Ordonnance d'exécution de la loi sur la gestion des documents et l'archivage (VAA) - Bureaux responsables de la gestion des dossiers (VAA)

1. Les autorités désignent les services gestionnaires des dossiers dans leur domaine de compétence.

2. Chaque service gestionnaire de dossiers désigne une personne responsable de la gestion des dossiers.

1. Les services responsables de la tenue des dossiers établissent un système de classement pour leurs documents, divisant ces documents en groupes de dossiers. Pour chaque groupe de dossiers, il convient de régler au minimum les aspects suivants

a) la forme obligatoire des documents conformément à l'article 3, paragraphe 1 ;

b) les délais de conservation et les règles de conservation ;

c) le système ou l'application utilisée ;

d) le mode de répertoriage.

1. La tenue des dossiers peut se faire sur papier, de manière numérique ou sous une forme mixte.

2. Aux fins d'archivage, l'extraction sélective des documents dignes d'archivage des systèmes utilisés doit être garantie. Une simplification des documents est autorisée.

3. Autant que possible, des interfaces standard sont utilisées pour l'archivage.

4. Pour les documents papier, du papier apte à l'archivage doit être utilisé. Les archives des autorités doivent être entreposées dans des locaux qui garantissent que les documents survivent à la durée de conservation dans un état bon et ordonné.

1. Les versions numériques des dossiers soumis sous forme papier sont considérées comme des originaux, si elles sont converties dans un format numérique à l'aide d'une procédure de numérisation uniformément réglementée après leur réception et transmises au système de gestion des affaires de l'autorité.

2. Lors de la conversion en forme numérique, il faut s'assurer, conformément à l'état de la technique, que le document numérique correspond au document papier et qu'il ne peut pas être modifié sans que cela ne puisse être détecté.

3. Le Département des Finances et des Communes émet, en consultation avec les services concernés, une directive détaillant la procédure uniformément réglementée de numérisation ainsi que la conservation temporaire et la destruction des dossiers soumis sous format papier.

4. L'autorité doit consigner, dans une réglementation organisationnelle, les personnes responsables de la numérisation, les documents exclus de la numérisation et de la destruction, ainsi que la durée de conservation des documents.

1. Les services responsables des dossiers offrent leurs documents dont le délai de conservation est expiré à l'archive compétente au moins tous les cinq ans.

1. Les autorités remettent à l'archive compétente des exemplaires justificatifs

a) des documents administratifs imprimés ou d'autres publications ayant une valeur documentaire qu'elles publient;

b) de chaque publication qu'elles ont co-rédigée ou soutenue financièrement.

1. En principe, les documents pris en charge pour l'archivage sont archivés sous la forme dans laquelle ils ont été gérés par le service responsable.

2. Les conversions de la forme numérique à la forme papier et inversement sont permises. En particulier, les documents relatifs à une opération administrative doivent être archivés, dans la mesure du possible, sous une seule forme.

1. L'organisme dépositeur met les documents dans une forme appropriée à l'archivage avant de les livrer. Les documents numériques doivent être dans des formats adaptés à l'archivage et être accompagnés des éléments descriptifs nécessaires à leur compréhension et à leur archivage.

2. L'organisme dépositeur est responsable du transport des documents vers les archives.

3. Les instruments de recherche ou répertoires correspondants doivent être remis avec les documents. Chaque livraison doit inclure un inventaire de dépôt qui liste sommairement les documents déposés avec l'indication de l'objet, de la période et de la quantité.

4. Les Archives d'État édictent des instructions techniques pour la préparation des livraisons.

1. Les salles d'archives et les systèmes d'archivage doivent garantir la protection des archives contre les dangers naturels, le feu, l'eau, l'effraction et le vol, ainsi que contre tout accès non autorisé. Le climat ambiant doit être maintenu de manière constante afin d'assurer la conservation à long terme des archives.

