Ordonnance sur la gestion de projets et de portefeuilles de projets (VPPM) - Objet et Champ d'application (VPPM)

1. Ce règlement régit la procédure de gestion des programmes et des projets ainsi que la gestion du portefeuille de projets au sein de l'administration cantonale.

2. ...

1. Dans le présent règlement, les termes suivants sont utilisés au sens décrit ci-après

a. « Projet » : une initiative autonome, limitée dans le temps et non récurrente avec des objectifs définis, dont la mise en œuvre, en raison de la complexité ou de la nouveauté qu'elle implique, nécessite une organisation de projet et une gestion de projet ;

b. « Programme » : une structure organisationnelle temporaire supérieure, dans laquelle plusieurs projets sont coordonnés et gérés de manière uniforme sur la base d'un mandat de programme commun ;

c. « Portefeuille de projets » : une compilation uniforme, évaluable et à jour des programmes et projets planifiés et en cours dans un domaine de compétence déterminé ;

d. « Gestion du portefeuille de projets » : comprend toutes les tâches et processus nécessaires pour la priorisation, la coordination, le contrôle et le soutien globaux des projets planifiés et en cours ;

e. « Évaluation de projet » : un examen ponctuel d'un projet par des experts indépendants du projet, qui évaluent l'état du projet et son intégration dans l'organisation hiérarchique, établissent un jugement fondé sur les chances de succès et recommandent, si nécessaire, des mesures correctives ;

f. « Dépenses totales » : la somme de toutes les dépenses uniques liées à un projet (coûts externes) sur toute la durée du projet ainsi que les dépenses consécutives pour l'utilisation des résultats du projet sur une durée d'utilisation de 4 ans ; *

g. « Projet informatique ou de numérisation » : * un projet dont l'objectif principal est de numériser des processus métiers, de constituer ou d'utiliser des collections de données, d'introduire ou d'adapter une application métier, ou de construire ou d'améliorer des infrastructures informatiques ;

h. « Projet clé » : projets qui sont présentés dans le plan de tâches et de finances et dans le rapport annuel ; *

i. * « Portefeuille de projets numériques » : une compilation uniforme, évaluable et à jour des projets informatiques ou de numérisation planifiés et en cours.

1. En fonction des dépenses totales, les catégories suivantes de projets sont distinguées

a. Petit projet : au maximum CHF 300'000.-;

b. Projet moyen : CHF 300'000-CHF 1 million ;

c. Grand projet : plus de CHF 1 million.

2. La catégorisation selon l'al. 1 et les dispositions suivantes pour les projets s'appliquent également aux programmes.

3. Pour les projets de construction et de planification, les catégories suivantes de projets sont distinguées

a. Petits et moyens projets : jusqu'à CHF 15 millions ;

b. Grands projets : plus de CHF 15 millions.

1. Les projets de taille moyenne et les grands projets doivent être exécutés selon la méthode de gestion de projet HERMES, à l'exception des projets de construction et de planification.

2. Les projets de construction et de planification doivent être exécutés conformément aux normes de la Société suisse des ingénieurs et architectes (SIA).

3. Les exceptions aux alinéas 1 et 2 doivent être accordées par le secrétariat général de la direction compétente. À la chancellerie, les exceptions sont accordées par le chancelier ou la chancelière d'État.

4. Les petits projets peuvent être réalisés sans l'application d'une méthode spécifique de gestion de projet. Cependant, les principes de la gestion de projet générale doivent être appliqués. En particulier, il convient de

a. ne pas attribuer la même personne au rôle de mandant ou mandante et de chef ou cheffe de projet;

b. formuler un mandat de projet écrit;

c. élaborer une planification du projet;

d. réaliser une analyse des bases juridiques;

e. effectuer une analyse des besoins de protection et, en fonction de celle-ci, une évaluation des risques;

f. assurer la documentation écrite des décisions de projet;

g. vérifier régulièrement l'état du projet en termes de résultats, délais et coûts;

h. soumettre une évaluation finale du projet.

1. La responsabilité globale d’un projet incombe au secrétariat général responsable, au service en charge ou à la chancellerie d'État. Ils désignent une personne en tant que mandataire.

2. Seule une personne employée par la direction responsable du projet ou par la chancellerie d'État, ou une conseillère d'État ou un conseiller d'État, peut être mandataire.

3. Pour les grands projets, le mandataire doit être membre de la direction ou de l'équipe de direction supérieure du secrétariat général responsable, du service en charge ou de la chancellerie d'État.

