Ordonnance sur les archives (ArchivVO) - Plan de classement (ArchivVO)

1. Chaque autorité établit un plan de classement qui constitue la base pour l'archivage des documents aux Archives de l'État.

2. Le plan de classement contient

a) une systématique qui reflète les domaines de compétence et d'éventuels instruments de recherche (registres, répertoires);

b) des délais de conservation légaux et administratifs;

c) des prescriptions concernant la gestion des documents;

d) des décisions des Archives de l'État relatives à l'évaluation des documents.

3. L'autorité remet une copie du plan de classement aux Archives de l'État et lui signale toutes modifications et compléments.

4. Elle désigne une personne responsable du plan de classement et des archives de l'autorité. Cette personne veille à ce que le plan de classement soit établi ou mis à jour dans un délai de 5 ans à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement et que les documents soient archivés conformément.

1. Chaque autorité veille à une gestion adéquate des dossiers, à un classement systématique et à une archivage complet des documents. Elle promulgue les règlements internes nécessaires pour assurer la traçabilité de ses activités professionnelles.

2. Les règlements organisationnels définissent de manière contraignante dans chaque autorité les tâches, compétences, procédures et moyens.

3. Les Archives d'État conseillent et forment les autorités sur les questions de gestion des dossiers, de classement et d'archivage.

1. Chaque autorité conserve ses documents, quel que soit le support, de manière adéquate et sécurisée jusqu'à leur remise aux archives de l'État ou jusqu'à leur destruction, et les protège contre l'abus, les dommages et la perte. Les documentations de projets, de systèmes et d'applications pour les systèmes informatiques doivent également être conservées.

1. Les Archives de l'État sont habilitées à consulter les registres et les archives des services, ainsi qu'à vérifier le classement, la conservation et l'état des documents.

2. Elles ont, pour l'accomplissement de leurs missions, notamment pour l'évaluation de l'importance archivistique des documents, accès à tous les documents et systèmes ainsi qu'aux documentations de projet, de système et d'application.

3. Elles prennent des dispositions à l'égard des autorités concernant la gestion correcte des dossiers, le classement, la conservation et la remise des documents.

1. Les autorités proposent au plus tard dix ans après la dernière augmentation les documents qui ne sont plus constamment nécessaires aux Archives de l'État pour évaluation de leur valeur archivistique et éventuelle prise en charge, à moins qu'aucuns délais de conservation et aucune convention avec celui-ci ne s'appliquent.

2. Le délai peut être prolongé par les Archives de l'État si l'autorité ayant l'obligation de proposition démontre de manière justifiée qu'elle a encore besoin des documents.

3. Les autorités organisent les documents de manière à ce qu'ils puissent être évalués et remis aux Archives de l'État sans effort supplémentaire.

4. Les documents soumis à un délai de conservation ou de protection doivent être identifiés lors de la proposition.

5. En cas de dissolution d'une autorité, ses documents doivent être proposés aux Archives de l'État en concertation avec le successeur légal.

1. L'autorité tenue de proposer suggère quels documents doivent être archivés du point de vue juridique et administratif.

2. Les Archives d'État évaluent les documents proposés selon des critères historiques et archivistiques. Elles décident, en tenant compte des propositions de l'autorité tenante de proposer, si les documents doivent être archivés de manière permanente.

1. Les documents dignes d'archive doivent être déposés dans des contenants adaptés à l'archivage, étiquetés, et livrés au moment convenu aux archives de l'État, accompagnés d'un bordereau de dépôt, sans qu'il soit nécessaire de le demander.

2. Le bordereau de dépôt contient au minimum les informations suivantes

a) le volume du dépôt (nombre de volumes, boîtes, etc.) ;

b) le contenu de la livraison (liste des dossiers) ;

c) la période couverte par les documents (date du plus ancien et du plus récent enregistrement).

3. L'autorité tenue de proposer l'offre organise le transport en accord avec les archives de l'État.

4. Les archives de l'État préparent, sur la base du bordereau de dépôt, un protocole d'accès qui doit être signé par l'autorité déposante.

1. Les documents qui ne sont pas dignes d'archivage et qui ne sont plus nécessaires doivent être détruits avec l'accord des Archives d'État, tout en respectant la protection des données. Sous réserve de la période de conservation éventuelle.

1. Les archives doivent être consultées principalement aux Archives d'État.

2. Les Archives d'État sont ouvertes au public dans la limite des places disponibles en salle de lecture et conformément au règlement d'utilisation qu'elles ont établi.

3. Les Archives d'État peuvent mettre à disposition des copies à la place des originaux, si cela est nécessaire pour la protection des archives.

4. Les archives dont l'état de conservation est mauvais peuvent être interdites à la consultation.

1. Les Archives d'État accordent l'accès aux documents d'archives avant l'expiration du délai de protection uniquement sur demande écrite.

2. La demande doit préciser les intérêts pour l'accès, l'objectif d'utilisation et le contexte d'utilisation ainsi que la réutilisation des données, y compris les intentions de publication.

3. Les Archives d'État peuvent autoriser l'accès sous conditions et modalités, notamment elles peuvent exiger l'anonymisation des données ou interdire la création de reproductions.

1. Quiconque ne respecte pas les conditions imposées, manipule de manière négligente les archives et les endommage, ou enfreint gravement le règlement d'utilisation, sera exclu de l'utilisation des archives par les Archives d'État.

1. L'archive nationale peut prêter des documents d'archives aux autorités déposantes ou à des fins d'exposition. Elle peut soumettre le prêt à des conditions et exigences spécifiques.

2. Les documents d'archives particulièrement précieux, susceptibles de dommages ou très fréquemment utilisés ne seront pas prêtés.

1. Les archives ne peuvent être aliénées que si elles

a) existent en deux ou plusieurs exemplaires identiques et que les copies ne sont plus nécessaires ;

b) n'ont aucun lien avec le canton de Soleure ;

c) servent à l'apurement des fonds entre les Archives d'État et d'autres archives et bibliothèques cantonales et communales.

2. L'échange d'archives est autorisé, à condition qu'il permette de combler des lacunes dans les fonds des Archives d'État.

1. Les Archives d'État garantissent la conservation des documents d'archives et prennent les mesures de conservation, de restauration ou techniques nécessaires à cet effet.

2. L'archivage numérique à long terme peut être effectué en collaboration avec d'autres organismes de droit public. Les accords administratifs correspondants nécessitent l'approbation du Conseil d'État.

1. Les directives suivantes sont abrogées

a) Directives sur la gestion des documents du 11 août 1992 ;

b) Directives pour les Archives de l'État du 11 août 1992.

1. Ce règlement entre en vigueur en même temps que la loi sur les archives, le 1er janvier 2007.

2. Réservé demeure le droit d'opposition du Conseil cantonal.