Ordonnance sur le vote et l'élection électroniques au sein des organes de direction des tribunaux (ESWV) - Objet (ESWV)

1. Ce règlement régit la tenue de réunions virtuelles des organes dirigeants des tribunaux ainsi que les conditions de participation de leurs membres aux votes et élections par voie électronique.

1. Dans le cadre de ce règlement, on entend par

a) séance virtuelle : une séance qui n’a pas lieu sur site, mais qui se tient par vidéoconférence ou téléconférence;

b) séance physique : une séance lors de laquelle les participants se rencontrent physiquement sur place.

1. Les séances virtuelles peuvent être tenues par

a) le tribunal plénier du tribunal supérieur ;

b) la commission administrative du tribunal supérieur ;

c) la commission administrative élargie ;

d) les tribunaux pléniers des tribunaux régionaux ;

e) les commissions administratives des tribunaux régionaux ;

f) la conférence présidentielle des tribunaux régionaux.

2. Les affaires relevant de l'administration ou de la surveillance judiciaire peuvent faire l'objet de séances virtuelles.

1. Les organes de direction des tribunaux tiennent en principe des réunions en présentiel.

2. Des réunions virtuelles peuvent avoir lieu si

a) une réunion en présentiel n'est pas possible ;

b) des décisions urgentes doivent être prises ;

c) la tenue virtuelle est nécessaire pour d'autres raisons.

3. Des membres individuels des organes de direction peuvent être connectés virtuellement à une réunion en présentiel avec l'accord du président ou de la présidente.

1. La présidente ou le président peut de sa propre initiative ou sur demande d’un membre décider qu’une réunion se tienne virtuellement, sauf si la majorité des membres de l’organe de direction s’y oppose.

2. Une transmission fonctionnelle doit être assurée pendant toute la durée de la réunion virtuelle. Chaque membre de l’organe de direction doit se trouver, à l’occasion d’une réunion virtuelle, dans un lieu permettant une conduite ou une participation sans perturbation. Les enregistrements de la transmission sont interdits.

1. Le ou la présidente identifie au début d'une réunion virtuelle tous les participants et constate leur présence.

2. La capacité à délibérer de l'organe de direction est régie par les dispositions de la loi sur l'organisation judiciaire.

3. Les réunions virtuelles ne sont pas enregistrées. Le procès-verbal est établi conformément aux dispositions applicables aux réunions physiques de l’organe de direction concerné.

4. Si certains participants rencontrent des perturbations significatives dans la transmission, cela doit être signalé au ou à la présidente. La réunion peut se poursuivre tant que l'organe de direction reste en capacité de délibérer.

5. L'absence de certains participants en raison de perturbations dans la transmission doit être consignée dans le procès-verbal de la réunion.

1. La séance virtuelle se déroule au moyen d'un système adapté à la transmission.

2. Le système doit permettre une communication sécurisée et simultanée entre les participants à la séance.

**1. Lors d'une séance virtuelle, les membres des organes de direction peuvent exprimer leur vote lors des délibérations et élections par prise de parole ou en levant la main visible par transmission vidéo.**

**2. Avant que le ou la présidente procède au vote ou à l'élection, il ou elle doit s'assurer du bon fonctionnement de la transmission.**

**3. Les scrutins ou élections secrets sont généralement réalisés lors de séances physiques. Ils peuvent être réalisés lors de séances virtuelles par voie électronique, sous réserve qu'une application sécurisée et appropriée soit disponible.**

**4. Si un membre exige un scrutin ou une élection secret(e), cela doit être signalé au président ou à la présidente dans un délai utile après l'annonce de l'ordre du jour mais avant la séance. Si le scrutin ou l'élection secret(e) est exigé(e) seulement durant la séance virtuelle, celle-ci doit être suspendue et continuée physiquement sauf si une application conforme à l'alinéa 3 est disponible.**

**5. Les dispositions des règlements intérieurs des organes de direction respectifs s'appliquent à la prise de décision et à la procédure électorale.**