4. Si la réalisation d’un projet résulte de la décision du Conseil d'État ou d’un comité (par exemple, la conférence des secrétaires généraux), il est déterminé quel secrétariat général ou quel service assume la responsabilité de chef de file pour le projet. Celle-ci peut également être prise en charge par la chancellerie d'État.

1. Les responsables des projets informatiques ou de numérisation doivent remplir les exigences suivantes en fonction de la catégorie du projet

a. Petit projet : formation de base en gestion de projet ;

b. projet moyen : formation de base en gestion de projet, certification HERMES Advanced ;

c. grand projet : formation de base en gestion de projet, certification HERMES Advanced, expérience vérifiable dans la gestion de projets moyens ou grands.

2. Les responsables d'autres types de projets doivent remplir les exigences suivantes en fonction de la catégorie du projet

a. Petit projet : formation de base en gestion de projet ;

b. projet moyen : formation de base en gestion de projet, certification HERMES Foundation ;

c. grand projet : formation de base en gestion de projet, certification HERMES Foundation, expérience vérifiable dans la gestion de projets moyens ou grands.

1. La mandante ou le mandant désigne, pour les grands projets, une personne dans le rôle de gestionnaire de la qualité et des risques selon la méthode HERMES. Cette personne ne doit pas provenir du même secrétariat général ou du même service que la mandante ou le mandant.

2. La gestionnaire ou le gestionnaire de la qualité et des risques pour les grands projets doit posséder une certification de niveau HERMES Foundation et des expériences avérées dans la gestion de grands projets.

**1.** Chaque direction et la chancellerie d'État tiennent un portefeuille de projets qui comprend tous les projets moyens, grands et clés planifiés et en cours dans leur domaine de compétence.

**1bis.** Pour les projets de construction et de planification, seuls les grands projets et les projets clés sont inclus dans le portefeuille de projets.

**2.** Les petits projets peuvent être intégrés individuellement dans le portefeuille de projets ou sous la forme d'un projet collectif.

**3.** La direction des finances et des affaires ecclésiastiques fournit l'outil et les processus standardisés nécessaires à la gestion du portefeuille de projets.

**4.** Les directions et la chancellerie d'État établissent les processus nécessaires de gestion du portefeuille de projets dans leur domaine de compétence et nomment une gestionnaire ou un gestionnaire de portefeuille de projets.

1. Les cheffes et chefs de projet informent trimestriellement la gestionnaire ou le gestionnaire du portefeuille de projets de leur direction ou de la chancellerie d'État de l'état des projets inscrits dans le portefeuille.

2. La gestionnaire ou le gestionnaire du portefeuille de projets évalue l'état des projets et fait rapport au secrétariat général compétent ou à la chancellerie d'État respectivement.

3. Les secrétariats généraux ou la chancellerie d'État, selon le cas, ordonnent, si nécessaire, des mesures pour les projets relevant de leur domaine de compétence, telles que des évaluations de projet.

1. Les projets indiqués dans le plan de tâches et de finances ainsi que dans le rapport annuel sont considérés comme des projets clés.

2. La classification d'un projet en tant que projet clé relève de la responsabilité de la direction compétente et de la chancellerie d'État, tout en tenant compte des directives relatives au plan de tâches et de finances ainsi qu'au rapport annuel.

3. ...

1. Les projets informatiques ou de numérisation planifiés et en cours de toutes catégories sont répertoriés dans un portefeuille de projets numérique commun.

2. La gestion du portefeuille de projets numérique se fait conformément aux directives de l'Office de la Transformation Numérique (OTN).

3. La responsabilité du processus de gestion du portefeuille de projets numérique incombe à l'OTN.

4. L'OTN réalise périodiquement des analyses pertinentes pour la direction à partir du portefeuille de projets numérique.

1. La DiDiT

a. traite des questions méthodologiques, pédagogiques et pratiques relatives à l'application de HERMES ;

b. soutient les directions et la chancellerie d'État en cas de besoin ;

c. suit les développements dans le domaine de la gestion de projets et de HERMES.

1. La DiDiT met à disposition des outils de travail et des formations pour la méthode de gestion de projet HERMES. Les particularités cantonales et les besoins des groupes cibles sont pris en compte.

2. Les directions et la chancellerie d'État s'assurent que les mandataires et les chefs de projet intervenant dans leur domaine de compétence disposent des formations et compétences nécessaires en gestion de projet et concernant la méthode de gestion de projet applicable.