Ordonnance sur l'information et la protection des données (InfoDV) - Points d'information (InfoDV)

1. Des affaires du Conseil d'État et de ses commissions informent le Landamman ou la Landammanne ou le Chancelier d'État ou la Chancelière d'État.

2. Des affaires d'un département informe son chef ou sa cheffe. Cette tâche peut être déléguée à des responsables des médias.

1. Le Conseil exécutif nomme un ou une délégué(e) aux médias. Celui-ci ou celle-ci

a) planifie et coordonne l'information officielle du Conseil exécutif et de l'administration;

b) conseille et soutient le Conseil exécutif et l'administration dans les questions d'information et de communication;

c) établit et entretient les relations avec les médias.

2. Les délégués aux médias des départements

a) planifient et coordonnent l'information officielle dans leurs domaines respectifs;

b) informent sur mandat du chef ou de la cheffe de département;

c) rédigent des communiqués de presse et les transmettent au délégué aux médias du Conseil exécutif;

d) facilitent les contacts entre les bureaux et les médias.

1. Le ou la délégué(e) aux médias du conseil de gouvernement publie des communiqués de presse, éventuellement accompagnés de documents supplémentaires sur les délibérations du conseil de gouvernement.

2. Le chef ou la cheffe d'un département peut, après en avoir informé préalablement le conseil de gouvernement, organiser des conférences de presse. Les conférences de presse couvrant des domaines qui dépassent les compétences d'un département sont décidées par le conseil de gouvernement. Le ou la délégué(e) aux médias du conseil de gouvernement coordonne les dates et envoie les invitations.

3. Les autorités prennent en considération dans la mesure du possible les besoins des médias lors du choix du moment et de la forme de l'information officielle.

1. Le Bulletin officiel du canton de Soleure sert d'organe de publication pour les annonces officielles conformément à l'Ordonnance sur les organes de publication officiels (Ordonnance de publication, OPu) du 2 mai 2023.

2. ...

1. La demande d'accréditation doit être adressée par écrit à la Chancellerie d'État.

2. La Chancellerie d'État décide de l'octroi et du retrait de l'accréditation ; elle tient un registre des personnes accréditées.

3. Les professionnels des médias accrédités bénéficient des services suivants

a) envoi gratuit de tous les communiqués de presse, de tous les messages et projets envoyés par le Conseil exécutif au Grand Conseil, ainsi que d'autres documents destinés aux médias ;

b) invitation aux conférences de presse ;

c) participation aux séances du Grand Conseil sur les places réservées aux médias, dans la mesure où l'espace le permet ; les représentants des médias soleurois ont la priorité.

1. Si un document officiel est disponible auprès de plusieurs autorités, c'est l'autorité qui a créé le document ou celle qui l'a reçu de tiers qui répond à une demande d'accès.

1. La demande d'accès aux documents officiels peut être faite oralement ou par écrit ; les documents doivent être désignés de manière suffisamment précise. L'autorité peut exiger la forme écrite.

2. L'autorité qui souhaite percevoir une taxe en raison d'un effort particulier (§ 40 al. 2 let. a InfoDG) informe au préalable la personne faisant la demande.

1. L'autorité examine dans chaque cas s'il faut restreindre, différer ou refuser l'accès.

2. En cas de doute quant à l'existence d'intérêts privés dignes de protection, l'autorité entend les personnes concernées.

1. Les intérêts opposés sont, dans la mesure du possible, préservés par la couverture.

2. Si les intérêts privés ne peuvent pas être préservés par la couverture, l'autorité demande le consentement des personnes concernées; elle les informe de leur droit de refus.

3. L'autorité refuse l'accès au document officiel si les personnes concernées n'ont pas donné leur consentement; sous réserve des dispositions de l'article 15, alinéas 1 et 2, lettres a - c, de la loi sur l'information et la protection des données.

1. **Accès aux documents officiels** est généralement accordé par l'autorité compétente pendant les heures ouvrables normales. L'autorité veille à la sécurité des documents pendant leur consultation.

2. **L'autorité motive son avis par écrit sur demande** (§ 35 al. 2 InfoDG), lorsqu'une demande d'accès écrite est présentée.

1. En règle générale, les informations administratives sont fournies oralement sur demande verbale et par écrit sur demande écrite.

1. Mesures techniques et organisationnelles (§ 16 al. 1 let. c InfoDG) doivent être prises notamment contre les risques suivants

a) destruction non autorisée ou accidentelle ;

b) perte accidentelle ;

c) erreurs techniques ;

d) falsification, vol, utilisation illicite ;

e) modification, copie, accès non autorisés.

2. Les mesures doivent correspondre à l'objectif, à la nature et à l'étendue du traitement des données, ainsi qu'aux dangers potentiels pour les droits de la personnalité des personnes concernées. Elles doivent être conformes à l'état de la technique et doivent être périodiquement vérifiées quant à leur efficacité et leur proportionnalité.

1. L'autorité documente le traitement automatisé de données personnelles particulièrement sensibles et de profils de personnalité, lorsqu'aucune mesure préventive ne garantit la protection des données, notamment l'utilisation des données conformément à leur finalité.

