Objet

1. La présente directive règle l'acquisition et l'achat de biens et de services au sein de la commune de Glaris Nord, pour autant que l'acquisition ne doive pas être approuvée par le Conseil communal ou l'Assemblée communale en vertu des règlements communaux ou des dispositions suivantes.

2. La présente directive doit être appliquée en respectant l'Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP).

1. L'ensemble des activités d'acquisition au sein de la commune de Glaris Nord doivent être exécutées de manière professionnelle, aux coûts optimaux, avec une sécurité contractuelle, traçables et uniformes. La présente directive doit être scrupuleusement respectée et mise en œuvre.

1. Glaris Nord est la première Ville Équitable (Fair Trade Town) de Suisse et soutient des relations commerciales équitables à long terme, des prix stables et transparents, des conditions de travail sociales et des méthodes de culture durables.

1. Matériaux spécifiques aux départements, entretien, acquisitions activables ou non activables et services (critères pour l'activation selon le chapitre Comptabilité des investissements du manuel HRM2) sont directement acquis par les départements.

2. Matériel de consommation général, entretien, acquisitions activables ou non activables et services, qui sont utilisés dans tous les départements, sont coordonnés par le département Finances et Participations.

1. Les attributions de marchés qui doivent être approuvées par le Conseil communal sont sollicitées par les services compétents.

1. Le choix des fournisseurs doit être objectif, traçable, transparent et garantir l'égalité des chances.

1. Les critères d'offre et d'attribution sont régis par les dispositions de la Loi fédérale sur les marchés publics et les réglementations cantonales.

1. L'appel d'offres doit garantir la concurrence et l'offre économiquement la plus avantageuse doit être sélectionnée. Le nombre d'offres doit être déterminé de manière objective, compréhensible et transparente.

1. Avant l'attribution d'un mandat, les besoins doivent être clarifiés et alignés sur le budget respectif. Le contrôle des coûts est impératif.

2. Les adjudications de gré à gré sont autorisées dans les conditions suivantes

a) Acquisitions (ponctuelles et récurrentes) de matériel, de services et d'entretien

1. Les adjudications d'une valeur totale inférieure à CHF 15'000.00 peuvent être effectuées aux conditions connues et convenues ;

2. pour les adjudications d'une valeur totale de CHF 15'000.00 à CHF 30'000.00, au moins deux offres écrites doivent être obtenues ;

3. pour les adjudications d'une valeur totale supérieure à CHF 30'000.00, au moins trois offres écrites doivent être obtenues ;

4. Les accords de livraison pour les adjudications récurrentes doivent être renouvelés tous les quatre ans.

b) Consultations et honoraires de spécialistes externes

1. d'une valeur totale inférieure à CHF 50'000.00 peuvent être sollicitées aux conditions connues et convenues ;

2. d'une valeur totale supérieure à CHF 50'000.00, au moins trois offres écrites doivent être obtenues.

c) Les remplacements urgents, notamment en cas de panne d'appareils ou de machines, ne permettant pas l'obtention d'offres, peuvent être attribués de gré à gré. Pour les remplacements dont la valeur totale est supérieure à CHF 15'000.00, l'approbation ultérieure du Conseil communal doit être obtenue.

d) L'adjudication avec un nombre d'offres écrites inférieur au nombre requis doit être justifiée, approuvée par le chef de service et consignée au dossier.

e) Les services de spécialistes externes régulièrement sollicités peuvent être utilisés sans l'obtention d'offres comparatives pour des situations similaires. Il doit être justifié au cas par cas de quel cas particulier il s'agit et dans quel délai de nouvelles offres comparatives seront demandées.

1. Les attributions doivent être faites par écrit. Les attributions et les décomptes doivent être pourvus d'une imputation (nature de coût / centre de coût ou projet d'investissement / centre de coût).

2. Les acquisitions uniques et récurrentes inférieures à CHF 15'000.00 par an, ou les acquisitions de remplacement urgentes, peuvent exceptionnellement être attribuées par téléphone. En cas d'attribution téléphonique, la traçabilité doit être assurée.

1. Pour les acquisitions de gré à gré, un contrôle des coûts doit toujours être obtenu auprès d'un responsable budgétaire. L'adjudication est en principe accordée à l'offre la plus économique. La responsabilité globale du budget par département incombe aux chefs de domaine. Ceux-ci peuvent déléguer des budgets partiels aux chefs de service, chefs de section, directeurs d'école, gestionnaires de dossiers et secrétariats.

2. Les attributions de marché supérieures à CHF 30'000.00 doivent être approuvées par écrit par le chef de domaine.

1. Les approvisionnements doivent être livrés directement au destinataire final. Le contrôle de la commande, de la quantité contenue et la signature du bon de livraison sont obligatoires. Le bon de livraison doit être comparé à la facture.

2. Les livraisons incomplètes ou endommagées/défectueuses doivent être signalées sans délai au fournisseur.

1. Le matériel entreposé doit faire l'objet d'un contrôle. Le niveau de stockage doit être maintenu bas. La portée des stocks doit être limitée à un trimestre. Les quantités d'achat peuvent être augmentées s'il est possible de s'approvisionner à une offre économiquement plus avantageuse, comme un rabais plus élevé, un prix de grossiste, la suppression des suppléments pour petites quantités, l'absence de frais de transport, etc. Avant toute attribution, il convient de toujours vérifier le besoin, le stock et la portée des stocks. En principe, la responsabilité du stockage incombe au fournisseur, qui doit être en mesure de livrer à tout moment sur appel.

1. L'appel d'offres dans les procédures ouvertes et sélectives doit être effectué conformément à l'Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP) et aux autres bases légales supérieures.