Champ d'application

1. Cette ordonnance régit

a. l'archivage des documents

1. du Grand Conseil,

2. du Conseil d'État et de l'administration cantonale,

3. des tribunaux, sous réserve de dispositions contraires de la législation sur l'organisation judiciaire, et

4. d'autres personnes physiques et morales de droit public et privé, dans la mesure où elles remplissent des tâches cantonales ;

b. l'utilisation des archives par les organes du canton ainsi que par la population et les tiers.

2. Les Archives d'État archivent également les documents qui leur sont remis conformément à une disposition légale ou un accord particulier par les communes, les corporations ou les particuliers en tant que dépôts.

1. L'archivage sert à la conservation sécurisée et au traitement adéquat des documents précieux sur le plan juridique, politique, économique, historique, social et culturel pour l'administration, la sécurité juridique et la recherche.

2. Les documents au sens du présent règlement sont toutes les informations enregistrées, indépendamment du support d'information, qui ont été reçues ou créées par le canton lors de l'accomplissement de tâches publiques, ainsi que tous les outils et données complémentaires nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces informations.

3. Sont considérés comme archives les documents qui ont été pris en charge pour conservation par les archives d'État. Ils sont dignes d'intérêt archivistique s'ils ont une importance administrative ou juridique permanente ou s'ils possèdent une grande valeur informative.

1. Les Archives d'État sont responsables de l'archivage des documents au sens de ce règlement, sauf si la législation ou le Conseil d'État désigne expressément une autre entité.

2. Les Archives d'État ont notamment pour mission

a. D'acquérir, examiner, sélectionner, ordonner, traiter, conserver de manière sécurisée, y compris par microfilmage et restauration, et communiquer les biens archivistiques selon des principes professionnels;

b. De conseiller les organismes tenus d'offrir leurs documents dans l'organisation et la gestion de leurs registres et archives intermédiaires, ainsi que de publier des directives appropriées;

c. De collecter des sources pour l'histoire du canton et des publications officielles en accord avec la bibliothèque cantonale;

d. D'informer et documenter les Conseils du canton, du gouvernement et de la chancellerie d'État;

e. D'organiser des visites guidées des archives et des expositions;

f. De publier des travaux scientifiques;

g. De préparer des mesures de protection des biens archivistiques en cas de catastrophe;

h. De conseiller les communes et corporations dans l'organisation et la gestion de leurs archives;

i. De s'engager pour la protection des archives et des successions de personnes de droit privé et public.

1. Les documents doivent être conservés par les entités soumises à l'obligation de proposer, dans des registres ou des archives intermédiaires ordonnés. Le plan de classement des registres des entités soumises à l'obligation de proposer doit être établi en concertation avec les Archives de l'État et être périodiquement vérifié.

1. Les entités ou personnes soumises à l'obligation de soumission sont celles mentionnées à l'article 1, alinéa 1 de ce règlement. Elles doivent proposer au transfert aux Archives de l'État tous les documents dont elles n'ont plus besoin de façon permanente.

2. Les registres et archives intermédiaires des entités soumises à l'obligation de soumission doivent être examinés généralement tous les dix ans en ce qui concerne l'obligation de soumission.

1. Les Archives de l'État déterminent, en collaboration avec les entités ou personnes soumises à l'obligation de dépôt, quels documents sont dignes d'archivage et doivent être remis.

1. Les documents doivent être remis aux archives d'État dans un état ordonné et propre. Un rapport de dépôt et un inventaire doivent être établis et joints à chaque dépôt.

2. Les documents relatifs aux décisions du Conseil d'État ou du Grand Conseil doivent être remis par les départements avec les propositions de la chancellerie d'État et ne doivent plus être retirés. Des exceptions peuvent être convenues avec la chancellerie d'État et doivent être consignées dans un inventaire.

3. Les imprimés officiels doivent être livrés immédiatement après leur parution, généralement en trois exemplaires, aux archives d'État.