2. Les archives numériques sont périodiquement vérifiées pour s'assurer de leur intégralité et de leur lisibilité. Les mesures nécessaires pour la conservation des données, notamment les migrations de formats et les changements de supports, doivent être planifiées dans le cadre de la pérennité des collections.

1. Un prêt temporaire de documents d'archives pour des expositions ou à des institutions et personnes qualifiées est autorisé. Il doit être garanti dans chaque cas que les documents d'archives soient conservés de manière appropriée et suffisamment sécurisée sur le lieu du prêt.

1. Le droit d'accès comprend

a) Consultation des instruments de recherche (répertoires) ;

b) Consultation des documents ;

c) Reproduction autonome des documents par copie ou photographie ;

d) Reproduction et réutilisation des informations obtenues, notamment dans des publications.

1. L'utilisation d'un archiv doit être possible sur rendez-vous dans un délai de sept jours.

2. Les utilisateurs d'archives doivent, à la demande, prouver leur identité et indiquer l'objet de leurs recherches.

3. Les utilisateurs d'archives ne doivent généralement pas se trouver sans supervision dans les réserves d'un archiv.

4. Les utilisateurs d'archives doivent soumettre à l'archiv un exemplaire de tout ouvrage publié qui s'appuie, en tout ou en partie, sur leurs recherches dans les archives.

5. Pour des raisons de conservation, certaines collections peuvent être temporairement mises hors d'accès pour une période déterminée.

1. L'autorité responsable d'un archivage adopte un règlement d'utilisation.

1. Les personnes requérantes qui souhaitent obtenir un droit de regard sur les archives les concernant se voient accorder ce droit sans autres formalités, dans la mesure où les documents archivistiques pertinents peuvent être identifiés à l'aide des instruments de recherche, et qu'aucune donnée personnelle particulièrement digne de protection de tiers n'est concernée.

2. Si des données personnelles de tiers sont concernées, les données correspondantes sont anonymisées, dans la mesure où cela est compatible avec une gestion administrative rationnelle. Dans le cas contraire, le traitement de la demande d'accès est régi par la procédure de l'article 15.

1. Les autorités qui doivent consulter des archives qu'elles ont déposées pour accomplir leurs tâches se voient accorder l'accès dans une procédure informelle.

1. Les demandes de consultation d'archives soumises à un délai de protection doivent être justifiées par écrit et déposées auprès de l'archive compétente. Les documents d'archives correspondants doivent être désignés aussi précisément que possible. La décision est rendue dans un délai de 21 jours.

2. La procédure d'accès jusqu'à la décision de l'archive compétente est gratuite.

3. La décision relative à la consultation est prise sur la base d'une évaluation des intérêts en présence, notamment selon les critères suivants

a) Actualité et pertinence d'un projet de recherche sous-jacent à la demande de consultation ;

b) Protection de la vie privée de tiers, en particulier les personnes vivantes ;

c) Intérêts publics en matière de sécurité et d'ordre ;

d) Intérêts privés relatifs à la préservation de secrets professionnels, commerciaux ou de fabrication.

4. L'autorisation d'une demande de consultation peut être assortie de conditions, notamment pour l'anonymisation des personnes figurant dans les documents d'archives consultés.

1. L'autorité responsable d'un archivage désigne une personne responsable des archives, qui doit être signalée aux archives d'État.

1. Lorsqu'une autorité dotée de compétences archivistiques est dissoute ou fusionne avec d'autres autorités, il est nécessaire de régler le sort futur des archives.

2. Les documents d'archives existants doivent être transférés dans un dépôt d'archives public existant.

1. Les archives du canton sont inspectées périodiquement, mais au moins tous les sept ans, par les Archives d'État.

2. Les résultats des inspections et les mesures à prendre sont communiqués aux archives inspectées pour mise en œuvre.

3. En cas de manquements qui ne sont pas corrigés sur une période prolongée, les Archives d'État peuvent soumettre une demande au gouvernement, lequel peut ordonner la résolution aux frais de l'autorité compétente.