique au sens de l'article 2, paragraphe 1. Cela s'applique mutatis mutandis aux syndicats intercommunaux et aux autres organisations de droit public servant à la coopération entre les communes.

5. Cette ordonnance n'est pas applicable aux procédures devant les autorités juridictionnelles administratives.

**1. Les soumissions peuvent être transmises électroniquement à une autorité cantonale si cette autorité est connectée au portail des autorités du canton de Soleure (portail des autorités) ou à une autre plateforme de transmission reconnue.**

**2. La transmission électronique s'effectue par le biais du portail des autorités ou d'une autre plateforme de transmission reconnue. Sont considérées comme autres plateformes de transmission reconnues :**

a)* les plateformes de transmission reconnues par la Confédération;

b)* d'autres plateformes de transmission déterminées par le Conseil d'État.

**3. Les soumissions à une autorité municipale peuvent être transmises électroniquement si la commune dispose d'un accès électronique au sens de l'alinéa 1 et a déterminé dans quelles procédures administratives les soumissions électroniques sont possibles. Il en va de même pour les associations de communes et les autres organisations de droit public servant à la coopération des communes.**

**4. …**

1. Les autorités publient sous une forme appropriée les procédures administratives pour lesquelles les soumissions électroniques sont possibles.

1. Le délai est respecté si le portail administratif ou la plateforme de notification reconnue confirme la réception de la soumission avant l'expiration du délai.

1. Les autorités rendent publics les formats de données autorisés pour la transmission électronique et déterminent quels documents individuels doivent, au besoin, être soumis sous forme papier.

1. L'autorité peut, si nécessaire, exiger la soumission de documents sous forme papier, notamment dans les cas suivants

a) les documents ne peuvent pas être ouverts par l'autorité en raison de problèmes techniques ;

b) les documents ne sont pas lisibles par l'autorité lorsqu'ils sont affichés à l'écran ou sous forme imprimée ;

c) des documents très volumineux sont soumis.

2. L'autorité accorde aux parties un délai raisonnable pour la soumission des documents supplémentaires.

3. Si les documents transmis électroniquement et ceux soumis en format papier ne sont pas identiques, seule la version papier sera prise en compte.

1. Les soumissions, pour lesquelles la forme écrite est exigée par la loi ou le règlement, doivent être munies d'une signature électronique qualifiée conformément à l'article 2 lettre e de la loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique et d'autres applications de certificats numériques (Loi fédérale sur la signature électronique; ZertES) du 18 mars 2016.

1. Si une autorité imprime une soumission électronique pour la réutiliser sous forme papier, l'impression papier doit être accompagnée de la mention "Copie de la soumission électronique", de la date, du prénom et du nom de la personne en charge du traitement, ainsi que de sa signature.

2. L'autorité vérifie la signature électronique qualifiée (art. 2 let. e ZertES) de la soumission électronique et joint au tirage papier le résultat de la vérification de la signature.

1. L'autorité peut notifier à une partie une décision ou une ordonnance par voie électronique, si la partie a consenti à ce mode de notification.

2. Le consentement peut être accordé via le portail des autorités ou une autre plateforme de notification reconnue.

3. Le consentement peut

a) être donné pour une procédure spécifique ;

b) être donné pour des procédures récurrentes devant une autorité déterminée.

4. Une soumission électronique d'une partie est considérée comme un consentement à la notification électronique des décisions et ordonnances dans la procédure spécifique.

5. Le consentement peut être révoqué via le portail des autorités ou une autre plateforme de notification reconnue. Pour les décisions et ordonnances déjà prêtes à être retirées, une révocation n'est plus possible.

1. La notification s'effectue via le portail des autorités ou une autre plateforme de notification reconnue.

1. L'autorité met la décision ou l'arrêté à disposition pour le retrait sur le portail de l'autorité ou sur une autre plateforme de notification reconnue.

2. Lorsque la décision ou l'arrêté est disponible pour le retrait, une invitation à retirer est envoyée électroniquement à l'adresse de notification électronique du destinataire. L'invitation à retirer contient les informations suivantes

a) la date de mise à disposition;

b) l'adresse Internet où la décision ou l'arrêté est disponible pour le retrait;

c) le délai de retrait de sept jours.

3. Si la décision ou l'arrêté est téléchargé dans le délai de retrait, le moment du téléchargement est considéré comme le moment de la notification.

4. Si la décision ou l'arrêté n'est pas téléchargé dans le délai de retrait, le septième jour après la mise à disposition est considéré comme le moment de la notification.

1. Les documents transmis électroniquement par une autorité peuvent être accompagnés d'un sceau électronique réglementé (art. 2 lettre d de la LSCe) ou de tout autre moyen approprié prouvant l'authenticité du document.

2. Les décisions administratives et judiciaires sont munies d'une signature électronique qualifiée (art. 2 lettre e de la LSCe).

3. Pour les décisions rendues dans le cadre d'une procédure automatisée, qui en raison de leur grand nombre ne peuvent être signées individuellement par un représentant de l'autorité (décisions de masse), il est renoncé à la signature électronique qualifiée (art. 2 lettre e de la LSCe).

4. Les décisions du Conseil d'État sont accompagnées de la signature fac-similé de la chancelière d'État ou du chancelier d'État (§ 8 alinéa 3 du règlement sur l'organisation du Conseil d'État et de l'administration (RVOC) du 11 avril 2000). Aucune signature électronique qualifiée (art. 2 lettre e de la LSCe) n'est apposée.

1. À la demande de la destinataire ou du destinataire de la facture, les factures peuvent être transmises sous forme de factures électroniques.

2. Les factures électroniques sont transmises via les prestataires de services habituels pour l'échange électronique de factures

a) dans le système de comptabilité de la destinataire ou du destinataire de la facture ;

b) dans la banque en ligne de la destinataire ou du destinataire de la facture.

3. Les factures électroniques sont transmises au format PDF et en tant que fichier structuré.

1. Si un paiement n'est pas effectué dans les 30 jours suivant la date d'envoi d'une facture électronique avec caractère exécutoire, l'autorité enverra à nouveau la facture au destinataire ou à la destinataire de celle-ci

a) par le portail des autorités ou une autre plateforme de livraison reconnue ;

b) sous forme de document papier avec accusé de réception.

2. La facture électronique avec caractère exécutoire produit ses effets au moment de la seconde livraison.

1. Les e-factures peuvent être munies d'un sceau électronique réglementé (art. 2 let. d ZertES) ou d'une autre preuve appropriée de l'authenticité du document.

2. Le sceau électronique réglementé (art. 2 let. d ZertES) peut être apposé par les prestataires de services au nom de l'autorité.

1. Le canton n'assume aucune responsabilité pour les envois tardifs ou d'autres manquements dus à l'absence de fonctionnalité du portail des autorités.

2. Le canton n'est notamment pas responsable si

a) la transmission électronique via le portail des autorités est impossible ;

b) le portail des autorités est temporairement indisponible pour des raisons techniques ;

c) le portail des autorités ne confirme pas la réception d'une soumission dans les délais ;

d) le portail des autorités n'émet pas de confirmations de réception.

3. Les alinéas 1 et 2 s'appliquent mutatis mutandis aux autres plateformes de transmission reconnues par le Conseil d'État (§ 2 al. 4), qui sont gérées par le canton.