1. Les documents soumis à l'obligation d'offre ne peuvent être détruits sans l'accord des Archives de l'État.

2. Les Archives de l'État ne détruisent en principe aucun document sans l'accord de l'organisme déposant.

3. Après l'expiration des délais de conservation légaux ou convenus avec l'organisme déposant, les Archives de l'État décident du sort de ces documents.

1. Les documents qui étaient déjà accessibles au public avant leur dépôt aux archives d'État restent publics et peuvent être rendus accessibles via un portail d'archives sur Internet.

2. En outre, les archives sont accessibles au public, sous réserve de dispositions légales particulières et de l'art. 10 de ce règlement, après l'expiration d'un délai de protection de 30 ans.

3. Le délai de protection est calculé à partir de la date du document le plus récent d'une affaire ou d'un dossier.

4. La consultation des successions ou dépôts de personnes physiques ou morales est régie par les dispositions des contrats de cession. En l'absence de telles dispositions, celles applicables aux archives du canton s'appliquent.

1. Archives dont l'accès est basé sur des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles particulièrement sensibles sont soumises à une période de protection de 50 ans, sauf si la personne concernée a consenti à leur consultation.

2. Si, pour certaines catégories d’archives ou dans des cas particuliers, il existe un intérêt public ou privé prépondérant et légitime empêchant la consultation par des tiers, le Conseil d'État, ou le Tribunal supérieur pour les dossiers judiciaires, peut, à la demande de l'organisme déposant ou des archives de l'État, limiter ou interdire temporairement l'accès après l'expiration de la période de protection.

1. Les services dépositaires peuvent, sur demande des Archives d'État, rendre accessibles au public les documents d'archives avant l'expiration des délais de protection fixés aux articles 9 et 10 de ce règlement, ou permettre la consultation par des personnes spécifiques, si

a. aucune disposition légale et

b. aucun intérêt public ou privé prépondérant et digne de protection ne s'y oppose.

2. La consultation peut être assortie de conditions et d'exigences ; notamment, l'anonymisation des données personnelles peut être exigée.

3. Les services dépositaires peuvent à tout moment consulter les documents qu'ils ont déposés. Toutefois, les documents d'archives ne peuvent plus être modifiés.

4. Sous réserve d'une disposition de l'organisme déposant

a. la consultation peut être accordée pour l'édition de documents dans le cadre de litiges juridiques ;

b. la fourniture d'informations et la consultation peuvent être accordées aux personnes concernées en vertu des dispositions sur la protection des données. Les personnes concernées ne peuvent pas exiger la destruction ou la correction des données, mais seulement faire noter leur caractère contesté ou erroné.

1. L'utilisation de documents d'archives à des fins commerciales nécessite une autorisation du conseil du gouvernement. Celle-ci peut être conditionnée à un accord contractuel concernant l'étendue de l'utilisation et une éventuelle participation aux bénéfices du canton.

1. Les archives ne peuvent être prêtées qu'à titre exceptionnel et uniquement à des fins publiques, de recherche ou d'utilisation par les services administratifs. Dans ce cas, les mesures de sécurité nécessaires doivent être prises.

2. L'utilisation des archives doit se faire dans les locaux et pendant les heures d'ouverture ordinaires des archives de l'État. Les salles de dépôt sont interdites aux utilisateurs. Les transcriptions, copies, photos ou autres reproductions ne peuvent être réalisées qu'avec l'autorisation des archives de l'État.

1. De tous les travaux et publications, qui reposent en tout ou en partie sur des archives de l'archive d'État, un exemplaire justificatif doit être remis gratuitement à celle-ci.

1. Avec l'entrée en vigueur de ce règlement, les directives relatives aux Archives d'État du 17 février 1981 sont abrogées.

1. Le Conseil d'État détermine la date d'entrée en vigueur de ce règlement. Il est soumis au référendum facultatif.