2. Les protocoles doivent être mis à la disposition du ou de la délégué(e) à l'information et à la protection des données pendant une année.

1. L'autorité indique l'actualité et l'exhaustivité des données lors de leur communication, sauf si cela ressort des données elles-mêmes ou des circonstances.

1. Le contrôle des habitants fournit aux autorités les renseignements nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches, individuellement ou de manière systématique (renseignements en bloc).

2. Le contrôle des habitants fournit aux particuliers les informations mentionnées à l'article 22, alinéa 1 de la InfoDG. La demande d'information sur l'état civil ainsi que la demande de renseignements en bloc (article 22, alinéa 2 de la InfoDG) doit être formulée par écrit et motivée; l'information est fournie par écrit.

1. La chancellerie d'État peut publier sur Internet les décisions du Conseil d'État ainsi que des informations ne contenant pas de données personnelles particulièrement sensibles ; les départements peuvent publier sur Internet des informations ne contenant pas de données personnelles particulièrement sensibles.

**1. Le registre contient pour chaque ensemble de données les informations suivantes :**

a) Dénomination et adresse de l'autorité;

b) Dénomination, objectif et base légale de l'ensemble de données;

c) Catégories de personnes concernées et des données personnelles traitées;

d) Catégories d'autorités et de tiers auxquels les données sont communiquées sans demande ou rendues accessibles par un système d'interrogation;

e) Nombre approximatif de personnes concernées;

f) Catégories d'autorités et de tiers autorisés à entrer et modifier les données.

**2. L'autorité déclare chaque ensemble de données avant son ouverture, ainsi que tout projet de traitement automatisé de données personnelles auprès du ou de la délégué(e) à l'information et à la protection des données (IDSB). La déclaration comprend les informations mentionnées au paragraphe 1.**

**3. L'autorité fournit au ou à la délégué(e) à l'information et à la protection des données chaque année le 1er janvier une copie complète du registre de ses ensembles de données. Les changements survenus l'année précédente sont mis en évidence.**

1. Le registre central peut être consulté par toute personne auprès du ou de la délégué(e) à l'information et à la protection des données, à la chancellerie d'État et dans les bureaux des préfectures. Le ou la délégué(e) à l'information et à la protection des données peut publier le registre central sur Internet.

1. L'autorité confirme le blocage par écrit dès qu'elle l'a effectué.

1. Le ou la délégué(e) à l'information et à la protection des données (IDPB) est administrativement rattaché(e) à la Chancellerie d'État.

2. Le ou la délégué(e) à l'information et à la protection des données sollicite l'avis du Bureau de l'informatique et de l'organisation avant de recommander des mesures techniques de protection des données aux autorités cantonales.

1. Les autorités cantonales soumettent au délégué à l'information et à la protection des données tous les projets d'ordonnances et de mesures qui sont significatifs pour l'accès aux documents officiels ou pour la protection des données.

2. Les autorités cantonales informent le délégué à l'information et à la protection des données de leurs directives et, sous une forme anonymisée, de leurs décisions fondamentales dans le domaine de l'accès aux documents officiels et de la protection des données.

1. Le ou la délégué(e) à l'information et à la protection des données peut notamment exiger des informations des autorités, telles que

a) les mesures techniques et organisationnelles qui ont été prises ou sont prévues ;

b) les réglementations concernant le blocage, la rectification, l'anonymisation, le stockage, la conservation et la destruction des données ;

c) la configuration des moyens informatiques ;

d) les liens avec d'autres collections de données ;

e) la nature et l'étendue de l'accès aux données en mode interrogation.

2. Pour la réalisation d'audits informatiques en matière de protection des données auprès des autorités cantonales, le ou la délégué(e) à l'information et à la protection des données peut faire appel au contrôle financier cantonal.

3. Le ou la délégué(e) à l'information et à la protection des données peut recommander aux autorités de faire effectuer un audit de protection des données par des experts externes.

4. Si le ou la délégué(e) à l'information et à la protection des données adresse une recommandation à une autorité, il ou elle en informe l'autorité supérieure de celle-ci.

1. Les autorités prennent les mesures techniques et organisationnelles nécessaires (§ 16 al. 1 let. c InfoDG; § 12 s. InfoDV) au plus tard dans les deux ans suivant l'entrée en vigueur de ce règlement.

1. Sont abrogés

a) le règlement sur l'information du public par le Conseil d'État et l'administration cantonale du 19 novembre 1984;

b) le règlement sur l'accès aux dossiers et la remise de documents de l'administration cantonale du 25 février 1975;

c) le règlement sur la protection des données et la sécurité des données dans l'administration cantonale du 4 décembre 1979;

d) § 15 du règlement concernant le traitement des données personnelles des employés de l'État du 20 novembre 1990;

e) § 10 des instructions pour les Archives de l'État du 11 août 1992.

1. Ce règlement entre en vigueur avec la Loi sur l'information et la protection des données.

2. Sous réserve du droit d'opposition du Conseil du canton.