Dispositions d'exécution sur les compétences d'engagement et le dossier du personnel - Conseil d'État

1. Le Conseil d’État nomme

a. les chefs et cheffes des offices ;

b. les secrétaires de département (cadre supérieur) ;

c. le syndic ou la syndique.

2. Il désigne les membres d’autorités à titre accessoire, dans la mesure où la législation ne déclare pas une autre instance comme compétente. Il établit également les rapports de service ou de mandat avec les membres des commissions conformément à l’art. 57, al. 2 de la loi sur l’administration de l’État.

1. Le chef ou la cheffe du département nomme

a. les chefs et cheffes de sections (cadre intermédiaire) ;

b. les chefs et cheffes de services en l'absence de directions de sections ;

c. les employés à partir du niveau fonctionnel 6, dans la mesure où ils sont directement subordonnés à une direction d'office ou au secrétaire ou à la secrétaire du département.

1. Le chef ou la cheffe de service et le secrétaire ou la secrétaire du département recrutent les autres employés placés sous leur autorité.

1. Le service du personnel engage les apprentis de l'administration cantonale.

1. L'autorité d'engagement comprend, dans le cadre du plan des postes et des crédits approuvés dans le budget prévisionnel, également l'autorité de réaménagement et de suppression des postes conformément à l'article 7 du règlement du personnel[3].

2. L'autorité d'engagement comprend en outre toutes les décisions relatives au droit du personnel, notamment

a. la rémunération ;

b. l'affectation des tâches (cahier des charges) ;

c. l'autorisation d'exercer des activités accessoires ;

d. la dispense de l'obligation de résidence ;

e. le réaménagement ou la cessation de la relation de service.

3. Si un engagement doit être résilié par l'instance compétente pour l'engagement, le service du personnel doit être impliqué dès le début. Il accompagne toutes les étapes de la procédure.

1. Avant de pourvoir un poste à nouveau, l'autorité responsable des nominations examine la nécessité de ce pourvoi, communique le résultat de cet examen à l'office du personnel et lui demande de lancer la procédure de mise au concours ou de recrutement. Si l'office du personnel est l'autorité de nomination, il transmet le résultat de son examen à la cheffe ou au chef de département ou à la chancelière ou au chancelier, sauf pour l'embauche des apprentis.

2. En cas de désaccord entre l'office en tant qu'autorité de nomination et l'office du personnel sur la nécessité de pourvoir à nouveau un poste, la cheffe ou le chef de département de l'office de nomination ou la chancelière ou le chancelier décide ; dans les autres cas, c'est le Conseil d'État qui tranche.

1. Un poste n'a pas besoin d'être publié, si une candidature interne convaincante existe. Une candidature interne est considérée comme convaincante si les connaissances nécessaires pour le nouveau poste, les connaissances générales en administration publique ainsi que les conditions personnelles requises sont présentes.

2. La décision de renoncer à une publication revient à l'autorité chargée du recrutement, après consultation avec le service du personnel.

1. Le Service du personnel traite les candidatures reçues, compile les documents nécessaires à l'attention des supérieurs responsables et informe les candidates et candidats de l'état des démarches. Il effectue les démarches nécessaires.

2. Les contrats de travail sont établis exclusivement par le Service du personnel, qui se charge également de l'administration des entrées.

3. Les contrats de travail sont signés par l'autorité compétente pour l'embauche et par la personne concernée.

4. Le service d'embauche informe, en concertation avec le Service du personnel, les services internes à l'administration et, en concertation avec la Chancellerie d'État, le public.

5. L'intégration et l'accompagnement des nouveaux employés sur le lieu de travail sont assurés par les supérieurs hiérarchiques. Le Service du personnel veille à l'information générale sur les droits et obligations des employés ainsi que sur les prestations de l'employeur.

1. Sont considérés comme dossiers ou données personnels tous les documents relatifs à une relation de travail particulière, conservés par l'employeur dans le dossier personnel, sous forme électronique ou papier.

2. Les dossiers personnels des employés peuvent être divisés en un dossier principal et un dossier secondaire.

3. Le bureau du personnel tient, pendant la durée de la relation de travail, un dossier personnel structuré de manière uniforme pour tous les employés (dossier principal), qui doit être mis à jour en continu. La gestion doit être effectuée selon des règles généralement reconnues.

4. L'administration de la paie peut gérer un dossier secondaire contenant les données relatives au calcul et au paiement des salaires.

5. Les supérieurs hiérarchiques directs peuvent tenir un dossier secondaire par employé avec le contenu suivant

a. Copies des évaluations des employés ;

b. Copie du contrat de travail et de la description de poste ;

c. Tableaux de contrôle du temps de travail et des absences ;

d. Documents relatifs à la formation initiale et continue.

1. Le dossier personnel ne doit contenir que les données nécessaires à l'exécution de la relation de travail. Le dossier principal et le sous-dossier doivent être examinés périodiquement - généralement tous les deux ans - à cet effet.

2. Tenir des dossiers du personnel en dehors du dossier principal et du sous-dossier est interdit. En sont exclus les notes destinées exclusivement à un usage personnel, en tant qu'outil de travail personnel ou aide-mémoire.

1. Les employés ont le droit d'obtenir des informations sur le contenu de leur dossier personnel. Si une demande d'information est faite, l'accès à l'information ne peut être limité, refusé ou différé que de manière exceptionnelle, lorsque des intérêts privés ou publics prépondérants s'y opposent.

2. Les supérieurs hiérarchiques peuvent, sur demande, avoir accès au dossier personnel (dossier principal) de leurs employés.

1. Les dossiers personnels doivent être protégés contre l'accès, la consultation et la modification par des personnes non autorisées.

2. À la fin du contrat de travail, les dossiers principaux et secondaires sont conservés pendant dix ans par le service du personnel. Après l'expiration de la période de conservation, les dossiers personnels seront proposés aux archives de l'État. La protection des données et la sécurité des données doivent être garanties.

1. Ces dispositions d'exécution s'appliquent en principe à toutes les procédures en cours relatives au droit du personnel dès leur entrée en vigueur, à l'exception des procédures de recours en cours.

1. ... [4]

1. À l'entrée en vigueur des présentes dispositions d'exécution, les dispositions d'exécution relatives au personnel du 28 janvier 1992 sont abrogées.

1. Ces dispositions d'exécution entrent en vigueur le 1er juillet 1999.